영어로 이메일을 작성하는 것은 모국어가 아닌 경우 약간 혼란스러울 수 있습니다. 영어를 구사하는 사람에게도 어려울 수 있습니다! 왜? 영어 이메일 형식에는 반드시 배워야 하는 몇 가지 정해진 규칙, 관례 및 구조가 있기 때문입니다.
영어로 이메일을 작성하는 것이 어렵나요? 아니요, 그렇지 않습니다. 이 가이드에서 제시할 규칙을 준수하는 한 어떤 상황이나 상황에서도 전문적인 이메일을 작성하는 데 아무런 문제가 없습니다.
배울 준비가 되셨나요? 우리는 4부분으로 구성된 영어 이메일 형식을 다루고 다음 내용을 포함하는 5개의 샘플을 통해 이를 생생하게 보여줄 것입니다.
- 상사에게 보내는 업무용 이메일
- 클라이언트/고객에게 보내는 업무용 이메일
- 전문가 불만 이메일
- 전문 송장 이메일
- 전문가 연결 요청 이메일
영어 이메일에는 꼭 알아야 할 몇 가지 에티켓이 적용됩니다. 이메일 내부자로 구성된 HIX.AI 팀은 이메일 우수성을 달성하는 데 도움이 되는 가이드를 제작했습니다!
영어 이메일 형식을 사용해야 하나요?
이메일은 재미있는 것입니다. 그것들은 확실히 21세기 기술이지만 여전히 빅토리아 시대의 관습에 의해 지배되고 있습니다. 그렇다, 마차와 손편지, 지나친 격식의 시대.
어떤 사람들은 영어 형식이 형식적 일 수 있다고 생각합니다. 실제로 그렇습니다. 그렇다고 창의성이나 혁신을 제한한다는 의미는 아닙니다. 단지 몇 가지 경계를 제공할 뿐입니다.
전문적인 이메일 형식은 전 세계적으로 인정되고 이해됩니다. 따라서 다른 기업이나 다른 국가의 사람들에게 이메일을 보낼 때 형식을 준수하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 이메일을 받는 모든 사람이 이메일을 이해할 수 있습니다.
항상 영어 형식을 사용해야 합니까? 예, 업무용 이메일을 작성하는 경우에는 가능합니다. 하지만 몇 가지 예외가 있습니다.
콜드 이메일과 판매 이메일은 다른 형식을 사용할 수 있으며 종종 사용합니다. 이것의 목적은 표준 구조를 기대하는 독자에게 충격을 주기 위한 것입니다.
또한, 친구에게 이메일을 보내는 경우(또는 개인 이메일을 보내는 경우) 원하는 대로 구성할 수 있습니다.
영어 형식에 대한 이 모든 이야기는 아마도 그것이 무엇인지 궁금해하게 만들 것입니다... 이제 그것에 대해 살펴보겠습니다.
영어 이메일 형식 설명
우리는 19세기까지(그리고 그 이전까지) 이메일의 구조를 추적할 수 있습니다.
물론 상황이 조금 바뀌었습니다. 1872년에는 제목 줄 같은 것이 필수 사항이 아니었습니다. 그러나 우리는 여전히 기본적으로 동일한 형식을 사용하고 있습니다.
그래서 그것은 무엇입니까?
영어 이메일 형식은 4가지 부분으로 구성됩니다. 전문적인 이메일을 작성하려면 각 섹션이 무엇인지, 그 목적이 무엇인지 이해해야 합니다.
4단계는 다음과 같습니다.
- 이메일 제목
- 이메일 인사말
- 이메일 본문 사본
- 이메일 승인/다음 단계
올바른 형식을 설명하기 위해 하나씩 시간을 들여 작업해 보겠습니다. 이것을 내면화하면 작성하려는 모든 이메일에 이 형식을 사용할 수 있습니다.
이메일 제목
모든 훌륭한 영어 이메일은 제목으로 시작됩니다. 제목 줄은 이메일 내부의 스냅샷입니다. 그들이 이메일을 열도록 충분히 격려해야 합니다.
가장 좋은 제목은 다음과 같습니다.
- 짧은 – 5~7단어(이상적이지만 필수인 경우 더 길어질 수 있음)
- 단순하고 진지한
- 이메일 내용에 대한 명확한 설명을 제공하세요.
- 날짜, 참고문헌, 제목 포함(해당하는 경우)
- 마감일 포함(있는 경우)
- 원하는 경우 지침("긴급" 또는 "응답해주세요")을 제공하세요.
하루에 수백 통의 이메일을 받기 때문에 제목 줄은 짧고 명확하게 작성하는 것이 좋습니다. 즉, 불분명하거나 혼란스러운 제목 줄은 무시될 위험이 있습니다.
짧은 제목은 모바일 장치에서도 읽기 쉽습니다.
강의 #1 – 제목을 짧고, 이해하기 쉽고, 명확하게 유지하세요.
이메일 인사말
이메일 인사말은 이메일에 대한 소개입니다. 이것이 바로 우리가 빅토리아 시대에서 (조금) 벗어나는 지점입니다. 약 20년 전에 이메일 작성자는 다음과 같은 이메일을 시작했습니다.
- 친애하는 선생님/부인
- 친애하는 (이름) 씨
- 친애하는 Ms. (이름)
하지만 오늘은 그렇지 않습니다. 왜? 영어로 작성된 이메일은 끊임없이 변화하기 때문에 이러한 내용은 시대에 뒤떨어지고 관련성이 없으며 일부 사람들에게는 불쾌감을 줍니다. 대신 가장 공식적인 이메일도 다음과 같이 소개됩니다.
- 안녕하세요 (사람의 이름)
- 안녕하세요 (이름)
- 친애하는 (사람의 이름)
Lesson #2 항상 그 사람의 이름을 사용해야 합니다. 이는 장벽을 허물고 즉시 개인적인 관계를 구축하는 데 도움이 됩니다.
이메일을 효과적으로 시작하는 방법에 대해 자세히 알아보세요 .
이메일 본문 사본
본문 카피는 메시지를 작성하는 곳입니다. 한 문장으로 짧을 수도 있고 여러 페이지의 세부 정보로 이어질 수도 있습니다. 이메일 길이에 대한 규칙은 없습니다(에티켓에 따라 가능한 한 짧아야 함).
일반적으로 이메일 형식은 다음과 같습니다.
- 환영 및 소개 - 사업에 뛰어들지는 않지만 긍정적인 환영을 제공하고 (모르는 사람인 경우) 자신을 소개합니다. 여기에는 귀하가 누구인지, 어디에서 근무하는지가 포함될 수 있습니다.
- 이메일의 목적을 명시하세요 – 요점을 빠르게 파악하고 메시지를 보내는 이유를 명시하세요. "나는 (포지션)이라는 광고된 역할에 지원합니다"가 완벽합니다.
- 자세히 알아보기 – 추가 정보를 추가해야 하는 경우 여기가 기회입니다. 이메일은 에세이가 아니므로 가능한 한 짧게 작성하세요. 글머리 기호 등을 사용하여 텍스트를 나누고 복잡한 정보를 최대한 간단하게 전달하세요.
본문 문구는 간략해야 합니다. 독자가 메시지 내용을 이해하는 데 도움이 되도록 언제든지 다른 소스나 첨부 파일에 대한 링크를 추가할 수 있습니다.
강의 #3 - 모든 정보를 포함하되 간략하게 작성하세요. 전문적인 이메일은 빠르게 요점을 전달합니다.
이메일 승인/다음 단계
업무용 이메일에는 목적이 있어야 합니다(아니면 왜 보내는 거죠?). 여기에는 이메일을 제공하거나, 신청서가 접수되었는지 확인하도록 요청하거나, 누군가에게 조치를 취하도록 요청하는 것이 포함될 수 있습니다.
이메일 용어로는 CTA(Call-To-Action)라고 합니다. CTA는 작업을 수행하라는 지침이므로 항상 이메일 끝에 있어야 합니다.
또한 사람들이 귀하에게 연락할 수 있는 연락처 정보와 방법을 제공했는지 확인하고 확인해야 합니다.
귀하의 승인은 상황에 적합해야 합니다. 적절한 전문 승인에는 다음이 포함됩니다.
- 감사해요
- 많은 감사
- 친애하는
- 감사합니다
- 당신을 기다리겠습니다
다음과 같이 지나치게 까다롭고 격식을 갖춘 결말을 사용하지 마세요.
- 진심으로
- 당신의 충실한
레슨 #4 - 항상 CTA를 포함하고 업무용 이메일의 목적과 원하는 결과를 설명하세요.
영어로 된 5가지 업무용 이메일
아직 전문적인 이메일 형식을 이해하고 있나요? 여전히 모든 것이 미스터리라면, 여기 5가지 샘플이 어떻게 이루어졌는지 보여줍니다.
이러한 샘플은 귀하가 보내야 할 몇 가지 일반적인 유형의 업무용 이메일을 중심으로 설계되었습니다. 직접 작성하기 전에 읽고, 배우고, 형식을 이해하세요!
상사에게 보내는 전문 영어 이메일
상사, 관리자, 이사 또는 CEO는 귀하가 공식적인 이메일 형식을 이해하고 사용하기를 기대합니다. 상사에게 보내는 이 전문 이메일 샘플에서 우리는 모든 올바른 상자를 체크하는 명확한 메시지를 통해 권위 있는 사람을 참여시킵니다.
친애하는 [ 상사 이름 ] 님,
이 이메일이 당신에게 도움이 되리라 믿습니다.
[ 이메일의 주제 또는 목적 ] 에 대해 논의하기 위해 글을 쓰고 있습니다. [ 주제에 대해 필요하고 관련된 세부 정보를 포함합니다. 간결하고 직접적으로 작성하세요 ]
나는 이 문제에 있어서 귀하의 통찰력과 지도가 귀중한 것이라고 믿습니다. 필요한 경우, 귀하가 이 문제에 대해 더 자세히 논의할 수 있도록 편리한 시간에 회의 일정을 잡을 수 있습니다.
귀하의 시간과 배려에 미리 감사드립니다.
감사합니다.
[ 당신의 이름 ]
클라이언트/고객에게 전문 영어 이메일
고객이 개인적인 친구가 아닌 이상 항상 이메일 형식을 따르세요. 이 샘플에서는 클라이언트/고객으로부터 응답을 얻는 것과 관련된 간단하고 따라하기 쉬운 메시지를 제공합니다. 일상적인 고객 서신에 이 기능을 사용할 수 있습니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 메시지가 당신에게 잘 전달되기를 바랍니다.
[ 현재 문제에 대한 언급 ] 과 관련하여 연락드립니다. [ 해당 문제와 관련하여 필요한 세부 정보나 문의 사항을 제공하십시오 ] .
이 문제와 관련하여 귀하의 의견이나 질문이 있으면 기다리겠습니다.
여러분의 관심과 협조에 감사드립니다.
감사합니다.
[ 당신의 이름 ]
전문 영어 불만 이메일
제품, 서비스 등으로 인해 화가 났습니까? 그렇다면 참지 마십시오. 불평하다! 이 전문적인 불만 사항 이메일은 세부 사항을 자세히 설명하고 귀하의 불만 사항을 간략하게 설명하며 답변과 해결책을 촉구합니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
나는 최근 귀사로부터 받은 서비스에 대한 실망과 불만을 표명하기 위해 편지를 쓰고 있습니다.
[ 날짜 ] 에 귀하의 매장/웹사이트에서 [ 제품/서비스 ] (를) 구매했습니다. 그러나 제품/서비스를 받자마자 구매 당시 언급되지 않았거나 눈에 띄지 않았던 몇 가지 문제와 결함을 발견했습니다. 이러한 문제에는 [ 문제의 구체적인 세부 사항 ] 이 포함됩니다.
나는 충실한 고객으로서 더 나은 경험과 기대되는 표준을 충족하는 제품/서비스를 받을 자격이 있다고 믿습니다. 그러므로 이 문제에 대한 조속한 해결을 부탁드립니다.
귀하의 즉각적인 응답과 이 문제에 대한 만족스러운 해결책을 기대합니다.
관심을 가져주셔서 감사합니다.
친애하는,
[ 당신의 이름 ]
전문 영어 송장 이메일
"나는 돈을 받고 싶어요!"라고 말할 수 있습니다. 하지만 결과는 나오지 않습니다. 대신, 이 전문 송장 이메일은 적절하게 짧고 효과적이며 귀하가 기한 내에 전액을 지불받을 수 있도록 보장합니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 동의한 대로 [ 프로젝트/서비스 이름 ] 에 대한 청구서를 제공하기 위해 편지를 쓰고 있습니다. 총 결제 금액은 [ 총 금액 ] 입니다.
첨부된 인보이스를 확인하신 후 결제 기한인 [ Due date ] 이전에 결제를 진행해 주시기 바랍니다.
궁금한 점이 있거나 추가 세부정보가 필요한 경우 언제든지 문의해 주세요.
관심을 가져주셔서 감사합니다.
친애하는,
[ 당신의 이름 ]
전문 영어 연결 요청 이메일
당신이 아는 것이 아니라 누구를 아는지가 중요합니다. 따라서 전문적인 연결 요청을 통해 비즈니스 네트워크를 구축하세요. 이러한 유형의 Engilsh 이메일은 귀하를 업계 영향력 있는 사람, 동료, 이해관계자 및 채용 담당자와 연결할 수 있습니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 나는 당신과의 직업적인 연결을 요청하기 위해 편지를 쓰고 있습니다.
나는 한동안 업계에서 귀하의 작업을 지켜봐 왔으며 귀하의 전문 지식과 성과에 깊은 인상을 받았습니다. 저는 여러분과의 연결이 잠재적으로 프로젝트에 협력하거나 전문적인 노력에서 서로를 지원할 수 있기 때문에 상호 이익이 될 것이라고 믿습니다.
연결에 열려 계시다면 귀하의 업무에 대해 더 많이 배우고 잠재적인 시너지 효과를 탐색할 수 있는 기회를 주시면 감사하겠습니다. [ 선택한 플랫폼(예: LinkedIn ] 이나 귀하에게 편리한 다른 플랫폼에서 연결할 의향이 있는지 알려주시기 바랍니다.
여러분의 관심과 배려에 감사드립니다.
친애하는,
[ 당신의 이름 ]
영어 이메일 에티켓 - 10가지 팁
영어는 복잡하고 혼란스럽고 마스터하기 어려울 수 있습니다. 특히 영어 이메일을 작성할 때 더욱 그렇습니다. 다음은 영어로 이메일을 작성할 때 따라야 할 10가지 에티켓 팁입니다.
- 제목을 5~7단어로 유지하세요(그렇지 않으면 무시되거나 읽히지 않을 위험이 있습니다!).
- 1823(Dear Sir/Madam)이 아닌 2023(안녕)에 어울리는 인사말을 사용하세요. 영어 이메일의 일반적인 시작 문장이 무엇인지 알아보세요.
- (가상) 미소로 모든 이메일을 시작하고, 감사를 표현하고 자신을 소개하세요.
- 이메일의 목적을 한두 문장으로 설명하세요.
- 각 문단에는 하나의 목적이나 생각이 있어야 합니다.
- 모바일 독자를 위해 단락을 짧게 유지하세요!
- 항상 CTA를 포함하세요.
- 귀하의 연락처를 잊지 마십시오.
- 적절한 승인을 선택하세요.
- 보내기 전에 교정하세요. 그렇지 않으면 당황스러울 위험이 있습니다.
결론
영어로 이메일을 작성하는 능력은 여러분이 배우게 될 가장 중요한 기술 중 하나이므로 이를 읽고 개념을 익히는 데 시간을 투자하세요. 이유를 설명하면 지루할 수 있지만 현실적으로 나쁜 이메일을 쓰면 사업이 잘 되지 않을 것입니다. 가혹한 표현이라 미안하지만 사실이에요. 형식이 걱정되거나 자신감이 부족하다면 HIX.AI 이메일 작성기를 사용하여 더 좋고, 빠르고, 효과적인 영어 이메일을 사용해 보세요.