Jika Anda terbiasa menulis email biasa kepada teman, keluarga, dan kenalan, Anda mungkin kesulitan mengetahui cara menulis email resmi yang benar. Namun, jika Anda berpegang pada struktur yang ditetapkan, etika email bisnis yang tepat, dan contoh email resmi yang praktis, menulis email formal bisa menjadi prosedur yang cepat dan mudah.
Artikel ini menguraikan struktur email resmi dan memberi Anda 12 contoh email resmi. Anda akan dapat menulis email resmi ke organisasi mana pun dan mendapatkan tanggapan yang Anda harapkan.
Apa itu email resmi?
Email resmi adalah jenis email formal yang dikirimkan kepada individu yang berwenang atau organisasi untuk melakukan komunikasi resmi atau profesional. Email resmi biasanya digunakan di tempat kerja, lembaga pendidikan, organisasi pemerintah, dan lingkungan profesional.
Contoh penerima yang dapat Anda kirimi email resmi adalah manajer, profesor, pejabat publik, pelanggan, kolega, atau rekan bisnis Anda.
Kapan Anda harus menulis email resmi?
Anda dapat menggunakan email resmi untuk semua jenis situasi yang memerlukan komunikasi formal. Baik Anda mengirimkan pengumuman resmi, mengajukan permintaan terkait bisnis, atau menghubungi individu yang tidak dikenal.
Berikut adalah beberapa skenario umum ketika Anda harus mempertimbangkan untuk menulis email resmi:
1. Lamaran pekerjaan : Saat melamar pekerjaan, mengirimkan email resmi membantu menciptakan kesan profesional dan memungkinkan perekrut meninjau materi lamaran Anda dengan mudah.
2. Pertanyaan bisnis : Mengirim email resmi merupakan hal yang tepat bila Anda memerlukan informasi terkait bisnis dari kolega, klien, atau perusahaan lain. Ini membantu mempertahankan percakapan yang efektif.
3. Tanggapan keluhan: Anda mungkin perlu mengirimkan email permintaan maaf dalam karir profesional atau proses pendidikan Anda sebagai tanggapan terhadap suatu masalah.
4. Pengumuman resmi: Saat menyebarkan informasi penting seperti memperkenalkan seseorang secara formal atau pengumuman seluruh perusahaan, email resmi memastikan bahwa pesan tersebut tetap bernuansa profesional.
5. Koordinasi proyek : Saat mengerjakan proyek dengan banyak anggota tim, email resmi meningkatkan kejelasan dan membantu semua orang yang terlibat.
12 sampel email resmi
Contoh email resmi di bawah ini dibuat menggunakan contoh dunia nyata. Namun, sampel bersifat umum, jadi berhati-hatilah untuk mengedit dan menyesuaikannya sesuai permintaan Anda dan konvensi perusahaan, industri, atau budaya mana pun.
Contoh email resmi untuk perkenalan formal
Ada banyak kesempatan di mana Anda perlu mengirimkan email perkenalan formal yang memperkenalkan pelanggan, mitra bisnis, atau anggota staf baru kepada seseorang yang sudah Anda kenal. Dalam contoh email perkenalan resmi berikut, Anda menulis surat kepada seluruh tim penjualan untuk memberi tahu mereka bahwa ada anggota baru yang telah bergabung dengan tim.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya ingin memberi tahu Anda bahwa kami memiliki anggota baru yang bergabung dengan tim penjualan kami. Silakan sambut [ Nama Anggota Baru ] yang akan bekerja sama dengan kita semua untuk mencapai tujuan tim kita.
[ Nama Anggota Baru ] membawa [ nya ] pengalaman luas dalam [ sebutkan pengalaman atau keterampilan yang relevan ] . [ Dia ] bersemangat untuk berkontribusi pada tim dan membantu kami mencapai kesuksesan yang lebih besar.
Silakan bergabung dengan saya dalam menyampaikan sambutan hangat ke [ Nama Anggota Baru ] . Saya yakin [ dia ] akan menjadi tambahan yang berharga bagi tim kami.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut, silakan menghubungi [ Nama Anggota Baru ] secara langsung . Alamat email [ Nya ] adalah [ Alamat Email Anggota Baru ] .
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Salam,
[ Nama Anda ]
Contoh email pengumuman resmi
Email pengumuman resmi biasanya dikirim dalam suatu organisasi atau sekelompok orang. Mereka biasanya digunakan untuk mengumumkan perubahan kebijakan, pembaruan proyek, pencapaian bisnis, dan peristiwa penting lainnya. Dalam email resmi di bawah ini, Anda membagikan kabar baik kepada seluruh perusahaan bahwa produk andalan perusahaan telah menerima penghargaan desain besar.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya dengan gembira mengumumkan bahwa produk andalan perusahaan kami, [ Nama Produk ] , telah menerima penghargaan desain bergengsi! Pencapaian ini merupakan bukti kerja keras dan dedikasi seluruh tim kami.
Memenangkan penghargaan ini tidak hanya mengakui desain dan inovasi luar biasa dari [ Nama Produk ] , namun juga menyoroti perusahaan kami sebagai pemimpin dalam bidang industri. Kami sangat bangga atas pencapaian ini dan ingin berbagi berita ini dengan Anda semua.
Penghargaan ini tidak akan mungkin terwujud tanpa upaya tak kenal lelah dan keahlian dari setiap anggota tim yang terlibat dalam pengembangan, desain, dan pemasaran [ Nama Produk ] . Terima kasih atas dedikasi dan komitmen Anda.
Kami yakin bahwa pencapaian ini akan semakin meningkatkan reputasi merek kami dan mendorong kesuksesan yang lebih besar di pasar. Mari kita terus membangun momentum ini dan memberikan lebih banyak produk luar biasa kepada pelanggan kita.
Sekali lagi, selamat kepada seluruh tim atas pengakuan yang memang layak diterima ini!
Hormat kami,
[ Nama Anda ]
Contoh email resmi untuk cuti sakit
Di tempat kerja, email permintaan pribadi yang meminta bantuan atau izin sangat umum terjadi. Bisa berupa apa saja, mulai dari pertanyaan kecil hingga permintaan besar. Dalam contoh email resmi untuk cuti sakit ini, Anda menulis untuk mengklarifikasi secara hati-hati ketidakmampuan Anda untuk bekerja. Di akhir email, jangan lupa sertakan informasi tentang rencana Anda selama istirahat dan perkiraan tanggal kembali bekerja.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Dengan menyesal saya memberi tahu Anda bahwa saya merasa tidak enak badan dan tidak dapat masuk kerja. Saya telah menemui dokter yang menyarankan agar saya mengambil cuti beberapa hari untuk memulihkan diri.
Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan saya memahami bahwa ketidakhadiran saya dapat berdampak pada tim. Yakinlah, saya telah memberi tahu [ nama rekan kerja ] tentang proyek saya dan mereka akan menanggung biaya saya selama saya tidak ada.
Saya berharap dapat kembali bekerja pada [ perkiraan tanggal kembali ] . Jika ada masalah mendesak yang memerlukan perhatian saya, jangan ragu untuk menghubungi saya melalui email atau telepon.
Terima kasih atas pengertian dan dukungan Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Contoh email resmi untuk undangan rapat
Saat mengatur pertemuan dengan kolega, klien, atau mitra, sebaiknya kirimkan permintaan atau undangan pertemuan melalui email resmi. Dalam contoh email undangan rapat formal, semua peserta harus memiliki informasi yang diperlukan mengenai tanggal, waktu, lokasi, dan agenda rapat.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk mengonfirmasi penjadwalan pertemuan kita yang akan datang.
Tolong beri tahu saya jika jadwal yang diusulkan cocok untuk Anda.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Contoh email resmi untuk lamaran pekerjaan
Email resmi untuk melamar posisi pekerjaan juga umum terjadi. Contoh email resmi ini menunjukkan cara menulis email lamaran kerja resmi yang mencakup penjelasan surat lamaran, resume, dan dokumen lain yang diperlukan.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya menulis surat ini untuk menyatakan minat saya pada posisi pekerjaan di perusahaan Anda. Saya telah melampirkan surat lamaran, resume, dan dokumen lain yang diperlukan untuk Anda tinjau.
Saya memiliki pengalaman lebih dari 10 tahun di industri ini dan yakin bahwa keahlian dan kualifikasi saya menjadikan saya kandidat kuat untuk posisi ini.
Saya yakin dengan kemampuan saya untuk berkontribusi pada kesuksesan perusahaan Anda.
Terima kasih telah mempertimbangkan lamaran saya.
Saya menantikan kesempatan untuk mendiskusikan posisi ini lebih lanjut.
Salam,
[ Nama Anda ]
Contoh email terima kasih resmi
Situasi lain di mana Anda memerlukan email resmi adalah mengirimkan surat penghargaan. Email ucapan terima kasih resmi biasanya dikirimkan setelah komunikasi sebelumnya atau ketika Anda ingin mengucapkan terima kasih kepada seseorang karena telah memenuhi permintaan pribadi Anda. Contoh email terima kasih ini singkat, langsung pada intinya, dan penuh perhatian.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk menyampaikan penghargaan tulus saya atas [ memenuhi permintaan pribadi saya / bantuan Anda dalam [ tugas tertentu ] ] .
[ dukungan / bimbingan / keahlian ] Anda sangat berharga, dan saya berterima kasih atas waktu Anda dan usahanya dalam [ memberikan bantuan / menyelesaikan tugas ] .
Terima kasih atas perhatiannya.
Salam,
[ Nama Anda ]
Contoh balasan email resmi
Salah satu pedoman etiket email bisnis adalah membalas setiap email yang Anda terima. Untuk mempercepat respons email, Anda dapat menggunakan contoh email balasan resmi di bawah ini. Mulailah dengan memastikan bahwa Anda telah menerima komunikasi tersebut, kemudian jelaskan apa yang akan Anda lakukan untuk melaksanakan niat pengirim.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya menyatakan telah menerima email Anda dan menghargai informasi yang diberikan. Saya akan mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan instruksi Anda dan memastikan hasil yang diharapkan tercapai.
Jika saya memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi lebih lanjut, saya akan segera menghubungi Anda.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Contoh email tindak lanjut resmi
Berbeda dengan email kontak pertama, saat menulis email pengingat atau email tindak lanjut , Anda tidak perlu memberikan konteks yang luas, namun tetap harus mematuhi struktur dan nada profesional. Contoh email tindak lanjut ini secara singkat menyebutkan latar belakang komunikasi ini dan dengan lembut mendesak penerima untuk mengambil tindakan.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk mengonfirmasi penjadwalan pertemuan kita yang akan datang.
Tolong beri tahu saya jika jadwal yang diusulkan cocok untuk Anda.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Contoh email resmi untuk menanggapi keluhan
Orang yang menyampaikan keluhan sudah merasa frustrasi, sehingga tanggapan yang tidak profesional - seperti menggunakan bahasa yang tidak pantas atau terdengar ceroboh - dapat memicu kebakaran dan menimbulkan konsekuensi bisnis yang serius. Itu sebabnya Anda harus mengirimkan email resmi, seperti contoh ini, untuk meminta maaf dan menunjukkan opsi solusi.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya menulis surat ini mengenai keluhan yang baru-baru ini Anda kirimkan. Saya memahami rasa frustrasi Anda dan saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Kami menghargai masukan Anda dan berkomitmen untuk segera mengatasi kekhawatiran Anda.
Setelah menyelidiki masalah ini, kami telah mengidentifikasi akar permasalahannya dan sedang berupaya mencari solusinya. Untuk memperbaiki situasi ini, kami menawarkan dua solusi kepada Anda:
1. [ Solusi 1 ]
2. [ Solusi 2 ]
Harap beri tahu kami opsi mana yang Anda sukai atau jika Anda memiliki saran lebih lanjut. Kami akan melakukan segala daya kami untuk memastikan kepuasan Anda.
Sekali lagi, saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan menghargai kesabaran Anda sementara kami menyelesaikan masalah ini.
Salam,
[ Nama Anda ]
Contoh email resmi untuk membagikan status proyek
Email pembaruan pekerjaan resmi sangat penting untuk menjaga pemahaman semua orang selama proses kerja sama proyek, terutama ketika bekerja dengan banyak perusahaan. Dalam contoh email resmi ini, Anda dapat mempelajari cara menyatakan dengan jelas penetapan tugas, pembaruan proyek, ekspektasi, dan informasi penting lainnya tentang proyek dengan poin-poin penting.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya ingin memberi Anda informasi terkini tentang status proyek. Berikut adalah poin-poin penting:
- Tahap pertama proyek ini telah diselesaikan dengan sukses.
- Tahap kedua, yang melibatkan analisis data, saat ini sedang berlangsung.
- Kami berharap dapat menyelesaikan analisisnya minggu depan dan akan membagikan hasilnya kepada Anda.
- Setelah analisis selesai, kami akan melanjutkan ke tahap akhir proyek, yaitu implementasi.< /li>
- Harap tinjau dokumen terlampir untuk rincian rincian jadwal dan hasil proyek.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, harap beri tahu saya. Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Contoh email pengunduran diri resmi
Jika Anda memutuskan untuk meninggalkan posisi pekerjaan Anda saat ini, Anda perlu menulis email resmi untuk memberi tahu atasan Anda tentang keputusan Anda. Dalam contoh ini, Anda dapat mempelajari cara menulis email pengunduran diri yang mengakhiri pekerjaan Anda secara positif dengan menjelaskan secara singkat alasan Anda keluar, berterima kasih kepada atasan Anda, dan menawarkan bantuan Anda kepada rekrutan baru dalam proses transisi.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya menulis surat ini untuk memberi tahu Anda tentang keputusan saya untuk mengundurkan diri dari posisi saya saat ini di [ Nama Perusahaan ] . Setelah banyak pertimbangan, saya memutuskan untuk mengejar peluang baru yang lebih selaras dengan tujuan karier jangka panjang saya.
Saya ingin mengucapkan terima kasih yang tulus kepada Anda dan seluruh tim di [ Nama Perusahaan ] atas dukungan, bimbingan, dan peluang yang saya terima selama masa jabatan saya. Saya bersyukur atas kesempatan untuk bekerja bersama individu-individu berbakat seperti itu dan telah memperoleh pengalaman berharga yang akan bermanfaat bagi usaha saya di masa depan.
Untuk memastikan transisi yang lancar bagi pengganti saya, saya sangat bersedia untuk melakukannya. membantu dengan cara apa pun yang memungkinkan. Baik itu melibatkan pelatihan rekrutmen baru atau memberikan panduan selama proses serah terima, jangan ragu untuk menghubungi saya.
Sekali lagi, terima kasih atas peluang dan pengalaman yang saya dapatkan di [ Nama Perusahaan ] . Saya berharap Anda dan tim terus sukses di masa depan.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email resmi untuk pertanyaan bisnis
Email pertanyaan bisnis dikirim untuk mencari informasi, meminta klarifikasi, atau menyatakan minat pada produk, layanan, atau peluang bisnis tertentu. Dalam contoh email pertanyaan resmi ini, Anda menunjukkan minat yang tulus dan memberikan pertanyaan yang jelas dan spesifik.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk meminta beberapa informasi mengenai [ produk/layanan/peluang bisnis tertentu ] .
Pertama, saya ingin menanyakan kisaran harga untuk [ produk/layanan ] . Bisakah Anda memberi saya penawaran atau informasi harga yang relevan?
Selain itu, saya tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang fitur dan manfaat spesifik [ produk/layanan ] . Bisakah Anda memberi saya penjelasan rinci atau brosur/dokumentasi apa pun yang tersedia?
Terakhir, saya sangat menghargai informasi apa pun mengenai jadwal pengiriman/pemasangan dan opsi garansi apa pun yang tersedia.
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini. Saya berharap dapat menerima informasi yang diminta sesegera mungkin.
Salam,
[ Nama Anda ]
Format email resmi
Seperti semua email formal , email resmi memiliki cara tertentu untuk direstrukturisasi dan dikirimkan. Format email menjadi sederhana jika Anda dapat menguasai empat elemen kunci:
● Baris subjek . Gunakan baris subjek yang jelas dan ringkas yang menunjukkan tujuan email. Rata-rata, baris subjek yang berisi tujuh kata atau kurang lebih banyak dibuka.
● Salam dan salam . Mulailah email dengan salam formal dengan nama penerima dan salam yang sesuai.
● Badan email . Sesuai dengan komunikasi Anda dan konteksnya, gunakan kalimat pembuka yang sesuai. Pastikan pesan email spesifik dan isi pesan singkat.
● Penutupan dan tanda tangan . Gunakan akhiran email resmi, diikuti dengan tanda tangan bisnis formal termasuk nama Anda, jabatan, perusahaan, informasi kontak, dan informasi lainnya jika ada.
Pelajari lebih lanjut tentang format email di sini .
Memanfaatkan kekuatan AI untuk menulis email resmi
Menulis email formal biasanya membutuhkan lebih banyak waktu karena Anda perlu menyusun konten dengan cara yang profesional dan sopan serta mengoreksi semuanya sebelum mengirimkannya. Mengapa tidak mempertimbangkan untuk menggunakan penulis email AI untuk mempercepat proses pembuatan email resmi?
Generator Email HIX.AI bisa menjadi pilihan terbaik Anda. Ini menggunakan teknologi kecerdasan buatan canggih dan algoritma pembelajaran bahasa alami untuk membantu Anda menghasilkan dan meningkatkan tugas penulisan email Anda secara otomatis. Anda dapat menggunakannya dalam semua jenis situasi yang memerlukan komunikasi formal melalui email.
● Sederhanakan penulisan email resmi dengan satu klik
● Pertahankan nada profesional dan sopan di seluruh pesan email resmi
● Dukungan menerjemahkan email resmi ke lebih dari 50 bahasa
● Perpustakaan besar berisi sampel email resmi yang disesuaikan untuk setiap alasan email resmi
Intinya
Mengetahui cara menulis email resmi penting untuk menjaga profesionalisme dan efektivitas komunikasi saat mengirim email ke klien, pelanggan, kolega, pemasok, vendor, atau kontak bisnis lainnya.
Semoga artikel ini dapat membantu Anda dalam menulis email resmi yang menyampaikan maksud Anda dan memberikan hasil yang baik. Jika Anda masih merasa menulis email resmi menantang dan memakan waktu, gunakan penulis email HIX.AI untuk menanganinya.