이전에 이메일을 작성해 본 적이 없나요? 우리는 이메일 학교 기사를 통해 여러분을 기본으로 되돌려 놓을 것입니다. 우리는 이메일 형식을 살펴보고 각 섹션을 살펴보며 의미 있는 메시지를 작성하기 위해 어떻게 함께 작동하는지 설명할 것입니다.
당신이 거기 앉아서 "왜 이메일을 올바르게 작성하는 방법을 배워야 하는가?"라고 궁금해하고 있다면: 그럴 필요는 없습니다. 그러나 공식적인 이메일 형식은 전 세계적으로 거의 보편적입니다. 일을 처리하는 방법입니다!
이메일 형식을 지정하는 방법을 알고 싶다면 계속 읽어보세요!
올바른 이메일 형식은 무엇입니까?
모든 훌륭한 이메일(심지어 쓰레기 이메일도 포함)은 4부분으로 구성됩니다. 이 4가지 부분이 함께 작동하여 아름다운 퍼즐처럼 완벽한 메시지를 만들어냅니다.
그 중 하나(예를 들어 인사말)를 놓치면 독자는 혼란스러워하거나 약간 기분이 상할 수도 있습니다.
모든 이메일의 4가지 부분은 다음과 같습니다.
- 이메일 제목
- 이메일 인사말
- 이메일 본문 사본
- 이메일 승인/다음 단계
"새 메시지" 열기를 클릭하고 "받는 사람" 상자에 이메일 주소를 입력하면 보편적으로 허용되는 이메일 형식을 사용하여 공식적인 영어 이메일을 작성할 준비가 됩니다.
이메일 제목
제목 줄은 공식적인 이메일 작성이 시작되는 곳입니다. 잘못된 제목을 작성하면 그것이 끝날 수도 있습니다.
제목 줄은 상대방이 이메일을 열지 않고도 이메일 내용에 대한 명확한 정보를 제공해야 합니다.
합의는 없지만 가장 효과적이고 효과적인 제목은 짧습니다(5~7단어).
이는 우리 대부분이 휴대폰으로 이메일을 읽고 검토하기 때문에 제목 줄이 특정 길이로 잘려지기 때문입니다.
제목 줄을 작성하는 것은 예술 형식이며 여기서는 공간이 제한되어 있지만 작동 방식을 보여주는 몇 가지 제목 줄 옵션은 다음과 같습니다.
- 회의 요청 – (비활성 날짜)
- (본인 이름) – 면접 확인
- 약속을 놓쳐서 죄송해요
- 참석 확인 - (행사 내용)
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- 이러한 일반적인 이메일 오류를 겪고 계십니까?
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제목 줄은 이메일의 맥락을 설정하는 데 중요한 역할을 하므로 제목을 올바르게 작성하면 좋은 출발을 할 수 있습니다.
이메일 인사말
귀하의 이메일을 받은 사람이 열기를 클릭하여 이제 곧 이메일을 읽을 수 있기를 바랍니다. 항상 그 사람의 이름을 사용하는 맞춤형 인사말로 시작해야 합니다.
다음 중 하나를 선택하는 것이 좋습니다.
- "안녕하세요 (이름)
- "안녕하세요 (이름)
"친애하는"을 사용하지 않는 이유는 무엇입니까? 이메일 에티켓이 바뀌었거든요. 회신 요청에 응답하는 등 공식적인 인사말을 할 수 있는 장소는 아직 있지만 직장에서는 더 이상 일반적으로 사용되지 않습니다. "Dear Sir/Madam"을 같은 장소(휴지통)에 정리할 수도 있습니다.
이메일 본문 사본
본문 카피는 메시지의 핵심입니다.
그 길이는 당신이 말하고 싶은 내용과 설명하려는 세부사항의 수준에 따라 결정됩니다. 이메일은 한 문장으로 짧을 수 있습니다.
"귀하의 회의 요청을 받았고 참석할 수 있음을 확인합니다."
그러나 이메일 지원서를 작성할 때 지원하는 역할과 주요 기술을 간략히 설명하는 훨씬 더 많은 정보를 제공하고 싶을 것입니다.
공식적인 이메일 본문 카피를 작성할 때 기억해야 할 주요 사항은 다음과 같습니다.
- 가능하다면 처음 한두 문장으로 모든 내용을 요약하세요.
- 자세한 내용을 추가하려면 다음 단락을 사용하세요.
- 일을 활발하고 간결하게 유지하고 정보로 사람들에게 과부하를 주지 마십시오.
- 긴 텍스트 구절을 피하고 단락을 관리 가능한 덩어리로 나눕니다.
- 글머리 기호나 기타 방법을 사용하여 텍스트를 나누세요.
- 연락처를 잊지 마세요.
이메일 승인/다음 단계
위의 지침을 따랐다면 훌륭한 이메일 본문 사본을 만든 것입니다. 귀하의 이메일이 정보 제공용인 경우(예: 회의 참석 확인) 이제 보내기를 클릭할 수 있습니다.
그러나 그들이 무언가(답장, 문서 보내기, 참석 확인 등)를 하기를 기대한다면 CTA(Call to Action)를 포함하세요. CTA는 다른 사람이 수행하기를 원하는 내용을 설명하는 짧은 설명입니다. 이와 같이:
"당신이 내 신청서를 받았고 당신이 요청한 모든 것을 내가 제공했는지 확인해 주시겠어요?"
다음 단계를 설정하는 일련의 조치를 제안하는 경우 항상 이메일 끝에 해당 내용을 명시하세요.
"프로세스의 다음 단계에는 인터뷰가 포함되며, 인터뷰는 (날짜 입력)에 진행됩니다."
이름, 이메일 서명, 연락처 세부 정보뿐만 아니라 끝 부분(영감을 얻으려면 공식 이메일을 마무리하는 방법 에 대한 가이드를 확인하세요)을 포함하고 싶을 것입니다.
이것은 공식적인 이메일을 작성하는 과정입니다!
5가지 공식적인 이메일 형식의 예
아직 공식적인 이메일을 작성할 준비가 되지 않으셨나요? 그것은 문제가 되지 않습니다! 다음은 여러분의 즐거움을 위해 전문가들이 작성한 5가지 공식 이메일 형식의 예입니다. 여기에는 발생할 수 있는 일부 상황이 포함되어 있지만 여전히 적합하도록 편집, 업데이트 및 수정해야 합니다.
잘라내어 붙여넣지 말고 영감으로 활용하세요.
공식 회의 요청 이메일
응답이 없는 모임 요청을 입력하는 것이 지겹습니까? 귀하의 이메일이 공식 회의 요청 이메일 샘플과 어떻게 비교되는지 확인해 보세요. (우리 것이 더 낫죠?)
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 다가오는 회의 일정을 확인하기 위해 편지를 쓰고 있습니다.
제안된 일정이 귀하에게 적합한지 알려 주시기 바랍니다.
관심을 가져주셔서 감사합니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
공식 입사 지원 이메일
당신은 완벽한 직업을 찾았습니다. 이제 신청할 시간입니다. 이 공식 지원서 이메일은 귀하의 기술에 초점을 맞추고 귀하를 해당 직무에 가장 적합한 사람으로 홍보합니다. 가서 가져와!
[ 수신자 이름 ] 님께,
저는 최근 온라인에 게시된 [ 회사 이름 ] 직책에 공식적으로 지원하기 위해 편지를 쓰고 있습니다. 저는 귀하의 팀에 합류하여 제 기술과 경험에 기여할 수 있는 기회를 갖게 되어 기쁩니다.
[ 관련 분야 ] 에서 10년 이상의 경험을 쌓으면서 저는 [ 특정 기술 ] 분야에서 탄탄한 기초를 다졌습니다. 저는 기술적 전문 지식, 세부 사항에 대한 관심, 공동 작업 능력이 귀하의 조직에 귀중한 자산이 될 것이라고 확신합니다.
귀하께서 검토하실 수 있도록 제 이력서를 첨부했습니다. 추가 정보가 필요하시면 언제든지 저에게 연락해 주세요.
제 지원서를 고려해 주셔서 감사합니다. 저는 제 자격이 해당 직위의 요구 사항과 어떻게 일치하는지 논의할 기회를 기대하고 있습니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
공식 인터뷰 확인 이메일
당신은 지원서에 합격하고 인터뷰 자리를 확보했습니다. 이제 우리 메시지를 통해 챔피언처럼 예라고 대답하세요. 이 공식 인터뷰 확인 샘플은 장난이 아닙니다. 100% 전문적이며 상금에 중점을 둡니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 다가오는 회의 일정을 확인하기 위해 편지를 쓰고 있습니다.
제안된 일정이 귀하에게 적합한지 알려 주시기 바랍니다.
관심해주셔서 감사합니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
공식 고객 이메일
잘 아는 것이 아니라면 항상 클라이언트와 고객에게 보내는 공식적인 이메일을 작성해야 합니다. 어떤 사람들은 약간의 비공식적인 태도를 받아들이지만 다른 사람들은 규칙을 고수할 수 있습니다. 다음은 모든 클라이언트 또는 고객을 위한 멋진 공식 이메일입니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일을 통해 귀하의 건강과 기분이 좋아지리라 믿습니다. 저는 우리 서비스와 지속적인 비즈니스 관계에 대한 귀사의 신뢰에 감사를 표하기 위해 이 편지를 쓰고 있습니다.
우리는 귀하의 고유한 요구에 맞는 최고 수준의 서비스를 제공하기 위해 지속적으로 노력하고 있습니다. 이를 염두에 두고 우리는 지금까지의 귀하의 경험을 더 잘 이해하고 귀하의 기대에 더욱 효과적으로 부응하기 위해 서비스를 더욱 향상할 수 있는 방법을 모색하고 있습니다.
우리는 귀하의 피드백을 매우 소중하게 여기며 어떠한 의견이나 관찰이라도 진심으로 감사드립니다. 또는 당사 서비스가 귀하의 선호 사항, 요구 사항 및 비즈니스 목표에 부합하도록 하는 데 도움이 될 수 있는 귀하의 권장 사항.
우리는 귀하의 시간이 중요하다는 것을 인식하고 예상되는 협력과 신속한 응답에 감사드립니다. 당사의 서비스나 파트너십에 대해 문의 사항이 있거나 추가 정보가 필요한 경우 언제든지 문의해 주시기 바랍니다.
가장 호의적인 답변과 지속적인 파트너십을 기대합니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
공식 휴가 요청 이메일
보스가 좀 어렵나요? 우리도 마찬가지입니다. 휴가를 요청할 때 이 공식 샘플은 귀하의 요구 사항을 명확하고 간단하게 설명합니다. 당신은 지난 한 해 동안 열심히 일했고 이제 휴가를 확보했습니다. 우리에게 엽서를 보내는 것을 잊지 마세요!
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. [ 시작 ] ] [ 종료 날짜 ] 까지 [ 일수] 동안의 휴가를 공식적으로 요청하기 위해 편지를 쓰고 있습니다. [ 휴가 이유 ] 로서 재충전과 재충전을 위한 휴식을 취하는 것이 중요하다고 생각합니다.
제가 부재하는 동안 제 책임을 다하기로 동의한 [ 동료 이름 ] 에게 이야기했습니다. 보류 중인 모든 작업이 완료되었는지 확인하고 진행 중인 프로젝트에 대한 자세한 지침을 제공하겠습니다.
휴가 요청을 승인하기 전에 우려 사항이 있거나 추가 정보가 필요한 경우 알려주시기 바랍니다. 나는 원활한 작업흐름을 유지하는 것이 중요하다는 것을 이해하고 있으며 어떠한 방해도 최소화하도록 노력할 것입니다.
이 문제에 관심을 가져주시고 제 요청을 고려해 주셔서 감사합니다. 귀하의 신속한 답변을 기다리겠습니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
전문적인 이메일 형식을 사용해야 합니까?
아니요! 당신이 원하는 것은 무엇이든 할 수 있습니다. 또한 측벽에서 뛰어내려 길을 걷거나 비행 중에 조수석 문을 열려고 시도하는 경우도 있습니다.
전문적인 이메일 형식은 보편적으로 완료된 것으로 받아들여집니다. 공식적인 이메일 형식의 가장 큰 장점은 이메일 작성이 더 쉽다는 것입니다. 재미있거나 창의적이거나 어디서든 영감을 얻을 필요는 없습니다. 규칙만 지키면 됩니다.
또한 전문적인 이메일 형식이 전 세계적으로 통용된다는 사실도 알게 될 것입니다. 영어는 국제적인 비즈니스 언어이지만 공식적인 형식은 모든 언어로 글을 쓰는 사람들이 사용합니다.
이 블로그를 통해 올바른 이메일 형식으로 공식 메시지를 작성하는 것이 얼마나 쉬운지 보여주셨기를 바랍니다. 여전히 좀 더 지원이 필요한 경우 HIX.AI 의 이메일 전문가가 제공하는 5가지 전문가 팁을 확인하세요.
이메일 형식을 지정하는 방법에 대한 5가지 전문가 팁
- 템플릿 만들기 - 누락된 내용이 걱정된다면 템플릿을 만드세요. Word, Google Docs 또는 기타 생산성 소프트웨어를 사용하여 자신만의 템플릿을 만들 수 있습니다. 그런 다음 이메일을 작성해야 할 때 형식을 통해 작업할 수 있습니다. 마지막에는 100% 올바른 형식의 최종 공식 이메일이 생성됩니다.
- 비 인격적으로 만드십시오 – 좋습니다. 따라서 그 사람의 이름부터 시작해야 하지만 그 후에는 너무 많은 작업을 수행할 필요가 없습니다. 큰 감사 인사나 긴 사과는 피하세요. 이것은 비즈니스이며 이 사람들은 당신의 친구가 아닙니다. 그렇다면 공식적인 이메일을 보내지 마십시오.
- 능동태로 쓰기 – 수동태를 사용하는 비즈니스 이메일이 너무 많습니다. 이는 공간과 시간을 낭비하고 실제로 원하는 결과를 얻을 가능성을 낮출 수 있습니다. "나는 (직업 이름) 역할에 지원합니다."는 "광고된 역할을 보고 지원서를 제출할 것을 고려하고 있었습니다."보다 훨씬 더 적극적입니다. 어떤 사람을 인터뷰하고 채용하고 싶나요?
- 대담해지십시오(결국 비즈니스입니다) . 자신이 원하는 것을 말하지 않는 사람을 누구도 존경하지 않습니다. 이메일에도 동일한 원칙이 적용됩니다. 당신이 원하는 것에 대해 자신감 있고 대담하며 명확하십시오. 공식적인 형식은 귀하의 요구 사항을 명확하게 하기 위한 이상적인 구조를 제공합니다. 솔직하다는 것이 무례하다는 뜻은 아니다.
- HIX.AI 이메일 작성기 사용 – 전문가는 모든 작업을 완료하는 최적의 방법을 찾기 때문에 성공합니다. 공식적인 이메일을 작성하는 데 너무 오랜 시간이 걸리나요? HIX.AI AI 이메일 생성기가 대신해 드립니다. 이 전문적이고 강력한 AI 글쓰기 프로그램은 몇 초 안에 100% 정확하고 효과적인 이메일을 작성할 수 있습니다.
결론
공식적인 이메일은 가장 능숙한 작가이자 유능한 전문가라도 당황하게 만들 수 있습니다. 하지만 언어를 제거하면 간단하고 따라하기 쉬운 이메일 형식만 남게 됩니다. 제목부터 시작하여 거기서부터 메시지를 작성하세요. 적극적인 목소리를 사용하고, 요구 사항을 표현하고, 사업에 있어서 대담해지십시오. 이것이 성공적인 공식 이메일을 작성하는 비결입니다.