إن إلغاء موعد في اللحظة الأخيرة يمكن أن يلقي بظلاله على مصداقيتك أو التزامك ويغلق الباب بشكل فعال أمام الفرص والعلاقات الواعدة. يمكن أن تحدث رحلات جوية مُعاد جدولتها، والتزامات عائلية، ومشاكل في السفر، والتزامات متداخلة مما يستدعي الإلغاء، ولكن من المهم الإبلاغ عن ذلك مسبقًا.
إحدى الطرق السهلة للقيام بذلك هي إرسال بريد إلكتروني للإلغاء. تظهر رسالة الإلغاء عبر البريد الإلكتروني مجاملة وتمنح الطرف الآخر الوقت لوضع خطط بديلة.
راجع دليل الخبراء الخاص بنا حول صياغة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإلغاء المهذب. لقد قدمنا 13 نموذجًا وأمثلة سهلة يمكنك نسخها ولصقها أو تعديلها حسب ذوقك. يحتوي هذا الدليل أيضًا على تفصيل لكيفية كتابة واحدة من الصفر والتعامل مع هذه المواقف باحترافية ولباقة.
ما هي رسالة الإلغاء الإلكترونية؟
إن رسالة الإلغاء الإلكترونية ، بكل سهولة، هي طلب رسمي لإنهاء موعد أو اشتراك أو حجز تم ترتيبه مسبقًا. يتم استخدامه بشكل شائع لإلغاء الرحلات الجوية والاشتراكات والمقابلات والأحداث وعضويات الخدمة وحجوزات الفنادق والترتيبات الأخرى باتفاقيات مسبقة. عادةً، يتم إرسالها لإخطار الطرف الآخر بقرار الإلغاء وبدء أي عملية مطلوبة لمعالجة هذا الإلغاء.
ربما تكون قد أرسلت واحدة في الماضي دون أن تعرف ذلك. إذا كان الأمر كذلك، فهناك احتمال كبير أنك لم تفعل ذلك بشكل صحيح. فيما يلي نماذج لمساعدتك في الإلغاء في المرة الأولى التي تطلب فيها ذلك.
نموذج البريد الإلكتروني لإلغاء الطلب
في بعض الأحيان نقوم بعمليات شراء متهورة، لندرك لاحقًا أنها غير ضرورية، أو لا تناسب ميزانيتنا، أو لا تتوافق مع احتياجاتنا. لا تقلق؛ يحدث لأفضل منا. يمكنك الإلغاء على الفور عن طريق إرسال خطاب إلغاء الطلب أو البريد الإلكتروني.
اعتمادًا على سياسة الإرجاع الخاصة بالمنتج، قد لا يكون هناك إرجاع إذا كان البائع قد قام بتغليف المنتج وشحنه، كما هو الحال مع بعض العناصر المخفضة. لكن إرسال واحدة لا يزال يستحق المحاولة.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. يؤسفني أن أبلغك بأنني أرغب في إلغاء الطلب الذي قدمته مؤخرًا. وبعد مزيد من الدراسة، أدركت أن عملية الشراء هذه غير ضرورية ولا تتوافق مع احتياجاتي.
أرجو مساعدتكم في إلغاء الطلب واسترداد المبلغ المدفوع. أعتذر عن أي إزعاج سببته وأقدر تفهمكم.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
قالب البريد الإلكتروني لإلغاء الرحلة
تختلف عملية إلغاء الرحلة اعتمادًا على ما إذا كنت قد حجزت شركة طيران منخفضة التكلفة أو تتعامل مع وكيل سفر. لا تفي معظم شركات الطيران منخفضة التكلفة بطلبات إلغاء الرحلات عبر البريد الإلكتروني، لذلك قد يكون هذا القالب مثاليًا إذا قمت بالحجز مع وكيل سفر أو شركة طيران مشهورة بدلاً من ذلك.
تأكد من تضمين جميع التفاصيل المهمة مثل اسمك الكامل ورقم جواز السفر ورقم الرحلة ووقت الرحلة في بريدك الإلكتروني. يمكن أن تصبح عمليات استرداد الأموال وإعادة جدولة الرحلات معقدة في بعض الأحيان، لذلك قد لا تزال بحاجة إلى إجراء بعض المكالمات. لكن اكتب واحدة على أي حال وأضف التاريخ والوقت المفضل لديك مقدمًا في حالة إعادة الجدولة.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
لسوء الحظ، يؤسفني إبلاغك بأن رحلتك [ رقم الرحلة ] بتاريخ [ التاريخ ] قد تم إلغاؤها بسبب ظروف غير متوقعة. ونحن نعتذر بصدق عن أي إزعاج تسبب.
لمساعدتك في هذا الموقف، يرجى الاتصال بفريق دعم العملاء لدينا على [ رقم الهاتف ] أو [ عنوان البريد الإلكتروني ] . سيكونون سعداء للغاية بتزويدك بخيارات طيران بديلة أو مساعدتك في عملية استرداد الأموال. يرجى أن يكون الرقم المرجعي للحجز في متناول اليد عند الاتصال بنا.
مرة أخرى، نعتذر بشدة عن الإزعاج الذي سببه هذا الإلغاء. نحن نقدر عملك ونظل ملتزمين بتزويدك بأفضل خدمة ممكنة.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني لإلغاء الخدمات
يصعب إلغاء الاشتراك في بعض الخدمات/الاشتراكات، لذا قد تحتاج إلى الاتصال بدعم العملاء بعد إرسال هذا البريد الإلكتروني. ومع ذلك، من المفترض أن يساعدك قالب البريد الإلكتروني البسيط والموجز هذا إذا لم يكن لديك الوقت لصياغة نموذج جديد.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أعتذر عن أي إزعاج سببته لك، ولكنني أرغب في إلغاء خدماتي الحالية مع شركتك. لقد استمتعت تمامًا باستخدام خدماتك، ولكني أجد أنه من الضروري التوقف عنها في الوقت الحالي.
الرجاء مساعدتي في إلغاء اشتراكي وتقديم أي تعليمات أو وثائق ضرورية مطلوبة لإكمال العملية. وسأكون ممتنًا إذا تمكنت من تأكيد الإلغاء لتجنب أي رسوم أو سوء فهم إضافي.
نشكرك على اهتمامك ومساعدتك السريعة في هذا الشأن.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
تأكد من تضمين تفاصيل حسابك حتى يعرفوا الحساب الذي يجب الحضور إليه.
قالب البريد الإلكتروني لإلغاء مقابلة التوظيف
يمكن أن تكون فرص الحصول على مواعيد مقابلة متداخلة عالية عند كتابة طلبات عمل متعددة. يمكنك إلغاء موعد للمقابلة أو إعادة جدولته باستخدام قالب البريد الإلكتروني هذا. إذا كان لديك عرض عمل آخر، فقد لا تحتاج إلى إعادة جدولة المقابلة ويجب عليك حذف الفقرة التي تتحدث عن إعادة الجدولة.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
يؤسفني إبلاغك بأنني لن أتمكن من حضور المقابلة المقررة في [ تاريخ المقابلة ] في [ وقت المقابلة ] . لقد تلقيت مؤخرًا عرض عمل آخر وقررت قبوله.
شكرًا لك على اختياري لهذا المنصب في [ اسم الشركة ] . أعتذر بشدة عن أي إزعاج سببه إلغاء اشتراكي. انا اقدر تفهمك.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
قالب البريد الإلكتروني لإلغاء الموعد
لا يوجد سبب للشعور بالسوء إذا اضطررت إلى إلغاء اجتماع/موعد لأسباب شخصية أو لأسباب خارجة عن إرادتك. بدلاً من ذلك، أرسل بريدًا إلكترونيًا لإلغاء الاجتماع في أسرع وقت ممكن حتى لا تضيع وقت الطرف الآخر.
يشكل قالب البريد الإلكتروني هذا الأساس لكيفية ظهور هذه الأنواع من رسائل البريد الإلكتروني. ولكن ينبغي تعديلها لتعكس سبب الإلغاء. لا تحتاج إلى الخوض في الكثير من التفاصيل عند كتابة السبب أيضًا.
قالب البريد الإلكتروني لإشعار إلغاء الحدث
يقوم قالب البريد الإلكتروني هذا بالمهمة نيابةً عنك إذا كنت بحاجة إلى إلغاء حدث قمت بدعوة الأشخاص إليه مسبقًا. يمكن أن يكون حفل زفاف، أو حفل دعوة، أو حفل استقبال جديد، وما إلى ذلك. اعتمادًا على مدى تخصيص البريد الإلكتروني الذي تريده، يمكنك صياغة بريد إلكتروني لكل ضيف أو إرسال رسالة جماعية.
يحتوي نموذج البريد الإلكتروني الخاص بنا على أحكام تشير إلى سبب الإلغاء ويتيح المجال لإرسال اعتذاراتك غير المشروطة إلى أولئك الذين قد يزعجهم قرار الإلغاء.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. لسوء الحظ، نظرًا لظروف غير متوقعة، يؤسفني إبلاغك بأننا اتخذنا القرار الصعب بإلغاء [ اسم الحدث ] الذي كان من المقرر عقده في [ التاريخ ] .
نحن ندرك أن هذه الأخبار قد تكون مخيبة للآمال، ولكن الإلغاء ضروري لأسباب خارجة عن إرادتنا. ونحن نعتذر بصدق عن أي إزعاج تسبب.
كن مطمئنًا، نحن نعمل بنشاط على إعادة جدولة الحدث وسنبقيك على اطلاع بأي تطورات جديدة. نحن نقدر دعمكم وتفهمكم خلال هذا الوقت.
مرة أخرى، يرجى قبول اعتذارنا الصادق عن أي إزعاج سببته هذه المشكلة. شكرا لك على تفهمك وصبرك. إذا كانت لديك أي أسئلة أو استفسارات، فلا تتردد في التواصل معنا.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
قالب إلغاء البريد الإلكتروني للندوة أو ورشة العمل
يمكنك إلغاء ندوة أو ورشة عمل مجدولة بأقل قدر من الدراما عن طريق إرسال بريد إلكتروني للإلغاء مسبقًا. يعد قالبنا مكانًا جيدًا للبدء، بغض النظر عن السبب. إنه يعبر عن أسفه الحقيقي للإلغاء ويظهر مدى احترامك للوقت والجهد الذي استثمره الحاضرون في التخطيط للحدث.
على الرغم من أنه من المهم التعبير عن ندمك، إلا أنه من المهم بنفس القدر أن تظل محترفًا قدر الإمكان أثناء القيام بذلك.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
يؤسفني أن أبلغكم بأننا اتخذنا القرار الصعب بإلغاء الندوة/ورشة العمل المقررة. نظرًا لظروف غير متوقعة، لا يمكننا المضي قدمًا في الحدث كما هو مخطط له.
نحن نتفهم الوقت والجهد الذي بذلته في الحضور والتخطيط لهذا الحدث، ونعتذر بشدة عن أي إزعاج سببته لك. نحن نقدر التزامك ودعمك، ونؤكد لك أن هذا الإلغاء لم يتم الاستخفاف به.
نحن نستكشف حاليًا خيارات لإعادة جدولة الندوة/ورشة العمل في المستقبل القريب، وسنبقيكم على علم بأي تحديثات. وفي هذه الأثناء، لا تتردد في التواصل معنا إذا كانت لديك أية أسئلة أو استفسارات.
شكرا لك على تفهمك وصبرك.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
قالب البريد الإلكتروني لإلغاء حجز الخدمة الاحترافية
يعد قالب البريد الإلكتروني الخاص بإلغاء الحجز أحد النماذج التي يمكنك العمل بها إذا كنت تنوي إلغاء حجز أو حجز قمت به مسبقًا مع مزود الخدمة. على سبيل المثال، الطبيب أو طبيب الأسنان أو الحلاق. يجب إرسال هذه الرسالة الإلكترونية في أسرع وقت ممكن ويجب أن تتضمن ندمك. تأكد من تضمين جملة تطلب إعادة الجدولة إذا كنت تريد ذلك.
نموذج البريد الإلكتروني لإلغاء العضوية
يمكنك أيضًا كتابة بريد إلكتروني لإلغاء عضوية الصالة الرياضية أو نادي الجولف أو نادي الصحة والعافية أو المكتبة أو عضوية الجمعية المهنية. يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني المكتوبة واضحة وبسيطة وموجزة. يمكن أن تساعدك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بإلغاء العضوية على إيقاف عضويتك وتوفير المال على الخدمات التي لم تعد بحاجة إليها. فلماذا لا تستخدمها الآن؟
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لإبلاغكم بأنني أرغب في إلغاء عضويتي في [ صالة الألعاب الرياضية/نادي الجولف/نادي الصحة والعافية/المكتبة/الرابطة المهنية ] . لسوء الحظ، نظرًا لظروف شخصية، لا أستطيع الاستمرار في الاستفادة من خدمات النادي.
أرجو منكم معالجة الإلغاء وتقديم تأكيد لتفاصيل الإلغاء. إذا كانت هناك أي إجراءات أو نماذج محددة أحتاج إلى إكمالها، فيرجى إبلاغي بذلك.
شكرا لاهتمامكم بهذه المسألة. لقد استمتعت بكوني عضوًا وأقدر التجارب التي مررت بها خلال فترة وجودي مع [ اسم النادي/المنظمة ] . وآمل أن أتمكن من الانضمام مرة أخرى في المستقبل عندما تسمح الظروف بذلك.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج البريد الإلكتروني لإلغاء التسجيل في الدورة التدريبية
يمكن لأي شخص التسجيل في إحدى المدارس أو دورة المساعدة الذاتية عبر الإنترنت، ثم يصبح غير مهتم لاحقًا. الشيء الصحيح الذي يجب فعله، خاصة عند التعامل مع الدورات التدريبية ذات المقاعد المحدودة، هو إرسال بريد إلكتروني للإلغاء. تعد صياغة واحدة أمرًا سهلاً - ما عليك سوى تخصيص هذا القالب ليشمل الدورة التدريبية التي ترغب في إلغائها، واسم المعلم، والتفاصيل الأخرى ذات الصلة التي ترغب في إضافتها. مع هذه التعديلات، يجب أن يتم تعيينك.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
أكتب إليكم لإبلاغكم بأنني أرغب في إلغاء تسجيلي في دورة [ اسم الدورة ] مع [ اسم المدرب ] .
بعد دراسة متأنية، قررت أن هذه الدورة لا تتوافق مع اهتماماتي وأهدافي الحالية. لذلك، أرجو منكم إزالتي من قائمة المقرر الدراسي.
شكرا لتفهمك. وأعتذر عن أي إزعاج سببه هذا الإلغاء.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
قالب البريد الإلكتروني لإلغاء الرعاية
نحن ندرك أنه في بعض الأحيان تتغير الظروف، وقد تحتاج إلى إعادة تقييم التزامك بقضية ما. لقد صممنا قالب البريد الإلكتروني هذا لمساعدتك في توصيل قرارك بإلغاء رعايتك أو تبرعك بطريقة مدروسة ومدروسة. يحتوي النموذج على أحكام لمناقشة الإجراءات الإدارية اللازمة للإلغاء مع إظهار الاحترام للجمعية المتلقية.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. في ضوء التغييرات الأخيرة في ظروفي، يؤسفني أن أبلغكم بأنني أرغب في إلغاء رعايتي/تبرعي إلى [ اسم الجمعية ] .
أعتذر بشدة عن أي إزعاج سببته لك. أدرك أنه قد تكون هناك إجراءات إدارية ضرورية يجب اتباعها للإلغاء، وأنا على أتم الاستعداد للتعاون وتقديم أي معلومات أو وثائق مطلوبة.
نشكرك على تفهمك وعلى إتاحة الفرصة لدعم [ اسم الجمعية ] . أنا أقدر العمل الذي تقوم به وآمل ألا يعيق إلغاءي مهمتك المهمة.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
قالب البريد الإلكتروني لإلغاء الشراكة التجارية
لا شك أن اتخاذ قرار بوقف الشراكة التجارية يعد خطوة جريئة، والعديد من الأفراد ليس لديهم أدنى فكرة عن كيفية التعامل معها دون إجهاد العلاقة القائمة. تم تصميم نموذج الإلغاء الخاص بنا لمساعدتك على توصيل قرارك بشكل احترافي وإظهار أقصى قدر من الاحترام للعلاقة التي قمت ببنائها مع مرور الوقت. وهي مصممة أيضًا لتسهيل التواصل الشفاف، بما في ذلك مناقشة المسائل التعاقدية التي يمكن أن تضمن انتقالًا سلسًا لجميع الأطراف المعنية.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
وبعد دراسة متأنية، اتخذنا القرار الصعب بوقف شراكتنا التجارية. نريد أن نؤكد لك أن هذا القرار لم يتم اتخاذه بسهولة وأننا نقدر العلاقة التي بنيناها معك على مر السنين.
نحن نؤمن بأن التواصل الشفاف أمر ضروري خلال هذه العملية، ونحن منفتحون لمناقشة أي مسائل تعاقدية قد تنشأ أثناء عملية النقل. هدفنا هو ضمان خاتمة سلسة ومحترمة لجميع الأطراف المعنية.
نشكركم على تفهمكم وتعاونكم في هذا الشأن.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
نموذج البريد الإلكتروني لإلغاء عقد الإيجار
تعد مشاكل صحة الأسرة، والظروف المعيشية الخطرة، والانتقال إلى عرض عمل جديد من الأسباب الشائعة لإلغاء عقود الإيجار. تتطلب معظم اتفاقيات الإيجار تقديم إشعار قبل بضعة أيام إذا كنت تريد إنهاء عقد الإيجار مبكرًا. نوصي بإرسال رسالة لمالك العقار، حتى لو لم ينص عقد الإيجار الخاص بك على ذلك صراحةً، في حالة حدوث نزاع لاحق. يجب أن يشير البريد الإلكتروني إلى الوقت الذي تنوي فيه إخلاء العقار المستأجر.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
أكتب إليكم لإبلاغكم بأنني بحاجة إلى إلغاء عقد إيجار العقار المستأجر. لسوء الحظ، نظرًا لبعض المشاكل الصحية العائلية غير المتوقعة، والظروف المعيشية الخطرة، وعرض العمل المفاجئ في مكان آخر، أصبح من الضروري بالنسبة لي إخلاء العقار في وقت أبكر مما كان متوقعًا.
على الرغم من أن عقد الإيجار الخاص بنا لا ينص صراحةً على فترة إشعار للإنهاء المبكر، فقد أردت التواصل معك مسبقًا لضمان الانتقال السلس. أنوي إخلاء العقار في [ التاريخ ] ، مما يتيح لك وقتًا كافيًا للعثور على مستأجر جديد وإجراء أي ترتيبات ضرورية.
وأنا أقدر تفهمكم وتعاونكم في هذا الشأن. يرجى إعلامي إذا كانت هناك أي إجراءات أو متطلبات محددة أحتاج إلى اتباعها لعملية إلغاء عقد الإيجار.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
التنسيق الموصى به لرسالة الإلغاء الإلكترونية
تتمتع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالإلغاء ببنية عالمية، مما يجعل إنشاء واحدة أمرًا بسيطًا ومباشرًا. ومع ذلك، لا يزال هناك مجال لبعض الإبداع لإبراز رسالتك. فقط احرص على أن تظل محترفًا في علاقاتك وتجنب الكلمات التي يمكن أن تؤدي إلى توتر علاقتك مع الطرف الآخر.
يؤكد دليلنا على الحاجة إلى البدء بسطر موضوع يوضح بشكل فعال ما تقوم بإلغائه، ولماذا، وخاتمة إيجابية تترك المتلقي لديه شعور بحسن النية. دعونا نلقي نظرة على أقسام البريد الإلكتروني الضرورية معًا
إلغاء سطر موضوع البريد الإلكتروني
يجب أن يشير سطر الموضوع بعبارات واضحة إلى موضوع البريد الإلكتروني. على سبيل المثال،
- إلغاء الطلب - رقم الطلب
- إلغاء الرحلة - رقم حجز الرحلة
بهذه الطريقة، يمكن للمستلم أن يعرف من النظرة الأولى موضوع البريد الإلكتروني
إذا نفدت الأفكار المتعلقة بسطر الموضوع لاستخدامها، فيمكنك إنشاء واحدة بنقرة واحدة باستخدام أداة مثل HIX Email Generator .
نص البريد الإلكتروني للإلغاء
يوصي العديد من مؤلفي رسائل البريد الإلكتروني وكتاب البريد الإلكتروني المحترفين ببدء البريد الإلكتروني بمن أنت. على الرغم من أننا ندرك أهميته، إلا أننا لا نوصي بذلك إذا كانت لديك بالفعل علاقة مع الشخص أو الشركة. قد يبدو هذا أمرًا وقحًا لبعض الأشخاص اعتمادًا على علاقتك. في هذه الحالة، انتقل مباشرة إلى هذه النقطة.
إذا كنت تقوم بإلغاء اجتماع، فقد يكون من الأدب اقتراح موعد بديل أو فتحه ومطالبة الطرف الآخر باختيار التاريخ الأكثر ملاءمة. فيما يلي مثال لكيفية ظهور هذا.
"لن أتمكن من عقد اجتماعنا (اكتب التاريخ والوقت)، بسبب (تضمين التفاصيل إذا كنت تريد). هل يمكننا إعادة الجدولة؟ لقد قمت بمراجعة يومياتي، وهذه التواريخ والأوقات تناسبني. يرجى إعلامي إذا كان هناك شخص تشعر براحة أكبر معه.
إذا قمت بالإلغاء في اللحظة الأخيرة، فمن المناسب تقديم اعتذار. قد ترغب أيضًا في تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك لمزيد من المراسلات.
إلغاء البريد الإلكتروني الاستنتاج
يجب أن تنتهي رسالة البريد الإلكتروني بتأكيد أنهم تلقوا البريد الإلكتروني وما هي الخطوات الإضافية التي يجب اتخاذها إذا كنت تقوم بإعادة الجدولة. على سبيل المثال:
"يرجى الإقرار باستلام هذه الرسالة الإلكترونية وتزويدني بالتاريخ والوقت المناسبين لإعادة جدولة الاجتماع. شكرا لتفهمك."
خاتمة
من المفترض أن تساعدك هذه النصائح في صياغة رسالة بريد إلكتروني في وقت قصير. ومع ذلك، إذا كنت تواجه صعوبة في العثور على الكلمات الصحيحة، فيمكنك استخدام أي من القوالب أو منشئ البريد الإلكتروني الخاص بنا. عند دمجه في تطبيق البريد الخاص بك، يمكن أن يساعد HIX Email Generator في صياغة سطور موضوعات ورسائل بريد إلكتروني وردود واضحة ومبتكرة بنقرة واحدة.