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Como escrever um e-mail em inglês (5 exemplos e modelos)

Escrever e-mails em inglês pode ser um pouco confuso se não for seu primeiro idioma. Também pode ser um desafio para quem fala inglês! Por que? Porque o formato de e-mail em inglês tem algumas regras, convenções e estruturas definidas que você simplesmente deve aprender.

É difícil escrever e-mails em inglês? Não, não é. Contanto que você siga as regras que estabelecemos neste guia, você não terá problemas em produzir e-mails profissionais para qualquer situação ou circunstância.

Pronto para aprender? Abordaremos o formato de e-mail em inglês em 4 partes e, em seguida, daremos vida a ele com 5 exemplos, abrangendo:

  • E-mail profissional para chefe
  • Email profissional para um cliente/cliente
  • E-mail de reclamação profissional
  • E-mail de fatura profissional
  • E-mail de solicitação de conexão profissional

Os e-mails em inglês são cobertos por algumas regras de etiqueta que é essencial conhecer. A equipe HIX.AI de especialistas em email produziu um guia para ajudá-lo a alcançar a excelência em email!

Devo usar o formato de e-mail em inglês?

E-mails são coisas engraçadas. São definitivamente uma tecnologia do século XXI, mas ainda são governadas pelas convenções da era vitoriana. Sim, o tempo do transporte puxado a cavalo, das cartas manuscritas e da formalidade excessiva.

Algumas pessoas acham que o formato da língua inglesa pode ser formal – e é. Isso não significa que restrinja a criatividade ou a inovação. Ele apenas fornece alguns limites.

O formato de email profissional é aceito e compreendido em todo o mundo. Portanto, ao enviar e-mails para pessoas de outras empresas ou de outros países, é vital que você siga o formato. Isso garantirá que seus e-mails sejam compreendidos por todos que os recebem.

Você deve sempre usar o formato do idioma inglês? Sim, se você estiver escrevendo e-mails profissionais – mas há algumas exceções.

E-mails frios e e-mails de vendas podem – e geralmente usam – usar um formato diferente. O objetivo disso é chocar o leitor que espera uma estrutura padrão.

Além disso, se estiver enviando e-mails para amigos (ou enviando e-mails pessoais), você pode estruturá-los como desejar.

Toda essa conversa sobre o formato da língua inglesa provavelmente fez você se perguntar o que é... Então, vamos falar disso agora.

O formato de e-mail em inglês explicado

Podemos rastrear a estrutura dos e-mails desde o século 19 (e mesmo antes disso).

É claro que as coisas mudaram um pouco – com coisas como a linha de assunto não sendo um requisito em 1872. Mas ainda usamos basicamente o mesmo formato.

Então o que é?

O formato de e-mail em inglês possui 4 partes. Você precisará entender o que é cada seção e sua finalidade para produzir e-mails profissionais.

As 4 etapas são:

  1. Linha de assunto do e-mail
  2. Saudação por e-mail
  3. Cópia do corpo do e-mail
  4. Assinatura de e-mail/próximas etapas

Vamos trabalhar um por um para explicar o formato correto. Depois de internalizar isso, você poderá usar esse formato para qualquer e-mail que desejar escrever.

Linha de assunto do e-mail

Todo ótimo e-mail em inglês começa com a linha de assunto. Sua linha de assunto é um instantâneo dentro do seu e-mail. Precisa ser encorajador o suficiente para que eles abram o e-mail.

As melhores linhas de assunto são:

  • Curto – entre 5 a 7 palavras (idealmente, mas pode ser mais longo se for essencial)
  • Simples e sério
  • Forneça uma descrição clara do assunto do e-mail
  • Inclui datas, referências e títulos (quando apropriado)
  • Inclui um prazo (se houver)
  • Forneça uma instrução ("Urgente" ou "Responda") se desejar

Recomendamos que os assuntos sejam curtos e claros porque recebemos centenas de e-mails por dia, o que significa que assuntos pouco claros ou confusos podem correr o risco de serem ignorados.

Linhas de assunto curtas também são mais fáceis de ler em dispositivos móveis.

Lição nº 1 – Mantenha os assuntos curtos, simples de entender e claros.

Saudação por e-mail

A saudação do seu e-mail é a introdução do e-mail. É aqui que nos desviamos (um pouco) da era vitoriana. Cerca de 20 anos atrás, os redatores de e-mail iniciavam e-mails como:

  • Caro senhor/senhora
  • Prezado Sr (nome)
  • Prezada Sra. (nome)

Mas hoje, não o fazemos. Por que? Como a redação de e-mails em inglês muda constantemente, eles são desatualizados, irrelevantes e, para algumas pessoas, ofensivos. Em vez disso, mesmo os e-mails mais formais são apresentados desta forma:

  • Olá (nome da pessoa)
  • Olá (nome da pessoa)
  • Prezado (nome da pessoa)

Lição #2 Você deve sempre usar o primeiro nome da pessoa. Isso ajuda a quebrar barreiras e a estabelecer uma conexão pessoal imediatamente.

Saiba mais sobre como iniciar um e-mail de forma eficaz .

Cópia do corpo do e-mail

A cópia do corpo é onde você constrói sua mensagem. Pode ser tão curto quanto uma única frase ou ocupar páginas e mais páginas de detalhes. Não existem regras sobre o comprimento do e-mail (embora a etiqueta determine que deve ser o mais curto possível).

Normalmente, o formato do e-mail funciona assim:

  • Boas-vindas e introdução – você não mergulha nos negócios, mas dá as boas-vindas positivas e (se não conhece a pessoa) se apresenta. Isso pode incluir quem você é e onde trabalha.
  • Declare o propósito do seu e-mail – Vá direto ao ponto rapidamente e explique por que você está enviando mensagens. "Estou me candidatando à vaga anunciada de (cargo)" é perfeito.
  • Entre em detalhes – Se precisar adicionar informações extras, esta é sua chance. E-mails não são redações, então mantenha as coisas o mais curtas possível. Use itens como marcadores para dividir o texto e transmitir informações complexas da maneira mais simples possível.

A cópia do corpo deve ser breve. Você sempre pode adicionar links para outras fontes ou anexos para ajudar o leitor a entender do que se trata sua mensagem.

Lição nº 3 – Inclua todas as informações, mas seja breve. E-mails profissionais vão direto ao ponto.

Assinatura de e-mail/próximas etapas

Emails profissionais devem ter um propósito (se não, por que você está enviando?). Isso pode ser fornecer e-mails, solicitar a confirmação de que uma inscrição foi recebida ou pedir a alguém que aja.

Em termos de e-mail, é conhecido como call to action (CTA). CTAs são instruções para fazer algo e devem estar sempre no final dos seus e-mails.

Você também deve verificar e garantir que forneceu detalhes de contato e formas de as pessoas entrarem em contato com você.

Sua aprovação deve ser adequada à situação. Algumas aprovações profissionais apropriadas incluem:

  • Obrigado
  • Muito obrigado
  • Atenciosamente
  • Atenciosamente
  • Estou ansioso para ouvir de você

Evite usar finais excessivamente exigentes e formais, como:

  • Com os melhores cumprimentos
  • Com os melhores cumprimentos

Lição nº 4 – Sempre inclua um CTA e explique o propósito do seu email profissional e o resultado que você deseja.

Saiba mais linhas finais para um e-mail em inglês.

5 e-mails profissionais em inglês

Você já entende o formato de e-mail profissional? Se tudo ainda é um mistério, aqui estão 5 exemplos para mostrar como isso é feito.

Esses exemplos são projetados com base em alguns dos tipos comuns de e-mails profissionais que você pode precisar enviar. Leia-os, aprenda com eles e entenda o formato antes de escrever o seu próprio!

Emails profissionais em inglês para chefe

Seu chefe, gerente, diretor ou CEO espera que você entenda e use o formato formal de e-mail. Neste exemplo de e-mail profissional para o chefe, envolvemos alguém com autoridade com uma mensagem clara que atende a todos os requisitos.

Prezado [ nome do chefe ] ,

Espero que este e-mail encontre você bem.

Estou escrevendo para discutir [ Tópico ou Finalidade do Email ] . [ Inclua detalhes necessários e relevantes sobre o tema. Seja conciso e direto ]

Acredito que seus insights e orientação seriam valiosos neste assunto. Se necessário, podemos agendar uma reunião em um horário conveniente para você discutir mais detalhadamente esse assunto.

Agradecemos antecipadamente pelo seu tempo e consideração.

Atenciosamente,

[ Seu nome ]

Emails profissionais em inglês para um cliente/cliente

A menos que seu cliente seja um amigo pessoal, siga sempre o formato do e-mail. Neste exemplo, fornecemos uma mensagem simples e fácil de seguir que trata de obter uma resposta do seu cliente/cliente. Você pode usar isso para qualquer correspondência diária com o cliente.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que esta mensagem o encontre bem.

Estou entrando em contato com relação a [ referência ao assunto em questão ] . [ Fornecer os detalhes necessários ou dúvidas relacionadas ao assunto ] .

Aguardo seu feedback ou quaisquer perguntas que você possa ter sobre este assunto.

Obrigado pela sua atenção e cooperação.

Atenciosamente,

[ Seu nome ]

E-mail de reclamação em inglês profissional

Chateado com um produto, serviço ou outra coisa? Então não aceite isso; reclamar! Este e-mail de reclamação profissional aprofunda os detalhes e descreve sua reclamação, além de solicitar uma resposta e uma resolução.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Estou escrevendo para expressar minha decepção e frustração com o serviço recente que recebi de sua empresa.

Em [ data ] , comprei [ produto/serviço ] na sua loja/site. Porém, ao receber o produto/serviço, descobri diversos problemas e falhas que não foram mencionados ou visíveis no momento da compra. Estas questões incluem [ detalhes específicos dos problemas ] .

Acredito que como cliente fiel, merecia uma melhor experiência e um produto/serviço que atendesse aos padrões esperados. Portanto, solicito a pronta resolução deste assunto.

Aguardo sua resposta imediata e uma solução satisfatória para este problema.

Obrigado pela sua atenção.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

E-mail de fatura em inglês profissional

Você poderia dizer: "Quero ser pago!" mas não obterá resultados. Em vez disso, este e-mail de fatura profissional é adequadamente curto e eficaz e garantirá que você receba o valor total na data de vencimento.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Estou escrevendo para lhe fornecer a fatura de [ nome do projeto/serviço ] , conforme acordado. O valor total devido é [ Valor total ] .

Encontre a fatura em anexo e processe o pagamento antes ou na data de vencimento, que é [ data de vencimento ] .

Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais detalhes, não hesite em entrar em contato.

Obrigado pela sua atenção.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

E-mail de solicitação de conexão em inglês profissional

Não é o que você sabe, mas quem você conhece – então construa sua rede de negócios com a solicitação de conexão profissional. Este tipo de e-mail Engilsh pode conectar você com influências do setor, colegas, partes interessadas e recrutadores.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Estou escrevendo para solicitar uma conexão profissional com você.

Já faz algum tempo que acompanho seu trabalho no setor e estou impressionado com sua experiência e realizações. Acredito que conectar-se com você seria mutuamente benéfico, pois poderíamos potencialmente colaborar em projetos ou fornecer apoio mútuo em nossos empreendimentos profissionais.

Se você estiver aberto a se conectar, eu apreciaria a oportunidade de aprender mais sobre seu trabalho e explorar possíveis sinergias. Por favor, deixe-me saber se você gostaria de se conectar em [ plataforma de sua escolha, por exemplo, LinkedIn ] ou qualquer outra plataforma que seja conveniente para você.

Obrigado pela sua atenção e consideração.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Saiba mais sobre como solicitar algo por e-mail .

Etiqueta de e-mail em inglês – 10 dicas

A língua inglesa pode ser complicada, confusa e difícil de dominar – especialmente ao escrever e-mails em inglês. Aqui estão 10 dicas de etiqueta a serem seguidas ao escrever um e-mail em inglês:

  1. Mantenha as linhas de assunto com 5 ou 7 palavras (ou corre o risco de ser ignorado ou não lido!)
  2. Use uma saudação adequada para 2023 (Olá), não para 1823 (Prezado Senhor/Senhora). Aprenda quais são algumas frases de abertura comuns para um e-mail em inglês.
  3. Comece cada e-mail com um sorriso (virtual), expresse gratidão e apresente-se.
  4. Defina o propósito do seu e-mail em uma ou duas frases.
  5. Cada parágrafo deve ter um único propósito ou pensamento.
  6. Mantenha os parágrafos curtos para leitores móveis!
  7. Sempre inclua um CTA.
  8. Nunca se esqueça dos seus dados de contato.
  9. Escolha uma assinatura adequada.
  10. Revise antes de enviar ou corra o risco de se envergonhar.

Conclusão

A capacidade de escrever e-mails em inglês é uma das habilidades mais importantes que você aprenderá, então gaste um tempo lendo isso e internalizando os conceitos. Podemos aborrecê-lo com os motivos, mas a realidade é que se você escrever e-mails ruins, não terá um bom desempenho nos negócios. Desculpe, isso é duro, mas é verdade. Se você está preocupado com o formato ou não tem confiança, experimente o escritor de e-mail HIX.AI para obter e-mails em inglês melhores, mais rápidos e mais eficazes.

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