Jika kantor Anda seperti kantor kami, orang-orang selalu lupa mengirimkan dokumen, menandatangani cuti, atau menyerahkan lembar waktu. Jika hal ini terjadi, diperlukan pengingat untuk mengembalikan semuanya ke jalur yang benar.
Apakah Anda suka menerima email pengingat? Kami tidak melakukannya. Rahasianya adalah mendorong orang tersebut untuk melakukan sesuatu (mungkin sesuatu yang tidak ingin mereka lakukan) dengan cara yang sangat sopan. Bagaimana? Kami akan menunjukkannya padamu.
Anda dapat bersantai sekarang ketika kami memberi tahu Anda bahwa email pengingat mudah untuk ditulis jika Anda memahami format yang benar dan cara menyampaikannya secara profesional. Kami menjalani prosesnya langkah demi langkah, membuatnya sesederhana mungkin untuk menulis email pengingat yang membuahkan hasil. Mari kita lakukan.
Apa itu email pengingat?
Email pengingat adalah pesan sederhana yang Anda kirim saat Anda membutuhkan seseorang untuk melakukan sesuatu. Tidak menerima faktur? Kirim pengingat ramah. Tidak menerima laporan? Kirim pengingat ramah. Menunggu uang tunai Anda? KIRIM PENGINGAT RAMAH.
Mereka mungkin lupa mengirim dokumen, membayar faktur, atau mengakui lamaran kerja Anda.
Anda akan sering mengirim email pengingat sambil menunggu seseorang melakukan sesuatu untuk Anda. Sangat mudah untuk menjadi frustrasi dalam kasus ini, namun Anda harus selalu berusaha untuk menjadi seprofesional mungkin.
Bagaimana Anda bisa melakukan itu? Mulailah dengan meninjau 5 contoh email pengingat lembut kami!
5 contoh email pengingat yang ramah
Lebih mudah untuk menunjukkan kepada Anda cara melakukan ini, jadi kami akan melakukannya. Berikut adalah 5 contoh email pengingat untuk membantu Anda mulai menulis sendiri. Baca emailnya, tinjau formatnya, dan pahami cara membuatnya sendiri!
Email pengingat yang ramah untuk mengirim sesuatu
Jika kolega, pelanggan, kontraktor, anggota keluarga, atau teman lupa mengirimkan sesuatu, email pengingat ini cocok untuk Anda. Di dalamnya, kami memberikan salam hangat dan penjelasan tentang apa yang kami inginkan, kapan, dan mengapa. Jangan lupa detailnya, atau email Anda bisa diabaikan (itu terjadi pada kami).
Dalam contoh email pengingat profesional ini, kami berusaha untuk tidak memaksa. Tidak ada orang yang suka diintimidasi untuk menjawab, jadi periksa nada suara Anda sebelum menulis pesan.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya ingin menghubungi dan mengingatkan Anda tentang [ item/acara/tugas ] yang telah kita diskusikan sebelumnya.
Kami masih membutuhkan [ item/acara/tugas ] dan akan sangat menghargai jika Anda dapat mengirimkannya kepada kami sesegera mungkin. [ Berikan detail atau instruksi tambahan, jika perlu ]
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini, dan kami berharap dapat menerima [ item/acara/tugas ] dari Anda.
Hormat kami,
[ Nama Anda ]
Email pengingat ramah untuk faktur yang belum dibayar
Tunjukkan padaku uangnya! Faktur yang belum dibayar memang membuat frustrasi dan menjengkelkan, namun mungkin ada alasan mengapa pembayaran terlambat, jadi jangan langsung mengambil risiko. Sebaliknya, ingatkan orang tersebut mengenai jumlah, semua detail faktur, dan cara pembayaran sekarang jatuh tempo.
Dalam contoh ini, kita tetap tenang, berkelas namun dengan percaya diri menegaskan apa yang kita inginkan (uang Anda) dan kapan (segera!).
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Ini adalah pengingat tentang faktur yang belum dibayar.
Rincian faktur adalah sebagai berikut:
Nomor Faktur: [ Nomor Faktur ]
Tanggal Faktur: [ Nomor Faktur Tanggal ]
Jumlah: [ Jumlah ]
Harap diperhatikan bahwa pembayaran untuk faktur ini sekarang telah jatuh tempo. Mohon atur pembayaran sesegera mungkin.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan klarifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya.
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap hal ini penting.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email pengingat lembut tentang lamaran pekerjaan
Jika Anda telah menghabiskan waktu mengirimkan lamaran pekerjaan tetapi tidak mendapat tanggapan, contoh email ini sangat ideal. Mungkin ada alasan wajar mengapa permohonan belum disetujui, jadi dalam contoh ini, kami bersikap sopan, memberikan semua detail, dan mendorong jawaban. Keberuntungan berpihak pada yang berani!
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya ingin menindaklanjuti lamaran pekerjaan yang saya kirimkan pada [ tanggal ] . Saya memahami Anda pasti menerima banyak lamaran dan perlu waktu untuk meninjau semuanya. Namun, saya sangat tertarik dengan [ posisi pekerjaan ] dan akan menghargai pembaruan status lamaran saya.
Saya telah melampirkan resume dan surat lamaran saya lagi untuk kenyamanan Anda. Saya yakin keahlian dan pengalaman saya menjadikan saya kandidat kuat untuk peran ini. Saya yakin bahwa saya dapat memberikan kontribusi positif kepada tim Anda.
Saya mohon jika Anda dapat memberi saya informasi terkini tentang status lamaran saya. Saya akan berterima kasih atas masukan atau informasi apa pun yang Anda miliki. Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email pengingat lembut untuk permintaan liburan
Semua orang menyukai liburan, tapi Anda tidak bisa memesan sampai cuti Anda disetujui! Jika atasan Anda belum menyetujui permintaan liburan Anda, kirimkan contoh email ini. Sekali lagi, mungkin ada alasan yang masuk akal untuk tidak menerima tanggapan, jadi dalam contoh ini, kami menjelaskan mengapa kami memerlukan jawaban dan memberikan tenggat waktu.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis untuk mengingatkan Anda tentang permintaan liburan saya yang saya kirimkan pada [ tanggal ] . Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, saya ingin mengambil cuti dari [ tanggal mulai ] hingga [ tanggal akhir ] untuk memulihkan tenaga dan menghabiskan waktu berkualitas bersama keluarga saya.
Penting bagi saya untuk menerima persetujuan Anda sesegera mungkin mungkin sehingga saya dapat melanjutkan dengan pengaturan yang diperlukan. Saya memahami bahwa Anda mungkin sibuk, namun saya mohon agar Anda meninjau permintaan saya dan memberi saya tanggapan selambat-lambatnya [ batas waktu ] . Hal ini akan memberi saya cukup waktu untuk membuat pengaturan yang diperlukan dan memastikan kelancaran peralihan tugas saya ke rekan kerja jika diperlukan.
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini, dan saya menantikan kabar dari Anda segera .
Salam,
[ Nama Anda ]
Email pengingat yang lembut kepada anggota staf
Jika anggota staf yang Anda kelola belum mengirimi Anda sesuatu, Anda dapat bersikap sedikit memaksa dan meminta tanggapan. Email pengingat untuk staf ini adalah template sempurna untuk membuat email pengingat Anda sendiri. Sesuaikan dengan situasi dan gaya penulisan Anda.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya yakin email ini akan membawa Anda dalam keadaan sehat. Saya menulis ini untuk mengingatkan Anda bahwa saya belum menerima [ dokumen/laporan/informasi ] yang saya minta dari Anda [ pada tanggal yang ditentukan/jatuh tempo ] . Penting bagi kami untuk [ menyelesaikan/menganalisis/membahas ] [ tugas/proyek/masalah ] ini tepat waktu.
Saya mohon agar Anda memprioritaskan masalah ini dan memberi saya [ dokumen/laporan /informasi ] sesegera mungkin. Jika Anda memerlukan bantuan atau memiliki kekhawatiran, jangan ragu untuk menghubungi saya.
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini.
Salam,
[ Nama Anda ]
Cara menulis email pengingat ramah yang efektif
Menulis email pengingat bisa jadi rumit, karena Anda harus menggunakan nada yang tepat. Tentu saja Anda ingin bersikap santai dan profesional, tetapi Anda juga harus yakin dan jelas bahwa Anda menginginkan solusi.
Contoh di atas menunjukkan cara memberikan nada yang tepat, tetapi Anda harus menyesuaikan email ini dengan setiap situasi.
Sebelum kita masuk ke tips penting, mari kita jelajahi cara menyusun email pengingat Anda.
Semua email pengingat yang andal memiliki format yang sama, yang memiliki 3 bagian:
- Baris subjek email pengingat
- Body copy yang berani dan tegas
- Sign-off dan langkah selanjutnya
Kami dapat meninjaunya untuk membantu Anda membuat email pengingat yang membuahkan hasil.
Baris subjek email pengingat
Baris subjek Anda harus memberi tahu orang tersebut dengan tepat mengapa Anda mengirim pesan. Jangan takut untuk menambahkan kata-kata seperti "pengingat", "untuk perhatian Anda", atau "mendesak" pada header Anda.
Pikirkan tentang siapa yang Anda kirimi email dan apa yang akan menarik perhatian mereka. Apa pun yang Anda lakukan, jangan marah atau agresif pada baris subjek Anda.
Berikut adalah beberapa contoh baris subjek email pengingat untuk memberikan beberapa inspirasi.
- Pengingat: Tolong bisakah Anda…
- Pengingat: Faktur belum dibayar
- Pengingat liburan: Bisakah Anda merespons?
- Batas waktu mendesak: (masukkan tanggal)
- Sudahkah Anda meninjau lamaran pekerjaan saya?
Salinan isi email pengingat
Body copy email pengingat Anda adalah tempat Anda membangun kasus Anda, menyatakan persyaratan Anda, dan membuat tuntutan Anda. Kedengarannya serius, tapi kita memulai secara positif dengan sapaan "Hai" atau "Halo" yang menyenangkan dan nama orang tersebut.
Katakanlah seseorang lupa mengirimkan dokumen penting kepada kita. Mulailah dengan menyatakan tujuan pesan Anda.
"Saya menghubungi Anda karena dokumen yang saya minta belum sampai. Batas waktunya adalah (masukkan tanggal)."
Selanjutnya, berikan beberapa konteks untuk permintaan Anda dan implikasi dari respons yang tertunda.
“Saya berharap dapat menggunakan dokumen tersebut sebagai bagian dari presentasi yang saya sampaikan pada (masukkan tanggal).”
Sekarang, mari kita ke permintaan (atau permintaan, jika Anda ingin mengatakannya seperti ini).
“Bisakah Anda mengonfirmasi bahwa Anda telah menerima permintaan awal saya dan Anda dapat mengirimkan dokumen tersebut kepada saya hari ini?”
Ini cukup, tetapi Anda dapat menambahkan detail lainnya jika Anda mau.
"Batas batas waktu saya menerima dokumen tersebut adalah (masukkan tanggal). Jadi jika saya tidak menerimanya pada saat itu, saya tidak akan dapat menggunakannya dalam presentasi saya, dan itu akan sangat mengecewakan."
Email pengingat ini seharusnya berhasil. Ini akurat dan tegas, tetapi Anda tidak menyalahkan atau menyalahkan. Sebaliknya, Anda memberikan solusi, dan itu penting.
Penutupan email pengingat/langkah selanjutnya
Pesan di atas sangat bagus dalam menarik perhatian dan menjelaskan apa yang Anda inginkan dan alasannya. Anda ingin menyelesaikannya dengan positif tetapi mendorong tanggapan.
"Saya berharap kita dapat memperbaikinya hari ini. Bantuan Anda sangat kami hargai dalam menemukan solusi."
Ini semua terdengar bagus. Selanjutnya, tambahkan detail kontak Anda dan informasi lainnya.
"Anda dapat menghubungi saya kapan saja untuk membicarakan hal ini di (masukkan detailnya).
Terakhir, tambahkan tanda tangan (terima kasih, salam baik, terima kasih banyak, dll.), nama Anda, dan tanda tangan email profesional Anda, dan semuanya siap digunakan.
Namun sebelum Anda mengirimkannya, pastikan untuk membaca daftar periksa kami untuk menulis email pengingat yang lebih baik.
Daftar periksa email pengingat (jangan lakukan ini)
Kami akan sejajar dengan Anda: Kami benci menerima email pengingat. Mereka dapat tampil sebagai orang yang negatif, kritis, dan konfrontatif. Ini semua adalah hal-hal yang ingin Anda hindari dalam email pengingat Anda.
Berikut beberapa hal yang tidak Anda lakukan di email pengingat. (Pada dasarnya, lakukan yang sebaliknya).
- Jangan menyapa orang tersebut dengan cara yang sangat formal. Gunakan nama depan mereka dan berikan salam yang sopan.
- Jangan kasar atau agresif. Bersikaplah positif.
- Jangan berharap permintaan Anda menjadi prioritas. Akui bahwa mungkin ada alasan mengapa mereka tidak dapat membalas.
- Jangan tinggalkan detail kami. Berikan semuanya di email Anda.
- Jangan lupa tenggat waktu dan CTA. Beri tahu orang tersebut apa yang Anda ingin mereka lakukan dan kapan.
- Jangan lewatkan untuk menyertakan lampiran atau tautan apa pun. Periksa kembali semua yang ada di email Anda.
- Jangan stres menulis email. Cobalah alat penulisan email HIX.AI
- Jangan mengirim tanpa mengoreksi. Lakukan koreksi (tentu saja).
- Jangan lupa jadwalkan tindak lanjutnya. Tambahkan detail ke buku harian Anda.
- Jangan menjadi orang yang menyalin SEMUA ORANG ke dalam email. Perlakukan orang tersebut dengan sedikit rasa hormat dan biarkan dia memperbaiki masalahnya.
Beberapa tips ini adalah tentang bagaimana bertindak dan juga bagaimana menulis. Tapi itu semua tergantung pada bagaimana Anda dipandang di tempat kerja dan reputasi profesional Anda.
Kesimpulan
Ini adalah pengingat bahwa Anda harus membaca semuanya dan mempelajarinya. Jika Anda belum kembali ke awal dan memulai lagi!
Namun serius, kita semua tahu bahwa menulis email pengingat tidaklah mudah karena Anda harus menyampaikannya secara profesional tetapi tetap berusaha untuk mencapai hasil. Percayalah pada kami, ini akan menjadi lebih mudah dengan latihan (percayalah pada kami), namun tetap berpegang pada format atau salin sampel kami, dan Anda akan baik-baik saja. Fokus pada masa depan dan doronglah untuk mencapai hasil daripada mencoba menyalahkan siapa pun.
Ini urusan bisnis, bukan urusan pribadi.