Setiap orang yang bekerja di kantor, apa pun jenisnya, harus mengetahui cara menulis email pertanyaan bisnis profesional. Email pertanyaan ini adalah cara terbaik untuk membangun kontak dan koneksi sekaligus memperoleh informasi bisnis penting.
Oleh karena itu, tujuan artikel ini adalah menjadi sumber yang kredibel bagi siapa pun yang ingin menulis email pertanyaan bisnis profesional. Dengan berbagai contoh templatnya, panduan ini akan membantu Anda dalam menulis email pertanyaan bisnis yang kompeten.
Apa Itu Pertanyaan Bisnis?
Penyelidikan bisnis adalah permintaan informasi yang ditujukan kepada suatu perusahaan untuk mempelajari lebih lanjut tentang layanan dan operasi perusahaan. Ini adalah teknik yang sangat baik untuk menghubungi perusahaan potensial atau menanyakan tentang lowongan pekerjaan atau proyek. Ini juga merupakan pendekatan yang baik untuk menghubungi perusahaan dan meminta informasi tambahan yang dapat membantu Anda dalam membuat pilihan atau mengklarifikasi kekhawatiran yang mungkin Anda miliki.
Beberapa alasan paling umum untuk menulis email pertanyaan bisnis adalah sebagai berikut:
- Menanyakan tentang harga atau informasi suatu produk
- Meminta rincian layanan
- Menanyakan tentang ketersediaan suatu produk atau jasa
Ini adalah beberapa alasan mengapa menulis email pertanyaan bisnis mungkin diperlukan. Anda juga dapat memanfaatkan email pertanyaan bisnis untuk menanyakan lowongan kerja di suatu perusahaan. Jika Anda tahu cara menyusunnya dengan benar, Anda dapat menggunakannya untuk menanyakan hampir semua hal. Anda dapat menggunakan saluran ini untuk mengajukan tawaran proyek atau untuk menghubungi calon mitra bisnis. Berikut adalah templat untuk membantu Anda membuat email pertanyaan bisnis profesional.
6 Template Email Permintaan Bisnis
Email Permintaan Produk
Mereka yang ingin mempelajari lebih lanjut tentang produk atau kombinasi item tertentu dapat mengirimkan email pertanyaan produk. Tujuan utamanya biasanya untuk mengetahui spesifikasi atau ketersediaan produk. Email pertanyaan produk tidak boleh lebih dari satu halaman dan ditulis dalam format yang sama seperti email bisnis biasa. Bahasa templat ini formal dan spesifik.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis untuk menanyakan tentang produk atau kombinasi item tertentu. Saya ingin mengetahui spesifikasi dan ketersediaan produk.
Harap berikan saya informasi tambahan apa pun yang Anda miliki mengenai produk tersebut. Akan sangat dihargai jika Anda juga dapat memberi tahu saya jika ada diskon atau promosi yang tersedia saat ini.
Terima kasih atas perhatian dan respon yang cepat.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email Permintaan Harga
Sebelum memulai proyek yang membutuhkan produk atau layanan, mengirimkan berbagai email pertanyaan harga ke banyak perusahaan atau pemasok adalah tindakan yang cerdas. Hal ini memudahkan Anda membandingkan harga dan mendapatkan harga termurah dari berbagai supplier. Templat ini memberi penerima semua informasi yang mereka perlukan untuk membalas dengan angka harga yang dapat diterima dan tepat.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis ini untuk menanyakan tentang harga [ produk atau layanan tertentu ] yang ditawarkan perusahaan Anda.
Bisakah Anda memberi saya informasi berikut:
1. Harga per satuan/kuantitas
2. Jumlah pesanan minimum (jika ada)
3. Waktu pengiriman
4. Metode pembayaran yang tersedia
5. Diskon atau promosi apa pun yang tersedia saat ini
Akan sangat dihargai jika Anda dapat mengirimkan saya rinciannya sesegera mungkin, karena saya membandingkan harga dari pemasok yang berbeda.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email Permintaan Pekerjaan
Mereka yang mengirimkan email pertanyaan pekerjaan sering kali melakukannya dengan tujuan untuk direkrut untuk posisi yang belum dipublikasikan. Jika Anda melakukan ini dengan benar, Anda akan lebih menarik bagi manajer perekrutan di perusahaan tempat Anda ingin bekerja. Templat email bisnis pertanyaan pekerjaan terkadang lebih panjang daripada email singkat biasa.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis untuk menanyakan tentang peluang kerja potensial di [ Nama Perusahaan ] . Saya telah mengikuti perusahaan Anda dengan cermat dan saya terkesan dengan pekerjaan yang telah Anda lakukan di industri ini.
Saya mempunyai pengalaman lebih dari 10 tahun di [ bidang atau posisi tertentu ] , dan selama itu saya berhasil [ menyebutkan pencapaian atau tanggung jawab utama ] . Saya yakin keterampilan dan keahlian saya selaras dengan tujuan dan nilai-nilai organisasi Anda.
Jika Anda memiliki lowongan pekerjaan atau mengantisipasinya dalam waktu dekat, saya akan sangat menghargai jika Anda dapat mempertimbangkan saya sebagai kandidat potensial. Saya telah melampirkan resume saya untuk referensi Anda.
Terima kasih atas perhatian Anda, dan saya menantikan kemungkinan untuk bergabung dengan tim Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email Permintaan Diskon
Jika Anda menemukan bahwa bisnis tertentu menawarkan diskon tinggi untuk produk atau layanan yang mereka tawarkan, Anda dapat memvalidasi informasi tersebut dengan mengirimkan email yang menanyakan tentang diskon tersebut. Anda juga bisa memanfaatkan kesempatan ini untuk menegosiasikan harga yang lebih rendah untuk barang yang diinginkan. Templat ini harus tepat dan meminta diskon khusus untuk produk atau layanan.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Baru-baru ini saya menemukan informasi yang menunjukkan bahwa bisnis Anda menawarkan diskon tinggi untuk produk atau layanan Anda. Saya ingin menanyakan dan memvalidasi informasi ini.
Bisakah Anda mengonfirmasi apakah memang ada diskon yang tersedia? Jika demikian, saya ingin meminta diskon khusus untuk [ produk atau layanan ] . Saya yakin ini akan saling menguntungkan karena memungkinkan saya melakukan pembelian sekaligus mendukung bisnis Anda.
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini, dan saya menantikan tanggapan Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email Permintaan Pengiriman
Seseorang atau organisasi dapat memperoleh informasi lebih lanjut tentang pengiriman produk dengan mengirim email berisi pertanyaan pengiriman. Templat ini mencakup permintaan biaya pengiriman, jadwal, dan lainnya.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya ingin menanyakan detail pengiriman untuk produk yang baru saja saya beli. Bisakah Anda memberi saya informasi tentang biaya pengiriman dan perkiraan waktu pengiriman? Selain itu, saya juga menghargai detail relevan lainnya mengenai proses pengiriman.
Terima kasih atas perhatian Anda dan saya menantikan tanggapan cepat Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Email Permintaan Pengembalian Dana
Email pertanyaan ini ditulis oleh pelanggan yang tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang pengembalian dan pengembalian uang atas barang yang dijual. Templat ini memberikan penjelasan rinci tentang item dan menjelaskan mengapa pengembalian dana diperlukan.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya baru saja membeli beberapa item dari toko Anda dan saya tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang kebijakan pengembalian dan pengembalian dana Anda. Item yang dimaksud adalah [ berikan penjelasan rinci tentang item ] .
Sayangnya, setelah menerima barang, saya menemukan bahwa barang tersebut tidak memenuhi harapan saya. Ada beberapa masalah dengan item [ berikan rincian spesifik ] . Oleh karena itu, saya ingin meminta pengembalian dana untuk barang-barang ini sesuai dengan kebijakan pengembalian dana yang Anda nyatakan.
Bisakah Anda memberi saya informasi yang diperlukan mengenai proses pengembalian dan dokumentasi yang diperlukan? Selain itu, saya akan sangat berterima kasih jika Anda dapat memberi tahu saya perkiraan waktu pemrosesan pengembalian dana.
Terima kasih atas perhatian Anda terhadap masalah ini. Saya berharap untuk menerima tanggapan yang cepat.
Salam,
[ Nama Anda ]
Praktik Terbaik untuk Menulis Email Permintaan Bisnis
Bersikaplah Spesifik Mungkin Saat Meminta Informasi
Sebagian besar pertanyaan bisnis memiliki cakupan yang luas dan gagal mendefinisikan kebutuhan secara tepat. Akibatnya, banyak bisnis mengabaikan surat semacam itu. Saat meminta informasi, sampaikan sejelas mungkin untuk meningkatkan kemungkinan respons yang baik.
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang barang yang ditawarkan suatu perusahaan, Anda tidak boleh hanya bertanya, “Dapatkah Anda mengirimkan saya informasi lebih lanjut tentang produk Anda?” Sebaliknya, katakan, “Saya tertarik dengan produk ABC Anda dan ingin informasi lebih lanjut tentang fitur, harga, dan ketersediaannya.”
Lakukan Riset Mendetail Sebelumnya
Pastikan Anda mengetahui sebanyak mungkin tentang bisnis dan produk yang Anda minati sebelum mengajukan pertanyaan. Ini akan memungkinkan Anda merancang penyelidikan yang lebih terfokus dan menunjukkan kepada bisnis bahwa Anda serius berbisnis dengan mereka. Ini mungkin tidak terjawab jika pertanyaan Anda terlalu umum atau tidak tepat untuk ditangani oleh perusahaan.
Mulailah dengan membaca halaman “Tentang Kami” di situs web perusahaan. Jika Anda sudah membaca sejauh ini, Anda harus memahami pekerjaan yang mereka lakukan dan tujuan yang ingin mereka capai. Anda juga dapat mengunjungi blog mereka untuk memahami nada dan gayanya. Setelah Anda belajar banyak tentang perusahaan tersebut, Anda dapat melanjutkan mempelajari produknya. Baca deskripsi dan ulasan produk untuk memahami produk apa yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Mulailah dengan Salam Sopan
Saat Anda siap untuk mulai menulis, sapalah orang yang Anda kirimi surat sebelum mengajukan pertanyaan Anda. Anda bisa mengucapkan “Yang Terhormat” dan nama orang tersebut atau “Halo”.
Jika Anda tidak mengetahui nama penerima, gunakan sapaan umum seperti “Kepada pihak yang berkepentingan” atau “Yang Terhormat Tuan atau Nyonya.” Sebelum Anda memulai email, lakukan penelitian latar belakang tentang orang atau organisasi yang Anda kirimi surat. Selain itu, baris subjek email Anda harus memberikan petunjuk tentang isi pesan.
Pertanyaan Anda Harus Ringkas dan Langsung pada Intinya
Karena tidak ada orang yang suka membaca email panjang yang berliku-liku tanpa tujuan, Anda harus langsung ke pokok permasalahan dan memberikan informasi yang Anda cari. Beberapa alat tulis berteknologi tinggi, seperti peringkat keterbacaan dan jumlah kata, dapat membantu Anda mencapai tujuan ini. Jika Anda menulis surat kepada CEO yang sangat sibuk dan jarang membaca emailnya, Anda harus menjaga pertanyaan Anda tetap singkat dan langsung pada sasaran.
Pertahankan Nada Profesional
Banyak orang membuat kesalahan dengan terlihat terlalu santai dalam surat pertanyaan atau email mereka. Berhati-hatilah saat menentukan seberapa profesional tampilan email atau surat Anda. Hindari bersikap terlalu hangat atau pribadi, tetapi Anda tidak perlu menggunakan bahasa kuno. Idenya adalah untuk menggambarkan keahlian dan otoritas profesional dengan sopan dan hormat.
Pastikan Ejaan, Tata Bahasa, dan Tanda Baca Anda Semuanya Benar
Anda juga harus memeriksa ulang bahasa dan ejaan Anda agar dianggap serius sebagai seorang profesional. Sangat mudah untuk percaya bahwa setiap orang memahami hal ini, namun Anda akan terkejut betapa banyak orang yang secara tidak sengaja merusak reputasi perusahaan mereka.
Jika Anda khawatir dengan penguasaan bahasa Inggris Anda dan mungkin perlu berlatih sebelum mengeklik “kirim”, ada banyak sumber daya dan alat gratis yang dapat diakses secara online yang dapat membantu. Karena komunikasi digital terus berubah, sangatlah penting untuk memeriksa ulang kebenaran setiap komunikasi tertulis.
Jika Anda ingin dianggap serius, jangan biarkan beberapa kesalahan menghalangi Anda.
Menindaklanjuti
Jika Anda belum mendapat kabar dari orang yang Anda hubungi setelah waktu yang wajar berlalu, tindak lanjuti dengan panggilan telepon atau email yang sopan. Hal ini menunjukkan bahwa Anda sangat ingin mendapatkan informasi yang Anda inginkan dan siap mengambil inisiatif untuk memajukan segala sesuatunya dengan cepat. Pertanyaan pertama Anda mungkin terabaikan, namun tindak lanjut selalu dihargai.
Saat mencoba mendapatkan informasi dari seseorang, menghindari kesan tidak menyenangkan atau menuntut sangatlah penting. Tindak lanjut yang sederhana dan sopan sudah cukup. Penting untuk menciptakan ekspektasi yang sesuai kapan Anda akan mendapat kabar dari seseorang saat berbicara dengannya. Sertakan kalimat penutup singkat dan informasi kontak Anda di email untuk memastikan penerima dapat segera menghubungi Anda.
Kesimpulan
Email pertanyaan bisnis tidak harus rumit. Artikel ini mengajarkan cara membuat email pertanyaan bisnis yang sukses dan menawarkan beberapa templat untuk digunakan sebagai titik awal untuk email pertanyaan bisnis Anda.
Kiat-kiat yang dibagikan di sini akan membantu Anda menyampaikan inti pertanyaan bisnis Anda tanpa terlihat sebagai pelaku spam kepada orang yang Anda hubungi.
Dengan mengikuti pedoman dasar ini, Anda dapat memastikan bahwa email atau surat pertanyaan bisnis Anda diterima dengan baik dan Anda segera mendapatkan informasi yang Anda inginkan.