Wenn Ihr Büro dem unseren ähnelt, vergessen die Leute ständig, Dokumente zu senden, Urlaub zu unterzeichnen oder Stundenzettel einzureichen. In diesem Fall ist eine freundliche Erinnerung erforderlich, um die Dinge wieder in den Griff zu bekommen.
Erhalten Sie gerne Erinnerungs-E-Mails? Wir nicht. Das Geheimnis besteht darin, die Person auf sehr höfliche Weise dazu zu drängen, etwas zu tun (möglicherweise etwas, was sie nicht tun möchte). Wie? Wir zeigen es Ihnen.
Sie können sich jetzt entspannen, wenn wir Ihnen sagen, dass Erinnerungs-E-Mails einfach zu verfassen sind, wenn Sie das richtige Format verstehen und wissen, wie man sie professionell anpreist. Wir gehen den Prozess Schritt für Schritt durch und machen es so einfach wie möglich, Erinnerungs-E-Mails zu schreiben, die Ergebnisse liefern. Lass uns das machen.
Was sind Erinnerungs-E-Mails?
Erinnerungs-E-Mails sind einfache Nachrichten, die Sie senden, wenn Sie jemanden brauchen, der etwas tut. Keine Rechnung erhalten? Senden Sie eine freundliche Erinnerung. Kein Bericht erhalten? Senden Sie eine freundliche Erinnerung. Warten Sie auf Ihr Geld? SENDEN SIE EINE FREUNDLICHE ERINNERUNG.
Möglicherweise haben sie vergessen, ein Dokument zu senden, eine Rechnung zu bezahlen oder Ihre Bewerbung zu bestätigen.
Sie versenden häufig sanfte Erinnerungs-E-Mails, während Sie darauf warten, dass jemand etwas für Sie tut. In solchen Fällen kann es leicht zu Frustration kommen, aber Sie sollten immer versuchen, so professionell wie möglich zu sein.
Wie kann man das machen? Sehen Sie sich zunächst unsere 5 Beispiele für sanfte Erinnerungs-E-Mails an!
5 Beispiele für freundliche Erinnerungs-E-Mails
Es ist einfacher, Ihnen zu zeigen, wie das geht, also werden wir es tun. Hier sind 5 Beispiele für Erinnerungs-E-Mails, die Ihnen den Einstieg in das Verfassen Ihrer eigenen E-Mails erleichtern sollen. Lesen Sie die E-Mails, überprüfen Sie das Format und erfahren Sie, wie Sie Ihr eigenes Format erstellen!
Freundliche Erinnerungs-E-Mail, um etwas zu senden
Wenn ein Kollege, Kunde, Auftragnehmer, Familienmitglied oder Freund vergessen hat, etwas zu senden, ist diese Erinnerungs-E-Mail genau das Richtige für Sie. Darin bieten wir eine herzliche Begrüßung und Erklärung darüber, was wir wann und warum wollen. Vergessen Sie nicht die Details, sonst könnte Ihre E-Mail ignoriert werden (das ist uns passiert).
In diesem Beispiel für eine professionelle Erinnerungs-E-Mail versuchen wir, nicht aufdringlich zu sein. Niemand lässt sich gerne zum Antworten zwingen. Überprüfen Sie daher Ihren Tonfall, bevor Sie eine Nachricht schreiben.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich wollte mich an Sie wenden und Sie an [ den Gegenstand/die Veranstaltung/die Aufgabe ] erinnern, über den wir zuvor gesprochen haben.
Wir benötigen immer noch [ den Gegenstand/die Veranstaltung/die Aufgabe ] und wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie können es uns so schnell wie möglich zusenden. [ Geben Sie bei Bedarf zusätzliche Details oder Anweisungen an ]
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit und wir freuen uns darauf, [ den Artikel/die Veranstaltung/die Aufgabe ] von Ihnen zu erhalten.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Freundliche Erinnerungs-E-Mail für unbezahlte Rechnung
Zeig mir das Geld! Unbezahlte Rechnungen sind frustrierend und ärgerlich, aber es kann einen Grund dafür geben, warum die Zahlung verspätet erfolgt. Gehen Sie also nicht mit voller Kraft los. Erinnern Sie die Person stattdessen an den Betrag, alle Rechnungsdetails und die Art und Weise, wie die Zahlung nun fällig ist.
In diesem Beispiel bleiben wir ruhig und elegant, behaupten aber selbstbewusst, was wir wollen (Ihr Geld) und bis wann (sofort!).
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Dies ist eine freundliche Erinnerung an eine unbezahlte Rechnung.
Die Rechnungsdetails lauten wie folgt:
Rechnungsnummer: [ Rechnungsnummer ]
Rechnungsdatum: [ Rechnung Datum ]
Betrag: [ Betrag ]
Bitte beachten Sie, dass die Zahlung für diese Rechnung jetzt überfällig ist. Bitte veranlassen Sie die Zahlung so bald wie möglich.
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Erläuterungen benötigen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Angelegenheit.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Sanfte Erinnerungs-E-Mail zu einer Bewerbung
Wenn Sie lange Zeit damit verbracht haben, eine Bewerbung einzureichen, aber keine Antwort erhalten haben, ist dieses E-Mail-Beispiel ideal. Es kann einen triftigen Grund geben, warum eine Bewerbung nicht bestätigt wurde. In diesem Beispiel sind wir daher höflich, geben alle Details an und drängen auf eine Antwort. Das Glück begünstigt die Mutigen!
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich wollte mich bezüglich der Stellenbewerbung, die ich am [ Datum ] eingereicht habe, noch einmal informieren. Ich verstehe, dass Sie viele Bewerbungen erhalten müssen und dass es Zeit braucht, sie alle zu prüfen. Ich interessiere mich jedoch sehr für die [ Stelle ] und würde mich über ein Update zum Status meiner Bewerbung freuen.
Zur besseren Übersicht habe ich meinen Lebenslauf und mein Anschreiben noch einmal beigefügt. Ich glaube, dass meine Fähigkeiten und Erfahrungen mich zu einem guten Kandidaten für diese Rolle machen. Ich bin zuversichtlich, dass ich einen positiven Beitrag zu Ihrem Team leisten kann.
Ich bitte Sie, mich über den Status meiner Bewerbung auf dem Laufenden zu halten. Für Rückmeldungen und Informationen wäre ich dankbar. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit für diese Angelegenheit.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Sanfte Erinnerungs-E-Mail für Ihren Urlaubsantrag
Jeder liebt einen Urlaub, aber Sie können ihn erst buchen, wenn Sie Ihren Urlaub vereinbart haben! Wenn Ihr Chef Ihrem Urlaubsantrag noch nicht zugestimmt hat, senden Sie diese Beispiel-E-Mail. Auch hier gibt es wahrscheinlich einen triftigen Grund, keine Antwort zu erhalten. Deshalb erklären wir in diesem Beispiel, warum wir eine Antwort benötigen, und geben eine Frist an.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um Sie an meinen Urlaubsantrag zu erinnern, den ich am [ Datum ] eingereicht habe. Wie ich bereits erwähnt habe, möchte ich mir vom [ Startdatum ] bis zum [ Enddatum ] eine Auszeit nehmen, um neue Energie zu tanken und schöne Zeit mit meiner Familie zu verbringen.
Es ist mir wichtig, so schnell wie möglich Ihre Genehmigung zu erhalten wie möglich, damit ich die notwendigen Vorkehrungen treffen kann. Ich verstehe, dass Sie möglicherweise beschäftigt sind, bitte ich Sie jedoch, meine Anfrage zu prüfen und mir bis zum [ Fristtermin ] eine Antwort zukommen zu lassen. Dies würde mir genügend Zeit geben, die erforderlichen Vorkehrungen zu treffen und bei Bedarf eine reibungslose Übergabe meiner Aufgaben an einen Kollegen sicherzustellen.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit für diese Angelegenheit und ich freue mich darauf, bald von Ihnen zu hören .
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Sanfte Erinnerungs-E-Mail an einen Mitarbeiter
Wenn Ihnen ein Mitarbeiter, den Sie leiten, nichts geschickt hat, können Sie etwas energisch sein und eine Antwort verlangen. Diese Erinnerungs-E-Mail an Mitarbeiter ist eine perfekte Vorlage zum Erstellen Ihrer eigenen Erinnerungs-E-Mails. Passen Sie es an Ihre Situation und Ihren Schreibstil an.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich vertraue darauf, dass Sie mit dieser E-Mail bei guter Gesundheit sind. Mit diesem Schreiben möchte ich Sie daran erinnern, dass ich [ das von Ihnen angeforderte Dokument/die Berichte/Informationen ] [ zum angegebenen Datum/zur Fälligkeit ] noch nicht erhalten habe. Für uns ist es wichtig, diese [ Aufgabe/Projekt/Problem ] zeitnah [ abzuschließen/analysieren/diskutieren ] .
Ich bitte Sie höflich, dieser Angelegenheit Priorität einzuräumen und mir die [ Dokumente/Berichte] zur Verfügung zu stellen /information ] so bald wie möglich. Wenn Sie Hilfe benötigen oder Bedenken haben, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit für diese Angelegenheit.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
So schreiben Sie wirkungsvolle, freundliche Erinnerungs-E-Mails
Das Schreiben von Erinnerungs-E-Mails kann schwierig sein, da Sie den richtigen Ton treffen müssen. Natürlich möchten Sie entspannt und professionell sein, aber Sie müssen auch selbstbewusst und klar sein, dass Sie eine Lösung wollen.
Die obigen Beispiele zeigen, wie Sie den richtigen Ton treffen, aber Sie müssen diese E-Mails an jede Situation anpassen.
Bevor wir uns mit den wesentlichen Tipps befassen, wollen wir uns mit der Strukturierung Ihrer Erinnerungs-E-Mails befassen.
Zuverlässige Erinnerungs-E-Mails haben alle dasselbe Format, das aus drei Teilen besteht:
- Betreffzeile der Erinnerungs-E-Mail
- Mutiger und ausdrucksstarker Fließtext
- Abmeldung und nächste Schritte
Wir können diese überprüfen, um Ihnen bei der Erstellung von Erinnerungs-E-Mails zu helfen, die Ergebnisse liefern.
Betreffzeile der Erinnerungs-E-Mail
Ihre Betreffzeile sollte der Person genau sagen, warum Sie eine Nachricht senden. Scheuen Sie sich nicht, Ihren Überschriften Wörter wie „Erinnerung“, „zu Ihrer Aufmerksamkeit“ oder „dringend“ hinzuzufügen.
Überlegen Sie, wem Sie eine E-Mail senden und was ihre Aufmerksamkeit erregen würde. Was auch immer Sie tun, seien Sie in Ihren Betreffzeilen nicht wütend oder aggressiv.
Hier sind einige Beispiele für Betreffzeilen für Erinnerungs-E-Mails, die als Inspiration dienen sollen.
- Erinnerung: Können Sie bitte...
- Erinnerung: Rechnung ausstehend
- Urlaubserinnerung: Können Sie antworten?
- Dringende Frist: (Datum einfügen)
- Haben Sie meine Bewerbung geprüft?
Kopie des Textkörpers der Erinnerungs-E-Mail
In der Textkopie Ihrer Erinnerungs-E-Mail legen Sie Ihre Argumente dar, legen Ihre Bedingungen dar und stellen Ihre Forderungen. Es klingt ernst, aber wir beginnen positiv mit einem freundlichen „Hallo“ oder „Hallo“ und dem Namen der Person.
Nehmen wir an, jemand hat vergessen, uns ein wichtiges Dokument zu schicken. Geben Sie zunächst den Zweck Ihrer Nachricht an.
„Ich kontaktiere Sie, da das von mir angeforderte Dokument nicht eingetroffen ist. Die Frist lautete (Datum einfügen).“
Geben Sie als Nächstes einen Kontext für Ihre Anfrage und die Auswirkungen einer verspäteten Antwort an.
„Ich hatte gehofft, das Dokument als Teil einer Präsentation zu verwenden, die ich gehalten habe (Datum einfügen).“
Kommen wir nun zur Bitte (oder Forderung, wenn Sie es so ausdrücken möchten).
„Können Sie bestätigen, dass Sie meine ursprüngliche Anfrage erhalten haben und mir das Dokument noch heute zusenden können?“
Das ist ausreichend, aber Sie können bei Bedarf weitere Details hinzufügen.
„Der Stichtag für den Erhalt des Dokuments ist (Datum einfügen). Wenn ich es also nicht bis dahin erhalte, kann ich es nicht in meiner Präsentation verwenden, was sehr enttäuschend wäre.“
Diese Erinnerungs-E-Mail sollte den Zweck erfüllen. Es ist präzise und durchsetzungsfähig, aber Sie zeigen nicht mit dem Finger oder suchen nach Schuldzuweisungen. Stattdessen präsentieren Sie eine Lösung, und das ist wichtig.
Erinnerungs-E-Mail-Abmeldung/nächste Schritte
Die obige Nachricht ist großartig, um Aufmerksamkeit zu erregen und zu erklären, was Sie wollen und warum. Sie möchten positiv abschließen, aber auf eine Antwort drängen.
„Ich hoffe, dass wir das Problem heute beheben können. Wir wissen Ihre Hilfe bei der Lösungsfindung sehr zu schätzen.“
Das hört sich alles großartig an. Fügen Sie als Nächstes Ihre Kontaktdaten und weitere Informationen hinzu.
„Sie können mich jederzeit kontaktieren, um dies zu besprechen unter (Details einfügen).
Fügen Sie abschließend noch eine Verabschiedung (Danke, freundliche Grüße, vielen Dank usw.), Ihren Namen und Ihre professionelle E-Mail-Signatur hinzu, und schon kann es losgehen.
Aber bevor Sie es versenden, lesen Sie unbedingt unsere Checkliste zum Verfassen besserer Erinnerungs-E-Mails durch.
Checkliste für Erinnerungs-E-Mails (tun Sie dies nicht)
Wir geben Ihnen Recht: Wir hassen es, Erinnerungs-E-Mails zu erhalten. Sie können negativ, kritisch und konfrontativ wirken. Dies sind alles Dinge, die Sie in Ihren Erinnerungs-E-Mails vermeiden sollten.
Hier sind einige Dinge, die Sie in Erinnerungs-E-Mails nicht tun sollten. (Machen Sie im Grunde das Gegenteil).
- Sprechen Sie die Person nicht wirklich förmlich an. Verwenden Sie unbedingt ihren Vornamen und grüßen Sie höflich.
- Seien Sie nicht unhöflich oder aggressiv. Seien Sie positiv.
- Erwarten Sie nicht, dass Ihre Anfrage Priorität hat. Seien Sie sich bewusst, dass es Gründe geben kann, warum sie nicht antworten konnten.
- Hinterlassen Sie nicht unsere Daten. Geben Sie in Ihren E-Mails alles an.
- Vergessen Sie nicht eine Frist und einen CTA. Sagen Sie der Person, was Sie von ihr erwarten und bis wann.
- Verpassen Sie nicht, Anhänge oder Links hinzuzufügen. Überprüfen Sie noch einmal alles in Ihren E-Mails.
- Machen Sie sich beim Schreiben von E-Mails keinen Stress. Probieren Sie das E-Mail-Schreibtool von HIX.AI aus .
- Senden Sie nicht ohne Korrekturlesen. Korrekturlesen (selbstverständlich).
- Vergessen Sie nicht, eine Nachuntersuchung zu vereinbaren. Fügen Sie Ihrem Tagebuch Details hinzu.
- Seien Sie nicht die Person, die JEDEN in eine E-Mail kopiert. Behandeln Sie die Person mit etwas Respekt und lassen Sie sie das Problem lösen.
Einige dieser Tipps beziehen sich sowohl auf das Verhalten als auch auf das Schreiben. Aber es hängt alles davon ab, wie Sie bei der Arbeit wahrgenommen werden und welchen beruflichen Ruf Sie haben.
Abschluss
Dies ist eine Erinnerung daran, dass Sie alles lesen und lernen sollten. Wenn Sie es nicht getan haben, kehren Sie zum Anfang zurück und beginnen Sie erneut!
Aber im Ernst, wir alle wissen, dass das Schreiben von Erinnerungs-E-Mails nicht einfach ist, da man sie professionell anpreisen, aber auf ein Ergebnis drängen muss. Aber vertrauen Sie uns, mit der Übung wird es auf jeden Fall einfacher (vertrauen Sie uns), aber bleiben Sie beim Format oder kopieren Sie unsere Beispiele, und alles wird gut. Konzentrieren Sie sich auf die Zukunft und drängen Sie auf ein Ergebnis, anstatt zu versuchen, irgendjemandem die Schuld zu geben.
Es ist schließlich eine geschäftliche und keine persönliche Angelegenheit.