Tekniske manualer er væsentlige dokumenter, der følger med de fleste fysiske og digitale produkter. De guider brugerne til at bruge produktet korrekt og korrekt, og tilbyder en række fordele for både brugeren og producenten. Dette er grunden til, at mange virksomheder kalder på tjenester fra ekspert tekniske manual forfattere til at lave dem.
Men du behøver måske ikke nødvendigvis en teknisk manualforfatter til at lave en teknisk manual til dig. I stedet foretrækker du måske selv at lære at skrive en teknisk manual. Og det er, hvad denne guide er her for at hjælpe med. Nedenfor vil vi se på vigtigheden af tekniske instruktioner og manualer. Vi giver også en trin-for-trin guide til, hvordan man skriver en manual.
En introduktion til tekniske manualer
Enkelt sagt er en teknisk manual i det væsentlige en guide til, hvordan man bruger et produkt. Og det inkluderer både fysiske produkter, såsom elektroniske enheder, gadgets og værktøjer, såvel som digitale produkter, såsom softwarepakker eller programmeringspakker.
En anden måde at tænke på en teknisk manual er en utrolig detaljeret vejledning og fejlfindingsvejledning. Det kan omfatte trinvise instruktioner, tips, diagrammer over de forskellige komponenter og funktioner og så videre. Dets hovedformål er at hjælpe brugerne med at forstå de tekniske aspekter af et produkt og bruge det korrekt.
Trin til at skrive en professionel teknisk manual
En teknisk manual er et afgørende tilbehør til ethvert nyt produkt. Og ved at investere i tekniske manualer investerer virksomheder i bund og grund i stærkere relationer til deres kunder. Når det kommer til, hvordan man skriver en brugsanvisning, er der flere måder at gøre det på, og vi kan dele hele processen ned i følgende række af trin.
1. Identifikation af dit publikum
Det første trin i, hvordan man skriver en brugervejledning, er at overveje, hvem du egentlig skriver den til. Tænk på din målgruppe - den slags mennesker, der vil bruge dit produkt. Overvej deres aldre, baggrunde og niveauer af teknisk erfaring for at finde ud af, hvor detaljeret din manual skal være, og hvilken slags grund den skal dække.
2. Oprettelse af en skabelon
Før du rent faktisk begynder at udfylde din manual eller søger en manuel forfatter, er det nyttigt at oprette en manuel skabelon. Dette er dybest set en oversigt eller skelet af manualen med lister over alle de forskellige sektioner og emner, der skal dækkes. Det giver dig eller dit skriveteam en guide at følge, når det kommer til faktisk at skrive det tekniske manualindhold senere.
3. Introduktion af produktet
De tidlige afsnit af enhver teknisk manual bør primært fokusere på at introducere selve produktet. Ikke altid, men det meste af tiden, vil en manual begynde med et diagram eller en opdeling af produktet, der forklarer de forskellige nøglefunktioner og komponenter. Dette er en fantastisk måde at give læserne et grundlæggende overblik over, hvad produktet er, før de går ind i noget mere detaljeret, som f.eks. fejlfinding.
4. Instruktion af brugeren
Derfra bør hoveddelen af manualen fokusere på at instruere brugeren om, hvordan produktet skal bruges sikkert, korrekt og effektivt. Dette kan omfatte trin-for-trin instruktioner, lister over funktioner og funktioner, anbefalinger om, hvordan du ikke bruger produktet, og så videre. Du kan se på et teknisk manual eksempel på et lignende produkt som dit, som du kan bruge som vejledning.
5. Forbedring af æstetikken
Den vigtigste del af, hvordan man laver en manual, er at sørge for, at du inkluderer relevante, nøjagtige oplysninger, som virkelig vil hjælpe dine brugere. Det anbefales dog også at sørge for, at din manual ser godt ud – et attraktivt layout og engagerende design vil bidrage til at gøre manualen mindre af et kedeligt dokument at slibe igennem og mere interessant og værdifuld læsning for brugeren.
6. Korrektur, publicering og forbedring
Med designet færdigt og indholdet udfyldt, er det også vigtigt at få dit manuelle udkast korrekturlæst og redigeret for at fjerne eventuelle fejl eller forglemmelser. Herefter er det tid til at offentliggøre. Men det er ikke nødvendigvis enden på processen. Du vil måske også lytte til brugerfeedback og fortsætte med at lede efter måder at finjustere eller forbedre din manual til fremtidige produktudgivelser.
De forskellige typer tekniske manualer
Der er flere typer tekniske manualer at vælge imellem, varierende i længde, specificitet og indhold. For et bedre match til deres behov skal virksomheder bestemme, hvilken type teknisk manual der er mest passende for deres produkt og publikum. Her er nogle eksempler på tekniske manualer:
Produktmanualer
Produktmanualen er en af de mest almindelige og effektive typer tekniske manualer, der typisk udgives sammen med nye forbrugerprodukter. Det giver i det væsentlige et overblik og en introduktion til produktet, og lader kunderne vide, hvordan det fungerer, og hvad det kan, uden normalt at gå for dybt ind i detaljerne.
Reparationsguider
En reparationsguide fortæller sine brugere, hvordan de skal rette et produkt, hvis det udvikler en form for problem eller fejl. I stedet for at fokusere på den daglige brug af et produkt, handler disse manualer primært om at rette op på det, hvis noget går galt. De er praktiske for virksomheder, der ikke ønsker, at deres brugersupporttjenester overvældes med almindelige problemer.
Fejlfindingsvejledninger
En fejlfindingsguide minder meget om en reparationsguide. Den lister almindelige ting, der kan gå galt med et produkt, eller kan alternativt have en liste over fejlkoder sammen med forklaringer på, hvordan man identificerer problemerne, og hvordan man håndterer dem. Dette er en praktisk guide til at hjælpe kunder med at prøve at løse problemer på egen hånd i stedet for at skulle kontakte kundesupport eller betale for professionelle reparationer.
Softwareudviklingssæt
Et softwareudviklingssæt, eller SDK, er en række dokumenter, vejledninger og andre ressourcer til at hjælpe brugere med at forstå en softwareudviklingsplatform. Det kan omfatte detaljerede selvstudier om, hvordan man bruger platformen og kodeeksempler, som udviklere kan bruge i deres projekter. Denne type teknisk manual er udelukkende forbeholdt området softwareudvikling.
Udgivelses noter
Release notes er en enkel og ofte ganske kort form for en teknisk manual, der udgives sammen med en ny opdatering til et stykke software eller produkt. De lister grundlæggende alle de nye ændringer, fejlrettelser eller forbedringer, som produktet har modtaget. Hvis en billedredigeringsapp f.eks. får en opdatering, kan udgivelsesbemærkningerne beskrive eventuelle nye funktioner eller fejlrettelser, der er inkluderet i denne opdatering.
Fordele ved at have tekniske manualer til produkter og tjenester
Der er mange fordele forbundet med at lave en teknisk manual, herunder de mest åbenlyse fordele og et par mere overraskende og ofte oversete.
Hjælpe brugere med at forstå et produkt
Det er klart, at hovedårsagen til at oprette en manual er at hjælpe brugerne med at lære, hvordan man bruger et bestemt produkt. Blot at placere et produkt i en brugers hænder og forvente, at de finder ud af det hele, virker måske for de enkleste værktøjer, men fungerer sjældent i praksis.
I stedet skal virksomheder ofte vejlede deres kunder om, hvad produktet kan, hvordan det hele fungerer, og de bedste måder at få mest muligt ud af dets funktioner eller funktioner.
Reducerer belastningen på brugersupportpersonalet
Da manualer giver brugerne mulighed for at finde ud af produkter og endda fejlfinde dem på egen hånd, er der normalt mindre pres på supporttjenesterne for at besvare spørgsmål og løse problemer. Det betyder, at virksomheder, der laver grundige, nyttige manualer, måske ikke behøver at investere så mange ressourcer i deres brugersupport, og der er mindre risiko for, at supportpersonalet bliver overvældet.
Forbedring af bruger- og produktsikkerhed
Sikkerhed er en anden enormt vigtig fordel ved how-to-manualer. Mange produkter, selv dem, der virker helt sikre og ufarlige på ydersiden, kan forårsage skade, hvis de bruges forkert. Hvis et produkt beregnet til voksne gives til børn, kan der for eksempel ske skader og ulykker. Virksomheder kan lave en brugermanual for at minimere risikoen for ulykker og farer.
Undgå ansvar
Det er ikke kun af sikkerhedsmæssige årsager, at virksomheder opfordres til at lave manualer, men også af ansvarsmæssige årsager. Hvis et produkt bruges forkert og forårsager en form for skade, kan offeret potentielt tage retslige skridt mod producenten. Men hvis producenten tog sig tid til at lave en manual, der viser, hvordan produktet skal bruges, kunne de undgå juridiske problemer.
Forbedring af kundeloyalitet og brandværdi
En velskrevet teknisk manual kan være forskellen i forhold til at forbedre kundetilfredsheden. Og gladere kunder har en meget bedre chance for at give gode anmeldelser og købe fra mærket igen. Derfor kan investering i gode manualer forbedre en virksomheds overskud, bevidsthedsniveauer og generelle værdi.
Konklusion
Sammenfattende er teknisk manuel oprettelse en kritisk investering i brugersucces og produktfærdighed. Udført korrekt sikrer det, at enhver bruger fuldt ud kan udnytte og værdsætte nuancerne i et produkt, hvilket forstærker vigtigheden af klar, brugervenlig dokumentation i nutidens teknologiske landskab.