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Hogar > Correos electrónicos > ¿Qué es el formato de correo electrónico y cómo formatear un correo electrónico de forma adecuada y profesional?

¿Qué es el formato de correo electrónico y cómo formatear un correo electrónico de forma adecuada y profesional?

¿Nunca antes escribiste un correo electrónico? Lo llevamos de vuelta a lo básico en nuestro artículo sobre la escuela por correo electrónico. Exploraremos el formato de correo electrónico y analizaremos cada sección para explicar cómo funcionan en conjunto para crear un mensaje con significado.

Si estás sentado preguntándote: "¿Por qué debería molestarme en aprender a escribir correos electrónicos correctamente?" No es necesario. Sin embargo, el formato formal de correo electrónico es prácticamente universal en todo el mundo. ¡Es la manera de hacer las cosas!

Para aquellos que quieran aprender cómo formatear un correo electrónico, ¡sigan leyendo!

¿Cuál es el formato de correo electrónico adecuado?

Todo buen correo electrónico (e incluso los basura) se compone de 4 partes. Estas 4 partes trabajan juntas, uniéndose como un hermoso rompecabezas para crear el mensaje perfecto.

Si se omite uno de ellos (el saludo, por ejemplo), el lector podría confundirse o incluso ofenderse un poco.

Las 4 partes de cada correo electrónico incluyen:

  1. Línea de asunto del correo electrónico
  2. saludo emai
  3. Copia del cuerpo del correo electrónico
  4. Cierre de sesión por correo electrónico/próximos pasos

Haga clic en abrir "mensaje nuevo" e ingrese una dirección de correo electrónico en el cuadro "Para", y estaremos listos para crear nuestro correo electrónico formal en inglés utilizando el formato de correo electrónico universalmente aceptado.

Línea de asunto del correo electrónico

La línea de asunto es donde comienza la creación de su correo electrónico formal. Cree una línea de asunto incorrecta y ahí también podría terminar.

Las líneas de asunto deben proporcionar una instantánea clara de cuál es su correo electrónico sin que la persona tenga que abrirlo.

No hay consenso, pero las mejores (y más efectivas) líneas de asunto son cortas (de 5 a 7 palabras).

Esto se debe simplemente a que la mayoría de nosotros leemos y revisamos correos electrónicos en nuestros teléfonos móviles, lo que recortará las líneas de asunto con cierta longitud.

Escribir líneas de asunto es una forma de arte y estamos limitados en términos de espacio aquí, pero aquí hay algunas opciones de líneas de asunto para mostrarle cómo funciona:

  • Solicitud de reunión – (fechas inertes)
  • (Su nombre) – Confirmación de la entrevista
  • Disculpas por faltar a nuestra cita.
  • Confirmación de asistencia – (Detalles del evento)
  • ¿Quieres aumentar las ventas? ¡Aquí hay 5 maneras!
  • ¿Estás cometiendo estos errores comunes de correo electrónico?
  • ¿Quieres ver el poder de la IA? ¡Pruebe el generador de correo electrónico HIX.AI AI !

La línea de asunto juega un papel crucial en la configuración del contexto de su correo electrónico, así que hágalo bien y tendrá un gran comienzo.

Saludo por correo electrónico

Con suerte, la persona que recibió su correo electrónico hizo clic en abrir y ahora está a punto de leerlo. Siempre debes comenzar con un saludo personalizado que utilice el nombre de la persona.

Recomendamos elegir uno de los siguientes:

  • "Hola (nombre de la persona)
  • "Hola (nombre de la persona)

¿Por qué no utilizar "Estimado"? Porque la etiqueta del correo electrónico ha cambiado. Si bien todavía hay un lugar para los saludos formales (como responder a una solicitud de confirmación de asistencia), ya no se usan comúnmente en el trabajo. También puede archivar "Estimado señor/señora" en el mismo lugar (en la papelera).

Obtenga más información sobre consejos de etiqueta para el correo electrónico .

Copia del cuerpo del correo electrónico

El cuerpo del texto es el núcleo de sus mensajes.

Su duración depende de lo que quieras decir y del nivel de detalle en el que vayas a entrar. Los correos electrónicos pueden ser tan cortos como una sola oración:

"Puedo confirmar que he recibido su solicitud de reunión y que puedo asistir".

Sin embargo, al escribir una solicitud de correo electrónico, querrás proporcionar mucha más información, describiendo el puesto que estás solicitando y tus habilidades clave.

Estas son algunas de las cosas clave que debe recordar al escribir el cuerpo del correo electrónico formal:

  • Resume todo en las primeras dos oraciones (si puedes).
  • Utilice los párrafos siguientes para agregar más detalles.
  • Mantenga las cosas enérgicas y breves, no sobrecargue a las personas con información.
  • Evite largos pasajes de texto y divida los párrafos en partes manejables.
  • Siéntase libre de utilizar viñetas y otras formas de dividir el texto.
  • No olvides tus datos de contacto.

Cierre de sesión de correo electrónico/próximos pasos

Si ha seguido nuestras instrucciones anteriores, ha creado un excelente texto del cuerpo del correo electrónico. Si su correo electrónico es solo para información (como confirmar asistencia a una reunión), ahora puede hacer clic en enviar.

Sin embargo, si espera que hagan algo (responderle, enviarle un documento, confirmar la asistencia, etc.), incluya una llamada a la acción (CTA). Las llamadas a la acción son declaraciones breves que explican lo que quieres que alguien haga. Como esto:

"¿Puede confirmar que recibió mi solicitud y que le proporcioné todo lo que solicitó?"

Si está proponiendo un curso de acción, algo que llamamos establecer los siguientes pasos, explíquelo siempre al final de su correo electrónico.

"Los próximos pasos del proceso incluyen entrevistas, que se llevarán a cabo el (insertar fecha)".

Querrá incluir un final (para inspirarse, consulte nuestra guía sobre cómo finalizar correos electrónicos formales ), así como su nombre, firma de correo electrónico y datos de contacto.

¡Este es el proceso de escribir correos electrónicos formales !

5 ejemplos de formatos de correo electrónico formales

¿Aún no estás listo para escribir tus propios correos electrónicos formales? ¡No es un problema! Aquí hay 5 ejemplos de formatos de correo electrónico formales escritos por profesionales para su placer visual. Estos cubren algunas de las situaciones que podría experimentar, pero aún así necesitará editarlos, actualizarlos y modificarlos para que se ajusten.

No cortes y pegues, úsalos como inspiración.

Correo electrónico de solicitud de reunión formal

¿Estás cansado de escribir convocatorias de reuniones que no reciben respuesta? Vea cómo se compara el suyo con nuestro ejemplo de correo electrónico de solicitud de reunión formal. (El nuestro es mejor, ¿verdad?)

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Le escribo para confirmar la programación de nuestra próxima reunión.

Por favor, avíseme si el programa propuesto le conviene.

Gracias por su atención.

Saludos cordiales,
[ Su nombre ]

Correo electrónico de solicitud de empleo formal

Has encontrado el trabajo perfecto; Ahora es el momento de presentar la solicitud. Este correo electrónico de solicitud formal se centra en sus habilidades y lo promueve como la mejor persona para el puesto. ¡Ve y consíguelo!

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Le escribo para solicitar formalmente el puesto en [ Nombre de la empresa ] que se publicó recientemente en línea. Estoy entusiasmado con la oportunidad de unirme a su equipo y contribuir con mis habilidades y experiencia.

Con más de 10 años de experiencia en [ campo relevante ] , he desarrollado una base sólida en [ habilidades específicas ] . Estoy seguro de que mi experiencia técnica, atención al detalle y capacidad para trabajar en colaboración me convertirán en un activo valioso para su organización.

Adjunto mi currículum para su revisión. Si necesita información adicional, no dude en ponerse en contacto conmigo.

Gracias por considerar mi solicitud. Espero tener la oportunidad de analizar cómo mis calificaciones se alinean con los requisitos del puesto.

Saludos cordiales,
[ Su nombre ]

Correo electrónico de confirmación de la entrevista formal

Obtuviste éxito en la solicitud y aseguraste el lugar para la entrevista, ahora di sí como un campeón con nuestro mensaje. Esta muestra de confirmación de entrevista formal no se anda con rodeos. Es 100% profesional y enfocado al premio.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Le escribo para confirmar la programación de nuestra próxima reunión.

Por favor, avíseme si el programa propuesto le conviene.

Gracias por su atención.

Saludos cordiales,
[ Su nombre ]

Descubra cómo escribir un correo electrónico de confirmación aquí .

Correo electrónico formal del cliente

A menos que los conozca bien, siempre debe crear correos electrónicos formales para clientes y clientes. Si bien algunos aceptarán un poco de informalidad, otros pueden ser estrictos con las reglas. Aquí tienes un fabuloso correo electrónico formal para cualquier cliente o clienta.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Confío en que este correo electrónico lo encuentre con buena salud y buen humor. Le escribo para expresar nuestra gratitud por la fe de su empresa en nuestros servicios y nuestra relación comercial continua.

Nos esforzamos continuamente por brindar servicios de primer nivel adaptados a sus necesidades únicas. Con esto en mente, buscamos comprender mejor su experiencia hasta el momento e identificar formas en que podemos mejorar aún más nuestros servicios para satisfacer sus expectativas de manera más efectiva.

Valoramos inmensamente sus comentarios y realmente apreciaríamos cualquier comentario u observación. o recomendaciones que pueda tener y que nos ayuden a garantizar que nuestros servicios resuenen con sus preferencias, requisitos y objetivos comerciales.

Reconocemos la importancia de su tiempo y le agradecemos su cooperación anticipada y su pronta respuesta. Si tiene alguna consulta o necesita más información sobre cualquier aspecto de nuestros servicios o nuestra asociación, no dude en comunicarse con nosotros.

Esperamos su respuesta más favorable y nuestra asociación continua.

Saludos cordiales,
[ Su nombre ]

Correo electrónico de solicitud formal de vacaciones

¿Es el jefe un poco difícil? La nuestra también. Al solicitar vacaciones, este modelo formal expone su demanda de forma clara y sencilla. Trabajó duro el año pasado y ahora se aseguró las vacaciones. ¡No olvides enviarnos una postal!

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Le escribo para solicitar formalmente unas vacaciones de [ número de días ] que comienzan el [ fecha de inicio ] y terminan el [ fecha de finalización ] . Como [ motivo de las vacaciones ] , creo que es importante para mí tomarme un tiempo libre para recargar energías y rejuvenecer.

He hablado con [ nombre del colega ] , quien aceptó cubrir mis responsabilidades durante mi ausencia. Me aseguraré de que se completen todas las tareas pendientes y proporcionaré instrucciones detalladas para cualquier proyecto en curso.

Avíseme si tiene alguna inquietud o si necesita información adicional antes de aprobar mi solicitud de vacaciones. Entiendo la importancia de mantener un flujo de trabajo fluido y me aseguraré de minimizar cualquier interrupción.

Gracias por su atención a este asunto y por considerar mi solicitud. Espero su pronta respuesta.

Saludos cordiales,
[ Su nombre ]

¿Tengo que utilizar el formato de correo electrónico profesional?

¡No! Puedes hacer lo que quieras. También saltas de la pared lateral y caminas por la calle o intentas abrir la puerta del pasajero en medio de un vuelo.

El formato de correo electrónico profesional es universalmente aceptado como algo hecho. Lo bueno del formato de correo electrónico formal es que facilita la redacción de correos electrónicos. No necesitas ser divertido, creativo ni encontrar inspiración en ningún lado, simplemente sigue las reglas.

También descubrirá que el formato de correo electrónico profesional llega a todo el mundo. Si bien el inglés es el idioma internacional de los negocios, el formato formal lo utilizan personas que escriben en todos los idiomas.

Esperamos que este blog le haya mostrado lo fácil que es escribir mensajes formales en el formato de correo electrónico correcto. Si aún necesita un poco más de ayuda, consulte 5 consejos profesionales de los expertos en correo electrónico de HIX.AI

5 consejos profesionales sobre cómo formatear un correo electrónico

  1. Crea una plantilla : si te preocupa perderte algo, crea una plantilla. Puede utilizar Word, Google Docs o cualquier otro software de productividad para crear su propia plantilla. Luego, cuando necesite escribir correos electrónicos, puede trabajar con el formato. Al final, estará su correo electrónico formal final, 100% formateado correctamente.
  2. Hazlo impersonal : está bien, entonces debes comenzar con el nombre de la persona, pero después de eso, no necesitas hacer demasiado. Evite grandes agradecimientos o disculpas largas, esto es un negocio y estas personas no son sus amigos. Si es así, no les envíe correos electrónicos formales.
  3. Escriba con voz activa : demasiados correos electrónicos comerciales se limitan a la voz pasiva. Esto desperdicia espacio y tiempo y, de hecho, puede reducir sus posibilidades de obtener el resultado que desea. "Estoy solicitando el puesto de (nombre del trabajo)" es mucho más asertivo que "Vi un puesto anunciado y estaba considerando enviar una solicitud". ¿A qué persona preferirías entrevistar y emplear?
  4. Sea audaz (después de todo, es un negocio) : nadie respeta a alguien que no dice lo que quiere. El mismo principio se aplica a sus correos electrónicos. Sea seguro, audaz y claro con lo que quiere. El formato formal proporciona la estructura ideal para dejar claras sus demandas. Ser franco no significa ser grosero.
  5. Utilice HIX.AI Email Writer : los profesionales tienen éxito porque encuentran la forma óptima de completar cada tarea. ¿Pasar demasiado tiempo escribiendo correos electrónicos formales? Deje que el generador de correo electrónico HIX.AI AI lo haga por usted. Este potente y profesional programa de redacción de IA puede crear correos electrónicos 100% precisos y eficaces en segundos.

Conclusión

Los correos electrónicos formales pueden desconcertar incluso al escritor más experto y al profesional consumado. Pero elimine el lenguaje y quedará con un formato de correo electrónico simple y fácil de seguir. Comience con la línea de asunto y cree sus mensajes a partir de ahí. Utilice una voz activa, exprese sus demandas y sea audaz en los negocios. Ese es el secreto para escribir correos electrónicos formales exitosos.

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