Mengirim email penolakan kepada kandidat bukanlah tugas yang mudah, bukan?
Namun haruskah Anda tetap diam agar mereka tidak kecewa? Apakah diam benar-benar pendekatan terbaik? Bukankah para kandidat berhak mendapatkan penutupan dan kejelasan?
Mungkin persepsi Anda tentang email penolakanlah yang menghambat Anda. Tergantung pada sudut pandang Anda, semua itu tidak semuanya merupakan malapetaka dan kesuraman. Email penolakan kandidat yang dirancang dengan baik dapat memicu ketahanan dan menginspirasi kandidat untuk mencapai kesuksesan yang lebih besar.
Namun Anda harus menguasai seni menulis email penolakan kandidat, atau pesan Anda, meskipun ditulis dengan niat baik, dapat membuat pelamar merasa kecil hati.
Artikel ini adalah panduan Anda untuk menguasai seni menulis email penolakan. Ini adalah seni yang memadukan empati, kasih sayang, pandangan ke depan, dan kritik yang membangun. Templat kami tersedia untuk Anda jika Anda merasa sedikit malas untuk menulis templat baru.
Apa itu email penolakan kandidat?
Email penolakan pekerjaan adalah pesan yang ditulis untuk memberi tahu pelamar yang tidak akan melanjutkan ke putaran wawancara berikutnya atau dipekerjakan.
Setelah posisi pekerjaan terisi, penting untuk memberi tahu pelamar lainnya. Format email penolakan kandidat tidak dibuat-buat. Namun, unsur-unsur tertentu harus ada. Ini ditunjukkan dalam templat berikut.
Templat untuk membantu Anda menulis email penolakan kandidat dengan lebih baik
Berikut adalah daftar beberapa template email penolakan pekerjaan yang dapat Anda sesuaikan dengan mudah.
Templat email penolakan pekerjaan singkat
Email harus singkat, sederhana, dan ringkas jika Anda belum pernah bertemu pelamar atau hanya bertukar beberapa email. Namun, email Anda tidak akan terlihat kurang ajar. Perkenalkan kesopanan, kesopanan, dan empati dalam tulisan Anda. Templat ini sudah membantu dalam hal itu. Email tersebut dimulai dengan ucapan terima kasih kepada mereka karena telah melamar dan memberi tahu mereka bahwa mereka tidak mengajukan lamaran berikutnya. Terakhir, dorong mereka untuk terus mencari.
Templat email penolakan terperinci
Namun bagaimana jika pelamar tersebut hampir sempurna untuk pekerjaan itu, dan Anda membayangkan bekerja dengan mereka di masa depan? Email penolakan tidak boleh terlalu formal atau tidak jelas. Meskipun email penolakan disarankan memiliki nada yang sama, alasan penolakannya harus dijelaskan. Pemohon juga harus didorong untuk mengajukan permohonan kembali. Kandidat cerdas yang telah ditolak akan memanfaatkan umpan balik tersebut untuk meningkatkan penawaran mereka pada saat mereka melamar lagi. Email ini lebih panjang dari yang sebelumnya, dan ini dilakukan untuk membantu karyawan mengetahui bahwa mereka memiliki profil yang baik dan tidak dapat lolos karena ada begitu banyak kandidat yang memenuhi syarat untuk dipilih.
Yang terhormat [ Nama Pemohon ] ,
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk melamar [ Posisi Pekerjaan ] dengan [ Nama Perusahaan ] . Terbukti dari lamaran Anda bahwa Anda memiliki latar belakang dan keahlian yang kuat yang dapat bermanfaat bagi tim kami.
Setelah mempertimbangkan dengan cermat, sayangnya kami memutuskan untuk tidak melanjutkan permohonan Anda saat ini. Meskipun Anda adalah kandidat yang kuat, kami harus mengambil keputusan yang sulit karena tingginya jumlah pelamar yang memenuhi syarat.
Kami mendorong Anda untuk terus mengejar peluang bersama perusahaan kami di masa depan. Kami percaya bahwa dengan pengalaman lebih lanjut dan pengembangan keterampilan, Anda bisa menjadi tambahan yang luar biasa bagi tim kami.
Kami menghargai minat Anda pada [ Nama Perusahaan ] dan mendoakan yang terbaik dalam pencarian kerja Anda. Terima kasih telah mempertimbangkan kami sebagai calon pemberi kerja.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email penolakan ketidaksepakatan keputusan
Pernahkah Anda menjadi bagian dari komite perekrutan? Pernahkah Anda berusaha keras untuk mendapatkan pelamar sementara panitia lainnya hanya meloloskannya? Pastinya menyakitkan! Tapi Anda harus mengambil keputusan sendiri. Jadi jangan tergoda untuk mengalihkan tanggung jawab atas keputusan tersebut dengan kalimat seperti “Sudah diputuskan bahwa kita tidak akan melanjutkan hal ini” atau “Para petinggi telah memutuskan untuk mengambil arah yang berbeda.” Penolakan dengan cara ini juga tidak kalah menyakitkannya, dan tulisan tersebut sepertinya melemahkan pengambilan keputusan Anda.
Anda harus mengakui penolakan tersebut. Lebih baik mengatakan hal-hal seperti, “Setelah banyak pertimbangan dan bolak-balik, kami memutuskan X,” atau “Itu adalah keputusan yang sangat sulit, tapi akhirnya kami memutuskan Y,” tapi pastikan untuk menggunakan “kami” daripada “ mereka."
Templat email penolakan kegagalan negosiasi
Banyak pengusaha yang kesulitan untuk berhenti karena telah menginvestasikan banyak waktu dan energi untuk membuat hubungan dengan calon karyawan berhasil. Apakah ini terdengar seperti kamu? Terlepas dari berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk mencoba meyakinkan mereka untuk bergabung, mungkin inilah saatnya untuk melanjutkan. Putuskan apakah panggilan telepon atau email adalah cara terbaik untuk menghubungkan keputusan Anda dengan kandidat. Namun, jika Anda harus mengirim email, usahakan singkat saja. Kemungkinan besar Anda berdua telah mendiskusikan masalah ini secara panjang lebar sebelumnya. Jadi jaga agar tetap ringkas dan sederhana.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya menyesal memberi tahu Anda bahwa kami tidak dapat melanjutkan pekerjaan Anda saat ini. Meskipun kami telah berupaya sebaik mungkin, terlihat jelas bahwa kami tidak dapat mencapai kesepakatan bersama.
Saya ingin mengucapkan terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda selama proses ini. Keterampilan dan kualifikasi Anda sangat mengesankan, dan itu adalah keputusan yang sulit untuk diambil.
Sekali lagi terima kasih atas pengertian Anda. Kami berharap yang terbaik untuk usaha Anda di masa depan.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email penolakan pengajuan proposal
Ingin menolak lamaran lamaran? Inilah cara melakukannya. Mulailah dengan berterima kasih kepada pelamar atas kontribusinya. Biarkan mereka memahami bahwa Anda dapat mengetahui seberapa banyak kerja dan upaya yang telah dikerahkan ke dalam aplikasi. Kemudian akhiri dengan memberi tahu mereka bahwa meskipun ide mereka memenangkan penghargaan dan disajikan dengan baik, ide lain dipilih karena lebih sesuai dengan tujuan akhir organisasi. Sebelum pidato penutup Anda, beri tahu mereka bahwa Anda terbuka untuk kemitraan di masa depan.
Yang terhormat [ Nama Pemohon ] ,
Terima kasih telah mengirimkan proposal Anda ke [ Nama Organisasi ] . Kami menghargai upaya dan dedikasi yang Anda berikan dalam lamaran Anda.
Ide-ide Anda benar-benar terpuji dan disajikan dengan cara yang memenangkan penghargaan. Namun, setelah mempertimbangkan dengan cermat, kami telah memilih proposal lain yang lebih selaras dengan tujuan akhir organisasi kami.
Kami menghargai pekerjaan Anda dan ingin menyatakan minat kami terhadap potensi kemitraan di masa depan. Keahlian dan kreativitas Anda sangat dihargai.
Sekali lagi terima kasih atas kontribusi Anda dan kami berharap yang terbaik untuk usaha Anda di masa depan.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email penolakan beasiswa
Email penolakan permohonan beasiswa ditulis untuk memberi tahu pelamar bahwa mereka belum terpilih untuk pendanaan. Email tersebut langsung mengakui dan menghargai lamaran dan kerja keras kandidat. Kemudian dijelaskan bahwa meskipun kandidat memenuhi semua persyaratan beasiswa, hibah tersebut diberikan kepada seseorang yang lebih memenuhi syarat di atas kertas. Pemohon berterima kasih atas waktunya dan didorong untuk mencari sumber pendanaan lain dan tawaran beasiswa di masa depan. Template email penolakan ini bertujuan untuk menyampaikan kabar dengan sopan, menjelaskan alasan keputusan tersebut diambil, dan menghimbau penerima untuk mengejar ambisinya di masa depan.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Terima kasih atas lamaran Anda untuk [ Nama Beasiswa ] . Kami menghargai waktu dan upaya yang Anda berikan untuk aplikasi Anda.
Setelah mempertimbangkan dengan cermat, dengan menyesal kami memberi tahu Anda bahwa permohonan beasiswa Anda kali ini tidak berhasil. Meskipun Anda memenuhi semua persyaratan beasiswa, kami menerima sejumlah besar pelamar berkualifikasi tinggi, dan panitia seleksi akhirnya memilih kandidat lain yang lebih sesuai dengan kriteria kami.
Kami mendorong Anda untuk terus mengejar tujuan pendidikan Anda dan mencari sumber pendanaan lain dan peluang beasiswa. Kami percaya pada potensi Anda dan mendoakan yang terbaik untuk usaha Anda di masa depan.
Sekali lagi terima kasih atas ketertarikan Anda pada [ Nama Beasiswa ] . Jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut atau membutuhkan dukungan dalam perjalanan akademis Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email penolakan lamaran mentoring/magang
Tahun demi tahun, Anda mendapatkan ratusan lamaran, namun jumlahnya hanya sedikit sehingga Anda bisa mendapatkan yang lebih tinggi, bukan? Beri tahu pekerja magang yang tidak dipilih tentang keputusan Anda. Email Anda harus menunjukkan betapa Anda menghargai lamaran mereka. Namun, seperti yang telah dibahas sebelumnya, Anda harus memberi tahu mereka bahwa proses lamarannya sangat kompetitif dan sebagai gantinya ada orang lain yang dipekerjakan. Lalu doakan semoga mereka beruntung dalam mencari peluang serupa di masa depan. Templat email ini menegaskan keputusan Anda untuk memilih kandidat lain dan kesediaan Anda untuk bekerja sama dengan mereka di masa depan dalam kapasitas tertentu.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Terima kasih telah melamar program mentoring/magang kami. Kami menghargai waktu dan upaya yang Anda berikan untuk aplikasi Anda.
Saya menyesal memberi tahu Anda bahwa, setelah mempertimbangkan dengan cermat, kami telah memilih kandidat lain untuk posisi yang tersedia. Proses lamarannya sangat kompetitif, dan kami harus membuat keputusan sulit.
Namun, kami ingin mengungkapkan keyakinan kami terhadap potensi Anda dan mendorong Anda untuk terus mengejar peluang serupa. Antusiasme dan kualifikasi Anda menjadikannya keputusan yang sulit bagi kami, dan kami dengan tulus mendoakan yang terbaik untuk usaha Anda di masa depan.
Meskipun Anda tidak terpilih untuk program saat ini, kami akan dengan senang hati mempertimbangkan lamaran Anda untuk peluang masa depan. Kami mengagumi semangat Anda dan akan dengan senang hati bekerja sama dengan Anda dalam kapasitas tertentu di kemudian hari.
Sekali lagi terima kasih atas minat Anda pada program kami. Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan masukan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.
Salam,
[ Nama Anda ]
Templat email penolakan penerimaan universitas/perguruan tinggi
Contoh templat email ini dapat digunakan untuk dengan lembut menolak permintaan penerimaan pelamar ke perguruan tinggi atau institusi. Email tersebut dimulai dengan ucapan terima kasih kepada siswa atas minat mereka terhadap institusi tersebut. Hal ini juga harus menyoroti betapa kompetitifnya proses penerimaan. Terakhir, Anda harus mendoakan kesuksesan masa depan mereka dan merekomendasikan untuk mencari kemungkinan pembelajaran lain.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Terima kasih atas ketertarikan Anda pada [ Nama Perguruan Tinggi/Institusi ] . Kami menghargai waktu dan upaya yang Anda berikan untuk aplikasi Anda. Namun, dengan menyesal saya beri tahu Anda bahwa kami tidak dapat menawarkan Anda izin masuk saat ini.
Proses penerimaan di [ Nama Perguruan Tinggi/Institusi ] sangat kompetitif, dan kami menerima banyak sekali lamaran luar biasa. Sayangnya, tempat yang tersedia terbatas, dan kami harus mengambil keputusan sulit.
Perlu diketahui bahwa keputusan ini tidak mencerminkan kemampuan atau potensi Anda. Kami mendorong Anda untuk mencari peluang pendidikan lain yang selaras dengan tujuan dan aspirasi Anda. Ada banyak institusi luar biasa yang mungkin cocok untuk Anda.
Kami berharap Anda sukses besar dalam upaya masa depan Anda dan percaya bahwa Anda akan unggul di mana pun Anda memilih untuk melanjutkan perjalanan akademis Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Cara Menulis Email Penolakan kepada Kandidat
Jangan tergoda untuk hanya menulis tentang apa pun kepada pelamar yang gagal. Ingatlah bahwa kualitas dan profesionalisme dalam tulisan Anda, baik atau tidak, mewakili Anda dan dapat memengaruhi persepsi umum tentang merek Anda. Oleh karena itu, kami menyarankan agar Anda cukup memikirkan tulisan Anda.
Penolakan langsung bukanlah ide yang bagus. Seorang pelamar mungkin tidak paling cocok untuk peran yang Anda isi saat ini, namun mungkin cukup terampil untuk peran lain di masa depan. Mengapa membuat mereka enggan berkolaborasi di masa depan dengan email yang kurang ajar? Email Anda harus berisi masukan yang konstruktif dan menunjukkan kesediaan Anda untuk bekerja sama dengan mereka di masa mendatang.
Berikut cara menulis email dari awal jika Anda membutuhkannya di luar cakupan template email penolakan kami:
Bagian pertama
Di paragraf pertama email Anda, Anda harus berterima kasih kepada kandidat atas waktu dan minatnya pada posisi tersebut. Anda dapat menyampaikan berita secara halus dengan menyertakan pujian seperti “walaupun kualifikasi Anda cukup mengesankan…..” di bagian pertama email penolakan pekerjaan.
Bagian kedua (Opsional)
Kemudian muncul badan email. Apa yang Anda tulis bergantung pada sejauh mana pelamar telah melalui proses seleksi dan interaksi Anda sebelumnya dengan mereka.
Jika, misalnya, Anda memutuskan untuk tidak mengejar kandidat lebih lanjut setelah wawancara putaran pertama, Anda dapat melewati langkah ini dan langsung melanjutkan ke wawancara ketiga. Sebaliknya, jika pelamar lolos ke babak final, Anda harus memberikan alasan yang lebih besar atas keputusan Anda untuk menolaknya.
Jika Anda ingin membuat mereka kagum, beri tahu mereka apa yang menonjol dari aplikasi mereka. Misalnya, menyertakan kalimat seperti “tim kami sangat terkesan dengan keterampilan menulis Anda” membantu mereka memahami bahwa menulis bukanlah kekhawatiran mereka. Kemudian berikan umpan balik yang jujur dengan menyoroti bidang pengembangan tertentu dan rekomendasi perbaikan.
Saat mengkritik permohonan mereka, sebutkan kekurangannya. Kalimat seperti “Saat ini, kami sedang mencari kandidat yang memiliki pemahaman lebih dalam tentang pengembangan web…” sudah cukup.
Jika pelamar membuat Anda terkesan dan Anda yakin mereka mungkin cocok untuk organisasi Anda, beri tahu mereka bahwa Anda akan menambahkan mereka ke database kontak Anda dan mempertimbangkannya lagi.
Bagian ketiga
Terakhir, Anda harus menyampaikan harapan terbaik Anda kepada pelamar dalam pencarian pekerjaan mereka di masa mendatang.
Kesimpulan
Meskipun email penolakan kandidat dimaksudkan untuk bersifat profesional, Anda dapat membuat merek Anda menonjol dengan menulis dengan sedikit sentuhan manusiawi. Berikan ruang untuk menghargai upaya kandidat dengan hati-hati menyusun email yang mengungkapkan rasa terima kasih namun tetap sederhana. Anda dapat menggunakan templat kami untuk menjamin hal ini terjadi. Selain itu, ada beberapa alat penyusunan email bertenaga AI, seperti HIX.AI , yang dapat Anda gunakan jika Anda menginginkan email penolakan kandidat yang lebih disesuaikan dengan kebutuhan spesifik Anda.