Manual teknis adalah dokumen penting yang disertakan dengan sebagian besar produk fisik dan digital. Mereka memandu pengguna untuk menggunakan produk dengan benar dan benar, menawarkan serangkaian manfaat bagi pengguna dan produsen. Inilah sebabnya mengapa banyak bisnis meminta jasa penulis manual teknis yang ahli untuk membuatnya.
Namun Anda mungkin belum tentu memerlukan penulis manual teknis untuk membuatkan manual teknis untuk Anda. Sebaliknya, Anda mungkin lebih suka mempelajari cara menulis manual teknis sendiri. Dan untuk itulah panduan ini ada untuk membantu. Di bawah ini, kita akan melihat pentingnya petunjuk dan manual teknis. Kami juga akan memberikan panduan langkah demi langkah tentang cara menulis manual.
Pengantar Manual Teknis
Secara sederhana, manual teknis pada dasarnya adalah panduan tentang cara menggunakan suatu produk. Dan itu mencakup produk fisik, seperti perangkat elektronik, gadget, dan peralatan, serta produk digital, seperti paket perangkat lunak atau rangkaian pemrograman.
Cara lain untuk memikirkan manual teknis adalah panduan cara kerja dan pemecahan masalah yang sangat rinci. Ini mungkin mencakup petunjuk langkah demi langkah, tip, diagram berbagai komponen dan fitur, dan sebagainya. Tujuan utamanya adalah membantu pengguna memahami aspek teknis suatu produk dan menggunakannya dengan benar.
Langkah-Langkah Menulis Manual Teknis Profesional
Panduan teknis adalah pelengkap penting untuk setiap produk baru. Dan dengan berinvestasi pada manual teknis, perusahaan pada dasarnya berinvestasi dalam hubungan yang lebih kuat dengan pelanggan mereka. Mengenai cara menulis manual instruksi, ada beberapa cara untuk melakukannya, dan kita dapat membagi keseluruhan proses menjadi serangkaian langkah berikut.
1. Mengidentifikasi Audiens Anda
Langkah pertama dalam menulis panduan pengguna adalah mempertimbangkan untuk siapa Anda sebenarnya menulisnya. Pikirkan tentang target audiens Anda – jenis orang yang akan menggunakan produk Anda. Pertimbangkan usia, latar belakang, dan tingkat pengalaman teknis mereka untuk mengetahui seberapa rinci manual Anda dan bidang apa yang perlu dicakup.
2. Membuat Templat
Sebelum Anda benar-benar mulai mengisi manual Anda atau mencari jasa penulis manual, ada baiknya Anda membuat template manual. Ini pada dasarnya adalah garis besar atau kerangka manual, dengan daftar semua bagian dan topik yang dibahas. Ini memberi Anda atau tim penulis Anda panduan untuk diikuti ketika benar-benar menulis konten manual teknis nanti.
3. Memperkenalkan Produk
Bagian awal dari setiap manual teknis terutama harus difokuskan pada pengenalan produk itu sendiri. Tidak selalu, namun seringkali, manual akan dimulai dengan diagram atau rincian produk, menjelaskan berbagai fitur dan komponen utama. Ini adalah cara yang bagus untuk memberi pembaca gambaran dasar tentang produk sebelum membahas lebih detail, seperti pemecahan masalah.
4. Menginstruksikan Pengguna
Dari sana, bagian utama manual ini harus fokus pada instruksi pengguna tentang cara menggunakan produk dengan aman, benar, dan efisien. Ini mungkin mencakup petunjuk langkah demi langkah, daftar fungsi dan fitur, rekomendasi tentang cara untuk tidak menggunakan produk, dan sebagainya. Anda dapat melihat contoh manual teknis produk serupa dengan milik Anda untuk digunakan sebagai panduan.
5. Meningkatkan Estetika
Bagian terpenting dalam cara membuat manual adalah memastikan Anda menyertakan informasi yang relevan dan akurat yang benar-benar akan membantu pengguna Anda. Namun, disarankan juga untuk memastikan manual Anda terlihat bagus – tata letak yang menarik dan desain yang menarik akan membantu membuat manual ini tidak terlalu membosankan untuk dikerjakan dan lebih menarik dan bermanfaat untuk dibaca oleh pengguna.
6. Pembuktian, Penerbitan, dan Peningkatan
Setelah desain selesai dan konten terisi, penting juga untuk mengoreksi draf manual Anda dan mengeditnya untuk menghilangkan kesalahan atau kelalaian. Setelah itu, saatnya mempublikasikan. Namun hal tersebut belum tentu merupakan akhir dari proses. Anda mungkin juga ingin mendengarkan umpan balik pengguna dan terus mencari cara untuk menyempurnakan atau meningkatkan manual Anda untuk rilis produk di masa mendatang.
Berbagai Jenis Manual Teknis
Ada beberapa jenis manual teknis yang dapat dipilih, dengan panjang, kekhususan, dan konten yang berbeda-beda. Agar lebih sesuai dengan kebutuhan mereka, bisnis perlu menentukan jenis manual teknis apa yang paling sesuai untuk produk dan audiens mereka. Berikut adalah beberapa contoh manual teknis:
Manual Produk
Panduan produk adalah salah satu jenis manual teknis yang paling umum dan efisien, biasanya dirilis bersamaan dengan produk konsumen baru. Ini pada dasarnya memberikan gambaran umum dan pengenalan produk, memberi tahu pelanggan cara kerjanya dan apa yang dapat dilakukannya, tanpa biasanya membahas terlalu jauh secara spesifik.
Panduan Perbaikan
Panduan perbaikan memberi tahu penggunanya cara memperbaiki produk jika terjadi masalah atau kesalahan. Daripada berfokus pada penggunaan produk sehari-hari, panduan ini lebih berfokus pada perbaikan jika terjadi kesalahan. Mereka berguna bagi perusahaan yang tidak ingin layanan dukungan pengguna mereka kewalahan dengan tiket masalah umum.
Panduan Mengatasi Masalah
Panduan pemecahan masalah sangat mirip dengan panduan perbaikan. Ini mencantumkan hal-hal umum yang mungkin salah pada suatu produk, atau mungkin memiliki daftar kode kesalahan, bersama dengan penjelasan tentang cara mengidentifikasi masalah dan cara mengatasinya. Ini adalah panduan praktis untuk membantu pelanggan mencoba memperbaiki masalahnya sendiri daripada harus menghubungi dukungan pelanggan atau membayar perbaikan profesional.
Kit Pengembangan Perangkat Lunak
Kit pengembangan perangkat lunak, atau SDK, adalah serangkaian dokumen, panduan, dan sumber daya lainnya untuk membantu pengguna memahami platform pengembangan perangkat lunak. Ini mungkin mencakup tutorial terperinci tentang cara menggunakan platform dan contoh kode untuk digunakan pengembang dalam proyek mereka. Jenis manual teknis ini khusus diperuntukkan bagi bidang pengembangan perangkat lunak.
Catatan Rilis
Catatan rilis adalah bentuk manual teknis yang sederhana dan seringkali cukup singkat yang dirilis bersamaan dengan pembaruan baru pada suatu perangkat lunak atau produk. Mereka pada dasarnya mencantumkan semua perubahan baru, perbaikan bug, atau peningkatan yang diterima produk. Jika aplikasi pengeditan gambar mendapat pembaruan, misalnya, catatan rilis mungkin merinci fitur baru atau perbaikan bug yang disertakan dalam pembaruan tersebut.
Manfaat Memiliki Manual Teknis Untuk Produk & Layanan
Ada banyak manfaat yang terkait dengan pembuatan manual teknis, termasuk keuntungan yang paling jelas dan beberapa keuntungan yang lebih mengejutkan dan sering diabaikan.
Membantu Pengguna Memahami Suatu Produk
Tentu saja, alasan utama membuat manual adalah untuk membantu pengguna mempelajari cara menggunakan produk tertentu. Menempatkan produk di tangan pengguna dan mengharapkan mereka untuk mengetahui semuanya mungkin berhasil untuk alat yang paling sederhana, namun jarang berhasil dalam praktiknya.
Sebaliknya, perusahaan sering kali perlu memandu pelanggan mereka tentang apa yang dapat dilakukan produk tersebut, cara kerjanya, dan cara terbaik untuk memanfaatkan fitur atau fungsinya secara maksimal.
Mengurangi Ketegangan pada Staf Dukungan Pengguna
Karena manual memungkinkan pengguna untuk mengetahui produk dan bahkan memecahkan masalahnya sendiri, biasanya tekanan pada layanan dukungan untuk menjawab pertanyaan dan memecahkan masalah berkurang. Ini berarti bahwa perusahaan yang membuat manual yang menyeluruh dan berguna mungkin tidak perlu menginvestasikan banyak sumber daya ke dalam dukungan pengguna mereka, dan risiko staf pendukung kewalahan akan lebih kecil.
Meningkatkan Keamanan Pengguna dan Produk
Keselamatan adalah keuntungan lain yang sangat penting dari panduan cara kerja. Banyak produk, bahkan yang tampak aman dan tidak berbahaya dari luar, dapat menyebabkan bahaya jika digunakan secara tidak benar. Jika produk yang ditujukan untuk orang dewasa diberikan kepada anak-anak, misalnya, cedera dan kecelakaan dapat terjadi. Perusahaan dapat membuat panduan pengguna untuk meminimalkan risiko kecelakaan dan bahaya.
Menghindari Tanggung Jawab
Bukan hanya karena alasan keselamatan perusahaan didorong untuk membuat manual, namun juga karena alasan tanggung jawab. Jika suatu produk digunakan secara tidak benar dan menyebabkan cedera, korban berpotensi mengambil tindakan hukum terhadap produsennya. Namun, jika produsen meluangkan waktu untuk membuat manual yang menunjukkan cara penggunaan produk, mereka dapat menghindari masalah hukum.
Meningkatkan Loyalitas Pelanggan dan Nilai Merek
Manual teknis yang ditulis dengan baik dapat menjadi pembeda dalam meningkatkan kepuasan pelanggan. Dan pelanggan yang lebih bahagia memiliki peluang lebih besar untuk meninggalkan ulasan bagus dan membeli kembali merek tersebut. Oleh karena itu, berinvestasi pada manual yang baik dapat meningkatkan keuntungan, tingkat kesadaran, dan nilai perusahaan secara umum.
Kesimpulan
Singkatnya, pembuatan manual teknis merupakan investasi penting dalam keberhasilan pengguna dan kemahiran produk. Jika dilakukan dengan benar, hal ini akan memastikan bahwa setiap pengguna dapat sepenuhnya memanfaatkan dan mengapresiasi nuansa suatu produk, sehingga memperkuat pentingnya dokumentasi yang jelas dan mudah digunakan dalam lanskap teknologi saat ini.