Technische handleidingen zijn essentiële documenten die bij de meeste fysieke en digitale producten worden geleverd. Ze begeleiden gebruikers bij het correct en correct gebruiken van het product en bieden zowel de gebruiker als de fabrikant een scala aan voordelen. Dit is de reden waarom veel bedrijven een beroep doen op de diensten van deskundige schrijvers van technische handleidingen om deze te maken.
Maar misschien heeft u niet per se een schrijver van technische handleidingen nodig om een technische handleiding voor u te maken. In plaats daarvan wilt u misschien liever zelf leren hoe u een technische handleiding schrijft. En dat is waar deze gids u bij wil helpen. Hieronder bekijken we het belang van technische instructies en handleidingen. We bieden ook een stapsgewijze handleiding voor het schrijven van een handleiding.
Een inleiding tot technische handleidingen
Simpel gezegd is een technische handleiding in wezen een handleiding voor het gebruik van een product. En dat omvat zowel fysieke producten, zoals elektronische apparaten, gadgets en tools, als digitale producten, zoals softwarepakketten of programmeersuites.
Een andere manier om aan een technische handleiding te denken is een ongelooflijk gedetailleerde handleiding voor instructies en probleemoplossing. Het kan stapsgewijze instructies, tips, diagrammen van de verschillende componenten en functies, enzovoort bevatten. Het belangrijkste doel is om gebruikers te helpen de technische aspecten van een product te begrijpen en het correct te gebruiken.
Stappen voor het schrijven van een professionele technische handleiding
Een technische handleiding is een cruciale aanvulling op elk nieuw product. En door te investeren in technische handleidingen investeren bedrijven in essentie in sterkere relaties met hun klanten. Als het gaat om het schrijven van een handleiding, zijn er verschillende manieren om dit aan te pakken, en we kunnen het hele proces opsplitsen in de volgende reeks stappen.
1. Identificeer uw publiek
De eerste stap bij het schrijven van een gebruikershandleiding is nadenken over voor wie u deze eigenlijk schrijft. Denk na over uw doelgroep: het soort mensen dat uw product gaat gebruiken. Houd rekening met hun leeftijd, achtergrond en niveau van technische ervaring om te bepalen hoe gedetailleerd uw handleiding moet zijn en wat voor terrein deze moet bestrijken.
2. Een sjabloon maken
Voordat u daadwerkelijk uw handleiding gaat invullen of de hulp van een handleidingschrijver inschakelt, is het handig om een handleidingsjabloon te maken. Dit is feitelijk een schets of skelet van de handleiding, met lijsten van alle verschillende secties en onderwerpen die behandeld moeten worden. Het geeft u of uw schrijfteam een leidraad die u kunt volgen als het gaat om het later daadwerkelijk schrijven van de inhoud van de technische handleiding.
3. Introductie van het product
De eerste delen van elke technische handleiding moeten in de eerste plaats gericht zijn op de introductie van het product zelf. Niet altijd, maar meestal, begint een handleiding met een diagram of een overzicht van het product, waarin de verschillende belangrijkste kenmerken en componenten worden uitgelegd. Dit is een geweldige manier om lezers een basisoverzicht te geven van wat het product is voordat ze dieper ingaan op iets gedetailleerder, zoals het oplossen van problemen.
4. Instrueren van de Gebruiker
Van daaruit moet de hoofdtekst van de handleiding zich richten op het instrueren van de gebruiker over hoe hij het product veilig, correct en efficiënt kan gebruiken. Dit kunnen stapsgewijze instructies zijn, lijsten met functies en kenmerken, aanbevelingen over hoe u het product niet mag gebruiken, enzovoort. U kunt een voorbeeld uit de technische handleiding van een vergelijkbaar product als het uwe als leidraad bekijken.
5. Verbetering van de esthetiek
Het belangrijkste onderdeel van het maken van een handleiding is ervoor zorgen dat u relevante, nauwkeurige informatie opneemt die uw gebruikers echt zal helpen. Het is echter ook aan te raden om ervoor te zorgen dat uw handleiding er goed uitziet; een aantrekkelijke lay-out en een aantrekkelijk ontwerp zullen ertoe bijdragen dat de handleiding minder een saai document wordt om door te bladeren en meer interessant en de moeite waard om te lezen voor de gebruiker.
6. Proeflezen, publiceren en verbeteren
Nu het ontwerp is afgerond en de inhoud is ingevuld, is het ook belangrijk dat u uw handmatige concept proefleest en bewerkt om eventuele fouten of onoplettendheid te verwijderen. Daarna is het tijd om te publiceren. Maar dat is niet noodzakelijk het einde van het proces. Mogelijk wilt u ook luisteren naar de feedback van gebruikers en blijven zoeken naar manieren om uw handleiding te verfijnen of te verbeteren voor toekomstige productreleases.
De verschillende soorten technische handleidingen
Er zijn meerdere soorten technische handleidingen waaruit u kunt kiezen, variërend in lengte, specificiteit en inhoud. Om beter aan te sluiten bij hun behoeften moeten bedrijven bepalen welk type technische handleiding het meest geschikt is voor hun product en doelgroep. Hier zijn enkele voorbeelden van technische handleidingen:
Producthandleidingen
De producthandleiding is een van de meest voorkomende en efficiënte soorten technische handleidingen, die doorgaans naast nieuwe consumentenproducten wordt uitgebracht. Het biedt in wezen een overzicht en introductie tot het product, zodat klanten weten hoe het werkt en wat het kan doen, zonder doorgaans te diep in te gaan op de details.
Reparatiehandleidingen
Een reparatiehandleiding vertelt gebruikers hoe ze een product kunnen repareren als er een probleem of fout optreedt. In plaats van zich te concentreren op het dagelijkse gebruik van een product, zijn deze handleidingen vooral gericht op het repareren ervan als er iets misgaat. Ze zijn handig voor bedrijven die niet willen dat hun gebruikersondersteuningsdiensten worden overspoeld met tickets voor veelvoorkomende problemen.
Gidsen voor probleemoplossing
Een gids voor probleemoplossing lijkt veel op een reparatiegids. Het bevat een overzicht van veelvoorkomende zaken die fout kunnen gaan met een product, of kan ook een lijst met foutcodes bevatten, samen met uitleg over hoe u de problemen kunt identificeren en hoe u ermee om kunt gaan. Dit is een handige gids waarmee klanten kunnen proberen problemen zelf op te lossen, in plaats van dat ze contact moeten opnemen met de klantenondersteuning of moeten betalen voor professionele reparaties.
Software ontwikkelingspakket
Een softwareontwikkelingskit, of SDK, is een reeks documenten, handleidingen en andere bronnen om gebruikers te helpen een softwareontwikkelingsplatform te begrijpen. Het kan gedetailleerde tutorials bevatten over het gebruik van het platform en codevoorbeelden die ontwikkelaars in hun projecten kunnen gebruiken. Dit type technische handleiding is uitsluitend voorbehouden aan het domein van de softwareontwikkeling.
Release-opmerkingen
Releaseopmerkingen zijn een eenvoudige en vaak vrij korte vorm van een technische handleiding die wordt uitgebracht naast een nieuwe update van een stuk software of product. Ze vermelden in principe alle nieuwe wijzigingen, bugfixes of verbeteringen die het product heeft ontvangen. Als een app voor beeldbewerking bijvoorbeeld een update krijgt, kunnen de release-opmerkingen eventuele nieuwe functies of bugfixes in die update beschrijven.
Voordelen van het hebben van technische handleidingen voor producten en diensten
Er zijn veel voordelen verbonden aan het maken van een technische handleiding, waaronder de meest voor de hand liggende en nog een paar verrassende en vaak over het hoofd geziene voordelen.
Gebruikers helpen een product te begrijpen
De belangrijkste reden om een handleiding te maken is uiteraard om gebruikers te helpen een bepaald product te leren gebruiken. Het simpelweg in de handen van een gebruiker leggen van een product en verwachten dat hij het allemaal uitzoekt, werkt misschien voor de eenvoudigste tools, maar werkt in de praktijk zelden.
In plaats daarvan moeten bedrijven hun klanten vaak begeleiden over wat het product kan doen, hoe het allemaal werkt en de beste manieren om de kenmerken of functies ervan optimaal te benutten.
De druk op het gebruikersondersteuningspersoneel verminderen
Omdat gebruikers met handleidingen producten kunnen ontdekken en er zelfs zelf problemen mee kunnen oplossen, is er doorgaans minder druk op ondersteunende diensten om vragen te beantwoorden en problemen op te lossen. Dit betekent dat bedrijven die grondige, nuttige handleidingen maken, mogelijk minder middelen hoeven te investeren in hun gebruikersondersteuning, en dat er minder risico bestaat dat ondersteunend personeel overweldigd wordt.
Verbetering van de gebruikers- en productveiligheid
Veiligheid is een ander enorm belangrijk voordeel van handleidingen. Veel producten, zelfs producten die er aan de buitenkant volkomen veilig en onschadelijk uitzien, kunnen bij verkeerd gebruik schade veroorzaken. Als een product dat bedoeld is voor volwassenen, bijvoorbeeld aan kinderen wordt gegeven, kunnen er verwondingen en ongelukken optreden. Bedrijven kunnen een gebruikershandleiding opstellen om het risico op ongevallen en gevaren te minimaliseren.
Aansprakelijkheid vermijden
Bedrijven worden niet alleen om veiligheidsredenen aangemoedigd handleidingen te maken, maar ook om aansprakelijkheidsredenen. Als een product verkeerd wordt gebruikt en letsel veroorzaakt, kan het slachtoffer juridische stappen ondernemen tegen de fabrikant. Maar als de fabrikant de tijd zou nemen om een handleiding te maken waarin wordt uitgelegd hoe het product moet worden gebruikt, kunnen ze juridische problemen voorkomen.
Verbetering van de klantloyaliteit en merkwaarde
Een goed geschreven technische handleiding kan het verschil maken als het gaat om het verbeteren van de klanttevredenheid. En gelukkiger klanten hebben een veel grotere kans om goede recensies achter te laten en opnieuw bij het merk te kopen. Investeren in goede handleidingen kan daarom de winst, het bewustzijnsniveau en de algemene waarde van een bedrijf verbeteren.
Conclusie
Samenvattend is het maken van technische handleidingen een cruciale investering in het succes van gebruikers en productvaardigheid. Als het op de juiste manier wordt uitgevoerd, zorgt het ervoor dat elke gebruiker de nuances van een product volledig kan benutten en waarderen, wat het belang van duidelijke, gebruiksvriendelijke documentatie in het huidige technologische landschap versterkt.