يجب على كل من يعمل في مكتب، بغض النظر عن نوعه، أن يعرف كيفية إنشاء بريد إلكتروني احترافي للاستفسار عن الأعمال. تعد رسائل البريد الإلكتروني الاستفسارية هذه طريقة ممتازة لبناء جهات الاتصال والاتصالات أثناء الحصول على معلومات الأعمال الحيوية.
ونتيجة لذلك، فإن الغرض من هذه المقالة هو أن تكون مصدرًا موثوقًا به لأي شخص يتطلع إلى كتابة بريد إلكتروني احترافي للاستفسار عن الأعمال. من خلال نماذج النماذج المتنوعة، سيساعدك هذا الدليل في كتابة رسائل البريد الإلكتروني المختصة باستفسارات الأعمال.
ما هي الاستفسارات التجارية؟
الاستفسار التجاري هو طلب للحصول على معلومات موجه إلى الشركة لمعرفة المزيد عن خدمات الشركة وعملياتها. إنها تقنية ممتازة للاتصال بشركة محتملة أو الاستفسار عن وظيفة شاغرة أو مشروع. إنها أيضًا طريقة ممتازة للاتصال بالشركة وطلب معلومات إضافية يمكن أن تساعدك في الاختيار أو توضيح أي مخاوف قد تكون لديك.
تتضمن بعض الأسباب الأكثر شيوعًا لكتابة بريد إلكتروني للاستفسار عن الأعمال ما يلي:
- الاستعلام عن الأسعار أو المعلومات الخاصة بالمنتج
- طلب تفاصيل الخدمة
- السؤال عن مدى توفر منتج أو خدمة
هذه بعض الأسباب التي قد تجعل كتابة رسالة بريد إلكتروني للاستفسار عن العمل أمرًا ضروريًا. يمكنك أيضًا استخدام البريد الإلكتروني للاستفسارات التجارية للاستفسار عن الوظائف الشاغرة في إحدى الشركات. إذا كنت تعرف كيفية بنائها بشكل صحيح، فيمكنك استخدامها للاستعلام عن أي شيء تقريبًا. يمكنك استخدام هذه القناة لتقديم عطاءات المشروع أو للاتصال بشريك تجاري محتمل. فيما يلي نماذج لمساعدتك في صياغة بريد إلكتروني احترافي للاستفسار عن الأعمال.
6 قوالب البريد الإلكتروني للاستفسارات التجارية
البريد الإلكتروني للاستفسار عن المنتج
يمكن لأولئك الذين يرغبون في معرفة المزيد حول منتج معين أو مجموعة من العناصر إرسال بريد إلكتروني للاستفسار عن المنتج. الهدف الرئيسي عادة هو معرفة مواصفات المنتج أو توفره. يجب ألا يزيد طول البريد الإلكتروني للاستفسار عن المنتج عن صفحة واحدة وأن يكون مكتوبًا بنفس تنسيق البريد الإلكتروني العادي الخاص بالعمل. لغة هذا القالب رسمية ومحددة.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أنا أكتب للاستفسار عن منتج معين أو مجموعة من العناصر. أود أن أعرف مواصفات المنتج وتوافره.
يرجى تزويدي بأي معلومات إضافية لديك بخصوص المنتج. سيكون موضع تقدير كبير إذا كان بإمكانك أيضًا إخباري إذا كانت هناك أي خصومات أو عروض ترويجية متاحة حاليًا.
أشكركم على اهتمامكم والاستجابة السريعة.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني للاستعلام عن السعر
قبل البدء بمشروع يحتاج إلى منتجات أو خدمات، يعد إرسال رسائل بريد إلكتروني مختلفة للاستفسار عن الأسعار إلى العديد من الشركات أو الموردين أمرًا ذكيًا. يتيح لك ذلك مقارنة الأسعار بسهولة والحصول على أرخص الأسعار من مختلف الموردين. يزود هذا القالب المتلقي بجميع المعلومات التي يحتاجها للرد بأرقام أسعار مقبولة ومناسبة.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم للاستفسار عن أسعار [ منتج أو خدمة معينة ] التي تقدمها شركتك.
هل يمكنك تزويدي بالمعلومات التالية:
1. سعر الوحدة/الكمية
2. الحد الأدنى لكمية الطلب (إن أمكن)
3. وقت التسليم
4. طرق الدفع المتاحة
5. أي خصومات أو عروض ترويجية متاحة حاليًا
سيكون موضع تقدير كبير إذا تمكنت من إرسال التفاصيل لي في أقرب وقت ممكن، حيث أنني أقوم بمقارنة الأسعار من موردين مختلفين.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
الاستعلام عن الوظيفة عبر البريد الإلكتروني
أولئك الذين يرسلون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالاستعلام عن الوظيفة غالبًا ما يفعلون ذلك بهدف الحصول على وظيفة لم يتم الإعلان عنها بعد. إذا قمت بذلك بشكل صحيح، فسوف تكون أكثر جاذبية لمدير التوظيف في الشركة التي ترغب في العمل فيها. أحيانًا تكون قوالب البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل الخاصة بالاستعلام عن الوظيفة أطول من رسائل البريد الإلكتروني المختصرة والعادية.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم للاستفسار عن أي فرص عمل محتملة في [ اسم الشركة ] . لقد كنت أتابع شركتك عن كثب وأنا معجب بالعمل الذي تقوم به في هذه الصناعة.
لدي أكثر من 10 سنوات من الخبرة في [ مجال أو منصب معين ] ، نجحت خلالها في [ ذكر الإنجازات أو المسؤوليات الرئيسية ] . أعتقد أن مهاراتي وخبراتي تتوافق بشكل جيد مع أهداف وقيم مؤسستك.
إذا كان لديك أي فرص عمل أو تتوقع أي وظيفة في المستقبل القريب، سأكون ممتنًا للغاية لو أمكنك اعتباري مرشحًا محتملاً. لقد أرفقت سيرتي الذاتية للرجوع إليها.
شكرًا لك على اهتمامك، وأتطلع إلى إمكانية الانضمام إلى فريقك.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني للاستعلام عن الخصم
إذا اكتشفت أن شركة معينة تقدم خصومات عالية على المنتجات أو الخدمات التي تقدمها، فيمكنك التحقق من صحة المعلومات عن طريق إرسال بريد إلكتروني للاستفسار عن الخصومات. يمكنك أيضًا استغلال هذه الفرصة للتفاوض على سعر أقل للسلع المطلوبة. يجب أن يكون هذا القالب دقيقًا ويطلب خصمًا محددًا على المنتج أو الخدمة.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. لقد عثرت مؤخرًا على معلومات تشير إلى أن عملك يقدم خصومات عالية على منتجاتك أو خدماتك. أردت الاستفسار والتحقق من صحة هذه المعلومات.
هل يمكنك التأكد مما إذا كانت هناك بالفعل خصومات متاحة؟ إذا كان الأمر كذلك، أود أن أطلب خصمًا محددًا على [ المنتج أو الخدمة ] . أعتقد أن هذا سيكون مفيدًا للطرفين لأنه سيسمح لي بإجراء عملية شراء مع دعم عملك.
أشكركم على اهتمامكم بهذا الأمر، وأتطلع إلى ردكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني للاستفسار عن الشحن
قد يحصل فرد أو مؤسسة على مزيد من المعلومات حول تسليم المنتج عن طريق إرسال استفسار عن الشحن عبر البريد الإلكتروني. يتضمن هذا القالب طلبات لتكاليف الشحن والجدول الزمني والمزيد.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أرغب في الاستفسار عن تفاصيل الشحن للمنتج الذي اشتريته مؤخرًا. هل يمكن أن تزودني بمعلومات عن تكاليف الشحن والجدول الزمني المقدر للتسليم؟ بالإضافة إلى ذلك، سأكون ممتنًا أيضًا لأي تفاصيل أخرى ذات صلة فيما يتعلق بعملية الشحن.
أشكركم على اهتمامكم وأتطلع إلى ردكم السريع.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
استرداد الاستفسار البريد الإلكتروني
تمت كتابة رسالة البريد الإلكتروني الاستفسارية هذه بواسطة عميل مهتم بمعرفة المزيد حول عمليات الإرجاع والمبالغ المستردة للعناصر التي يتم بيعها. يقدم هذا القالب وصفًا تفصيليًا للعناصر ويشرح سبب المطالبة باسترداد الأموال.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. لقد قمت مؤخرًا بشراء بعض العناصر من متجرك وأنا مهتم بمعرفة المزيد حول سياسة الإرجاع واسترداد الأموال الخاصة بك. العناصر المعنية هي [ تقديم وصف تفصيلي للعناصر ] .
لسوء الحظ، عند استلام العناصر، اكتشفت أنها لا تلبي توقعاتي. هناك العديد من المشكلات المتعلقة بالعناصر [ قدم تفاصيل محددة ] . ولذلك، أود أن أطلب استرداد أموال هذه العناصر وفقًا لسياسة استرداد الأموال المعلنة لديك.
هل يمكنك تزويدي بالمعلومات اللازمة فيما يتعلق بعملية الإرجاع وأي وثائق مطلوبة؟ بالإضافة إلى ذلك، سأكون ممتنًا لو تفضلتم بإخباري بالجدول الزمني المتوقع لمعالجة عملية استرداد الأموال.
شكرا لاهتمامكم بهذه المسألة. وإنني أتطلع إلى تلقي استجابة سريعة.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
أفضل الممارسات لكتابة رسائل البريد الإلكتروني للاستفسارات التجارية
كن محددًا قدر الإمكان عند طلب المعلومات
معظم الاستفسارات التجارية واسعة النطاق وتفشل في تحديد الاحتياجات الدقيقة. ونتيجة لذلك، تتجاهل العديد من الشركات مثل هذا البريد تمامًا. عند طلب المعلومات، كن واضحًا قدر الإمكان لتعزيز احتمالية الاستجابة الجيدة.
إذا كنت تريد معرفة المزيد عن العناصر التي تقدمها إحدى الشركات، فلا ينبغي عليك فقط أن تسأل: "هل يمكنك أن ترسل لي المزيد من المعلومات حول منتجاتك؟" بدلاً من ذلك، قل: "أنا مهتم بمنتج ABC الخاص بك وأرغب في الحصول على مزيد من المعلومات حول ميزاته وسعره ومدى توفره."
قم بإجراء بحث تفصيلي مسبقًا
تأكد من أنك تعرف قدر الإمكان عن العمل والمنتج الذي تهتم به قبل إرسال استفسار. سيسمح لك ذلك بتصميم استفسار أكثر تركيزًا وإظهار أنك جاد في التعامل معهم. قد لا يتم الرد عليه إذا كان استفسارك عامًا جدًا أو غير دقيق بحيث لا تستطيع الشركة التعامل معه.
ابدأ بقراءة صفحة "نبذة عنا" الخاصة بالموقع الإلكتروني للشركة. إذا كنت قد قرأت حتى الآن، فيجب أن تفهم الوظائف التي يقومون بها والأهداف التي يسعون لتحقيقها. يمكنك أيضًا زيارة مدونتهم لفهم لهجتهم وأسلوبهم. بعد أن تعلمت الكثير عن الشركة، يمكنك الاستمرار في التعرف على منتجاتها. اقرأ أوصاف المنتج ومراجعاته لفهم المنتج الذي يناسب متطلباتك.
ابدأ بتحية مهذبة
عندما تكون مستعدًا لبدء الكتابة، قم بتحية الشخص الذي تكتب إليه قبل الشروع في استفسارك. يمكنك أن تقول "عزيزي" واسم الشخص أو "مرحبًا".
إذا كنت لا تعرف اسم المستلم، استخدم تحية عامة مثل "إلى من يهمه الأمر" أو "سيدي أو سيدتي العزيزة". قبل أن تبدأ بريدك الإلكتروني، قم بإجراء بحث أساسي عن الشخص أو المؤسسة التي تكتب إليها. علاوة على ذلك، يجب أن يوفر سطر الموضوع في بريدك الإلكتروني تلميحًا حول محتوى الرسالة.
يجب أن يكون استفسارك موجزًا ومباشرًا
نظرًا لأنه لا أحد يستمتع بقراءة رسالة بريد إلكتروني طويلة تتعرج بلا هدف، فيجب عليك الانتقال مباشرة إلى النقطة وإعطاء المعلومات التي تبحث عنها. قد تساعدك العديد من أدوات الكتابة عالية التقنية، مثل تقييمات سهولة القراءة وعدد الكلمات، في تحقيق هذا الهدف. إذا كنت تكتب إلى مدير تنفيذي مشغول جدًا ونادرًا ما يقرأ بريده الإلكتروني، فيجب عليك أن تجعل استفسارك موجزًا وفي صلب الموضوع.
الحفاظ على لهجة المهنية
يرتكب العديد من الأفراد خطأ الظهور بمظهر غير رسمي للغاية في رسائل الاستفسار أو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. توخ الحذر عند تحديد مدى احترافية بريدك الإلكتروني أو رسالتك. تجنب أن تكون دافئًا أو شخصيًا أكثر من اللازم، لكن هذا لا يتطلب منك استخدام لغة قديمة. والفكرة هي تصوير الخبرة المهنية والسلطة بلطف واحترام.
تأكد من صحة التهجئة والنحو وعلامات الترقيم
يجب عليك أيضًا التحقق مرة أخرى من لغتك وهجائك حتى يتم أخذها على محمل الجد كمحترف. من السهل أن تصدق أن الجميع يفهم هذا، ولكن ستندهش من عدد الأفراد الذين ألحقوا الضرر بسمعة شركتهم عن غير قصد.
إذا كنت قلقًا بشأن إجادتك للغة الإنجليزية وقد تستفيد من بعض التدريبات قبل النقر فوق "إرسال"، فهناك العديد من الموارد والأدوات المجانية التي يمكن الوصول إليها عبر الإنترنت والتي يمكن أن تساعدك. نظرًا لأن الاتصالات الرقمية تتغير باستمرار، فمن الضروري أكثر من أي وقت مضى التحقق مرة أخرى من صحة كل اتصال مكتوب.
إذا كنت تريد أن يُنظر إليك على محمل الجد، فلا تسمح لبعض الأخطاء الفادحة بالوقوف في طريقك.
متابعة
إذا لم تتلق ردًا من الشخص الذي اتصلت به بعد انقضاء فترة زمنية معقولة، فاتبع ذلك بمكالمة هاتفية مهذبة أو بالبريد الإلكتروني. وهذا يدل على أنك حريص على الحصول على المعلومات التي تريدها وعلى استعداد لأخذ زمام المبادرة لتحريك الأمور إلى الأمام بسرعة. ربما تم التغاضي عن استفسارك الأول، ولكن المتابعة موضع تقدير دائمًا.
عند محاولة الحصول على معلومات من شخص ما، فإن تجنب الظهور بمظهر غير سار أو متطلب أمر بالغ الأهمية. يجب أن تكون المتابعة البسيطة والمهذبة كافية. من المهم جدًا إنشاء توقعات مناسبة عندما تتلقى ردًا من شخص ما أثناء التحدث معه. قم بتضمين سطر إغلاق قصير ومعلومات الاتصال الخاصة بك في البريد الإلكتروني لضمان وصول المستلم إليك بسهولة.
خاتمة
لا يجب أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالاستفسارات التجارية معقدة. علمتنا هذه المقالة كيفية إنشاء بريد إلكتروني ناجح لاستفسارات الأعمال وعرضت بعض النماذج لاستخدامها كنقطة بداية لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة باستفسارات الأعمال.
ستساعدك النصائح التي تمت مشاركتها هنا في نقل جوهر استفسار عملك دون الظهور كمرسل بريد عشوائي إلى الشخص الذي تتواصل معه.
من خلال اتباع هذه الإرشادات الأساسية، يمكنك التأكد من أن البريد الإلكتروني أو الرسالة الخاصة بالاستفسار عن عملك يتم استقبالها بشكل جيد وأنك تحصل بسرعة على المعلومات التي تريدها.