何かを送信されたが、返信で確認する必要がありますか?確認メールについて説明しています。あなたも私たちと同じように、オフィスで働いていると、定期的に確認の受領メールを書いていることに気づくでしょうが、正しくできていますか?
承認メールはうなずくことだと考えてください。あなたはメールを受信し、読み、それに基づいて行動しています。仕事は終わりました。ほら、簡単だと言いましたよね。
確認メールの恥ずかしさを避けるために、電子メールの基本に立ち戻り、正しい確認メールの形式を示します。もちろん、いくつかのスーパー件名も提供し、適切なテンプレートを提供し、いくつかの基本原則の概要を説明します。
この記事では、次の 5 つの確認メールのサンプルも確認できます。
- 電子メールの受信を確認する
- 求人応募の受領を確認する
- 請求書の受領を確認する
- 文書/レポートが遅れていることを認識する
- 休暇申請メールを承認する
HIX.AIを使用して、より適切な確認受領メールを作成する準備をしましょう。
確認メールとは何ですか?
誰かがあなたに何かを送ったら、返事を書くのが礼儀です (そうでしょう?)。これは確認受領メールであり、確認メールとも呼ばれます。簡単に言えば、確認メッセージは、何かを受け取ったことを確認するために送信されます。
それは、申請書、書類、請求書、休暇申請などです。それは通常、あなたが受け取り、それに基づいて行動していることを確認したい重要なものです。
受領を認めるということは、相手を安心させることです。彼らはあなたがそれを受け取ったことを知っており、（重要なことに）それに基づいて行動します。したがって、電子メールの受信を確認することは、事実上、「これを受け取りました。すぐに返信します」と伝えていることになります。
これがわかりにくい場合、またはこの時点ではあまり意味がわからない場合は、ここのサンプルを見てください。彼らは物事に命を吹き込むのに役立ちます。
確認メールのサンプル 5 件
OK、それがどのように行われるかを示すためにいくつかの例を構築してみましょう。開始するための 5 つの確認メールのサンプルを次に示します。
メールの受信を確認する
これは、あらゆる電子メールの受信を確認するために使用できる、非常に基本的で一般的な電子メールです。電子メールでは、感謝の意を表し、受信を確認し、次のステップを設定します。
このメール受信確認テンプレートの優れた点は、(ほぼ) すべての状況に適用できることです。
[受信者の名前]様
メールをいただきありがとうございます。受領したことを確認し、できるだけ早く内容を確認します。
次に、包括的な回答を提供するためにチームとこの問題について話し合う予定です。早急に対処する必要がある緊急事項がある場合は、お知らせください。
ご清聴ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
求人応募の受領を確認する
人々は仕事への応募に何時間も (数日、場合によっては数週間も!) 費やして汗を流しているため、電子メールで受領通知を送信するのが礼儀となります。この電子メールの確認サンプルには、仕事の内容、返信の期限、プロセスの次のステップが記載されています。
採用プロセスに携わる場合は、テンプレートを準備しておくことをお勧めします。
[受信者の名前]様
[会社名]の[役職]のポジションにご応募いただきありがとうございます。私たちのチームへの参加に興味を持っていただきありがとうございます。
申請書の回答の締め切りは[締切日]です。私たちはあなたの申請を慎重に検討し、あなたの資格が私たちの要件に一致する場合はご連絡します。
評価プロセス中に、ご質問がある場合や詳細な情報が必要な場合はお気軽にお問い合わせください。迅速に対応できるよう最善を尽くします。
この度は[会社名]にご関心をお寄せいただき、誠にありがとうございます。すぐにご連絡させていただきます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
請求書の受領を確認する
支払いを受けることはすべての企業にとって最優先事項であるため、請求書が到着したことの確認が必要になります。この電子メール確認サンプルでは、請求書を受信したことが記載されており、送信者に請求書が支払われるという確信を与えます。
請求書に問題がある場合は、このサンプルで問題を提起し、お金を支払う前に問題を解決することができます。
[受信者の名前]様
このメールは、 [請求日]日付の[請求書金額] の請求書[請求書番号]を受領したこと]お知らせするものです。
< p>請求書の迅速な発送に感謝し、適時に処理することをお約束します。当社は、良好なビジネス関係を維持するために、すべての支払いを迅速に処理するよう努めています。相違がある場合、またはさらなる情報が必要な場合は、お気軽に当社の買掛金担当部門[連絡先電子メール/電話 ] までご連絡ください。 Number ] .
ご清聴とご協力ありがとうございます。私たちは今後もコラボレーションを続けていきたいと考えています。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
文書/レポートが遅れていることを認識する
時には、何かが間違っていることを認めなければならないこともあります。この確認メールのサンプルでは、遅れて申し訳ありませんと伝えています。間違いを認めることは問題を解決するプロセスの最初の段階であるため、迅速に、丁寧に、そして専門的に行います。
どうやって？確認メールのサンプルを確認してください (もちろん)。
休暇申請メールを承認する
チームメンバーは休暇申請に汗を流していると思われるため、できるだけ早く休暇申請を承認することが重要です。すぐには答えられないかもしれませんが、この確認メールのサンプルは、回答を受け取ったことと、それに基づいて行動するつもりであることを確認します。休暇申請を承認する方法は次のとおりです。
[受信者の名前]様
休暇申請を提出していただきありがとうございます。私はそれを受領したことを認め、休暇の必要性を理解しています。あなたのリクエストを検討し、決定についてできるだけ早くご連絡いたします。
当社ではすべての休暇リクエストに対応するよう努めていますが、ビジネス ニーズに基づいて優先順位を付ける必要がある場合があることにご注意ください。あなたのリクエストを慎重に検討し、結果を速やかにお知らせいたしますので、ご安心ください。
ご理解いただきありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[お名前]
メールの受信を確認する方法
上記の確認メールのサンプルについて何か見覚えのあるものに気づきましたか?これらはすべて同じ形式に従っており、明確な件名、本文、最後に承認/次のステップが含まれています。
正しい確認メールの形式に従うと、メールを簡単かつ迅速に作成できるようになります。それでは、その方法を説明しましょう。
確認メールの件名
朝、受信箱を開いてメールに目を通し、何が起こっているかを確認します。何を開くかは件名で判断しますよね？
相手が最初に目にするのは、受信トレイに表示される確認メールの件名です。短く、シンプルで、理解しやすいものにしたいと思います。
伝えるよりも見せる方が良いため、ここでは承認メールの件名のサンプルをいくつか紹介します。
- (内容が何であれ) の受領を確認できます
- 送ってくれてありがとう（それが何であれ）
- あなたのメールはここにあります!
- 確認: メールは配信されました
- あなたの申請を受領したことを確認します
「了承」や「確認」などの言葉はビジネスの基本用語なので使いましょう。
確認メールの本文コピー
件名が適切であれば、メッセージをわざわざ読まない人もいます (申し訳ありません)。しかし、彼らがそうすることを信じて、その書き方を示しましょう。
確認メールの主な目的は、何かを受け取ったことを確認することです。ボディコピーは単純な構造に従う必要があります。陽気な挨拶で始まり、受領の確認をし、（必要に応じて）詳細を提供します。
これがメッセージの核心ですが、常に前向きな挨拶から始める価値があります。提案の受領を確認して、サンプルを構築できます。
「ご連絡いただき、ご提案をお送りいただきありがとうございます。」
次に、それを受け取ったこと、すべてが順調であることを確認します。
「あなたの提案を受領したことを確認しました。簡単に確認しましたが、私たちが要求したものはすべてそこにあります。」
この時点で、メールを終了しても構いません。ただし、プロジェクトに関する詳細情報など、確認メールにさらに詳細を追加することもできます。
「提案を受け取りました。プロジェクトについての詳細を共有したいと思います。添付ファイルをご覧ください (添付したものを挿入してください!)。
このボディ コピーの例は終わりですが、たとえば休暇申請を承認する場合は、次のように回答できます。
「あなたの休暇申請が承認されたことを確認しました。」
または...
「残念ながら、現時点ではあなたの休暇申請に同意できません。」
次のステップと承認で確認メールを締めくくりましょう。
確認メールによる承認/次のステップ
あなたは提案の受信を確認しましたが、受信者はあなたがその情報をどのように扱うことを期待しているのかを知りたいと考えています。それでは、今すぐそれについて考えてみましょう。
「あなたの提案を受け取りました、私たちはそれを適切に検討します。」
いつ何かを聞くことができるかを彼らに伝えてください。日付と締め切りは常に重要です。
「(日付を挿入) までにすべての提案を検討しています。(日付を含め) までに返信することをお約束します。」
最後に、時間を割いてメッセージを送ってくれたことへの感謝の言葉を追加できます。
「改めて、メッセージをありがとうございます。感謝しています。」
最後に、適切なサインオフ (ありがとう、たくさんの感謝、よろしくなど) を追加します。あなたの名前を追加し、連絡先の詳細を入力してください。送信する準備はほぼ完了していますが、送信する前に、確認メールの書き方の原則を確認してください。
確認メール – プロのように「はい」と言いましょう!
確認メールは退屈で基本的ですが、ビジネスにおいては重要です。それが肝心なことです。承認メールに熱心になるのは難しいですが、それは怠けたり、基本的な間違いを犯したり、専門的な形式に従わなかったりする言い訳にはなりません。
私たちはルールにこだわり、メールを送信する相手に最高の印象を与えたいと考えています。そこで、確認メールに関するプロのヒントをいくつか紹介します。
- ルールを守り、上記の形式の概要を使用してください。確認メールは創造性を発揮する場所ではありません。
- メールの作成に時間を無駄にしないでください。代わりに、ここでの形式にこだわり、数秒でプロのメッセージを作成してください。
- すべての詳細を追加します。非常に多くの確認メールには、指示、要求、要件が含まれています。私たちは箇条書きが大好きで、要点をリストアップしたりリクエストに応えたりするために使用します。
- プロ向けのメールは校正、スペルチェック、文法チェックが行われ、明確にするために再読されます。このような取引を伴う電子メールであっても、プロとしての評判を維持するには正確さが不可欠です。
- メールのマンネリに陥っている場合、メールのインスピレーションが必要な場合、または適切な言葉を見つけるのに苦労している場合は、メール ジェネレーターをお試しください。これにより、校正、チェックが完了し、すぐに使用できるプロの承認メールを数秒で作成することができます。残念ながら、（この段階では）残りの作業を行うことはできません。
結論
ここまで読んでいただきありがとうございます!私たちは、皆さんの学習と専門的向上への取り組みに敬意を表します。
私たちの言葉をもう一度読んで理解できたなら、あなたは自分で確認メールを作成するスキルと自信を備えた確認メールの専門家になっているはずです。私たちのアドバイスと基本原則に従えば、効果的な確認メールを書くことができます。短く、読みやすく、プロフェッショナルなものにしてください (そして常に 10 原則に従ってください)。