Technische Handbücher sind wichtige Dokumente, die den meisten physischen und digitalen Produkten beiliegen. Sie leiten Benutzer an, das Produkt richtig und ordnungsgemäß zu verwenden, und bieten sowohl dem Benutzer als auch dem Hersteller eine Reihe von Vorteilen. Aus diesem Grund nehmen viele Unternehmen für die Erstellung dieser Dokumente die Dienste erfahrener Verfasser technischer Handbücher in Anspruch.
Aber Sie benötigen möglicherweise nicht unbedingt einen technischen Handbuchschreiber, der ein technisches Handbuch für Sie erstellt. Stattdessen möchten Sie vielleicht lieber lernen, selbst ein technisches Handbuch zu schreiben. Und dabei soll dieser Leitfaden helfen. Im Folgenden gehen wir auf die Bedeutung technischer Anleitungen und Handbücher ein. Wir stellen Ihnen außerdem eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verfassen eines Handbuchs zur Verfügung.
Eine Einführung in technische Handbücher
Vereinfacht ausgedrückt ist ein technisches Handbuch im Wesentlichen eine Anleitung zur Verwendung eines Produkts. Und dazu gehören sowohl physische Produkte wie elektronische Geräte, Gadgets und Werkzeuge als auch digitale Produkte wie Softwarepakete oder Programmiersuiten.
Eine andere Möglichkeit, sich ein technisches Handbuch vorzustellen, ist eine unglaublich detaillierte Anleitung und Anleitung zur Fehlerbehebung. Es kann Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tipps, Diagramme der verschiedenen Komponenten und Funktionen usw. enthalten. Sein Hauptziel besteht darin, den Benutzern zu helfen, die technischen Aspekte eines Produkts zu verstehen und es richtig zu verwenden.
Schritte zum Schreiben eines professionellen technischen Handbuchs
Ein technisches Handbuch ist eine entscheidende Ergänzung zu jedem neuen Produkt. Und durch die Investition in technische Handbücher investieren Unternehmen im Wesentlichen in stärkere Beziehungen zu ihren Kunden. Wenn es darum geht, eine Bedienungsanleitung zu schreiben, gibt es mehrere Möglichkeiten, und wir können den gesamten Prozess in die folgenden Schritte unterteilen.
1. Identifizieren Sie Ihre Zielgruppe
Der erste Schritt beim Schreiben eines Benutzerhandbuchs besteht darin, zu überlegen, für wen Sie es tatsächlich schreiben. Denken Sie an Ihre Zielgruppe – die Art von Menschen, die Ihr Produkt verwenden werden. Berücksichtigen Sie deren Alter, Hintergrund und technische Erfahrung, um zu entscheiden, wie detailliert Ihr Handbuch sein sollte und welchen Bereich es abdecken muss.
2. Erstellen einer Vorlage
Bevor Sie tatsächlich mit dem Ausfüllen Ihres Handbuchs beginnen oder die Dienste eines Handbuchautors in Anspruch nehmen, ist es hilfreich, eine Handbuchvorlage zu erstellen. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um eine Gliederung oder ein Grundgerüst des Handbuchs mit Listen aller verschiedenen Abschnitte und Themen, die behandelt werden müssen. Es gibt Ihnen oder Ihrem Schreibteam einen Leitfaden an die Hand, dem Sie folgen können, wenn es später darum geht, den Inhalt des technischen Handbuchs tatsächlich zu schreiben.
3. Vorstellung des Produkts
Die ersten Abschnitte eines technischen Handbuchs sollten sich in erster Linie auf die Einführung des Produkts selbst konzentrieren. Nicht immer, aber meistens beginnt ein Handbuch mit einem Diagramm oder einer Aufschlüsselung des Produkts, in dem die verschiedenen Hauptfunktionen und Komponenten erläutert werden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, den Lesern einen grundlegenden Überblick über das Produkt zu geben, bevor sie detaillierter darauf eingehen, beispielsweise auf die Fehlerbehebung.
4. Einweisung des Benutzers
Von da an sollte sich der Hauptteil des Handbuchs darauf konzentrieren, den Benutzer in die sichere, korrekte und effiziente Verwendung des Produkts einzuweisen. Dazu können Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Listen von Funktionen und Merkmalen, Empfehlungen zur Nichtverwendung des Produkts usw. gehören. Sie können sich als Leitfaden ein Beispiel für ein technisches Handbuch eines ähnlichen Produkts wie Ihres ansehen.
5. Verbesserung der Ästhetik
Der wichtigste Teil bei der Erstellung eines Handbuchs besteht darin, sicherzustellen, dass relevante und genaue Informationen enthalten sind, die Ihren Benutzern wirklich helfen. Es wird jedoch auch empfohlen, darauf zu achten, dass Ihr Handbuch gut aussieht – ein ansprechendes Layout und ein ansprechendes Design tragen dazu bei, dass das Handbuch weniger zu einem langweiligen Dokument zum Durcharbeiten wird und für den Benutzer eher zu einer interessanten und lohnenswerten Lektüre wird.
6. Korrekturlesen, Veröffentlichen und Verbessern
Nachdem das Design fertiggestellt und der Inhalt ausgefüllt ist, ist es außerdem wichtig, dass Ihr manueller Entwurf Korrektur gelesen und bearbeitet wird, um etwaige Fehler oder Versäumnisse zu beseitigen. Danach ist es Zeit zu veröffentlichen. Aber das ist nicht unbedingt das Ende des Prozesses. Möglicherweise möchten Sie auch auf das Feedback der Benutzer hören und weiterhin nach Möglichkeiten suchen, Ihr Handbuch für zukünftige Produktveröffentlichungen zu verfeinern oder zu verbessern.
Die verschiedenen Arten technischer Handbücher
Es stehen mehrere Arten technischer Handbücher zur Auswahl, die sich in Länge, Spezifität und Inhalt unterscheiden. Um ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden, müssen Unternehmen ermitteln, welche Art von technischem Handbuch für ihr Produkt und ihre Zielgruppe am besten geeignet ist. Hier sind einige Beispiele für technische Handbücher:
Produkthandbücher
Das Produkthandbuch ist eine der gebräuchlichsten und effizientesten Arten technischer Handbücher, die typischerweise zusammen mit neuen Verbraucherprodukten veröffentlicht werden. Es bietet im Wesentlichen einen Überblick und eine Einführung in das Produkt und informiert Kunden darüber, wie es funktioniert und was es kann, ohne in der Regel zu sehr auf die Einzelheiten einzugehen.
Reparaturanleitungen
Eine Reparaturanleitung erklärt den Benutzern, wie sie ein Produkt reparieren können, wenn ein Problem oder eine Störung auftritt. Anstatt sich auf den alltäglichen Gebrauch eines Produkts zu konzentrieren, geht es in diesen Handbüchern in erster Linie darum, das Problem zu beheben, falls etwas schief geht. Sie sind praktisch für Unternehmen, die nicht möchten, dass ihr Benutzersupport mit Tickets für häufig auftretende Probleme überlastet wird.
Anleitungen zur Fehlerbehebung
Eine Anleitung zur Fehlerbehebung ähnelt stark einer Reparaturanleitung. Es listet häufige Probleme auf, die bei einem Produkt auftreten können, oder enthält alternativ eine Liste mit Fehlercodes sowie Erläuterungen zur Identifizierung der Probleme und zur Behebung. Dies ist ein praktischer Leitfaden, der Kunden dabei hilft, Probleme selbst zu beheben, anstatt sich an den Kundendienst wenden oder professionelle Reparaturen bezahlen zu müssen.
Software-Entwicklungskit
Ein Software Development Kit oder SDK ist eine Reihe von Dokumenten, Leitfäden und anderen Ressourcen, die Benutzern das Verständnis einer Softwareentwicklungsplattform erleichtern. Es kann detaillierte Tutorials zur Verwendung der Plattform und Codebeispiele enthalten, die Entwickler in ihren Projekten verwenden können. Diese Art von technischem Handbuch ist ausschließlich dem Bereich der Softwareentwicklung vorbehalten.
Versionshinweise
Versionshinweise sind eine einfache und oft recht kurze Form eines technischen Handbuchs, das zusammen mit einem neuen Update einer Software oder eines Produkts veröffentlicht wird. Sie listen grundsätzlich alle neuen Änderungen, Fehlerbehebungen oder Verbesserungen auf, die das Produkt erhalten hat. Wenn beispielsweise eine Bildbearbeitungs-App ein Update erhält, können in den Versionshinweisen alle neuen Funktionen oder Fehlerbehebungen aufgeführt sein, die in diesem Update enthalten sind.
Vorteile technischer Handbücher für Produkte und Dienstleistungen
Mit der Erstellung eines technischen Handbuchs sind viele Vorteile verbunden, darunter die offensichtlichsten und einige überraschendere und oft übersehene.
Den Benutzern helfen, ein Produkt zu verstehen
Offensichtlich besteht der Hauptgrund für die Erstellung eines Handbuchs darin, Benutzern zu helfen, den Umgang mit einem bestimmten Produkt zu erlernen. Einfach einem Benutzer ein Produkt in die Hand zu geben und von ihm zu erwarten, dass er alles versteht, mag bei den einfachsten Werkzeugen funktionieren, funktioniert in der Praxis jedoch selten.
Stattdessen müssen Unternehmen ihre Kunden oft darüber informieren, was das Produkt leisten kann, wie alles funktioniert und wie sie seine Merkmale und Funktionen am besten nutzen können.
Reduzierung der Belastung des Benutzersupportpersonals
Da Benutzer anhand von Handbüchern Produkte verstehen und sogar selbst Fehler beheben können, ist der Druck auf die Support-Dienste in der Regel geringer, Fragen zu beantworten und Probleme zu lösen. Das bedeutet, dass Unternehmen, die ausführliche, nützliche Handbücher erstellen, möglicherweise nicht so viele Ressourcen in ihren Benutzersupport investieren müssen und das Risiko einer Überlastung des Supportpersonals geringer ist.
Verbesserung der Benutzer- und Produktsicherheit
Sicherheit ist ein weiterer enorm wichtiger Vorteil von Anleitungen. Viele Produkte, auch solche, die auf den ersten Blick völlig sicher und harmlos erscheinen, können bei falscher Anwendung schädlich sein. Wird ein für Erwachsene bestimmtes Produkt beispielsweise an Kinder weitergegeben, kann es zu Verletzungen und Unfällen kommen. Unternehmen können ein Benutzerhandbuch erstellen, um das Risiko von Unfällen und Gefahren zu minimieren.
Haftung vermeiden
Nicht nur aus Sicherheitsgründen werden Unternehmen dazu ermutigt, Handbücher zu erstellen, sondern auch aus Haftungsgründen. Wenn ein Produkt unsachgemäß verwendet wird und Verletzungen verursacht, kann der Geschädigte möglicherweise rechtliche Schritte gegen den Hersteller einleiten. Wenn sich der Hersteller jedoch die Zeit nehmen würde, ein Handbuch zu erstellen, das zeigt, wie das Produkt verwendet werden sollte, könnte er rechtliche Probleme vermeiden.
Verbesserung der Kundenbindung und des Markenwerts
Ein gut geschriebenes technisches Handbuch kann den Unterschied machen, wenn es um die Verbesserung der Kundenzufriedenheit geht. Und zufriedenere Kunden haben viel bessere Chancen, gute Bewertungen abzugeben und erneut bei der Marke zu kaufen. Daher kann die Investition in gute Handbücher den Gewinn, den Bekanntheitsgrad und den allgemeinen Wert eines Unternehmens steigern.
Abschluss
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Erstellung technischer Handbücher eine entscheidende Investition in den Benutzererfolg und die Produktkompetenz ist. Bei richtiger Umsetzung stellt es sicher, dass jeder Benutzer die Nuancen eines Produkts voll nutzen und schätzen kann, was die Bedeutung einer klaren, benutzerfreundlichen Dokumentation in der heutigen Technologielandschaft unterstreicht.