Tuan/Nyonya yang terhormat, terima kasih telah membaca panduan kami untuk email formal. Kami akan dengan senang hati menunjukkan kepada Anda dunia email formal yang menakjubkan.
Anda mungkin membayangkan email formal seperti itu, tetapi banyak hal telah berubah. Kami menghilangkan “Yang Terhormat Tuan/Nyonya” untuk pendekatan yang lebih personal. Itu bagus, tapi kita juga harus tetap profesional.
Mengapa? Karena email formal digunakan di seluruh dunia untuk membangun koneksi, menjadwalkan rapat, mengucapkan terima kasih, menerima pekerjaan, mengundurkan diri dari jabatan, dan jutaan hal lainnya!
Kami adalah pakar email dengan perhatian terhadap detail yang tak tertandingi. Ingin belajar cara menulis email yang lebih baik? Panduan ini mencakup semua yang perlu Anda ketahui, termasuk 5 contoh email profesional, rincian format email , dan beberapa tip ahli. Anda dapat menggunakan sampel kami atau menghancurkannya dengan membuatnya sendiri!
Dalam panduan ini, kami membahas:
- Email ucapan resmi
- Email terima kasih resmi
- Email faktur resmi
- Email pengunduran diri resmi
- Email perpisahan resmi
Pada akhirnya, Anda akan memiliki keterampilan, pengalaman, dan pemahaman untuk membuat email formal yang luar biasa!
Apa itu email formal?
Email formal dikirim ke seseorang yang tidak Anda kenal. Ini bisa berupa kolega baru, pelanggan, atasan, atau email dingin untuk pekerjaan baru.
Email formal 100% profesional dan mengikuti format pesan bisnis yang diterima. Tidak mengandung bahasa gaul, lelucon, bahasa sehari-hari, atau terminologi yang tidak jelas. Dan jangan pernah mencoba melucu dalam email formal!
Jika Anda belum pernah menulis email formal, jangan khawatir! Panduan penting kami di bawah ini memecah format formal menjadi langkah-langkah sederhana.
Pertama, mari kita mulai dengan 5 contoh email profesional sehingga Anda dapat melihat cara melakukannya.
5 contoh email profesional
Kita bisa mulai dengan 5 contoh email profesional untuk mengilustrasikan prinsip dasarnya. Contoh email ini adalah contoh praktis dari berbagai jenis email formal. Gunakan ini sebagai inspirasi untuk membuat email formal Anda sendiri.
Email ucapan resmi
Email ucapan adalah hal penting dalam bisnis! Anda akan mengirimkan ini ke kolega baru, pelanggan, klien, bos, penghuni, pengunjung, dan banyak lagi. Contoh email ucapan resmi kami sederhana, jelas, dan menarik – artinya Anda akan memberikan kesan pertama terbaik.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya [ Nama Anda ] , [ Posisi Anda ] di [ Perusahaan Anda ] . Saya menulis surat ini untuk menyampaikan sambutan hangat kepada Anda saat Anda memulai perjalanan Anda bersama kami. Kami sangat senang Anda bergabung dan menantikan perspektif unik yang akan Anda bawa ke tim kami.
Silakan menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan bantuan saat Anda menetap. Tim kami hadir untuk mendukung Anda, dan kami berkomitmen untuk memastikan transisi Anda berjalan selancar mungkin.
Sekali lagi, selamat datang di [ Perusahaan Anda ] . Kami sangat antusias dengan kesempatan untuk bekerja sama dengan Anda dan yakin bahwa Anda akan memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan kita bersama.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email terima kasih resmi
Jika seseorang telah melakukan sesuatu untuk membantu, inilah saatnya mengucapkan terima kasih. Dalam contoh email terima kasih formal kami, kami membuatnya singkat dan fokus pada dampak dan pentingnya apa yang telah dilakukan orang tersebut. Jadi, tanpa penundaan, inilah contoh email terima kasih resmi.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis ini untuk menyatakan penghargaan tulus saya atas bantuan Anda dalam [ tugas atau proyek tertentu ] . Keahlian dan dedikasi Anda telah memberikan kontribusi besar terhadap keberhasilannya.
Dukungan dan bimbingan Anda sangat berharga, dan saya berterima kasih atas waktu dan upaya yang Anda berikan dalam upaya ini. Benar-benar menginspirasi untuk bekerja dengan seseorang yang berpengetahuan dan terampil seperti Anda.
Sekali lagi terima kasih atas kontribusi Anda yang luar biasa. Bantuan Anda telah memberikan dampak yang signifikan, dan saya yakin kita akan terus mencapai hal-hal besar bersama.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email faktur resmi
Anda telah menyelesaikan pekerjaannya, jadi Anda perlu mendapatkan bayaran – dan kami dapat membantu dengan contoh email faktur resmi kami. Semua faktur berkaitan dengan detail, jadi pastikan untuk memeriksa setiap baris dan pastikan Anda telah menyertakan semua detail yang diperlukan untuk menghindari faktur Anda diabaikan atau tidak dibayar.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis untuk secara resmi menyerahkan faktur untuk pekerjaan yang telah diselesaikan. Silakan temukan terlampir rincian faktur untuk referensi Anda.
Harap tinjau faktur tersebut dan beri tahu saya jika ada klarifikasi atau informasi tambahan yang diperlukan. Jumlah total yang harus dibayar adalah [ Jumlah ] dan syarat pembayarannya adalah [ Syarat pembayaran ] .
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini. Jika Anda memiliki pertanyaan atau masalah, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email pengunduran diri resmi
Jadi, Anda telah memutuskan untuk beralih ke peluang baru – Anda harus mengundurkan diri. Contoh email pengunduran diri resmi ini adalah cara profesional untuk meninggalkan peran Anda sambil mempertahankan – dan bahkan meningkatkan – reputasi Anda.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini dapat diterima dengan baik oleh Anda. Saya menulis surat ini untuk memberi tahu Anda bahwa setelah mempertimbangkan dan mempertimbangkan dengan cermat, saya telah mengambil keputusan sulit untuk mengundurkan diri dari jabatan saya di [ Nama Perusahaan ] , efektif [ Tanggal Pengunduran Diri ] .
Saya berterima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang saya peroleh selama saya bekerja di perusahaan tersebut. Saya telah belajar banyak dari bekerja dengan tim yang sangat berbakat, dan saya menghargai dukungan dan bimbingan yang diberikan oleh kolega dan supervisor saya.
Tolong beri tahu saya bagaimana saya dapat membantu proses transisi. Saya berkomitmen untuk memastikan kelancaran penyerahan tanggung jawab saya dan akan melakukan yang terbaik untuk menyelesaikan segala hal sebelum keberangkatan saya.
Terima kasih atas pengertian dan dukungan Anda. Saya berharap perusahaan terus sukses di masa depan.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email perpisahan resmi
Contoh email formal yang baik ini dapat dikirim pada hari terakhir Anda dalam suatu peran, di perusahaan, atau dalam posisi yang berwenang. Pesan formal bersifat profesional dan praktis, jadi Anda mungkin ingin menambahkan beberapa contoh atau emosi ke contoh email ini.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai kepada Anda dengan baik. Saya menulis ini untuk memberitahu Anda bahwa hari ini adalah hari terakhir saya dalam peran/posisi ini di [ Nama Perusahaan ] . Saya ingin meluangkan waktu sejenak untuk mengucapkan selamat tinggal secara resmi dan mengungkapkan rasa terima kasih saya yang tulus atas kesempatan bekerja sama dengan Anda dan menjadi bagian dari tim yang luar biasa ini.
Selama berada di sini, saya telah menyaksikan dedikasi dan profesionalisme dari setiap anggota tim, dan saya berterima kasih atas dukungan dan dorongan yang saya terima dari Anda dan seluruh tim.
Saya bangga dengan pekerjaan yang telah kita capai bersama dan kemajuan yang telah kita capai. Merupakan suatu kehormatan untuk bekerja dengan individu-individu berbakat seperti itu, dan saya akan sangat merindukan menjadi bagian dari tim ini.
Saat saya melanjutkan ke petualangan saya berikutnya, saya ingin menyampaikan harapan terbaik saya kepada Anda dan tim untuk kesuksesan dan pertumbuhan yang berkelanjutan. Harap tetap berkomunikasi, dan jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda membutuhkan bantuan atau memiliki pertanyaan.
Sekali lagi terima kasih atas segalanya.
Salam,
[ Nama Anda ]
Cara menulis email formal – panduan penting
Menulis email formal mungkin tampak menantang, namun sebenarnya sederhana. Mengapa? Karena ada format email formal standar yang harus diikuti. Ya, kita dapat mengembalikan semuanya menjadi hanya tiga bagian, atau blok penyusun. Setiap bagian mengikuti bagian terakhir, mengalir untuk membuat email formal.
Ketiga bagian tersebut antara lain:
- Garis subjek
- Salinan badan
- Sign-off/langkah selanjutnya
Hal hebat tentang email formal adalah tidak perlu mencoba menjadi kreatif atau lucu. Faktanya, itu kebalikan dari apa yang seharusnya Anda lakukan. Tidak seorang pun yang menerima email formal berharap untuk tertawa, tersenyum, atau menganggapnya lucu. (Jadi, jangan bercanda, emoji, atau gambar kucing Anda!)
Email formal efektif karena sederhana, jelas, dan mudah dipahami. Panduan penting ini menguraikan format email formal dan menunjukkan cara membuat template Anda sendiri.
Baris subjek email formal
Semuanya dimulai dengan baris subjek email formal. Baris subjek setiap email harus mematuhi beberapa aturan. Baris subjek harus pendek, mudah dipahami, tepat sasaran, dan profesional.
Faktanya, semakin sedikit kata yang Anda gunakan, semakin baik. Hal ini karena kebanyakan orang akan memeriksa pesan di ponsel mereka, dan baris subjek yang panjang mungkin tidak ditampilkan dengan benar.
Baris subjek email formal sederhana dan mudah untuk ditulis. Jika Anda ingin inspirasi, cobalah ini:
- Terima kasih atas email terbaru Anda
- Salam dari (namamu)
- Pendahuluan: (nama Anda)
- Mohon terima pengunduran diri saya
- Pemberitahuan pengunduran diri: (nama pekerjaan)
- Selamat tinggal di hari terakhirku
Lihat apa yang kami maksud? Tidak ada kepribadian, hanya 100% profesional. Itulah maksud dari pesan formal.
Salinan badan email formal
Di badan email formal, Anda mempelajari detailnya dan melibatkan audiens Anda. Hal hebat tentang email formal (seperti yang ditunjukkan sampel kami) adalah betapa mudahnya menulisnya.
Di sini, kami membuat contoh email formal untuk meminta informasi dari pemasok baru.
Mulailah dengan sapaan yang sopan. Di masa lalu, semua email formal akan dimulai dengan "Yang Terhormat Tuan/Nyonya" atau "Yang Terhormat (nama orang)" – namun kini banyak hal yang berubah. Hari ini, Anda harus memulai dengan nama orang tersebut (“Hai”) atau dengan istilah kolektif jika Anda terlibat dalam suatu kelompok (“Hai, kolega”).
Salah satu prinsip yang harus diikuti semua email adalah merangkum semuanya dalam kalimat atau paragraf pertama.
Jadi, dalam contoh email formal ini, kami akan meminta beberapa informasi.
"Nama saya (nama Anda). Saya menghubungi Anda dari (nama perusahaan) dan ingin meminta (apa pun yang ingin Anda minta)."
Ini adalah pesan dasar, tetapi pesan ini melakukan semua yang Anda perlukan. Kami ingin menambahkan lebih banyak konteks, sehingga kami dapat menyertakan lebih banyak detail dalam contoh email kami.
"Saya meminta informasi untuk bisnis saya. Kami tertarik mempelajari produk Anda sambil mencari pemasok alternatif."
Ini bagus. Sekarang jelaskan dengan tepat apa yang Anda inginkan. Gunakan poin-poin atau daftar untuk memudahkan pemasok menyelesaikan permintaan Anda:
"Untuk memudahkan Anda menyelesaikan permintaan saya, saya telah mencantumkan apa yang saya perlukan di sini: (sertakan daftar)."
Pelajari lebih lanjut tentang cara menulis email meminta sesuatu .
Penandatanganan email formal/langkah selanjutnya
Di akhir email, Anda ingin menyelesaikan semuanya secara profesional – tetapi sebelum melakukannya, tambahkan tenggat waktu dan tentukan langkah selanjutnya. Bagaimana? Mari tunjukkan contoh akhiran email ini.
“Kami telah mengirimkan permintaan ini ke beberapa pemasok lain dan telah menetapkan batas waktu tanggapan sebesar (masukkan tanggal batas waktu). Mohon dapatkah Anda mengonfirmasi bahwa Anda telah menerima email ini dan bahwa Anda bermaksud untuk mengirimkan tanggapan? Jika Anda memiliki pertanyaan atau pertanyaan atau memerlukan klarifikasi detail apa pun, Anda dapat menghubungi saya di (masukkan info kontak)."
Kita hampir mencapai akhir – tetapi Anda harus keluar dengan sopan.
"Terima kasih sebelumnya telah mengirimkan tanggapan. Kami senang dengan potensi bekerja sama dengan Anda."
Terakhir, tambahkan tanda tangan (Terima kasih banyak, salam baik, dll.) dan informasi Anda lainnya. Cantumkan nama Anda, jabatan, detail kontak, dan tanda tangan lengkap.
Pelajari lebih lanjut tentang cara mengakhiri email secara profesional .
Anjuran dan larangan dalam email formal
Berikut beberapa hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan untuk membantu Anda membuat email formal yang mendapatkan hasil yang Anda inginkan. Ini semua tentang membantu Anda menemukan suara Anda dan menyampaikan pesan yang menghilangkan kebisingan.
- Jangan gunakan “Yang Terhormat Tuan/Nyonya”. Gunakan nama depan orang tersebut.
- Jangan menunggu lama untuk langsung ke intinya. Ringkaslah di kalimat pertama.
- Jangan lupa detail apa pun. Luangkan waktu untuk menyusun pesan dan memeriksa apakah Anda sudah memasukkan semuanya.
- Jangan keluar dari skrip dan abaikan formatnya. Ikuti panduan kami di atas.
- Jangan membuat lelucon atau mencoba membuat orang tertawa. Gunakan nada suara profesional.
- Jangan buang waktu. Jagalah email sesingkat mungkin.
- Jangan kesulitan menulis email sendiri. Gunakan generator email HIX.AI
- Jangan mengirimkannya tanpa mengoreksi. Lakukan koreksi (tentu saja).
- Jangan lupa menambahkan CTA dan langkah selanjutnya. Hindari terdengar seperti Anda sedang memberi tahu seseorang apa yang harus dilakukan.
Kesimpulan
Terima kasih sudah membaca. Hormat kami, HIX.AI
Oke, format email formal telah sedikit berubah (untungnya) tetapi Anda masih perlu mengetahui cara menulis email profesional di tempat kerja. Inilah panduan penting kami: Tetap berpegang pada formatnya, ikuti saran kami, dan fokuslah untuk membuat pesan singkat dan seperti bisnis. Jika Anda kesulitan, lihat contoh email kami untuk mendapatkan inspirasi. Atau, untuk email formal yang paling sederhana, mudah, dan efektif, gunakan HIX.AI – asisten AI penulisan bisnis terbaik di dunia.