E-mailskrivning på engelsk kan være lidt forvirrende, hvis det ikke er dit modersmål. Det kan også være udfordrende for engelsksprogede! Hvorfor? Fordi det engelske e-mail-format har nogle faste regler, konventioner og strukturer, som du simpelthen skal lære.
Er det svært at skrive e-mails på engelsk? Nej det er ikke. Så længe du holder dig til de regler, vi vil fastlægge i denne guide, vil du ikke have problemer med at producere professionelle e-mails til enhver situation eller omstændighed.
Klar til at lære? Vi vil dække det 4-delte engelsksprogede e-mail-format og derefter bringe det til live med 5 eksempler, der dækker:
- Professionel e-mail til chef
- Professionel e-mail til en klient/kunde
- Professionel klagemail
- Professionel faktura e-mail
- E-mail med professionel forbindelsesanmodning
Engelsksprogede e-mails er dækket af nogle etikette, som er vigtige at kende. HIX.AI teamet af e-mail-insidere har udarbejdet en guide til at hjælpe dig med at opnå e-mail excellence!
Skal jeg bruge det engelske e-mail-format?
E-mails er sjove ting. De er bestemt en teknologi fra det 21. århundrede, men de er stadig styret af konventionerne fra den victorianske tidsalder. Ja, tiden med hestetrukket transport, håndskrevne breve og overdreven formalitet.
Nogle mennesker synes, det engelsksprogede format kan være formelt – og det er det. Det betyder ikke, at det begrænser kreativitet eller innovation. Det giver bare nogle grænser.
Det professionelle e-mail-format er accepteret og forstået over hele verden. Så når du sender e-mail til folk i andre virksomheder eller andre lande, er det vigtigt, at du holder dig til formatet. Dette vil sikre, at dine e-mails bliver forstået af alle, der modtager dem.
Skal du altid bruge det engelsksprogede format? Ja, hvis du skriver professionelle e-mails – men der er nogle undtagelser.
Kolde e-mails og salgsmails kan – og gør det ofte – bruge et andet format. Formålet med dette er at chokere læseren, der forventer en standardstruktur.
Hvis du også sender e-mail til venner (eller sender personlige e-mails), kan du strukturere dem, som du ønsker.
Al denne snak om det engelsksprogede format har sikkert fået dig til at spekulere på, hvad det er... Så lad os komme til det nu.
Det engelsksprogede e-mail-format forklaret
Vi kan spore strukturen af e-mails helt tilbage til det 19. århundrede (og endda før det).
Selvfølgelig har tingene ændret sig lidt – med ting som emnelinjen ikke var et krav i 1872. Men vi bruger stadig stort set samme format.
Så hvad er det?
Det engelsksprogede e-mail-format har 4 dele. Du bliver nødt til at forstå, hvad hver sektion er, og dens formål med at producere professionelle e-mails.
De 4 trin er:
- E-mail emnelinje
- E-mail hilsen
- E-mail brødtekst
- E-mail sign-off/næste trin
Vi vil arbejde gennem tiden en efter en for at forklare det korrekte format. Når du har internaliseret dette, kan du bruge dette format til enhver e-mail, du vil skrive.
E-mail emnelinje
Alle gode engelske e-mails starter med emnelinjen. Din emnelinje er et øjebliksbillede inde i din e-mail. Det skal være opmuntrende nok at få dem til at åbne e-mailen.
De bedste emnelinjer er:
- Kort – mellem 5 og 7 ord (ideelt set, men det kan være længere, hvis det er nødvendigt)
- Simpelt og seriøst
- Giv en klar beskrivelse af, hvad e-mailen handler om
- Indeholder datoer, referencer og titler (hvor det er relevant)
- Inkluderer en deadline (hvis der er en)
- Giv en instruktion ("haster" eller "svar venligst"), hvis du vil
Vi anbefaler, at emnelinjer er korte og klare, fordi vi modtager hundredvis af e-mails om dagen, hvilket betyder, at emnelinjer, der er uklare eller forvirrende, risikerer at blive ignoreret.
Korte emnelinjer er også nemmere at læse på mobile enheder.
Lektion #1 – Hold emnelinjer korte, enkle at forstå og klare.
E-mail hilsen
Din e-mail-hilsen er din introduktion til e-mailen. Det er her, vi afviger (lidt) fra den victorianske tidsalder. For omkring 20 år siden ville e-mailskribenter starte e-mails som:
- Kære hr. / frue
- Kære hr. (navn)
- Kære fru (navn)
Men i dag gør vi det ikke. Hvorfor? Fordi e-mail-skrivning på engelsk konstant ændrer sig, er disse forældede, irrelevante og for nogle mennesker stødende. I stedet introduceres selv de mest formelle e-mails på denne måde:
- Hej (personens fornavn)
- Hej (personens fornavn)
- Kære (personens fornavn)
Lektion #2 Du bør altid bruge personens fornavn. Dette hjælper med at nedbryde barrierer og etablere en personlig forbindelse med det samme.
Lær mere om, hvordan du starter en e-mail effektivt .
E-mail brødtekst
Brødteksten er der, hvor du bygger dit budskab op. Det kan være så kort som en enkelt sætning eller løbe til sider og sider med detaljer. Der er ingen regler om e-maillængde (selvom etiketten tilsiger, at den skal være så kort som muligt).
Typisk fungerer e-mail-formatet således:
- Velkommen & intro – du dykker ikke ned i erhvervslivet, men giver en positiv velkomst og (hvis du ikke kender personen) præsentere dig selv. Dette kan omfatte, hvem du er, og hvor du arbejder.
- Angiv formålet med din e-mail – Kom hurtigt til sagen og angiv, hvorfor du sender beskeder. "Jeg søger den opslåede rolle som (stilling)" er perfekt.
- Gå i detaljer - Hvis du har brug for at tilføje ekstra information, er her din chance. E-mails er ikke essays, så hold tingene så korte som muligt. Brug ting som punkttegn til at opdele tekst og formidle kompleks information så enkelt som muligt.
Brødteksten skal være kort. Du kan altid tilføje links til andre kilder eller vedhæftede filer for at hjælpe læseren med at forstå, hvad dit budskab handler om.
Lektion #3 – Inkluder al information, men vær kort. Professionelle e-mails kommer hurtigt til sagen.
E-mail sign-off/næste trin
Professionelle e-mails bør have et formål (f ikke, hvorfor sender du dem?). Dette kan være at levere e-mails, bede om bekræftelse af, at en ansøgning er blevet modtaget, eller bede nogen om at handle.
I e-mail-termer er det kendt som en opfordring til handling (CTA). CTA'er er instruktioner til at gøre noget og bør altid være i slutningen af dine e-mails.
Du skal også kontrollere og sikre dig, at du har angivet kontaktoplysninger og måder, hvorpå folk kan kontakte dig.
Din afmelding skal passe til situationen. Nogle passende professionelle sign-offs inkluderer:
- Tak
- Mange tak
- Med venlig hilsen
- Med venlig hilsen
- Ser frem til at høre fra dig
Undgå at bruge alt for kræsne og formelle slutninger som:
- Venlig hilsen
- Med venlig hilsen
Lektion #4 – Inkluder altid en CTA og forklar formålet med din professionelle e-mail og det resultat, du ønsker.
Få flere oplysninger om afslutningslinjer for en engelsk e-mail.
5 professionelle e-mails på engelsk
Forstår du det professionelle e-mail-format endnu? Hvis det hele stadig er et mysterium, er her 5 eksempler for at vise dig, hvordan det gøres.
Disse prøver er udviklet omkring nogle af de almindelige typer af professionelle e-mails, du muligvis skal sende. Læs dem, lær af dem, og forstå formatet, før du skriver dit eget!
Professionelle engelske e-mails til chef
Din chef, leder, direktør eller administrerende direktør vil forvente, at du forstår og bruger det formelle e-mail-format. I denne professionelle e-mail til chef-eksempel engagerer vi en person med autoritet med en klar besked, der sætter kryds i alle de rigtige felter.
Kære [ chefens navn ] ,
Jeg stoler på, at denne e-mail finder dig godt.
Jeg skriver for at diskutere [ E-mailens emne eller formål ] . [ Medtag nødvendige og relevante detaljer om emnet. Vær kortfattet og direkte ]
Jeg tror, at din indsigt og vejledning vil være værdifuld i denne sag. Hvis det er nødvendigt, kan vi aftale et møde på et passende tidspunkt, så du kan diskutere dette spørgsmål yderligere.
På forhånd tak for din tid og overvejelse.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Professionelle engelske e-mails til en klient/kunde
Medmindre din kunde er en personlig ven, skal du altid holde dig til e-mail-formatet. I dette eksempel giver vi en enkel og nem at følge besked, der handler om at få et svar fra din klient/kunde. Du kan bruge dette til enhver daglig kundekorrespondance.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg håber, at denne besked finder dig godt.
Jeg kontakter mig vedrørende [ henvisning til den foreliggende sag ] . [ Angiv de nødvendige detaljer eller forespørgsler i forbindelse med sagen ] .
Jeg ser frem til din feedback eller eventuelle spørgsmål, du måtte have vedrørende denne sag.
Tak for din opmærksomhed og samarbejde.
Med venlig hilsen
[ Dit navn ]
Professionel engelsk klagemail
Oprørt over et produkt, en tjeneste eller noget andet? Så stå ikke for det; brokke sig! Denne professionelle klage-e-mail går dybt ned i detaljerne og skitserer din klage, og presser på for et svar og en løsning.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg skriver for at udtrykke min skuffelse og frustration over den seneste service, jeg modtog fra din virksomhed.
Den [ dato ] købte jeg [ produkt/service ] fra din butik/hjemmeside. Men da jeg modtog produktet/tjenesten, opdagede jeg adskillige problemer og mangler, som ikke var nævnt eller synlige på købstidspunktet. Disse spørgsmål omfatter [ specifikke detaljer om problemerne ] .
Jeg mener, at jeg som loyal kunde fortjente en bedre oplevelse og et produkt/service, der lever op til de forventede standarder. Derfor beder jeg venligst om en hurtig løsning på denne sag.
Jeg ser frem til dit øjeblikkelige svar og en tilfredsstillende løsning på dette problem.
Tak for din opmærksomhed.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Professionel engelsk faktura-e-mail
Du kan sige: "Jeg vil gerne have løn!" men det vil ikke give resultater. I stedet er denne professionelle faktura-e-mail passende kort og effektiv og vil sikre, at du får udbetalt det fulde beløb på forfaldsdatoen.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for at give dig fakturaen for [ Projekt/Servicenavn ] som aftalt. Det samlede skyldige beløb er [ Samlet beløb ] .
Find den vedhæftede faktura, og behandl venligst betalingen på eller før forfaldsdatoen, som er [ Forfaldsdato ] .
Hvis du har spørgsmål eller ønsker yderligere detaljer, så tøv ikke med at kontakte os.
Tak for din opmærksomhed.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Professionel engelsk forbindelsesanmodningsmail
Det er ikke, hvad du kender, men hvem du kender – så opbyg dit forretningsnetværk med den professionelle forbindelsesanmodning. Denne type Engilsh-e-mail kan forbinde dig med branchepåvirkninger, kolleger, interessenter og rekrutterere.
Kære [ modtagerens navn ]
Jeg håber, at denne e-mail finder dig godt. Jeg skriver for at anmode om en professionel forbindelse med dig.
Jeg har fulgt dit arbejde i branchen i nogen tid nu, og jeg er imponeret over din ekspertise og resultater. Jeg tror på, at det ville være gensidigt fordelagtigt at forbinde med dig, da vi potentielt kunne samarbejde om projekter eller yde støtte til hinanden i vores professionelle bestræbelser.
Hvis du er åben for at forbinde, vil jeg sætte pris på muligheden for at lære mere om dit arbejde og udforske potentielle synergier. Fortæl mig venligst, om du vil være åben for at oprette forbindelse på [ valgt platform, f.eks. LinkedIn ] eller enhver anden platform, der er praktisk for dig.
Tak for din opmærksomhed og omtanke.
Med venlig hilsen,
[ Dit navn ]
Engelsksproget e-mail etikette – 10 tips
Det engelske sprog kan være kompliceret, forvirrende og udfordrende at mestre - især når du skriver engelske e-mails. Her er 10 etikettetips, du skal følge, når du skriver en e-mail på engelsk:
- Hold emnelinjer på 5 eller 7 ord (eller risiker at blive ignoreret eller ulæst!)
- Brug en hilsen, der passer til 2023 (Hej), ikke 1823 (Dear Sir/Fru). Lær, hvad der er nogle almindelige åbningssætninger til en engelsk e-mail.
- Start hver e-mail med et (virtuelt) smil, udtryk taknemmelighed og introducer dig selv.
- Beskriv formålet med din e-mail i en eller to sætninger.
- Hvert afsnit bør have et enkelt formål eller tanke.
- Hold afsnit korte for mobillæsere!
- Medtag altid en CTA.
- Glem aldrig dine kontaktoplysninger.
- Vælg en passende afmelding.
- Læs korrektur før du sender eller risiker at gøre dig selv forlegen.
Konklusion
Evnen til at skrive e-mails på engelsk er en af de vigtigste færdigheder, du vil lære, så brug tid på at læse dette igennem og internalisere begreberne. Vi kan kede dig med årsagerne, men virkeligheden er, at hvis du skriver dårlige e-mails, vil du ikke klare dig godt i forretningen. Undskyld det er hårdt, men det er sandt. Hvis du er bekymret over formatet eller mangler selvtillid, så prøv HIX.AI e-mail writer for bedre, hurtigere og mere effektive engelske e-mails.