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より良いビジネスメールの書き方 (5 つの例付き)

ビジネスメールって退屈ですよね?昔はそれが全くの真実でした。今日、ビジネスの世界は変化しており、私たちはプロフェッショナルな電子メールでより創造的で魅力的で、さらにはインスピレーションを与えることができるようになりました。

ビジネスメールの優れた点は、標準形式を使用していることです。これを解読できれば、ビジネスメールを迅速かつ正確に作成することがはるかに簡単になることがわかります。

ここで話しているのは、休暇を申請したり書類を共有したりするためのメールのことではなく、あなたのプロモーション、関係の構築、パートナーシップの確立を支援することについてです。ビジネスメールの例には次のようなものがあります。

  • 業務提携メールサンプル
  • ビジネスセールスメール
  • ビジネス提案メール
  • ビジネスミーティングのリクエスト
  • ビジネス新製品メール

ビジネスメールの例を提供したら、返信のテンプレートを一緒に作成します。

最後に、より良いビジネス メールを作成するためのHIX.AIプロからの (そうではない) 秘密のヒントを紹介して終わります。

ビジネスメールとは何ですか?

ビジネスメールが何であるかはご存知ですよね。これらは、職場の内部、または外部のクライアント、顧客、利害関係者、またはサプライヤーに送信される電子メールです。ビジネスで働いている(または自分でビジネスを運営している)場合は、すでにビジネスメールを書いているでしょう。

すでにビジネスメールを書いていて問題ないのであれば、わざわざこのガイドを読む必要はありません。

このガイドでは、ビジネスを宣伝するために使用されるビジネスメールについて説明します。私たちはセールスメール、パートナーシップメッセージ、会議の要請について話しています。

実際のところ、ビジネス メールは誰でも書くことができますが、ここではより良いビジネス メールを書く方法を紹介します。どうやって?ビジネスメールの正しい形式を理解し、それを使ってメッセージを伝えます。

より良いビジネスメールを書くことで、人間関係が強化され、持続可能なビジネスの成功がもたらされます。いいですね。

ビジネスメールの例 5 つ

より良いビジネスメールの書き方を説明する前に、魅力的なビジネスメールの例を 5 つ紹介します。これらは、プロによって実行されるように設計され、書かれています。それらを読んでそこから学び、これらの洞察を行動に変えて、より良いメッセージを書くのに役立ててください。

業務提携メールサンプル

ビジネス パートナーシップは、新しい市場を開拓し、新製品を宣伝し、利益を高めるのに役立つつながりです。このビジネス パートナーシップ リクエスト メールは、注目を集めて行動を促すパートナーシップの可能性に焦点を当てています。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。私たちは、私たちの組織間のビジネスパートナーシップの可能性を探るために連絡を取っているところです。

当社は[あなたの専門知識または中核事業を説明する]ことを専門としています。私たちは、 [受信者の分野または業界]での貴社の取り組みを賞賛しており、両社間のコラボレーションは相互に利益をもたらす可能性があると信じています。

私たちは、 [特定の協力分野または機会]を含む、パートナーシップが価値を付加できる可能性のあるいくつかの分野を特定しました。私たちは、それぞれの強みとリソースを活用することで、両組織の大幅な成長と市場シェアの拡大につながると信じています。

この機会についてさらに話し合うことに前向きであればお知らせください。ご都合に合わせて電話や打ち合わせに応じます。

この度は業務提携のご依頼をご検討いただきまして誠にありがとうございます。皆様のご好意的なご返答をお待ちしております。

よろしくお願いします、
[君の名は]

ビジネスセールスメール

突き詰めると、ビジネスの成功は売上がすべてです。このセールスメールは、サービスを紹介し、それが受信者に関連する理由を説明するように構成されています。あなたのメールについて彼らを興奮させる必要があります。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。あなたのビジネスに大きな利益をもたらす当社の優れたサービスをご紹介したいと思います。 [貴社名]のチームは[貴社のサービスまたは製品について説明する]を専門としています。

業界で[年]を超える経験を持つ当社は、数多くの企業の[特定の目標の達成または課題の克服]を成功裏に支援してきました。弊社のカスタマイズされたソリューションは、業務を最適化し、優れた結果をもたらすように設計されています。

お客様のビジネス目標の達成を私たちがどのように支援できるかについて話し合う機会をいただければ幸いです。さらに詳しく調査するため、お客様のご都合に合わせて簡単な電話または会議を予定させていただけますか?

ご静聴いただきありがとうございます。ご協力いただけることを楽しみにしています。

よろしくお願いします、
[君の名は]

ビジネス提案メール

既存の顧客やクライアントと共有したい提案はありますか?このビジネスメールは、提案をまとめてつながりを築くのに最適な方法です。大胆かつ勇敢であれ!

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。皆様にとって非常に興味を持っていただけると思われるビジネス提案を喜んでご紹介させていただきます。

この提案は、ビジネスが現在直面している課題と機会に対処するための包括的なソリューションの概要を示しています。詳細な分析、推奨される戦略、実装のスケジュールが含まれています。

この提案には、当面のニーズを満たすだけでなく、組織の長期的な成功と成長を促進する可能性があると信じています。

添付の提案書を少しお読みいただき、ご質問がある場合、または議論したい調整がある場合はお知らせください。

ご清聴ありがとうございました。この機会にさらに話し合えることを楽しみにしています。

よろしくお願いします、
[君の名は]

ビジネスミーティングのリクエスト

会議出席依頼は、つながりを築き、ビジネスを推進してくれる人々と同席するのに役立ちます。この会議出席依頼メールは、将来とコラボレーションの可能性に焦点を当てています。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。私たちは、両社に多大な利益をもたらす可能性のあるコラボレーションについて話し合うために、あなたとのビジネス会議を依頼するためにこの手紙を書いています。

私はあなたの専門知識と、あなたの分野で達成した成功に感銘を受けています。私たちは協力することで強力な相乗効果を生み出し、素晴らしい成果を達成できると信じています。

直接またはバーチャルでお会いできるかどうかをお知らせください。時間や場所も柔軟に対応させていただきますので、ご都合のよい日時をご提案させていただきます。

ご清聴ありがとうございました。この刺激的な機会についてさらに話し合うために皆様にお会いできることを楽しみにしています。

よろしくお願いします、
[君の名は]

ビジネス新製品メール

新製品のプロモーションはビジネスにおいて重要な部分です。認知度を高め、関心を集め、(正しく行えば) 注文を獲得するには、メールが必要です。この新製品メールでは、製品の特徴を紹介し、潜在的な新規顧客に製品を宣伝します。

[受取人の名前]様

現在購入可能な最新の製品ラインをご紹介できることを嬉しく思います。当社のチームは、お客様の特定のニーズを満たすように設計された革新的で高品質のソリューションを開発するために多大な努力を払ってきました。

強化された機能や機能性の向上からスタイリッシュなデザインまで、当社の新製品はお客様のビジネス運営を強化するさまざまなメリットを提供します。最先端のテクノロジーをお探しの場合でも、耐久性のある機器をお探しの場合でも、当社はお客様に最適なソリューションを提供します。

当社の新しい製品ラインについて詳しく知りたい場合は、当社の Web サイトにアクセスするか、当社の営業チームにお問い合わせください。詳細な情報を喜んで提供し、ご質問にお答えし、ご注文のお手伝いをさせていただきます。

当社の新製品をご検討いただきありがとうございます。私たちは、革新的なソリューションでお客様にサービスを提供し、お客様のビジネスの成功を支援できることを楽しみにしています。

よろしくお願いします、
[君の名は]

より良いビジネスメールの書き方に関する専門家ガイド

メール作成プロセスに入る前に、次の質問を自問してください。優れたビジネスメールとは何でしょうか?

私たちにとって、最適なメールは次のとおりです。

  • パーソナライズされた
  • プロ
  • ビジネスを積極的に宣伝します(ただし、積極的には宣伝しません)
  • 機能ではなくメリットをプッシュする
  • 証拠を提供します
  • 接続を作成する

別の方法で考えてみましょう。また、ビジネスメールを毎日受信すると、優れたメールもあれば、それほど素晴らしいメールでもない (つまり、ひどい) メールもあることがわかります。

ビジネスメール (会議の依頼、パートナーシップの依頼、営業メッセージなど) は多種多様であるため、すべてをカバーするフォーマットを確立するのは困難ですが、それでも私たちは努力を続けます。

ビジネスメールは通常、次のように機能します。

  • あなたが誰であるかを説明する温かい紹介を提供します
  • メッセージの核心を示す 1 文 (会議の要請、ビジネス提案など)
  • 元のメッセージに基づいて詳細を作成します
  • 強力なCTAでつながりを作る
  • 次のステップを提供する
  • サインオフします (送信してください!)

たくさんあるように思えますが、実際は簡単です。特にビジネスメールの構造を小さなステップに分割する場合はそうです。 3 つの部分に分けて説明します。

  1. ビジネスメールの件名
  2. ボディコピー
  3. 0ff に署名/次のステップ

最終的には、使用できるテンプレートが完成します。さらに重要なのは、より良いビジネスメールの構成要素を手に入れることができるということです。

ビジネスメールの件名

ビジネスでは、お金は話しますが、BSは歩きます。それはどういう意味ですか?要点をまっすぐに言い、言葉を無駄にしないでください。それは件名から始まります。

ビジネスメールの件名は短く、簡潔で、要点をストレートに伝えます。言葉は少ないほど良いです。何についてメッセージを送っているのかを伝え、さらに関わりたいかどうかは受信者に決めてもらいましょう。

まずはビジネスメールの件名のサンプルをいくつか示します。

  • ビジネス提案 – 興味がありますか?
  • 私たちは新しいパートナーを探しています – それはあなたでしょうか?
  • 新製品発売:(製品名)
  • 会議出席依頼 – (日付を挿入)
  • 業務提携依頼:(会社名を記入)
  • (会社名) – ビジネス提案

ビジネスメールの本文コピー

あなたの件名が彼らの注意を引き、クリックしてメールを開かせるようになりました。これは大成功で、ビジネスメールの開封率は約 1 ~ 2% です。

相手がメールを開いたら、ケースの作成を開始できます。自分が望むものをすぐに人々にぶつけたくなる誘惑に駆られますが、彼らの視点に立って考えてください。彼らはあなたが誰であるかを知らないかもしれませんし、あなたが宣伝したり販売したりしているものに興味がないかもしれません。

代わりに、ビジネスメールを使用して、変化を求めるケースを構築してください。ここで説明する手順を実行して、ビジネス メールのテンプレートを一緒に作成できます。このサンプルでは、製品の潜在的な新しいサプライヤーに連絡を取ります。

あなたが誰であるかを説明する温かい紹介を提供します

「私の名前は(あなたの名前)です。(会社名)から連絡しています。私たちはあなたのオンラインショップを検討しましたが、あなたが在庫している製品の品質に本当に感銘を受けました。」

このガイドでは、電子メールでの自己紹介の方法について詳しく学ぶこともできます。

メッセージの核心を示す 1 文 (会議の要請、ビジネス提案など)

「私たちは (それが何であるか) という新製品を開発しました。それはあなたの顧客にぴったりだと信じています。」

元のメッセージに基づいて詳細を作成します

「製品は(それが何であり、何をするのか)です。」

以下に価格を含む主要な仕様に関する情報を記載しました(情報を追加)。

強力なCTAでつながりを作る

「製品について詳しく知りたいですか? 新製品についていつでもご相談に応じます。ご興味があれば、レビュー用のサンプルもお送りします。」

ビジネスメールの承認/次のステップ

このメールでは、優れたビジネスメールの基本を説明します。あなたは欲しいものの詳細を提供し、製品を宣伝し、サンプルを共有することを申し出ました。次のステップに進み、交流を促進してください。

次のステップを提供する

「お話しさせていただければ幸いです。面会に応じていただけるかどうかお知らせいただけますか。その場合は、ご都合のよい日時をお知らせください。面談の手配をさせていただきます。」

サインオフします (送信してください!)

「どうもありがとう、(名前)」

連絡先の詳細、電子メールの署名、添付ファイルを忘れずに追加してください。 (この例では、製品仕様書と価格情報を追加します。)

より良いビジネスメールを実現するための 5 つのプロのヒント

ビジネスメールの書き方の基本を説明しましたが、それ以上のこともできます。信じてください。 HIX.AIの専門家が、ビジネス メールをより良くするための 5 つの専門的なヒントを作成しました。

  1. 押しつけがましくなく、プロフェッショナルであること– ビジネスメールはあなたの会社、製品、サービスを宣伝するものですが、受信者は押し売りを望んでいないことを覚えておいてください。代わりに、プロフェッショナルであり、敬意を持ってください。
  2. ケースを作成する– 上記の構造に沿って作業し、(ビジネス)ケースを作成します。褒め言葉から始めて、リクエストの概要を述べ、必ず証拠を提示してください。
  3. 価値を表現することが重要です– 価値とは、あなたにとって何が含まれるかではなく、彼らにとって何が含まれるかです。あなたのパートナーシップ、提案、または製品の仕入れから彼らが得られるメリットを説明してください。まずは彼らの視点から考えてみましょう。
  4. 100% の正確性を確保– 顧客、クライアント、潜在的なパートナーは、あなたの電子メールが正確であることを期待しています。つまり、すべてを校正し、スペルミス、文法の間違い、その他恥ずかしいと思われる可能性のあるものがないかを探すことを意味します。
  5. HIX.AIの AI メール ジェネレーターをお試しください– ビジネス メールを書くのは私たちの多くにとって大変な仕事なので、テクノロジーに負担をかけてもらいましょう。 HIX.AIの AI 電子メール ジェネレーターは、魅力的で有益かつ効果的なビジネス メールを作成できる強力なライティング アシスタントです。今日試してみてください!

結論

より良いビジネスメールを書く自信はありますか?そうであるべきです。ここまでで、つながりを生み出す魅力的なメールを作成するためのスキル (およびビジネス メールの例) を習得したことになります。ビジネスメールを書くときは、紙にペンを置く(または指をキーに置く)前に計画を立て、相手が何を読みたいかを常に考えてください。行き詰まったら、 HIX.AIを試してください。

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