Belum pernah menulis email sebelumnya? Kami membawa Anda kembali ke dasar dalam artikel sekolah email kami. Kita akan menjelajahi format email, melihat setiap bagian untuk menjelaskan bagaimana keduanya bekerja sama untuk membangun pesan yang bermakna.
Jika Anda duduk di sana bertanya-tanya: "Mengapa saya harus bersusah payah mempelajari cara menulis email dengan benar?" Anda tidak perlu melakukannya. Namun, format email formal cukup universal di seluruh dunia. Ini adalah cara untuk menyelesaikan sesuatu!
Bagi yang ingin mempelajari cara memformat email, baca terus!
Apa format email yang tepat?
Setiap email bagus (dan bahkan email sampah) terdiri dari 4 bagian. Keempat bagian ini bekerja sama, bersatu seperti puzzle yang indah untuk menciptakan pesan yang sempurna.
Jika salah satunya terlewatkan (sapaannya, misalnya), maka pembaca mungkin akan bingung atau bahkan sedikit tersinggung.
4 bagian dari setiap email meliputi:
- Baris subjek email
- salam Emai
- Salinan isi email
- Penandatanganan email/langkah selanjutnya
Klik buka "pesan baru" dan masukkan alamat email di kotak "Kepada", dan kami siap membuat email formal berbahasa Inggris menggunakan format email yang diterima secara universal.
Baris subjek email
Baris subjek adalah tempat pembuatan email formal Anda dimulai. Buat baris subjek yang buruk, dan itu juga bisa berakhir.
Baris subjek harus memberikan gambaran yang jelas tentang email Anda tanpa orang tersebut harus membukanya.
Tidak ada konsensus, namun baris subjek yang terbaik – dan paling efektif – adalah pendek (5 - 7 kata).
Hal ini terjadi karena kebanyakan dari kita membaca dan meninjau email di ponsel kita, yang akan memotong baris subjek dengan panjang tertentu.
Menulis baris subjek adalah sebuah bentuk seni, dan ruang kami terbatas di sini, namun berikut beberapa opsi baris subjek untuk menunjukkan cara kerjanya:
- Permintaan pertemuan – (tanggal inert)
- (Nama Anda) – Konfirmasi wawancara
- Maaf karena melewatkan janji temu kita
- Konfirmasi kehadiran – (Rincian acara)
- Ingin meningkatkan penjualan? Inilah 5 caranya!
- Apakah Anda membuat kesalahan email yang umum ini?
- Ingin melihat kekuatan AI? Coba pembuat email HIX.AI AI !
Baris subjek memainkan peran penting dalam menyiapkan konteks email Anda, jadi lakukan dengan benar, dan Anda akan memulai dengan baik.
salam email
Mudah-mudahan orang yang menerima email Anda telah mengklik buka dan sekarang akan membacanya. Anda harus selalu memulai dengan sapaan pribadi yang menggunakan nama orang tersebut.
Kami merekomendasikan memilih salah satu dari berikut ini:
- "Hai (nama orang)
- "Halo (nama orang)
Mengapa tidak menggunakan "Sayang"? Karena etika email telah berubah. Meskipun masih ada tempat untuk sapaan formal (seperti menanggapi permintaan RSVP), sapaan tersebut tidak lagi umum digunakan di tempat kerja. Anda juga dapat menyimpan "Yang Terhormat Tuan/Nyonya" di tempat yang sama (di tempat sampah).
Pelajari lebih lanjut tentang tips etiket email .
Salinan isi email
Body copy adalah inti dari pesan Anda.
Panjangnya ditentukan oleh apa yang ingin Anda katakan dan tingkat detail yang Anda sampaikan. Email bisa sesingkat satu kalimat:
"Saya dapat mengonfirmasi bahwa saya telah menerima permintaan pertemuan Anda dan saya dapat hadir."
Namun, saat menulis lamaran email, Anda pasti ingin memberikan lebih banyak informasi, menguraikan peran yang Anda lamar dan keterampilan utama Anda.
Berikut adalah beberapa hal penting yang perlu diingat saat menulis body copy email formal:
- Ringkaslah semuanya dalam satu atau dua kalimat pertama (jika Anda bisa).
- Gunakan paragraf berikutnya untuk menambahkan lebih banyak detail.
- Usahakan segala sesuatunya cepat dan singkat, jangan membebani orang dengan informasi.
- Hindari bagian teks yang panjang dan bagi paragraf menjadi beberapa bagian yang mudah diatur.
- Jangan ragu untuk menggunakan poin-poin dan cara lain untuk memecah teks.
- Jangan lupa detail kontak Anda.
Penandatanganan email/langkah selanjutnya
Jika Anda telah mengikuti petunjuk kami di atas, Anda telah membuat salinan isi email yang bagus. Jika email Anda hanya untuk informasi saja (seperti mengonfirmasi kehadiran rapat), kini Anda dapat mengklik kirim.
Namun, jika Anda mengharapkan mereka melakukan sesuatu (membalas Anda, mengirim dokumen, mengonfirmasi kehadiran, dll.), sertakan ajakan bertindak (CTA). CTA adalah pernyataan singkat yang menjelaskan apa yang Anda ingin seseorang lakukan. Seperti ini:
Bisakah Anda mengonfirmasi bahwa Anda telah menerima lamaran saya dan saya telah memberikan semua yang Anda minta?
Jika Anda mengusulkan suatu tindakan, sesuatu yang kami sebut dengan menetapkan langkah selanjutnya, selalu jelaskan di akhir email Anda.
“Langkah proses selanjutnya meliputi wawancara yang akan dilakukan pada (masukkan tanggal).”
Anda sebaiknya menyertakan akhiran (untuk mendapatkan inspirasi, lihat panduan kami tentang cara mengakhiri email formal ), serta nama, tanda tangan email, dan detail kontak Anda.
Ini adalah proses menulis email formal !
5 contoh format email formal
Masih belum siap untuk menulis email formal Anda sendiri? Ini bukan masalah! Berikut adalah 5 contoh format email formal yang ditulis oleh para profesional untuk kesenangan menonton Anda. Ini mencakup beberapa situasi yang mungkin Anda alami, namun Anda masih perlu mengedit, memperbarui, dan mengubahnya agar sesuai.
Jangan potong-tempel, tapi jadikan itu sebagai inspirasi.
Email permintaan pertemuan formal
Muak mengetik permintaan rapat yang tidak mendapat balasan? Lihat perbandingan email Anda dengan contoh email permintaan pertemuan formal kami. (Milik kita lebih baik, kan?)
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk mengonfirmasi penjadwalan pertemuan kita yang akan datang.
Tolong beri tahu saya jika jadwal yang diusulkan cocok untuk Anda.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email lamaran pekerjaan formal
Anda telah melihat pekerjaan yang sempurna; sekarang saatnya melamar. Email lamaran formal ini berfokus pada keahlian Anda dan mempromosikan Anda sebagai orang terbaik untuk pekerjaan itu. Pergi dan ambil!
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya menulis surat ini untuk melamar secara resmi posisi di [ Nama Perusahaan ] yang baru-baru ini diposting secara online. Saya sangat antusias dengan kesempatan untuk bergabung dengan tim Anda dan menyumbangkan keterampilan dan pengalaman saya.
Dengan pengalaman lebih dari 10 tahun di [ bidang yang relevan ] , saya telah mengembangkan dasar yang kuat dalam [ keterampilan khusus ] . Saya yakin bahwa keahlian teknis saya, perhatian terhadap detail, dan kemampuan untuk bekerja secara kolaboratif akan menjadikan saya aset berharga bagi organisasi Anda.
Saya telah melampirkan resume saya untuk Anda tinjau. Jika Anda memerlukan informasi tambahan, jangan ragu untuk menghubungi saya.
Terima kasih telah mempertimbangkan lamaran saya. Saya menantikan kesempatan untuk mendiskusikan bagaimana kualifikasi saya selaras dengan persyaratan posisi tersebut.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email konfirmasi wawancara formal
Anda telah menguasai lamaran dan mendapatkan slot wawancara, sekarang katakan ya seperti seorang juara dengan pesan kami. Sampel konfirmasi wawancara formal ini tidak main-main. Ini 100% profesional dan fokus pada hadiah.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk mengonfirmasi penjadwalan pertemuan kita yang akan datang.
Tolong beri tahu saya jika jadwal yang diusulkan cocok untuk Anda.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Hormat kami,
[ Nama Anda ]
Email klien formal
Kecuali Anda mengenal mereka dengan baik, Anda harus selalu membuat email formal kepada klien dan pelanggan. Meskipun ada yang menerima sedikit informalitas, ada pula yang sangat patuh pada aturan. Inilah email formal yang luar biasa untuk klien atau pelanggan mana pun.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya percaya email ini akan memberikan Anda kesehatan yang baik dan semangat yang tinggi. Saya menulis surat ini untuk menyampaikan terima kasih atas kepercayaan perusahaan Anda terhadap layanan kami dan hubungan bisnis kita yang berkelanjutan.
Kami terus berupaya untuk menyediakan layanan terbaik yang disesuaikan dengan kebutuhan unik Anda. Dengan mengingat hal ini, kami berupaya untuk lebih memahami pengalaman Anda sejauh ini dan mengidentifikasi cara-cara kami dapat lebih meningkatkan layanan kami untuk memenuhi harapan Anda secara lebih efektif.
Kami sangat menghargai masukan Anda dan akan sangat menghargai komentar, pengamatan apa pun atau rekomendasi yang mungkin Anda miliki yang akan membantu kami memastikan layanan kami sesuai dengan preferensi, persyaratan, dan tujuan bisnis Anda.
Kami menyadari pentingnya waktu Anda dan terima kasih atas antisipasi kerja sama dan respons cepat Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut tentang aspek apa pun dari layanan kami atau kemitraan kami, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Mengantisipasi balasan terbaik Anda dan kelanjutan kemitraan.
Salam Hormat,
[ Nama Anda ]
Email permintaan liburan formal
Apakah bos agak sulit? Milik kita juga. Saat meminta liburan, contoh formal ini menjabarkan permintaan Anda dengan jelas dan sederhana. Anda telah bekerja keras selama setahun terakhir, dan sekarang mendapatkan liburan. Jangan lupa kirimkan kartu pos kepada kami!
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis surat ini untuk secara resmi meminta liburan selama [ jumlah hari ] yang dimulai pada [ tanggal mulai ] dan berakhir pada [ tanggal akhir ] . Sebagai [ alasan untuk berlibur ] , saya yakin penting bagi saya untuk mengambil cuti untuk memulihkan tenaga dan memulihkan tenaga.
Saya telah berbicara dengan [ nama rekan kerja ] yang setuju untuk menanggung tanggung jawab saya selama saya tidak ada. Saya akan memastikan bahwa semua tugas yang tertunda telah diselesaikan dan memberikan petunjuk terperinci untuk setiap proyek yang sedang berjalan.
Harap beri tahu saya jika ada kekhawatiran atau jika Anda memerlukan informasi tambahan sebelum menyetujui permintaan liburan saya. Saya memahami pentingnya menjaga kelancaran alur kerja dan akan memastikan untuk meminimalkan gangguan apa pun.
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini dan telah mempertimbangkan permintaan saya. Saya menantikan tanggapan cepat Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Apakah saya harus menggunakan format email profesional?
TIDAK! Anda dapat melakukan apapun yang Anda inginkan. Anda juga melompat dari dinding samping dan berjalan di jalan atau mencoba membuka pintu penumpang di tengah penerbangan.
Format email profesional diterima secara universal sebagai hal yang lazim. Hal yang hebat tentang format email formal adalah memudahkan penulisan email. Anda tidak perlu menjadi lucu, kreatif, atau mencari inspirasi dari mana pun – patuhi saja aturannya.
Anda juga akan menemukan bahwa format email profesional tersebar di seluruh dunia. Meskipun bahasa Inggris adalah bahasa bisnis internasional, format formalnya digunakan oleh orang-orang yang menulis dalam semua bahasa.
Kami berharap blog ini menunjukkan kepada Anda betapa mudahnya menulis pesan formal dalam format email yang tepat. Jika Anda masih memerlukan lebih banyak dukungan, lihat 5 tips pro dari pakar email di HIX.AI
5 tips pro tentang cara memformat email
- Buat templat - Jika Anda khawatir ada yang hilang, buatlah templat. Anda dapat menggunakan Word, Google Docs, atau perangkat lunak produktivitas lainnya untuk membuat template Anda sendiri. Kemudian, ketika Anda perlu menulis email, Anda dapat mengerjakan formatnya. Pada akhirnya, ada email formal terakhir Anda, 100% diformat dengan benar.
- Jadikan tidak bersifat pribadi – Oke, jadi Anda harus memulai dengan nama orang tersebut, tetapi setelah itu, Anda tidak perlu melakukan terlalu banyak. Hindari mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atau permintaan maaf yang panjang, ini bisnis, dan orang-orang ini bukan teman Anda. Jika ya, jangan kirimkan email formal kepada mereka.
- Tulis dengan kalimat aktif – Terlalu banyak email bisnis yang menggunakan kalimat pasif. Hal ini membuang-buang ruang dan waktu dan sebenarnya dapat menurunkan peluang Anda untuk mendapatkan hasil yang Anda inginkan. "Saya melamar peran (nama pekerjaan)" jauh lebih tegas daripada "Saya melihat peran yang diiklankan, dan saya sedang mempertimbangkan untuk mengirimkan lamaran." Orang mana yang ingin Anda wawancarai dan pekerjakan?
- Bersikaplah berani (bagaimanapun juga, ini bisnis) – Tidak ada yang menghormati seseorang yang tidak mengatakan apa yang mereka inginkan. Prinsip yang sama berlaku untuk email Anda. Percaya diri, berani, dan jelas dengan apa yang Anda inginkan. Format formal memberikan struktur ideal untuk memperjelas tuntutan Anda. Bersikap terus terang bukan berarti bersikap kasar.
- Gunakan Penulis Email HIX.AI – Para profesional sukses karena mereka menemukan cara optimal untuk menyelesaikan setiap tugas. Menghabiskan waktu terlalu lama untuk menulis email formal? Biarkan pembuat email HIX.AI AI melakukannya untuk Anda. Program penulisan AI yang profesional dan kuat ini dapat membuat email yang 100% akurat dan efektif dalam hitungan detik.
Kesimpulan
Email formal dapat membingungkan bahkan penulis paling mahir dan profesional yang sempurna. Namun hilangkan bahasanya, dan Anda akan mendapatkan format email yang sederhana dan mudah untuk diikuti. Mulailah dengan baris subjek, dan susun pesan Anda dari sana. Gunakan suara yang aktif, ungkapkan tuntutan Anda, dan berani dalam berbisnis. Itulah rahasia sukses menulis email formal.