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Heim > E-Mails > So bestätigen Sie den Empfang einer E-Mail (5 Beispiele und Vorlagen)

So bestätigen Sie den Empfang einer E-Mail (5 Beispiele und Vorlagen)

Ihnen wurde etwas zugesandt und Sie müssen es in einer Antwort bestätigen? Sie beschreiben eine Bestätigungs-E-Mail. Wenn Sie wie wir in einem Büro arbeiten, schreiben Sie regelmäßig Empfangsbestätigungs-E-Mails, aber machen Sie es richtig?

Stellen Sie sich Bestätigungs-E-Mails als Kopfnicken vor. Sie haben die E-Mail erhalten, gelesen und handeln entsprechend. Job erledigt. Sehen Sie, wir haben Ihnen gesagt, dass es einfach ist.

Um Ihnen zu helfen, Peinlichkeiten bei der Bestätigung zu vermeiden, reduzieren wir die Dinge auf die E-Mail-Grundlagen und zeigen Ihnen das richtige Bestätigungs-E-Mail-Format. Natürlich stellen wir auch einige tolle Betreffzeilen bereit, stellen eine passende Vorlage zur Verfügung und erläutern einige Grundprinzipien.

In diesem Artikel können Sie sich auch fünf Beispiele für Bestätigungs-E-Mails ansehen, darunter:

  • Bestätigen Sie den Empfang einer E-Mail
  • Bestätigen Sie den Eingang einer Bewerbung
  • Bestätigen Sie den Eingang einer Rechnung
  • Bestätigen Sie, dass ein Dokument/Bericht verspätet ist
  • Bestätigen Sie die E-Mail mit dem Urlaubsantrag

Machen Sie sich bereit, mit HIX.AI bessere Bestätigungs-E-Mails zu schreiben.

Was ist eine Bestätigungs-E-Mail?

Wenn Ihnen jemand etwas schickt, ist es höflich, zurückzuschreiben (oder?). Dabei handelt es sich um eine Bestätigungs-E-Mail , auch Bestätigungs-E-Mail genannt. Vereinfacht ausgedrückt werden Bestätigungsnachrichten gesendet, um zu bestätigen, dass Sie etwas erhalten haben.

Das kann ein Antrag, ein Dokument, eine Rechnung oder ein Urlaubsantrag sein. In der Regel handelt es sich um etwas Wichtiges, von dem sie bestätigen möchten, dass Sie es erhalten haben und entsprechend handeln.

Bei der Bestätigung einer Quittung geht es darum, die andere Person zu beruhigen. Sie wissen, dass Sie es erhalten haben und werden (was entscheidend ist) entsprechend handeln. Wenn Sie also den Empfang einer E-Mail bestätigen, sagen Sie im Grunde: „Ich habe das und werde bald antworten.“

Wenn dies verwirrend ist oder an dieser Stelle keinen Sinn ergibt, schauen Sie sich die Beispiele hier an. Sie werden dazu beitragen, Dinge zum Leben zu erwecken.

5 Beispiele für Bestätigungs-E-Mails

OK, beginnen wir mit der Erstellung einiger Beispiele, um Ihnen zu zeigen, wie es gemacht wird. Hier sind 5 Beispiele für Bestätigungs-E-Mails, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen:

Bestätigen Sie den Empfang einer E-Mail

Dies ist eine ziemlich einfache und allgemeine E-Mail, mit der Sie den Empfang jeder E-Mail bestätigen können. In der E-Mail sagen Sie Danke, bestätigen den Empfang und legen die nächsten Schritte fest.

Das Tolle an dieser E-Mail-Bestätigungsvorlage ist, dass sie auf (fast) alle Situationen anwendbar ist.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bestätige, dass ich es erhalten habe und werde den Inhalt schnellstmöglich prüfen.

Als nächstes werde ich die Angelegenheit mit meinem Team besprechen, um Ihnen eine umfassende Antwort zu geben. Wenn es dringende Angelegenheiten gibt, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, lassen Sie es mich bitte wissen.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Bestätigen Sie den Eingang einer Bewerbung

Menschen verbringen Stunden (Tage oder sogar Wochen!) damit, über Bewerbungen zu schwitzen, daher ist es nur höflich, den Eingang per E-Mail zu bestätigen. In diesem Beispiel einer E-Mail-Bestätigung wird angegeben, um welche Aufgabe es sich handelt, die Frist für Antworten und die nächsten Schritte im Prozess.

Es ist eine gute Idee, eine Vorlage bereitzuhalten, wenn Sie an einem Einstellungsprozess beteiligt sind!

Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,

Vielen Dank, dass Sie Ihre Bewerbung für die Position [ Berufsbezeichnung ] bei [ Name des Unternehmens ] eingereicht haben. Wir freuen uns über Ihr Interesse, unserem Team beizutreten.

Die Frist für Bewerbungsantworten endet am [ Deadline Date ] . Wir werden Ihre Bewerbung sorgfältig prüfen und uns mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn Ihre Qualifikationen unseren Anforderungen entsprechen.

Während des Bewertungsprozesses können Sie sich gerne an uns wenden, wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen. Wir werden unser Bestes tun, um umgehend zu antworten.

Nochmals vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse an [ Name des Unternehmens ] . Wir werden uns in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Bestätigen Sie den Eingang einer Rechnung

Die Bezahlung hat für jedes Unternehmen Priorität, daher benötigen sie eine Bestätigung, dass ihre Rechnung eingegangen ist. Dieses E-Mail-Bestätigungsmuster besagt, dass die Rechnung eingegangen ist, und gibt dem Absender die Gewissheit, dass die Rechnung bezahlt wird.

Wenn es Probleme mit der Rechnung gibt, können Sie diese in diesem Beispiel ansprechen und klären, bevor Sie Geld bezahlen!

Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,

Mit dieser E-Mail bestätigen wir, dass wir Ihre Rechnung [ Rechnungsnummer ] vom [ Rechnungsdatum ] über den Betrag von [ Rechnungsbetrag ] erhalten haben.

< p>Wir danken Ihnen für die schnelle Zusendung der Rechnung und versichern Ihnen eine zeitnahe Bearbeitung. Wir sind bestrebt, alle Zahlungen zeitnah abzuwickeln, um eine gute Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten.

Bei Unstimmigkeiten oder wenn Sie weitere Informationen benötigen, wenden Sie sich bitte an unsere Kreditorenbuchhaltung unter [ Kontakt E-Mail/Telefon Nummer ] .

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Zusammenarbeit. Wir freuen uns auf die Fortsetzung unserer Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Bestätigen Sie, dass ein Dokument/Bericht verspätet ist

Manchmal muss man zugeben, dass etwas nicht stimmt. In diesem Bestätigungs-E-Mail-Beispiel entschuldigen wir uns für die Verspätung. Das Erkennen eines Fehlers ist der erste Schritt bei der Behebung des Fehlers. Gehen Sie also schnell, höflich und professionell vor.

Wie? Indem Sie sich (natürlich) unser Muster einer Bestätigungs-E-Mail ansehen.

Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,
Ich entschuldige mich für die Verzögerung bei der Übermittlung des Dokuments/Berichts. Ich verstehe die Bedeutung der Aktualität und übernehme die volle Verantwortung für dieses Versehen. Seien Sie versichert, ich arbeite fleißig daran, die Situation zu korrigieren, und werde das Dokument/den Bericht so schnell wie möglich fertigstellen.
Ich entschuldige mich noch einmal für etwaige Unannehmlichkeiten und danke Ihnen für Ihr Verständnis.
< p>Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Bestätigen Sie die E-Mail mit dem Urlaubsantrag

Teammitglieder schwitzen wahrscheinlich über ihre Urlaubsanträge, daher ist es wichtig, sie so schnell wie möglich zu bestätigen. Auch wenn Sie möglicherweise nicht sofort eine Antwort geben können, bestätigt dieses Bestätigungs-E-Mail-Beispiel, dass die E-Mail eingegangen ist und dass Sie entsprechend handeln werden. So quittieren Sie einen Urlaubsantrag!

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Vielen Dank für die Übermittlung Ihres Urlaubsantrags. Ich bestätige, dass ich es erhalten habe und verstehe, dass Sie eine Auszeit benötigen. Ich werde Ihre Anfrage prüfen und mich schnellstmöglich mit einer Entscheidung bei Ihnen melden.

Bitte beachten Sie, dass wir zwar bestrebt sind, alle Urlaubsanträge zu berücksichtigen, es jedoch Fälle geben kann, in denen wir basierend auf geschäftlichen Anforderungen Prioritäten setzen müssen. Seien Sie versichert, dass ich Ihre Anfrage sorgfältig prüfen und Ihnen das Ergebnis zeitnah mitteilen werde.

Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

So bestätigen Sie den Empfang einer E-Mail

Ist Ihnen an den oben genannten Beispielen für Bestätigungs-E-Mails etwas Vertrautes aufgefallen? Sie folgen alle dem gleichen Format mit einer klaren Betreffzeile, einem Fließtext und einer Verabschiedung/nächsten Schritte am Ende.

Das Befolgen des richtigen Bestätigungs-E-Mail-Formats macht das Schreiben einfacher – und schneller. Also zeigen wir Ihnen wie!

Betreffzeile der Empfangsbestätigungs-E-Mail

Öffnen Sie morgens Ihren Posteingang und durchsuchen Sie die E-Mails, um zu sehen, was gerade passiert. Sie können anhand der Betreffzeile beurteilen, was Sie öffnen sollen, oder?

Das Erste, was die Person sieht, ist die Betreffzeile Ihrer Bestätigungs-E-Mail, die in ihrem Posteingang aufleuchtet. Sie sollten es kurz, einfach und leicht verständlich halten.

Es ist besser zu zeigen als zu erzählen. Deshalb finden Sie hier eine Auswahl von Beispielen für die Betreffzeile einer Bestätigungs-E-Mail:

  • Ich kann den Erhalt bestätigen (was auch immer es ist)
  • Vielen Dank für die Zusendung (was auch immer es ist)
  • Ihre E-Mail ist hier!
  • Bestätigung: Ihre E-Mail wurde zugestellt
  • Ich bestätige den Eingang Ihrer Bewerbung

Verwenden Sie Wörter wie „Anerkennen“ und „Bestätigung“, da es sich dabei um grundlegende Geschäftsbegriffe handelt.

Kopie des E-Mail-Textes der Empfangsbestätigung

Wenn Ihre Betreffzeile geeignet ist, werden sich einige Leute nicht einmal die Mühe machen, Ihre Nachricht zu lesen (sorry). Aber vertrauen wir darauf und zeigen wir Ihnen, wie man einen schreibt.

Der Hauptzweck von Bestätigungs-E-Mails besteht darin, zu bestätigen, dass Sie etwas erhalten haben. Ihr Fließtext sollte einer einfachen Struktur folgen: Beginnen Sie mit einer fröhlichen Begrüßung, bestätigen Sie den Empfang und geben Sie weitere Details an (falls erforderlich).

Das ist der Kern der Botschaft, aber es lohnt sich immer, mit einer positiven Begrüßung zu beginnen. Wir können unser Muster erstellen und den Eingang eines Vorschlags bestätigen.

„Vielen Dank, dass Sie mich kontaktiert und mir Ihren Vorschlag zugesandt haben.“

Als nächstes möchten Sie bestätigen, dass Sie es erhalten haben und dass alles in Ordnung ist.

„Ich kann bestätigen, dass wir Ihren Vorschlag erhalten haben. Ich habe ihn kurz geprüft und alles, was wir angefordert haben, ist vorhanden.“

An dieser Stelle könnten Sie die E-Mail beenden. Sie können Ihren Bestätigungs-E-Mails jedoch weitere Details hinzufügen, einschließlich weiterer Informationen zum Projekt.

„Nachdem ich Ihren Vorschlag erhalten habe, möchte ich Ihnen einige Details zum Projekt mitteilen. Sie finden sie im Anhang (fügen Sie ein, was Sie angehängt haben!).

Wir sind am Ende dieses Fließtext-Beispiels angelangt, aber wenn wir beispielsweise einen Urlaubsantrag bestätigen würden, könnten wir eine Antwort geben:

„Ich kann bestätigen, dass Ihrem Urlaubsantrag zugestimmt wurde.“

Oder...

„Leider können wir Ihrem Urlaubsantrag zum jetzigen Zeitpunkt nicht zustimmen.“

Lassen Sie uns unsere Bestätigungs-E-Mails mit den nächsten Schritten und einer Verabschiedung abschließen.

Bestätigung per E-Mail, Abmeldung/nächste Schritte

Sie haben den Eingang seines Vorschlags bestätigt, aber der Empfänger möchte wissen, was Sie mit diesen Informationen vorhaben – also kommen wir jetzt dazu.

„Nachdem wir Ihren Vorschlag erhalten haben, werden wir ihn zu gegebener Zeit prüfen.“

Sagen Sie ihnen, wann sie mit einer Nachricht rechnen können. Termine und Fristen sind immer großartig.

„Wir prüfen alle Vorschläge bis zum (Datum einfügen). Wir verpflichten uns, Ihnen bis zum (Datum angeben) zu antworten.“

Sie können ein letztes Dankeschön dafür hinzufügen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Ihnen eine Nachricht zu senden:

„Nochmals vielen Dank für Ihre Nachricht. Das weiß ich zu schätzen.“

Fügen Sie abschließend eine passende Verabschiedung hinzu (Danke, vielen Dank, freundliche Grüße usw.). Fügen Sie Ihren Namen hinzu und geben Sie Ihre Kontaktdaten ein. Sie sind fast bereit zum Versenden, aber bevor Sie es tun, lesen Sie unsere Grundsätze zum Verfassen von Bestätigungs-E-Mails!

Bestätigungs-E-Mails – sagen Sie „Ja“ wie ein Profi!

Bestätigungs-E-Mails sind langweilig, einfach und im Geschäftsleben von entscheidender Bedeutung. Das ist das Endergebnis. Es ist schwer, sich für Bestätigungs-E-Mails zu begeistern, aber das ist keine Entschuldigung dafür, faul zu sein, grundlegende Fehler zu machen oder sich nicht an das professionelle Format zu halten.

Wir halten uns an die Regeln und möchten, dass Sie bei jedem und jedem, dem Sie E-Mails senden, den besten Eindruck hinterlassen. Hier finden Sie einige Profi-Tipps für Bestätigungs-E-Mails.

  • Halten Sie sich an die Regeln und verwenden Sie die oben aufgeführten Formatvorgaben. Danksagungs-E-Mails sind kein Ort, um kreativ zu werden.
  • Verschwenden Sie keine Zeit mit dem Verfassen von E-Mails. Bleiben Sie stattdessen hier beim Format und erstellen Sie in Sekundenschnelle professionelle Nachrichten.
  • Fügen Sie alle Details hinzu. Viele Bestätigungs-E-Mails enthalten Anweisungen, Wünsche und Anforderungen. Wir lieben Aufzählungspunkte und nutzen sie, um Punkte aufzulisten und auf Anfragen zu reagieren.
  • Pro-E-Mails werden Korrektur gelesen, auf Rechtschreibung und Grammatik überprüft und zur Verdeutlichung noch einmal gelesen. Auch bei einer so transaktionalen E-Mail wie dieser ist Genauigkeit unerlässlich, um Ihren professionellen Ruf zu wahren.
  • Wenn Sie im E-Mail-Trott stecken bleiben, E-Mail-Inspiration benötigen oder Schwierigkeiten haben, die richtigen Worte zu finden, probieren Sie unseren E-Mail-Generator aus. Es kann Ihnen dabei helfen, in Sekundenschnelle professionelle Bestätigungs-E-Mails zu erstellen, die Korrektur gelesen, überprüft und einsatzbereit sind. Leider kann es (zu diesem Zeitpunkt) den Rest Ihrer Aufgabe nicht erledigen.

Abschluss

Vielen Dank, dass Sie bis hierhin gelesen haben! Wir würdigen Ihr Engagement für Lernen und berufliche Weiterentwicklung.

Wenn Sie unsere Worte noch einmal gelesen und verstanden haben, sollten Sie jetzt ein Experte für Bestätigungs-E-Mails sein und über die Fähigkeiten und das Selbstvertrauen verfügen, Ihre eigenen E-Mails zu erstellen. Wenn Sie unsere Ratschläge und Grundprinzipien befolgen, können Sie wirkungsvolle Bestätigungs-E-Mails verfassen. Halten Sie sie kurz, einfach zu lesen und professionell (und befolgen Sie stets unsere 10 Prinzipien!).

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