E-mail schrijven in het Engels kan een beetje verwarrend zijn als dit niet uw eerste taal is. Het kan ook een uitdaging zijn voor Engelstalige sprekers! Waarom? Omdat het Engelse e-mailformaat een aantal vaste regels, conventies en structuren kent die u eenvoudigweg moet leren.
Is het moeilijk om e-mails in het Engels te schrijven? Nee dat is het niet. Zolang u zich aan de regels houdt die we in deze handleiding gaan vastleggen, zult u geen problemen ondervinden bij het maken van professionele e-mails voor welke situatie of omstandigheid dan ook.
Klaar om te leren? We gaan het vierdelige Engelstalige e-mailformaat behandelen en het vervolgens tot leven brengen met vijf voorbeelden, die betrekking hebben op:
- Professionele e-mail naar baas
- Professionele e-mail naar een klant/klant
- Professionele klachtenmail
- Professionele factuur-e-mail
- Professionele e-mail met verbindingsverzoek
Engelstalige e-mails vallen onder een bepaalde etiquette die essentieel is om te kennen. Het HIX.AI team van e-mailinsiders heeft een gids samengesteld om u te helpen uitmuntende e-mail te bereiken!
Moet ik het Engelse e-mailformaat gebruiken?
E-mails zijn grappige dingen. Het is absoluut een technologie uit de 21e eeuw, maar ze worden nog steeds beheerst door de conventies van het Victoriaanse tijdperk. Ja, de tijd van door paarden getrokken transport, handgeschreven brieven en buitensporige formaliteit.
Sommige mensen vinden dat het Engelstalige formaat, nou ja, formeel kan zijn – en dat is het ook. Dat betekent niet dat het de creativiteit of innovatie beperkt. Het biedt slechts enkele grenzen.
Het professionele e-mailformaat wordt over de hele wereld geaccepteerd en begrepen. Wanneer u dus e-mails stuurt naar mensen in andere bedrijven of andere landen, is het van cruciaal belang dat u zich aan het format houdt. Dit zorgt ervoor dat uw e-mails worden begrepen door iedereen die ze ontvangt.
Moet u altijd het Engelstalige formaat gebruiken? Ja, als u professionele e-mails schrijft, maar er zijn enkele uitzonderingen.
Koude e-mails en verkoop-e-mails kunnen – en doen dat vaak ook – een ander formaat gebruiken. Het doel hiervan is om de lezer die een standaardstructuur verwacht te shockeren.
Als u vrienden e-mailt (of persoonlijke e-mails verzendt), kunt u deze ook structureren zoals u dat wilt.
Al dit gepraat over de Engelse taal heeft je waarschijnlijk doen afvragen wat het is... Laten we daar nu eens naar kijken.
Het Engelstalige e-mailformaat uitgelegd
We kunnen de structuur van e-mails volgen tot in de 19e eeuw (en zelfs daarvoor).
Natuurlijk zijn de zaken een beetje veranderd, waarbij zaken als de onderwerpregel in 1872 geen vereiste waren. Maar in principe gebruiken we nog steeds hetzelfde formaat.
Dus wat is het?
Het Engelstalige e-mailformaat bestaat uit 4 delen. U moet begrijpen wat elke sectie is en wat het doel ervan is om professionele e-mails te produceren.
De 4 stappen zijn:
- Onderwerpregel van e-mail
- E-mail begroeting
- E-mailtekst
- Afmelden per e-mail/volgende stappen
We gaan één voor één door de tijd heen werken om het juiste formaat uit te leggen. Zodra u dit heeft geïnternaliseerd, kunt u dit formaat gebruiken voor elke e-mail die u wilt schrijven.
Onderwerpregel van e-mail
Elke goede Engelstalige e-mail begint met de onderwerpregel. Uw onderwerpregel is een momentopname in uw e-mail. Het moet bemoedigend genoeg zijn om ervoor te zorgen dat ze de e-mail openen.
De beste onderwerpregels zijn:
- Kort – tussen 5 en 7 woorden (idealiter, maar het kan langer zijn als dit essentieel is)
- Eenvoudig en serieus
- Geef een duidelijke omschrijving van waar de e-mail over gaat
- Bevat data, referenties en titels (indien van toepassing)
- Bevat een deadline (als die er is)
- Geef een instructie ("Dringend" of "Reageer alstublieft") als u dat wilt
We raden aan dat de onderwerpregels kort en duidelijk zijn, omdat we honderden e-mails per dag ontvangen. Dit betekent dat onduidelijke of verwarrende onderwerpregels het risico lopen genegeerd te worden.
Korte onderwerpregels zijn ook gemakkelijker te lezen op mobiele apparaten.
Les #1 – Houd de onderwerpregels kort, eenvoudig te begrijpen en duidelijk.
E-mail begroeting
Uw e-mailbegroeting is uw inleiding tot de e-mail. Hier wijken we (een beetje) af van het Victoriaanse tijdperk. Ongeveer twintig jaar geleden begonnen e-mailschrijvers met e-mails als:
- Geachte heer mevrouw
- Geachte heer (naam)
- Geachte mevrouw (naam)
Maar vandaag doen we dat niet. Waarom? Omdat het schrijven van e-mails in het Engels voortdurend verandert, zijn deze verouderd, irrelevant en voor sommige mensen aanstootgevend. In plaats daarvan worden zelfs de meest formele e-mails op deze manier geïntroduceerd:
- Hallo (voornaam van de persoon)
- Hallo (voornaam van de persoon)
- Beste (voornaam van de persoon)
Les #2 Je moet altijd de voornaam van de persoon gebruiken. Dit helpt om barrières te slechten en direct een persoonlijke band tot stand te brengen.
Lees meer over hoe u effectief een e-mail kunt starten .
E-mailtekst
In de bodycopy bouwt u uw boodschap op. Het kan zo kort zijn als een enkele zin of uit pagina's en pagina's met details bestaan. Er zijn geen regels over de lengte van e-mails (hoewel de etiquette voorschrijft dat deze zo kort mogelijk moet zijn).
Meestal werkt het e-mailformaat als volgt:
- Welkom & introductie – je duikt niet in de zaken, maar zorgt voor een positieve ontvangst en (als je de persoon niet kent) stel jezelf voor. Dit kan onder meer zijn wie u bent en waar u werkt.
- Vermeld het doel van uw e-mail – Kom snel ter zake en geef aan waarom u een bericht stuurt. "Ik solliciteer naar de geadverteerde rol van (positie)" is perfect.
- Ga in detail – Als u extra informatie moet toevoegen, is dit uw kans. E-mails zijn geen essays, dus houd het zo kort mogelijk. Gebruik zaken als opsommingstekens om tekst op te splitsen en complexe informatie zo eenvoudig mogelijk over te brengen.
De hoofdtekst moet kort zijn. Je kunt altijd links naar andere bronnen of bijlagen toevoegen, zodat de lezer begrijpt waar je bericht over gaat.
Les #3 – Neem alle informatie op, maar wees kort. Professionele e-mails komen snel ter zake.
Afmelden per e-mail/volgende stappen
Professionele e-mails moeten een doel hebben (zo niet, waarom verstuur je ze dan?). Dit kan zijn het verstrekken van e-mails, het vragen om bevestiging dat een aanvraag is ontvangen of het vragen van iemand om actie te ondernemen.
In e-mailtermen staat dit bekend als een call-to-action (CTA). CTA’s zijn instructies om iets te doen en moeten altijd aan het einde van uw e-mails staan.
U moet ook controleren en ervoor zorgen dat u contactgegevens heeft verstrekt en manieren waarop mensen contact met u kunnen opnemen.
Uw afmelding moet geschikt zijn voor de situatie. Enkele geschikte professionele aftekeningen zijn onder meer:
- Bedankt
- Erg bedankt
- Hartelijke groeten
- Met vriendelijke groeten
- Ik kijk er naar uit om van je te horen
Vermijd het gebruik van al te kieskeurige en formele eindes, zoals:
- Hoogachtend
- Met vriendelijke groet
Les #4 – Voeg altijd een CTA toe en leg het doel van uw professionele e-mail uit en het gewenste resultaat.
Lees meer slotregels voor een Engelse e-mail.
5 professionele e-mails in het Engels
Begrijp jij het professionele e-mailformaat al? Als het allemaal nog steeds een mysterie is, zijn hier 5 voorbeelden om u te laten zien hoe het werkt.
Deze voorbeelden zijn opgebouwd rond enkele veelvoorkomende soorten professionele e-mails die u mogelijk moet verzenden. Lees ze, leer ervan en begrijp het format voordat je er zelf een schrijft!
Professionele Engelse e-mails naar de baas
Uw baas, manager, directeur of CEO verwacht van u dat u het formele e-mailformaat begrijpt en gebruikt. In dit voorbeeld van een professionele e-mail aan de baas betrekken we iemand met autoriteit met een duidelijke boodschap die aan alle eisen voldoet.
Beste [ naam baas ] ,
Ik vertrouw erop dat deze e-mail u goed vindt.
Ik schrijf om [ onderwerp of doel van de e-mail ] te bespreken. [ Voeg noodzakelijke en relevante details over het onderwerp toe. Wees beknopt en direct ]
Ik geloof dat uw inzichten en begeleiding in deze kwestie waardevol zouden zijn. Indien nodig kunnen wij op een geschikt tijdstip een afspraak met u inplannen om dit onderwerp verder te bespreken.
Bij voorbaat dank voor uw tijd en aandacht.
Met vriendelijke groet,
[ Jouw naam ]
Professionele Engelse e-mails naar een klant/klant
Tenzij uw klant een persoonlijke vriend is, moet u zich altijd aan het e-mailformaat houden. In dit voorbeeld bieden we een eenvoudig en gemakkelijk te volgen bericht waarin alles draait om het krijgen van een reactie van uw klant/klant. U kunt dit gebruiken voor alle dagelijkse klantcorrespondentie.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat dit bericht je in goede gezondheid bereikt.
Ik neem contact op met betrekking tot [ verwijzing naar de onderhavige kwestie ] . [ Geef de nodige details of vragen met betrekking tot de kwestie ] .
Ik kijk uit naar uw feedback of eventuele vragen die u hierover heeft.
Dank u voor uw aandacht en medewerking.
Met vriendelijke groet,
[ Jouw naam ]
Professioneel Engelstalige klachtenmail
Boos over een product, dienst of iets anders? Sta er dan niet achter; klagen! Deze professionele klachtenmail gaat diep in op de details en schetst uw klacht, en dringt aan op een antwoord en een oplossing.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik schrijf u om mijn teleurstelling en frustratie te uiten over de recente service die ik van uw bedrijf heb ontvangen.
Op [ datum ] heb ik [ product/dienst ] gekocht in uw winkel/website. Toen ik het product/de dienst ontving, ontdekte ik echter verschillende problemen en gebreken die niet vermeld of zichtbaar waren op het moment van aankoop. Deze kwesties omvatten [ specifieke details van de problemen ] .
Ik geloof dat ik als trouwe klant een betere ervaring en een product/dienst verdiende die aan de verwachte normen voldoet. Daarom verzoek ik vriendelijk om een spoedige oplossing van deze kwestie.
Ik kijk uit naar uw onmiddellijke reactie en een bevredigende oplossing voor dit probleem.
Bedankt voor uw aandacht.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Professionele Engelstalige factuur-e-mail
Je zou kunnen zeggen: "Ik wil betaald krijgen!" maar het zal geen resultaat opleveren. In plaats daarvan is deze professionele factuur-e-mail voldoende kort en effectief en zorgt ervoor dat u het volledige bedrag op de vervaldatum betaald krijgt.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik schrijf u om u de factuur te bezorgen voor [ naam project/service ] zoals overeengekomen. Het totaal verschuldigde bedrag is [ Totaalbedrag ] .
Zoek de bijgevoegde factuur en verwerk de betaling alstublieft op of vóór de vervaldatum, namelijk [ Vervaldatum ] .
Als u vragen heeft of meer informatie wenst, aarzel dan niet om contact op te nemen.
Bedankt voor uw aandacht.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Professioneel Engels verbindingsverzoek e-mail
Het gaat niet om wat u weet, maar om wie u kent. Bouw dus uw zakelijke netwerk op met het professionele verbindingsverzoek. Dit type Engelse e-mail kan u in contact brengen met invloeden uit de sector, collega's, belanghebbenden en recruiters.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik schrijf u om een professionele verbinding met u aan te vragen.
Ik volg uw werk in de branche al een tijdje en ben onder de indruk van uw expertise en prestaties. Ik geloof dat het voor beide partijen voordelig zou zijn om met u in contact te komen, omdat we mogelijk aan projecten zouden kunnen samenwerken of elkaar zouden kunnen ondersteunen bij onze professionele inspanningen.
Als u openstaat voor verbinding, zou ik de kans op prijs stellen om meer over uw werk te leren en potentiële synergieën te verkennen. Laat me alstublieft weten of u ervoor openstaat om verbinding te maken op [ platform naar keuze, bijvoorbeeld LinkedIn ] of een ander platform dat voor u handig is.
Bedankt voor uw aandacht en overweging.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Engelstalige e-mailetiquette – 10 tips
De Engelse taal kan ingewikkeld, verwarrend en uitdagend zijn om onder de knie te krijgen, vooral bij het schrijven van Engelse e-mails. Hier zijn 10 etiquettetips die u moet volgen bij het schrijven van een e-mail in het Engels:
- Houd de onderwerpregels beperkt tot 5 of 7 woorden (anders loop je het risico genegeerd of ongelezen te worden!)
- Gebruik een begroeting die geschikt is voor 2023 (hallo), niet 1823 (geachte heer/mevrouw). Ontdek wat enkele veelvoorkomende openingszinnen zijn voor een Engelse e-mail.
- Begin elke e-mail met een (virtuele) glimlach, spreek je dankbaarheid uit en stel jezelf voor.
- Zet het doel van uw e-mail uiteen in één of twee zinnen.
- Elke paragraaf moet één doel of gedachte hebben.
- Houd alinea's kort voor mobiele lezers!
- Voeg altijd een CTA toe.
- Vergeet nooit uw contactgegevens.
- Kies een geschikte aftekening.
- Proeflezen voordat u het verzendt, anders riskeert u uzelf in verlegenheid te brengen.
Conclusie
De mogelijkheid om e-mails in het Engels te schrijven is een van de belangrijkste vaardigheden die je leert, dus besteed tijd aan het doorlezen hiervan en het internaliseren van de concepten. We kunnen u vervelen met de redenen, maar de realiteit is dat als u slechte e-mails schrijft, u het niet goed zult doen in het bedrijfsleven. Sorry dat het hard is, maar het is waar. Als je je zorgen maakt over het formaat of als je geen vertrouwen hebt, probeer dan HIX.AI e-mailschrijver voor betere, snellere en effectievere Engelse e-mails.