Haben Sie bei der Arbeit etwas Wichtiges zu besprechen? Dann vereinbaren Sie einen Termin! Wenn Sie für sich selbst, im Namen Ihres Chefs oder Ihres Unternehmens ein Treffen vereinbaren, müssen Sie eine Anfrage senden.
Besprechungsanfragen sind Standardbestandteile der beruflichen Korrespondenz, das heißt, sie entsprechen den Regeln und der formellen E-Mail-Etikette . Wenn Sie nicht wissen, was das ist, machen Sie sich keine Sorgen – wir erklären es Ihnen in diesem E-Mail-Meisterkurs für Besprechungsanfragen.
Wir erklären, was Besprechungsanfragen sind, wann man sie verschickt und wie man sie schreibt. Sie können sich außerdem fünf Beispiele für Besprechungs-E-Mail-Anfragen ansehen, die Folgendes abdecken:
- Interne Besprechungsanfrage-E-Mail
- Externe Besprechungsanfrage-E-Mail
- E-Mail mit Anfrage für ein persönliches Treffen
- E-Mail mit Telefon-/Zoom-Meeting-Anfrage
- Informelle E-Mail mit Besprechungsanfrage
Mit unserer Hilfe werden Sie nie wieder auf einen leeren Bildschirm oder Besprechungsraum starren!
Was ist eine E-Mail mit Besprechungsanfragen?
E-Mails mit Besprechungsanfragen sind Nachrichten zur Organisation eines Treffens zwischen zwei (oder mehr) Personen. Bei Anfrage-E-Mails geht es darum, das Bewusstsein zu schärfen und eine Antwort zu generieren. Einfach ausgedrückt: Sie drängen auf eine Antwort (ja, wissen Sie, oder vielleicht!).
E-Mails mit Besprechungsanfragen müssen mehrere Dinge enthalten:
- Einzelheiten darüber, worum es bei dem Treffen geht
- Warum es notwendig ist
- Wer kommt zur Besprechung und spricht/präsentiert?
- Die erwarteten Ergebnisse
- Wichtige Besprechungsdetails (Datum, Uhrzeit, Ort)
- Ergänzende Informationen (Parkplätze, Zugangsdaten etc.)
Bei Besprechungsanfragen geht es darum, zu bestätigen, ob jemand teilnehmen kann oder uns treffen möchte. Wir können Ihnen jederzeit weitere E-Mails senden.
Das klingt nach einer Menge Informationen, aber das bedeutet nicht, dass E-Mails mit Besprechungsanfragen lang sein müssen. Es ist einfacher, Ihnen zu zeigen, wie das in der Praxis funktioniert, was wir im nächsten Abschnitt tun werden!
5 E-Mail-Beispiele für Besprechungsanfragen
Um Ihnen zu helfen, zu verstehen, was Besprechungsanfragen sind und welches Format Sie befolgen sollten, finden Sie hier 5 E-Mail-Beispiele für Besprechungsanfragen, die von den Profis von HIX.AI erstellt wurden.
Interne Besprechungsanfrage-E-Mail
Interne E-Mail-Anfragen werden zwischen Kollegen verschickt, die zusammenarbeiten (hoffentlich!) und eine bestehende Beziehung haben. Daher können wir einige Details weglassen und uns auf den Kern des Meetings und die erwarteten Ergebnisse konzentrieren.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, diese Nachricht erreicht Sie in guter Stimmung. Ich schreibe Ihnen, um ein Treffen zur Besprechung von [ Thema des Treffens ] anzufordern. Ich glaube, dass ein offenes Gespräch unter uns dazu beitragen wird, den Fortschritt voranzutreiben und unsere Ziele effektiv aufeinander abzustimmen.
Zu den Kernpunkten, die besprochen werden müssen, gehören:
[ Punkt 1 ]
[ Punkt 2 ]
[ Punkt 3 ]
Ich schlage vor, dieses Treffen am [ vorgeschlagenen Datum und zur vorgeschlagenen Uhrzeit ] abzuhalten. Bitte teilen Sie mir mit, ob Sie in dieser Zeit verfügbar sind. Wenn nicht, bin ich offen für Vorschläge für einen geeigneten alternativen Steckplatz. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass jeder ein klares Verständnis von [ Meeting-Thema ] hat und den weiteren Weg bespricht.
Ich gehe davon aus, dass das Meeting ungefähr [ Dauer ] dauern wird, und versuche, alle damit verbundenen Probleme anzusprechen Themen effizient und zeitnah zu vermitteln.
Bitte bestätigen Sie Ihre Verfügbarkeit, damit wir die Besprechungsdetails festlegen können.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Externe Besprechungsanfrage-E-Mail
Externe Besprechungsanfragen müssen formell, professionell und persönlich sein – wie wir in diesem Beispiel zeigen. Dabei geht es darum, Aufmerksamkeit zu erregen und die Anwesenheit zu bestätigen. Beschränken Sie Details auf ein Minimum und konzentrieren Sie sich auf Termine!
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Mein Name ist [ Ihr Name ] und ich bin [ Ihre Position ] bei [ Ihrem Unternehmen ] . Ich schreibe Ihnen, um ein Treffen anzufordern, um mögliche Kooperationsmöglichkeiten zwischen unseren Unternehmen zu besprechen.
Wir bei [ Ihr Unternehmen ] hatten die Gelegenheit, mehr über die bemerkenswerte Arbeit zu erfahren, die Ihr Team in der Branche geleistet hat. Wir glauben, dass ein Treffen eine hervorragende Plattform für uns wäre, um Bereiche zu erkunden, in denen wir unsere Dienstleistungen möglicherweise an den Zielen Ihres Unternehmens ausrichten und eine für beide Seiten vorteilhafte Partnerschaft aufbauen können.
Ich schlage vor, dass wir uns am [ vorgeschlagenen Termin] treffen ] zum [ vorgeschlagenen Zeitpunkt ] . Wenn dieser Zeitpunkt für Sie nicht günstig ist, kann ich ihn alternativ flexibel an Ihre Verfügbarkeit anpassen. Die Besprechungsdauer würde ungefähr [ Besprechungsdauer ] betragen, um sicherzustellen, dass wir die potenziellen Möglichkeiten der Zusammenarbeit effektiv abdecken und alle Ihre Fragen beantworten können.
Ich schätze die beträchtliche Zeit und Hingabe, die solche Angelegenheiten erfordern, und das versichere ich Ihnen Wir möchten Ihnen mitteilen, dass wir uns voll und ganz dafür einsetzen, dieses mögliche Treffen so produktiv und fruchtbar wie möglich zu gestalten.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob der vorgeschlagene Zeitplan für Sie akzeptabel ist oder ob Sie ein anderes Datum und eine andere Uhrzeit bevorzugen. Ich freue mich auf die Möglichkeit, dieses Treffen durchzuführen, und auf die potenziellen Chancen, die diese Zusammenarbeit für unsere beiden Teams mit sich bringen könnte.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
E-Mail mit Anfrage für ein persönliches Treffen
Mittlerweile finden die meisten Meetings online statt (siehe Beispiel unten!), aber persönliche Meetings erfreuen sich immer noch großer Beliebtheit. Bei der Organisation persönlicher Treffen gibt es weitere Überlegungen wie Ort, Zeit usw. In dieser E-Mail mit der Bitte um eine persönliche Besprechung wird versucht, einen Konsens für diese Details zu finden.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um den Termin für unser bevorstehendes Treffen zu bestätigen.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob der vorgeschlagene Terminplan für Sie in Frage kommt. Wir haben das Treffen für [ Datum ] um [ Uhrzeit ] festgelegt und der Veranstaltungsort ist [ Ort ] . Wenn es irgendwelche Konflikte oder Bedenken gibt, informieren Sie mich bitte, dann können wir alternative Regelungen besprechen.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und ich freue mich darauf, Sie persönlich kennenzulernen.
Bestens Grüße
[ Ihr Name ]
E-Mail mit Telefon-/Zoom-Meeting-Anfrage
Online-Meetings über Zoom, Teams oder Skype (erinnern Sie sich daran?) lassen sich leicht arrangieren, wenn Sie wissen, dass Ihre Teilnehmer verfügbar sind. In dieser E-Mail mit Besprechungsanfragen geht es darum, einen passenden Termin für alle zu finden.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Angesichts der aktuellen Umstände schlage ich vor, dass wir eine [ Zoom/Teams/Skype ] -Besprechung abhalten, um [ Besprechungsthema ] zu besprechen. Ich glaube, dass wir dadurch alle viel Zeit sparen und gleichzeitig eine effektive Kommunikation aufrechterhalten würden. Bitte schlagen Sie innerhalb der kommenden Woche ein Datum und eine Uhrzeit vor, die am besten zu Ihnen passt.
Wir freuen uns auf Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Informelle E-Mail mit Besprechungsanfrage
Wenn Sie Freunden (oder langjährigen Kollegen oder Kunden) Nachrichten senden, können Sie die informelle Besprechungsanfrage verwenden. Vielleicht möchten Sie sie zu einer Mahlzeit, einem Getränk oder einem Spaziergang einladen. Was auch immer Sie tun möchten, diese informelle Vorlage für eine Besprechungsanfrage ist ein guter Einstieg.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich melde mich, um zu sehen, ob Sie daran interessiert sind, demnächst gemeinsam etwas zu essen. Ich habe mich nach einer guten Unterhaltung gesehnt und dachte, es wäre toll, mich bei einem leckeren Essen auszutauschen.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie verfügbar sind und ob es ein bestimmtes Datum oder eine bestimmte Uhrzeit gibt, die am besten passt für dich. Ich bin ziemlich flexibel und kann meinen Zeitplan entsprechend gestalten.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
So schreiben Sie E-Mails für eine Besprechungsanfrage
E-Mails mit Besprechungsanfragen sind professionelle Nachrichten, die darauf abzielen, eine Verbindung herzustellen und Details zu bestätigen. Denken Sie daran, dass es bei Ihrer Besprechungsanfrage darum geht, einen Termin in den Terminkalender einzutragen. Sie werden wahrscheinlich weitere Informationen (z. B. eine Tagesordnung, eine Rednerliste, Präsentationen usw.) bereitstellen, wenn Sie den Termin versenden.
Hier sind einige der Dinge, die Sie in jede E-Mail mit Besprechungsanfragen aufnehmen sollten:
- Datum und Uhrzeit: Schlagen Sie eine Uhrzeit (oder eine mögliche Uhrzeit) vor.
- Dauer: Geben Sie die voraussichtliche Besprechungsdauer an
- Ort oder Meeting-Plattform: Geben Sie an, ob es sich um ein physisches oder virtuelles Meeting handelt
- Agenda: Geben Sie einen Überblick über die Themen, die Sie besprechen werden, und die gewünschten Ergebnisse
- Teilnehmer: Geben Sie die erforderlichen und optionalen Teilnehmer deutlich an
- Vorbereitung: Erwähnen Sie alle benötigten Dokumente oder Informationen
- Bestätigung: Fordern Sie eine Teilnahmebestätigung an oder schlagen Sie alternative Zeiten vor
Das hört sich nach viel an, also teilen wir es in drei Teile auf:
- Betreff
- Körper Kopie
- Abmeldung/nächste Schritte
Wir können mit der Betreffzeile beginnen.
Betreffzeile der E-Mail mit Besprechungsanfrage
Die Betreffzeile Ihrer Besprechungsanfragenachrichten muss den Inhalt zusammenfassen. Verschwenden Sie keine Worte; Angenommen, Sie organisieren ein Treffen. Schauen Sie sich unten unser E-Mail-Beispiel für 25 Besprechungsanfragen an, um loszulegen!
E-Mail für interne Besprechungsanfragen:
- Einladung: Lassen Sie uns den Fortschritt von Project Alpha besprechen
- Bitte um ein Teamtreffen zur Besprechung der Quartalsziele
- Team-Brainstorming-Sitzung: Ihre Anwesenheit wird geschätzt
- Vorgeschlagener Termin für die Überprüfungssitzung der Abteilung
- Rufen Sie uns an, um uns zu treffen: Lassen Sie uns unsere Zusammenarbeit verbessern
E-Mail für externe Besprechungsanfragen:
- Erkundung von Partnerschaftsmöglichkeiten: Vorgeschlagenes Treffen
- Einladung zur Diskussion möglicher Kooperationsstrategien
- Ich suche nach Ihrer Verfügbarkeit: Produktbewertungstreffen
- Gelegenheit, gemeinsame Geschäftsziele zu besprechen
- Terminanfrage: Lassen Sie uns die Zukunftsaussichten besprechen
E-Mail zur Anfrage für ein persönliches Treffen:
- Vorgeschlagenes persönliches Treffen, um unser Verständnis zu vertiefen
- Einladung: Nehmen Sie an einem persönlichen Strategiegespräch teil
- Ich suche Ihre Verfügbarkeit für eine Projektbesprechung vor Ort
- Fordern Sie ein persönliches Treffen an, um bevorstehende Initiativen zu besprechen
- Lassen Sie uns persönlich miteinander in Kontakt treten: Diskussion zur Projektzusammenarbeit
E-Mail für Telefon-/Zoom-Meeting-Anfrage:
- Virtuelle Besprechungsanfrage: Besprechen der neuen Marketingstrategie
- Ihre Anwesenheit wird erbeten: Zoom-Aufruf zu Projektaktualisierungen
- Einladung zum Telefontreffen über die neuesten Entwicklungen
- Vorgeschlagener Termin für eine Telefonbesprechung zu den Quartalszielen
- Ich suche Ihre Verfügbarkeit für eine virtuelle Brainstorming-Sitzung
Informelle E-Mail für Besprechungsanfragen:
- Gespräch beim Kaffee: Lassen Sie uns einige Ideen besprechen
- Freundliche Treffenanfrage, um unsere gemeinsamen Interessen zu besprechen
- Lässiges Treffen zum Gedankenaustausch über Projekt X
- Einladung zum Team-Mittagessen und Lernen
- Lassen Sie uns miteinander in Kontakt treten: Informelle Diskussion über Arbeitsplatzverbesserungen
Kopie des E-Mail-Textes der Besprechungsanfrage
Im Fließtext legen wir das Treffen, den Zweck, die Zeit, den Ort und die Ergebnisse fest. Wir beginnen mit einer personalisierten Ansprache unter Verwendung des Vornamens der Person: „Hallo (Vorname)“.
Beginnen Sie die E-Mail nun mit einem herzlichen Willkommen und dem Zweck Ihrer Nachricht. In diesem Beispiel möchten wir die Verkaufszahlen überprüfen.
„Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich kontaktiere Sie und frage Sie, ob Sie für ein Zoom-Meeting zur Verfügung stehen, um die Verkaufszahlen dieses Quartals zu besprechen?“
Um ihnen zu helfen, geben Sie einige Details an. Verwenden Sie Aufzählungspunkte, um es so einfach wie möglich zu machen.
Die Details sind unten:
- Terminzeit
- Zweck: Besprechung der Verkaufszahlen dieses Quartals und Beurteilung der Leistung
- Teilnehmer:
- Struktur: (einige Details hinzufügen)
Okay, das ist kurz – aber Aufzählungspunkte ermöglichen es uns, viele Informationen schnell zu vermitteln. Kommen wir zur letzten Phase...
E-Mail-Abzeichnung der Besprechungsanfrage/nächste Schritte
Wir haben erklärt, worum es bei dem Treffen geht und warum es notwendig ist. Jetzt bestätigen wir den Zeitpunkt.
„Können Sie bestätigen, dass Sie teilnehmen können und dass Datum und Uhrzeit für Sie geeignet sind? Wenn ja, werde ich Ihnen die Anmeldedaten so schnell wie möglich mitteilen.“
Sie können sie bitten, Alternativen vorzuschlagen.
„Wenn dieses Datum oder diese Uhrzeit nicht funktioniert, schlagen Sie gerne Alternativen vor.“
Schließen Sie mit einem positiven Ende ab. „Ich freue mich auf Ihre Kontaktaufnahme“ ist passend.
Fügen Sie nun Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten oder Ihre Unterschrift sowie alle anderen Informationen hinzu, und schon kann dieses Meeting beginnen!
Grundlegende Checkliste: 10 Prinzipien für das Verfassen von E-Mails mit Besprechungsanfragen
Hier sind einige echte Goldtipps zum Verfassen effektiver E-Mails für eine Besprechungsanfrage von den Profis von HIX.AI
- Geben Sie Datum, Uhrzeit und Ort an : Geben Sie immer deutlich das vorgeschlagene Datum, die Uhrzeit und den Ort des Treffens an. Dies ist das Wichtigste (aber die Leute vergessen es immer noch).
- Geben Sie frühzeitig den Zweck Ihres Treffens an : Sie möchten also ein Treffen. Großartig! Geben Sie unbedingt so schnell wie möglich an, worum es bei dem Treffen geht und warum Sie es vereinbaren.
- Verwenden Sie Aufzählungspunkte : Aufzählungspunkte sind eine großartige Möglichkeit, viele Details leicht verständlich aufzulisten.
- Halten Sie es kurz : Besprechungsanfragen sind der Anfang – überfordern Sie den Leser also nicht mit zu vielen Informationen. Speichern Sie die Details für das Meeting.
- Sprechen Sie die Person richtig an: Sprechen Sie die Person (oder die Personen) immer mit ihrem Vornamen an. Das baut eine Beziehung auf und ist höflich.
- Beenden Sie mit einem CTA : Sagen Sie der Person, was Sie von ihr erwarten! Ein CTA macht es Ihnen so einfach wie möglich, eine Antwort zu erhalten.
- Wert ausdrücken : Meetings machen nicht viel Spaß, also erklären Sie, was die Person von dem Meeting haben wird. Der Ausdruck von Werten ist entscheidend, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.
- Seien Sie höflich und professionell : Es klingt offensichtlich, aber auch wenn Sie die Person kennen, seien Sie immer professionell, wenn Sie Ihre Besprechungsanfragen per E-Mail versenden.
- Machen Sie Betreffzeilen einfach: Sie sollten Ihre Besprechungsanfrage in Ihrer Betreffzeile zusammenfassen. Halten Sie es kurz, einfach und leicht verständlich, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
- Verwenden Sie HIX.AI E-Mail-Generator. Natürlich könnten Sie Stunden damit verbringen, E-Mails für eine Besprechungsanfrage zu schreiben, aber warum sollten Sie sich die Mühe machen, wenn HIX.AI E-Mail-Generator das für Sie erledigen kann? Dieser erstaunliche, KI-gestützte E-Mail-Generator kann in Sekundenschnelle effektive Nachrichten für Besprechungsanfragen erstellen. Warum probieren Sie es nicht noch heute aus?
Abschluss
Was halten Sie davon, jetzt eine Besprechungsanfrage per E-Mail zu senden? Wir hoffen, dass Sie sich darüber im Klaren sind, was E-Mails mit Besprechungsanfragen sind, welches Standardformat Sie befolgen müssen und was sie enthalten sollen. Wenn Sie keine Inspiration mehr haben oder weitere Informationen benötigen, schauen Sie sich unsere Tipps an und kopieren Sie unsere Muster. Für die einfachste Lösung nutzen Sie die Leistungsfähigkeit der Technologie und lassen Sie HIX.AI Ihre E-Mails mit Besprechungsanfragen schreiben.