友人、家族、知人にカジュアルなメールを書くことに慣れている場合は、正式なメールを適切に書く方法に苦労するかもしれません。ただし、決まった構成、適切なビジネスメールのマナー、実用的な公式メールのサンプルに従えば、フォーマルなメールを素早く簡単に書くことができます。
この記事では、公式メールの構造を詳しく説明し、12 個の公式メールのサンプルを提供します。どの組織にでも公式メールを書くことができ、期待通りの返答を得ることができます。
公式メールとは何ですか？
公式電子メールは、公式または専門的なコミュニケーションを行うために当局の個人または組織に送信される形式的な電子メールの一種です。公式メールは、職場、教育機関、政府機関、専門的な環境で一般的に使用されます。
公式メールの宛先となる受信者の例には、上司、教授、公務員、顧客、同僚、ビジネス関係者などが含まれます。
公式メールはいつ書くべきですか?
公式メールは、正式なコミュニケーションが必要なあらゆる種類の状況で使用できます。正式なお知らせを送信する場合でも、ビジネス関連のリクエストを行う場合でも、見知らぬ個人に連絡する場合でも。
公式メールの作成を検討すべき一般的なシナリオをいくつか示します。
1. 求人への応募: 求人に応募する場合、正式な電子メールを送信すると、プロフェッショナルな印象を与えることができ、採用担当者が応募書類を簡単に検討できるようになります。
2.ビジネスに関する問い合わせ: 同僚、顧客、または他の会社からビジネス関連の情報が必要な場合は、公式メールを送信するのが適切です。効果的な会話を維持するのに役立ちます。
3.苦情への対応:職業上のキャリアや教育の過程で、問題に対応して謝罪メールを送信する必要がある場合があります。
4.公式発表:誰かを正式に紹介したり、全社的な発表をしたりするなど、重要な情報を広める場合、公式メールを使用することで、メッセージがプロフェッショナルな雰囲気を維持できるようになります。
5.プロジェクトの調整: 複数のチームメンバーでプロジェクトに取り組む場合、公式メールは明確性を高め、関係者全員を助けます。
12 公式メールのサンプル
以下の公式電子メールのサンプルは、実際のインスタンスを使用して作成されています。ただし、サンプルは汎用的なものであるため、要求や企業、業界、文化的な慣習に従って編集し、調整するように注意してください。
正式な紹介のための公式メールのサンプル
顧客、ビジネス パートナー、または新しいスタッフ メンバーをすでに知っている人に紹介する正式な紹介メールを送信する必要がある機会は数多くあります。次の公式紹介メールのサンプルでは、新しいメンバーがチームに加わったことを営業チーム全体に通知しています。
[受信者の名前]様
営業チームに新しいメンバーが加わったことをお知らせいたします。チームの目標を達成するために[ ] [ ] [ ] [言及]において豊富な経験をもたらします。 。 [彼/彼女]は、チームに貢献し、私たちがさらに大きな成功を収めることができることに興奮しています。
私と一緒に[新しいメンバーの名前]を温かく歓迎してください。 [彼/彼女]私たちのチームに貴重な追加人材となると確信しています。
ご質問がある場合、またはさらに詳しい情報が必要な場合は、お気軽に[新しいメンバーの名前]に直接お問い合わせください。 。 [彼/彼女]の電子メール アドレスは[新しいメンバーの電子メール アドレス]です。
ご清聴とご協力に感謝いたします。
よろしくお願いいたします。
[お名前]
公式アナウンスメールサンプル
公式発表メールは通常、組織内またはグループの人々に送信されます。これらは一般に、ポリシーの変更、プロジェクトの更新、ビジネスのマイルストーン、その他の重要なイベントを発表するために使用されます。以下の公式メールでは、会社の主力製品が主要なデザイン賞を受賞したという良いニュースを全社に共有しています。
[受信者の名前]様
当社の主力製品である[製品名]が名誉あるデザイン賞を受賞したことを発表できることを嬉しく思います。この成果は、当社チーム全体の勤勉さと献身的な成果の証です。
この賞の受賞は、 [製品名]の優れたデザインと革新性を評価するだけでなく、当社が業界のリーダーとしての地位を高めることにもつながります。業界。私たちはこの成果を非常に誇りに思っており、このニュースを皆さんと共有したいと思いました。
この賞は、開発、設計、開発に携わった各チームメンバーのたゆまぬ努力と専門知識がなければ獲得できなかったでしょう。 [製品名]のマーケティングおよびマーケティング。皆様の献身的なご尽力に感謝いたします。
私たちは、このマイルストーンが当社のブランドの評判をさらに高め、市場でのさらなる成功につながると信じています。この勢いをさらに高めて、より優れた製品をお客様にお届けしていきましょう。
改めて、この当然の評価をチーム全体におめでとうございます!
よろしくお願いします。
/> [あなたの名前]
病気休暇に関する公式メールのサンプル
職場では、助けや許可を求める個人的なリクエストメールがよくあります。小さなご質問から大きなご要望まで何でも構いません。この病気休暇に関する公式メールのサンプルでは、あなたは自分が働けないことを慎重に明確にするために書いています。メールの最後には、休暇中の予定と仕事への復帰予定日に関する情報を忘れずに記載してください。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。申し訳ありませんが、体調が悪く仕事に行けないことをお知らせいたします。医師の診察を受け、回復のために数日間休むようアドバイスを受けました。
ご迷惑をおかけして申し訳ありませんが、私の欠席がチームに影響を与える可能性があることを理解しています。ご安心ください。私のプロジェクトについては[同僚の名前]に伝えており、私の不在中は彼らが代わりに対応してくれます。
私は[復帰予定日]に仕事に戻る予定です。私の注意が必要な緊急事項がある場合は、電子メールまたは電話でお気軽にご連絡ください。
ご理解とご支援に感謝いたします。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
会議招待状の公式メールのサンプル
同僚、クライアント、またはパートナーとの会議を手配する場合は、公式メールで会議出席依頼または招待状を送信する必要があります。正式な会議への招待メールの例では、すべての参加者が会議の日付、時間、場所、議題に関する必要な情報を持っていることが重要です。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。今後の会議のスケジュールを確認するためにメールしています。
提案されたスケジュールがご都合がよいかどうかお知らせください。
ご清聴ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
求人応募用の公式メールのサンプル
求人に応募するための公式メールも一般的です。この公式メールのサンプルでは、カバーレター、履歴書、その他の必要書類の説明を含む、正式な求人応募メールの書き方を示します。
[受信者の名前]様
私は御社の職種に興味があることを表明するために手紙を書いています。あなたのレビューのためにカバーレター、履歴書、その他の必要な書類を添付しました。
私はこの業界で 10 年以上の経験があり、自分のスキルと資格がこのポジションの有力な候補者になると信じています。
私はあなたの会社の成功に貢献できる自信があります。
私の応募をご検討いただきありがとうございます。
この立場についてさらに議論する機会を楽しみにしています。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
公式お礼メールのサンプル
公式メールが必要になるもう 1 つの状況は、感謝状を送る場合です。公式のお礼メールは通常、以前のコミュニケーションの後、または個人的な要求を満たしてくれたことに感謝したいときに送信されます。このお礼メールのサンプルは短く、要点を端的に示し、思いやりのあるものになっています。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。 [個人的な要望の実現 / [特定のタスク]でのご支援]に心からの感謝の意を表するためにこのメールをお送りしています。
あなたの[サポート / 指導 / 専門知識]は非常に貴重であり、お時間を割いていただきありがとうございました。 [支援を提供する / タスクを完了する]ための努力。
ご清聴ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
公式メール返信サンプル
ビジネスメールのエチケットガイドラインの 1 つは、受信したすべてのメールに返信することです。メールの返信を迅速化するには、以下の公式返信メール サンプルを使用できます。まず、通信を受信したことを確認し、送信者の意図を実行するために何をするかを説明します。
[受信者の名前]様
メールの受信を確認し、提供された情報に感謝します。私はあなたの指示を実行し、意図した結果が確実に達成されるようにするために必要な措置を講じます。
ご質問がある場合、またはさらなる説明が必要な場合は、すぐにご連絡させていただきます。
ご清聴ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
公式フォローアップメールのサンプル
最初の連絡メールとは異なり、リマインダー メールやフォローアップ メールを作成する場合は、広範な文脈を提供する必要はありませんが、プロフェッショナルな構造とトーンに従う必要があります。このフォローアップ メールのサンプルでは、このコミュニケーションの背景について簡単に説明し、受信者に行動を起こすよう優しく促しています。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。今後の会議のスケジュールを確認するためにメールしています。
提案されたスケジュールがご都合がよいかどうかお知らせください。
ご清聴ありがとうございます。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
苦情に対応するための公式メールのサンプル
苦情を申し立てる人はすでにイライラしているため、不適切な言葉を使ったり、不注意に聞こえるなど、専門的でない対応は火に油を注いで、ビジネスに重大な影響を与える可能性があります。そのため、このサンプルのような公式メールを送信して、謝罪し、解決策の選択肢を示す必要があります。
[受信者の名前]様
あなたが最近提出した苦情に関してこの手紙を書いています。お客様のご不満は理解していますが、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。私たちはお客様からのフィードバックを重視し、お客様の懸念に迅速に対処することに尽力します。
問題を調査した後、根本原因を特定し、解決に向けて取り組んでいます。この状況を修正するために、次の 2 つの解決策を提供します。
1. [解決策 1 ]
2. [解決策 2 ]
ご希望のオプション、またはその他のご提案がございましたらお知らせください。お客様にご満足いただけるよう、全力を尽くしてまいります。
この度ご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げます。問題解決まで今しばらくお待ちいただければ幸いです。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
プロジェクトのステータスを共有するための公式メールのサンプル
公式の仕事更新メールは、特に複数の企業と協力する場合、プロジェクト協力プロセス中に全員が同じ認識を保つために非常に重要です。この公式メール サンプルでは、タスクの割り当て、プロジェクトの更新、期待、その他のプロジェクトに関する重要な情報を箇条書きで明確に述べる方法を学ぶことができます。
[受信者の名前]様
プロジェクトのステータスに関する最新情報をお知らせしたいと思います。重要なポイントは次のとおりです。
- プロジェクトの第 1 フェーズは正常に完了しました。
- データ分析を含む第 2 フェーズが現在進行中です。 >
- 来週までに分析を完了する予定で、結果を皆さんと共有します。
- 分析が完了したら、プロジェクトの最終フェーズである実装に進みます。< /li>
- プロジェクトのスケジュールと成果物の詳細については、添付文書をご確認ください。
ご質問やご不明な点がございましたら、お知らせください。ご清聴ありがとうございました。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
正式な退職メールのサンプル
現在の職を辞めることを決めた場合は、正式な電子メールを書いて雇用主にその決定を通知する必要があります。この例では、退職理由を簡単に説明し、雇用主に感謝の意を表し、新入社員への移行プロセスへの協力を申し出ることで、前向きに雇用を終了させる退職メールの書き方を学ぶことができます。
[受信者の名前]様
この度、 [会社名]での現在の職を辞任する決定をお知らせするためにご連絡させていただきました。十分に検討した結果、私は長期的なキャリア目標により密接に一致する新しい機会を追求することに決めました。
私は、あなたと[会社名]のチーム全員に心から感謝の意を表したいと思います。在職中に受けたサポート、指導、機会。私は、このような才能ある人々と一緒に働く機会に感謝し、将来の努力に役立つ貴重な経験を得ることができました。
私の後任がスムーズに移行できるように、私は喜んでこれに応じます。可能な限りの支援をします。新入社員のトレーニングや引き継ぎプロセス中の指導に関することであれば、お気軽にご連絡ください。
改めて、 [会社名]で得た機会と経験に感謝します。 。あなたとチームの今後の成功を祈っています。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
お仕事のお問い合わせ用公式メール
ビジネスに関する問い合わせメールは、情報を求めたり、説明を要求したり、特定の製品、サービス、またはビジネスチャンスについての関心を表明したりするために送信されます。この公式の問い合わせメールのサンプルでは、真の関心を示し、明確かつ具体的な質問を提供しています。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。 [特定の製品/サービス/ビジネス機会]に関する情報をリクエストするためにメールしています。
まず、 [製品/サービス]の価格帯についてお問い合わせしたいと思います。見積もりまたは関連する価格情報を提供していただけますか?
さらに、 [製品/サービス]の特定の機能と利点について詳しく知りたいと思っています。詳細な説明や入手可能なパンフレット/文書を提供していただけますか?
最後に、配送/設置のスケジュールと利用可能な保証オプションに関する情報をいただければ幸いです。
この件についてご留意いただきありがとうございます。ご要望の情報をできるだけ早く受け取ることを楽しみにしています。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
公式メール形式
すべての正式なメールと同様、公式メールには特定の方法で再構成され、配信されます。次の 4 つの重要な要素をマスターできれば、電子メールの形式は簡単です。
●件名。電子メールの目的を示す明確かつ簡潔な件名を使用してください。平均して、7 単語以下の件名がより多く開封されます。
●挨拶と挨拶。電子メールは、受信者の名前と適切な挨拶を含む正式な挨拶で始めます。
●電子メールの本文。コミュニケーションとその文脈に応じて、適切な冒頭のセリフを使用してください。電子メール メッセージが具体的であることを確認し、本文は短くしてください。
●締めくくりと署名。正式な電子メールの末尾に、名前、役職、会社名、連絡先情報、および該当する場合はその他の情報を含む正式なビジネス署名を使用します。
電子メール形式の詳細については、こちらをご覧ください。
AI の力を活用して公式メールを作成する
正式なメールを書く場合は、プロフェッショナルかつ丁寧な方法で内容を作成し、送信する前にすべてを校正する必要があるため、通常はさらに時間がかかります。正式なメール作成のプロセスを迅速化するために、AI メール ライターの使用を検討してみてはいかがでしょうか。
HIX.AI Email Generator が最適です。高度な人工知能テクノロジーと自然言語学習アルゴリズムを使用して、メール作成タスクの自動生成と改善を支援します。電子メールによる正式なコミュニケーションが必要なあらゆる種類の状況で使用できます。
● ワンクリックで公式メールの作成を簡素化
● 公式電子メール メッセージ全体を通じて、プロフェッショナルで丁寧な口調を維持する
● 公式メールの 50 を超える言語への翻訳をサポート
● あらゆる公式メールの理由に合わせて調整された公式メール サンプルの膨大なライブラリ
結論
公式メールの書き方を知ることは、クライアント、顧客、同僚、サプライヤー、ベンダー、その他のビジネス上の連絡先にメールを送信する際に、プロ意識とコミュニケーションの効率を維持するために重要です。
この記事が、あなたの意図を伝え、良い結果をもたらす公式メールの作成を有利にスタートできることを願っています。それでも公式メールを書くのが難しくて時間がかかる場合は、 HIX.AIメール ライターを使用して処理してください。