Das Schreiben von E-Mails auf Englisch kann etwas verwirrend sein, wenn es nicht Ihre Muttersprache ist. Auch für Englischsprachige kann es eine Herausforderung sein! Warum? Denn das englische E-Mail-Format hat einige festgelegte Regeln, Konventionen und Strukturen, die Sie unbedingt lernen müssen.
Ist es schwierig, E-Mails auf Englisch zu schreiben? Nein, ist es nicht. Solange Sie sich an die Regeln halten, die wir in diesem Leitfaden festlegen, werden Sie keine Probleme haben, professionelle E-Mails für jede Situation und jeden Umstand zu verfassen.
Bereit zu lernen? Wir werden das vierteilige E-Mail-Format in englischer Sprache behandeln und es dann mit fünf Beispielen zum Leben erwecken, die Folgendes abdecken:
- Professionelle E-Mail an den Chef
- Professionelle E-Mail an einen Klienten/Kunden
- Professionelle Beschwerde-E-Mail
- Professionelle Rechnungs-E-Mail
- E-Mail mit professioneller Verbindungsanfrage
Für englischsprachige E-Mails gelten einige Etikette, die Sie unbedingt kennen sollten. Das HIX.AI Team aus E-Mail-Insidern hat einen Leitfaden erstellt, der Ihnen dabei hilft, E-Mail-Exzellenz zu erreichen!
Muss ich das englische E-Mail-Format verwenden?
E-Mails sind lustige Dinge. Sie sind definitiv eine Technologie des 21. Jahrhunderts, aber sie unterliegen immer noch den Konventionen des viktorianischen Zeitalters. Ja, die Zeit der Pferdefuhrwerke, der handgeschriebenen Briefe und der übertriebenen Formalität.
Manche Leute finden, dass das englische Sprachformat, nun ja, formell sein kann – und das ist es auch. Das bedeutet nicht, dass es Kreativität oder Innovation einschränkt. Es bietet lediglich einige Grenzen.
Das professionelle E-Mail-Format wird weltweit akzeptiert und verstanden. Wenn Sie also E-Mails an Personen in anderen Unternehmen oder in anderen Ländern senden, ist es wichtig, dass Sie sich an das Format halten. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre E-Mails von allen Empfängern verstanden werden.
Sollten Sie immer das englischsprachige Format verwenden? Ja, wenn Sie berufliche E-Mails schreiben – es gibt jedoch einige Ausnahmen.
Kalte E-Mails und Verkaufs-E-Mails können – und tun dies häufig auch – ein anderes Format verwenden. Der Zweck besteht darin, den Leser zu schockieren, der eine Standardstruktur erwartet.
Wenn Sie E-Mails an Freunde senden (oder persönliche E-Mails senden), können Sie diese nach Ihren Wünschen strukturieren.
All das Gerede über das englischsprachige Format hat Sie wahrscheinlich dazu gebracht, sich zu fragen, was es ist ... Kommen wir also jetzt dazu.
Das englischsprachige E-Mail-Format erklärt
Wir können die Struktur von E-Mails bis ins 19. Jahrhundert zurückverfolgen (und sogar schon davor).
Natürlich haben sich die Dinge ein wenig geändert – Dinge wie die Betreffzeile waren im Jahr 1872 keine Pflicht mehr. Aber im Grunde verwenden wir immer noch das gleiche Format.
Also, was ist es?
Das englischsprachige E-Mail-Format besteht aus vier Teilen. Um professionelle E-Mails zu erstellen, müssen Sie verstehen, worum es in den einzelnen Abschnitten geht und welchen Zweck sie haben.
Die 4 Schritte sind:
- E-Mail-Betreffzeile
- E-Mail-Begrüßung
- Kopie des E-Mail-Textes
- E-Mail-Abmeldung/nächste Schritte
Wir werden die Zeit nacheinander durchgehen, um das richtige Format zu erklären. Sobald Sie dies verinnerlicht haben, können Sie dieses Format für jede E-Mail verwenden, die Sie schreiben möchten.
E-Mail-Betreffzeile
Jede großartige englische E-Mail beginnt mit der Betreffzeile. Ihre Betreffzeile ist eine Momentaufnahme Ihrer E-Mail. Es muss so ermutigend sein, dass sie die E-Mail öffnen.
Die besten Betreffzeilen sind:
- Kurz – zwischen 5 und 7 Wörter (idealerweise, kann aber bei Bedarf auch länger sein)
- Einfach und seriös
- Beschreiben Sie klar und deutlich, worum es in der E-Mail geht
- Enthält Daten, Referenzen und Titel (sofern zutreffend)
- Enthält eine Frist (falls vorhanden)
- Geben Sie bei Bedarf eine Anweisung („Dringend“ oder „Bitte antworten“)
Wir empfehlen kurze und klare Betreffzeilen, da wir täglich Hunderte von E-Mails erhalten. Das bedeutet, dass unklare oder verwirrende Betreffzeilen Gefahr laufen, ignoriert zu werden.
Kurze Betreffzeilen sind auch auf mobilen Geräten besser lesbar.
Lektion Nr. 1 – Halten Sie die Betreffzeilen kurz, einfach zu verstehen und klar.
E-Mail-Begrüßung
Ihre E-Mail-Begrüßung ist Ihr Einstieg in die E-Mail. Hier weichen wir (ein wenig) vom viktorianischen Zeitalter ab. Vor etwa 20 Jahren begannen E-Mail-Autoren E-Mails wie:
- Sehr geehrter Herr / Frau
- Sehr geehrter Herr (Name)
- Sehr geehrte Frau (Name)
Aber heute tun wir das nicht. Warum? Da sich das Schreiben von E-Mails auf Englisch ständig ändert, sind diese veraltet, irrelevant und für manche Menschen anstößig. Stattdessen werden selbst die formellsten E-Mails auf diese Weise eingeleitet:
- Hallo (Vorname der Person)
- Hallo (Vorname der Person)
- Lieber (Vorname der Person)
Lektion Nr. 2 Sie sollten immer den Vornamen der Person verwenden. Dies hilft, Barrieren abzubauen und sofort eine persönliche Verbindung aufzubauen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie eine E-Mail effektiv starten .
Kopie des E-Mail-Textes
Im Fließtext bauen Sie Ihre Nachricht auf. Es kann nur einen einzigen Satz umfassen oder sich über mehrere Seiten voller Details erstrecken. Es gibt keine Regeln für die E-Mail-Länge (obwohl die Etikette vorschreibt, dass E-Mails so kurz wie möglich sein sollten).
Typischerweise funktioniert das E-Mail-Format so:
- Begrüßung und Einführung – Sie stürzen sich nicht ins Geschäftliche, sondern begrüßen ihn positiv und stellen sich (falls Sie die Person nicht kennen) vor. Dazu kann gehören, wer Sie sind und wo Sie arbeiten.
- Geben Sie den Zweck Ihrer E-Mail an – Kommen Sie schnell auf den Punkt und geben Sie an, warum Sie eine Nachricht senden. „Ich bewerbe mich auf die ausgeschriebene Stelle (Stelle)“ ist perfekt.
- Gehen Sie ins Detail – Wenn Sie zusätzliche Informationen hinzufügen müssen, ist hier Ihre Chance. E-Mails sind keine Aufsätze, also halten Sie sich so kurz wie möglich. Verwenden Sie Dinge wie Aufzählungspunkte, um den Text aufzuteilen und komplexe Informationen so einfach wie möglich zu vermitteln.
Der Fließtext sollte kurz sein. Sie können jederzeit Links zu anderen Quellen oder Anhängen hinzufügen, um dem Leser zu helfen, zu verstehen, worum es in Ihrer Nachricht geht.
Lektion Nr. 3 – Geben Sie alle Informationen an, aber halten Sie sich kurz. Professionelle E-Mails kommen schnell auf den Punkt.
E-Mail-Abmeldung/nächste Schritte
Professionelle E-Mails sollten einen Zweck haben (wenn nicht, warum senden Sie sie?). Dies kann das Versenden von E-Mails sein, das Bitten um eine Bestätigung, dass ein Antrag eingegangen ist, oder die Aufforderung an jemanden, etwas zu unternehmen.
In der E-Mail-Sprache wird es als Call-to-Action (CTA) bezeichnet. CTAs sind Handlungsanweisungen und sollten immer am Ende Ihrer E-Mails stehen.
Sie müssen außerdem überprüfen und sicherstellen, dass Sie Kontaktdaten und Kontaktmöglichkeiten angegeben haben.
Ihr Abschied muss der Situation angemessen sein. Zu den geeigneten professionellen Abmeldungen gehören:
- Danke
- Vielen Dank
- Beste grüße
- Mit freundlichen Grüße
- Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören
Vermeiden Sie übermäßig pingelige und formelle Endungen wie:
- Dein
- Hochachtungsvoll
Lektion Nr. 4 – Fügen Sie immer einen CTA hinzu und erläutern Sie den Zweck Ihrer beruflichen E-Mail und das gewünschte Ergebnis.
Erfahren Sie mehr über die Schlusszeilen für eine englische E-Mail.
5 professionelle E-Mails auf Englisch
Verstehen Sie schon das professionelle E-Mail-Format? Wenn Ihnen das alles immer noch ein Rätsel ist, finden Sie hier 5 Beispiele, die Ihnen zeigen, wie es gemacht wird.
Diese Beispiele basieren auf einigen der gängigen Arten professioneller E-Mails, die Sie möglicherweise senden müssen. Lesen Sie sie, lernen Sie daraus und verstehen Sie das Format, bevor Sie Ihr eigenes schreiben!
Professionelle englische E-Mails an den Chef
Ihr Chef, Manager, Direktor oder CEO erwartet von Ihnen, dass Sie das formelle E-Mail-Format verstehen und verwenden. In diesem Beispiel für eine professionelle E-Mail an den Chef engagieren wir jemanden mit Autorität mit einer klaren Botschaft, die alle richtigen Kriterien erfüllt.
Lieber [ Name des Chefs ] ,
Ich vertraue darauf, dass diese E-Mail Sie gut findet.
Ich schreibe, um [ Thema oder Zweck der E-Mail ] zu besprechen. [ Geben Sie notwendige und relevante Details zum Thema an. Seien Sie prägnant und direkt. ]
Ich glaube, dass Ihre Erkenntnisse und Ihre Anleitung in dieser Angelegenheit wertvoll wären. Bei Bedarf können wir zu einem für Sie passenden Zeitpunkt ein Treffen vereinbaren, um dieses Thema weiter zu besprechen.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Zeit und Rücksichtnahme.
Beste Grüße,
[ Ihr Name ]
Professionelle englische E-Mails an einen Kunden/Kunden
Halten Sie sich immer an das E-Mail-Format, es sei denn, Ihr Kunde ist ein persönlicher Freund. In diesem Beispiel stellen wir eine einfache und leicht verständliche Nachricht bereit, bei der es darum geht, eine Antwort von Ihrem Kunden/Kunden zu erhalten. Sie können es für die tägliche Kundenkorrespondenz nutzen.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, diese Nachricht findet Dich gut.
Ich wende mich bezüglich [ Hinweis auf die vorliegende Angelegenheit ] an Sie. [ Geben Sie die erforderlichen Details oder Fragen zu der Angelegenheit an. ]
Ich freue mich über Ihr Feedback oder Ihre Fragen zu diesem Thema.
Danke für Ihre Aufmerksamkeit und Mitarbeit.
Beste Grüße,
[ Ihr Name ]
Professionelle englische Beschwerde-E-Mail
Verärgert über ein Produkt, eine Dienstleistung oder etwas anderes? Dann dulden Sie es nicht; beschweren! Diese professionelle Beschwerde-E-Mail geht tief ins Detail, erläutert Ihre Beschwerde und drängt auf eine Antwort und eine Lösung.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Mit diesem Schreiben möchte ich meine Enttäuschung und Frustration über den kürzlich von Ihrem Unternehmen erhaltenen Service zum Ausdruck bringen.
Am [ Datum ] habe ich [ Produkt/Dienstleistung ] in Ihrem Geschäft/Ihrer Website gekauft. Als ich das Produkt/die Dienstleistung erhielt, entdeckte ich jedoch mehrere Probleme und Mängel, die zum Zeitpunkt des Kaufs weder erwähnt noch sichtbar waren. Zu diesen Problemen gehören [ spezifische Details der Probleme ] .
Ich glaube, dass ich als treuer Kunde eine bessere Erfahrung und ein Produkt/eine Dienstleistung verdient habe, die den erwarteten Standards entspricht. Daher bitte ich um eine zeitnahe Lösung dieser Angelegenheit.
Ich freue mich auf Ihre sofortige Antwort und eine zufriedenstellende Lösung für dieses Problem.
Danke für Ihre Aufmerksamkeit.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
Professionelle englische Rechnungs-E-Mail
Man könnte sagen: „Ich möchte bezahlt werden!“ aber es werden keine Ergebnisse erzielt. Stattdessen ist diese professionelle Rechnungs-E-Mail angemessen kurz und effektiv und stellt sicher, dass Sie den vollen Betrag am Fälligkeitsdatum erhalten.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Ich schreibe Ihnen, um Ihnen wie vereinbart die Rechnung für [ Name des Projekts/der Dienstleistung ] zukommen zu lassen. Der fällige Gesamtbetrag beträgt [ Gesamtbetrag ] .
Bitte finden Sie die beigefügte Rechnung und führen Sie die Zahlung bitte bis zum Fälligkeitsdatum ( [ Fälligkeitsdatum ] durch.
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.
Danke für Ihre Aufmerksamkeit.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
E-Mail mit Verbindungsanfragen in professionellem Englisch
Es kommt nicht darauf an, was Sie wissen, sondern wen Sie kennen – bauen Sie also Ihr Geschäftsnetzwerk mit der professionellen Kontaktanfrage auf. Diese Art von englischsprachiger E-Mail kann Sie mit Brancheneinflüssen, Kollegen, Stakeholdern und Personalvermittlern verbinden.
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich hoffe, diese E-Mail kommt bei Ihnen an. Ich schreibe Ihnen mit der Bitte um eine professionelle Kontaktaufnahme.
Ich verfolge Ihre Arbeit in der Branche schon seit einiger Zeit und bin beeindruckt von Ihrem Fachwissen und Ihren Leistungen. Ich glaube, dass die Verbindung mit Ihnen für beide Seiten von Vorteil wäre, da wir möglicherweise bei Projekten zusammenarbeiten oder uns gegenseitig bei unseren beruflichen Bemühungen unterstützen könnten.
Wenn Sie offen für Kontakte sind, würde ich mich über die Gelegenheit freuen, mehr über Ihre Arbeit zu erfahren und potenzielle Synergien zu erkunden. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie bereit wären, sich auf der [ Plattform Ihrer Wahl, z. B. LinkedIn ] oder einer anderen für Sie geeigneten Plattform zu vernetzen.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Rücksichtnahme.
Beste grüße,
[ Ihr Name ]
Englischsprachige E-Mail-Etikette – 10 Tipps
Die englische Sprache kann kompliziert, verwirrend und schwierig zu beherrschen sein – insbesondere beim Schreiben englischer E-Mails. Hier sind 10 Etikette-Tipps, die Sie beim Schreiben einer E-Mail auf Englisch beachten sollten:
- Halten Sie die Betreffzeilen auf 5 oder 7 Wörter beschränkt (sonst riskieren Sie, ignoriert oder ungelesen zu werden!)
- Verwenden Sie eine Begrüßung, die für 2023 (Hallo) und nicht für 1823 (Sehr geehrte Damen und Herren) geeignet ist. Erfahren Sie, was einige typische Eröffnungssätze für eine englische E-Mail sind.
- Beginnen Sie jede E-Mail mit einem (virtuellen) Lächeln, drücken Sie Ihre Dankbarkeit aus und stellen Sie sich vor.
- Beschreiben Sie den Zweck Ihrer E-Mail in ein oder zwei Sätzen.
- Jeder Absatz sollte einen einzigen Zweck oder Gedanken haben.
- Halten Sie die Absätze für mobile Leser kurz!
- Fügen Sie immer einen CTA hinzu.
- Vergessen Sie niemals Ihre Kontaktdaten.
- Wählen Sie eine geeignete Abmeldung.
- Lesen Sie es vor dem Senden Korrektur, sonst riskieren Sie, sich selbst in Verlegenheit zu bringen.
Abschluss
Die Fähigkeit, E-Mails auf Englisch zu schreiben, ist eine der wichtigsten Fähigkeiten, die Sie erlernen werden. Nehmen Sie sich also Zeit, dies durchzulesen und die Konzepte zu verinnerlichen. Wir können Sie mit den Gründen langweilen, aber die Realität ist, dass Sie im Geschäft nicht erfolgreich sein werden, wenn Sie schlechte E-Mails schreiben. Tut mir leid, das ist hart, aber es ist wahr. Wenn Sie sich über das Format Sorgen machen oder es Ihnen an Sicherheit mangelt, probieren Sie den E-Mail-Writer HIX.AI aus, um bessere, schnellere und effektivere E-Mails auf Englisch zu erhalten.