Escrever e-mails em inglês pode ser um pouco confuso se não for seu primeiro idioma. Também pode ser um desafio para quem fala inglês! Por que? Porque o formato de e-mail em inglês tem algumas regras, convenções e estruturas definidas que você simplesmente deve aprender.
É difícil escrever e-mails em inglês? Não, não é. Contanto que você siga as regras que estabelecemos neste guia, você não terá problemas em produzir e-mails profissionais para qualquer situação ou circunstância.
Pronto para aprender? Abordaremos o formato de e-mail em inglês em 4 partes e, em seguida, daremos vida a ele com 5 exemplos, abrangendo:
- E-mail profissional para chefe
- Email profissional para um cliente/cliente
- E-mail de reclamação profissional
- E-mail de fatura profissional
- E-mail de solicitação de conexão profissional
Os e-mails em inglês são cobertos por algumas regras de etiqueta que é essencial conhecer. A equipe HIX.AI de especialistas em email produziu um guia para ajudá-lo a alcançar a excelência em email!
Devo usar o formato de e-mail em inglês?
E-mails são coisas engraçadas. São definitivamente uma tecnologia do século XXI, mas ainda são governadas pelas convenções da era vitoriana. Sim, o tempo do transporte puxado a cavalo, das cartas manuscritas e da formalidade excessiva.
Algumas pessoas acham que o formato da língua inglesa pode ser formal – e é. Isso não significa que restrinja a criatividade ou a inovação. Ele apenas fornece alguns limites.
O formato de email profissional é aceito e compreendido em todo o mundo. Portanto, ao enviar e-mails para pessoas de outras empresas ou de outros países, é vital que você siga o formato. Isso garantirá que seus e-mails sejam compreendidos por todos que os recebem.
Você deve sempre usar o formato do idioma inglês? Sim, se você estiver escrevendo e-mails profissionais – mas há algumas exceções.
E-mails frios e e-mails de vendas podem – e geralmente usam – usar um formato diferente. O objetivo disso é chocar o leitor que espera uma estrutura padrão.
Além disso, se estiver enviando e-mails para amigos (ou enviando e-mails pessoais), você pode estruturá-los como desejar.
Toda essa conversa sobre o formato da língua inglesa provavelmente fez você se perguntar o que é... Então, vamos falar disso agora.
O formato de e-mail em inglês explicado
Podemos rastrear a estrutura dos e-mails desde o século 19 (e mesmo antes disso).
É claro que as coisas mudaram um pouco – com coisas como a linha de assunto não sendo um requisito em 1872. Mas ainda usamos basicamente o mesmo formato.
Então o que é?
O formato de e-mail em inglês possui 4 partes. Você precisará entender o que é cada seção e sua finalidade para produzir e-mails profissionais.
As 4 etapas são:
- Linha de assunto do e-mail
- Saudação por e-mail
- Cópia do corpo do e-mail
- Assinatura de e-mail/próximas etapas
Vamos trabalhar um por um para explicar o formato correto. Depois de internalizar isso, você poderá usar esse formato para qualquer e-mail que desejar escrever.
Linha de assunto do e-mail
Todo ótimo e-mail em inglês começa com a linha de assunto. Sua linha de assunto é um instantâneo dentro do seu e-mail. Precisa ser encorajador o suficiente para que eles abram o e-mail.
As melhores linhas de assunto são:
- Curto – entre 5 a 7 palavras (idealmente, mas pode ser mais longo se for essencial)
- Simples e sério
- Forneça uma descrição clara do assunto do e-mail
- Inclui datas, referências e títulos (quando apropriado)
- Inclui um prazo (se houver)
- Forneça uma instrução ("Urgente" ou "Responda") se desejar
Recomendamos que os assuntos sejam curtos e claros porque recebemos centenas de e-mails por dia, o que significa que assuntos pouco claros ou confusos podem correr o risco de serem ignorados.
Linhas de assunto curtas também são mais fáceis de ler em dispositivos móveis.
Lição nº 1 – Mantenha os assuntos curtos, simples de entender e claros.
Saudação por e-mail
A saudação do seu e-mail é a introdução do e-mail. É aqui que nos desviamos (um pouco) da era vitoriana. Cerca de 20 anos atrás, os redatores de e-mail iniciavam e-mails como:
- Caro senhor/senhora
- Prezado Sr (nome)
- Prezada Sra. (nome)
Mas hoje, não o fazemos. Por que? Como a redação de e-mails em inglês muda constantemente, eles são desatualizados, irrelevantes e, para algumas pessoas, ofensivos. Em vez disso, mesmo os e-mails mais formais são apresentados desta forma:
- Olá (nome da pessoa)
- Olá (nome da pessoa)
- Prezado (nome da pessoa)
Lição #2 Você deve sempre usar o primeiro nome da pessoa. Isso ajuda a quebrar barreiras e a estabelecer uma conexão pessoal imediatamente.
Saiba mais sobre como iniciar um e-mail de forma eficaz .
Cópia do corpo do e-mail
A cópia do corpo é onde você constrói sua mensagem. Pode ser tão curto quanto uma única frase ou ocupar páginas e mais páginas de detalhes. Não existem regras sobre o comprimento do e-mail (embora a etiqueta determine que deve ser o mais curto possível).
Normalmente, o formato do e-mail funciona assim:
- Boas-vindas e introdução – você não mergulha nos negócios, mas dá as boas-vindas positivas e (se não conhece a pessoa) se apresenta. Isso pode incluir quem você é e onde trabalha.
- Declare o propósito do seu e-mail – Vá direto ao ponto rapidamente e explique por que você está enviando mensagens. "Estou me candidatando à vaga anunciada de (cargo)" é perfeito.
- Entre em detalhes – Se precisar adicionar informações extras, esta é sua chance. E-mails não são redações, então mantenha as coisas o mais curtas possível. Use itens como marcadores para dividir o texto e transmitir informações complexas da maneira mais simples possível.
A cópia do corpo deve ser breve. Você sempre pode adicionar links para outras fontes ou anexos para ajudar o leitor a entender do que se trata sua mensagem.
Lição nº 3 – Inclua todas as informações, mas seja breve. E-mails profissionais vão direto ao ponto.
Assinatura de e-mail/próximas etapas
Emails profissionais devem ter um propósito (se não, por que você está enviando?). Isso pode ser fornecer e-mails, solicitar a confirmação de que uma inscrição foi recebida ou pedir a alguém que aja.
Em termos de e-mail, é conhecido como call to action (CTA). CTAs são instruções para fazer algo e devem estar sempre no final dos seus e-mails.
Você também deve verificar e garantir que forneceu detalhes de contato e formas de as pessoas entrarem em contato com você.
Sua aprovação deve ser adequada à situação. Algumas aprovações profissionais apropriadas incluem:
- Obrigado
- Muito obrigado
- Atenciosamente
- Atenciosamente
- Estou ansioso para ouvir de você
Evite usar finais excessivamente exigentes e formais, como:
- Com os melhores cumprimentos
- Com os melhores cumprimentos
Lição nº 4 – Sempre inclua um CTA e explique o propósito do seu email profissional e o resultado que você deseja.
Saiba mais linhas finais para um e-mail em inglês.
5 e-mails profissionais em inglês
Você já entende o formato de e-mail profissional? Se tudo ainda é um mistério, aqui estão 5 exemplos para mostrar como isso é feito.
Esses exemplos são projetados com base em alguns dos tipos comuns de e-mails profissionais que você pode precisar enviar. Leia-os, aprenda com eles e entenda o formato antes de escrever o seu próprio!
Emails profissionais em inglês para chefe
Seu chefe, gerente, diretor ou CEO espera que você entenda e use o formato formal de e-mail. Neste exemplo de e-mail profissional para o chefe, envolvemos alguém com autoridade com uma mensagem clara que atende a todos os requisitos.
Prezado [ nome do chefe ] ,
Espero que este e-mail encontre você bem.
Estou escrevendo para discutir [ Tópico ou Finalidade do Email ] . [ Inclua detalhes necessários e relevantes sobre o tema. Seja conciso e direto ]
Acredito que seus insights e orientação seriam valiosos neste assunto. Se necessário, podemos agendar uma reunião em um horário conveniente para você discutir mais detalhadamente esse assunto.
Agradecemos antecipadamente pelo seu tempo e consideração.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
Emails profissionais em inglês para um cliente/cliente
A menos que seu cliente seja um amigo pessoal, siga sempre o formato do e-mail. Neste exemplo, fornecemos uma mensagem simples e fácil de seguir que trata de obter uma resposta do seu cliente/cliente. Você pode usar isso para qualquer correspondência diária com o cliente.
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Espero que esta mensagem o encontre bem.
Estou entrando em contato com relação a [ referência ao assunto em questão ] . [ Fornecer os detalhes necessários ou dúvidas relacionadas ao assunto ] .
Aguardo seu feedback ou quaisquer perguntas que você possa ter sobre este assunto.
Obrigado pela sua atenção e cooperação.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
E-mail de reclamação em inglês profissional
Chateado com um produto, serviço ou outra coisa? Então não aceite isso; reclamar! Este e-mail de reclamação profissional aprofunda os detalhes e descreve sua reclamação, além de solicitar uma resposta e uma resolução.
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Estou escrevendo para expressar minha decepção e frustração com o serviço recente que recebi de sua empresa.
Em [ data ] , comprei [ produto/serviço ] na sua loja/site. Porém, ao receber o produto/serviço, descobri diversos problemas e falhas que não foram mencionados ou visíveis no momento da compra. Estas questões incluem [ detalhes específicos dos problemas ] .
Acredito que como cliente fiel, merecia uma melhor experiência e um produto/serviço que atendesse aos padrões esperados. Portanto, solicito a pronta resolução deste assunto.
Aguardo sua resposta imediata e uma solução satisfatória para este problema.
Obrigado pela sua atenção.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
E-mail de fatura em inglês profissional
Você poderia dizer: "Quero ser pago!" mas não obterá resultados. Em vez disso, este e-mail de fatura profissional é adequadamente curto e eficaz e garantirá que você receba o valor total na data de vencimento.
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Espero que este e-mail encontre bem. Estou escrevendo para lhe fornecer a fatura de [ nome do projeto/serviço ] , conforme acordado. O valor total devido é [ Valor total ] .
Encontre a fatura em anexo e processe o pagamento antes ou na data de vencimento, que é [ data de vencimento ] .
Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais detalhes, não hesite em entrar em contato.
Obrigado pela sua atenção.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
E-mail de solicitação de conexão em inglês profissional
Não é o que você sabe, mas quem você conhece – então construa sua rede de negócios com a solicitação de conexão profissional. Este tipo de e-mail Engilsh pode conectar você com influências do setor, colegas, partes interessadas e recrutadores.
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Espero que este e-mail encontre bem. Estou escrevendo para solicitar uma conexão profissional com você.
Já faz algum tempo que acompanho seu trabalho no setor e estou impressionado com sua experiência e realizações. Acredito que conectar-se com você seria mutuamente benéfico, pois poderíamos potencialmente colaborar em projetos ou fornecer apoio mútuo em nossos empreendimentos profissionais.
Se você estiver aberto a se conectar, eu apreciaria a oportunidade de aprender mais sobre seu trabalho e explorar possíveis sinergias. Por favor, deixe-me saber se você gostaria de se conectar em [ plataforma de sua escolha, por exemplo, LinkedIn ] ou qualquer outra plataforma que seja conveniente para você.
Obrigado pela sua atenção e consideração.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
Etiqueta de e-mail em inglês – 10 dicas
A língua inglesa pode ser complicada, confusa e difícil de dominar – especialmente ao escrever e-mails em inglês. Aqui estão 10 dicas de etiqueta a serem seguidas ao escrever um e-mail em inglês:
- Mantenha as linhas de assunto com 5 ou 7 palavras (ou corre o risco de ser ignorado ou não lido!)
- Use uma saudação adequada para 2023 (Olá), não para 1823 (Prezado Senhor/Senhora). Aprenda quais são algumas frases de abertura comuns para um e-mail em inglês.
- Comece cada e-mail com um sorriso (virtual), expresse gratidão e apresente-se.
- Defina o propósito do seu e-mail em uma ou duas frases.
- Cada parágrafo deve ter um único propósito ou pensamento.
- Mantenha os parágrafos curtos para leitores móveis!
- Sempre inclua um CTA.
- Nunca se esqueça dos seus dados de contato.
- Escolha uma assinatura adequada.
- Revise antes de enviar ou corra o risco de se envergonhar.
Conclusão
A capacidade de escrever e-mails em inglês é uma das habilidades mais importantes que você aprenderá, então gaste um tempo lendo isso e internalizando os conceitos. Podemos aborrecê-lo com os motivos, mas a realidade é que se você escrever e-mails ruins, não terá um bom desempenho nos negócios. Desculpe, isso é duro, mas é verdade. Se você está preocupado com o formato ou não tem confiança, experimente o escritor de e-mail HIX.AI para obter e-mails em inglês melhores, mais rápidos e mais eficazes.