Отмена встречи в последнюю минуту может бросить тень на вашу надежность и целеустремленность и фактически закрыть дверь к многообещающим возможностям и отношениям. Перенесенные рейсы, семейные обязательства, проблемы с поездками и дублирующие обязательства могут произойти и потребовать отмены, но важно сообщить об этом заранее.
Самый простой способ сделать это — отправить электронное письмо об отмене. Электронное письмо об отмене демонстрирует вежливость и дает другой стороне время обдумать альтернативные планы.
Ознакомьтесь с нашим экспертным руководством по составлению вежливых писем об отмене. Мы предоставили 13 простых шаблонов и примеров, которые вы можете скопировать и вставить или изменить по своему вкусу. Это руководство также содержит описание того, как написать его с нуля и справиться с такими ситуациями с профессионализмом и тактом.
Что такое электронное письмо об отмене?
Электронное письмо об отмене , проще говоря, представляет собой формальный запрос на прекращение ранее назначенной встречи, подписки или бронирования. Он обычно используется для отмены рейсов, подписок, интервью, мероприятий, членства в сервисах, бронирования отелей и других договоренностей по предварительным соглашениям. Обычно оно рассылается, чтобы уведомить другую сторону о своем решении отменить и инициировать любой процесс, необходимый для обработки этой отмены.
Возможно, вы отправили его раньше, даже не подозревая об этом. Если да, то есть вероятность, что вы сделали это неправильно. Вот шаблоны, которые помогут вам получить отмену при первом же запросе.
Шаблон письма об отмене заказа
Иногда мы совершаем импульсивные покупки только для того, чтобы позже понять, что они не нужны, не соответствуют нашему бюджету или не соответствуют нашим потребностям. Не беспокоиться; Это случается с лучшими из нас. Вы можете отменить заказ сразу же, отправив письмо об отмене заказа или электронное письмо.
В зависимости от политики возврата товара, пути назад может не быть, если продавец упаковал и отправил товар, как это происходит с некоторыми товарами со скидкой. Но отправить его все же стоит попробовать.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. С сожалением сообщаю вам, что я хотел бы отменить недавно размещенный заказ. После дальнейшего рассмотрения я понял, что эта покупка не нужна и не соответствует моим потребностям.
Прошу Вашей помощи в отмене заказа и возврате оплаты. Приносим извинения за причиненные неудобства и ценим ваше понимание.
Спасибо за внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон письма об отмене рейса
Процесс отмены рейса различается в зависимости от того, забронировали ли вы билет бюджетной авиакомпании или имеете дело с турагентом. Большинство бюджетных авиакомпаний не принимают запросы на отмену рейса по электронной почте, поэтому этот шаблон может быть идеальным, если вместо этого вы забронировали билет у известного турагента или перевозчика.
Обязательно укажите в своем электронном письме всю важную информацию, такую как ваше полное имя, номер паспорта, номер рейса и время полета. Возврат средств и перенос рейса иногда могут оказаться сложными, поэтому вам все равно придется сделать несколько звонков. Но в любом случае напишите его и заранее укажите предпочитаемую дату и время, если вы переносите расписание.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
К сожалению, с сожалением сообщаю Вам, что Ваш рейс [ номер рейса ] на [ дата ] был отменен из-за непредвиденных обстоятельств. Приносим искренние извинения за причиненные неудобства.
Чтобы помочь вам в этой ситуации, свяжитесь с нашей службой поддержки клиентов по [ номер телефона ] или [ адрес электронной почты ] . Они будут более чем рады предоставить вам альтернативные варианты перелета или помочь с процессом возврата средств. Пожалуйста, имейте под рукой номер вашего бронирования при обращении к нам.
Еще раз приносим искренние извинения за неудобства, вызванные отменой. Мы ценим ваш бизнес и стремимся предоставить вам наилучший сервис.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Письмо об отказе от услуг
От некоторых услуг/подписок сложно отказаться, поэтому после отправки электронного письма вам может потребоваться позвонить в службу поддержки. Однако этот простой и лаконичный шаблон электронного письма может помочь, если у вас нет времени на составление нового.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Приношу извинения за причиненные неудобства, но я хотел бы отменить текущие услуги вашей компании. Мне очень понравилось пользоваться вашими услугами, но на данный момент я считаю необходимым прекратить их использование.
Пожалуйста, помогите мне отменить подписку и предоставьте все необходимые инструкции или документацию, необходимую для завершения этого процесса. Буду признателен, если вы подтвердите отмену, чтобы избежать дальнейших обвинений или недоразумений.
Благодарим за внимание и оперативную помощь в этом вопросе.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Обязательно укажите данные своей учетной записи, чтобы они знали, какую учетную запись следует использовать.
Шаблон письма об отмене собеседования при приеме на работу
Шансы на совпадение дат собеседования могут быть высокими при написании нескольких заявлений о приеме на работу. Вы можете отменить встречу на собеседование или перенести ее, используя этот шаблон электронного письма. Если у вас есть другое предложение о работе, возможно, вам не придется переносить собеседование, и вам следует убрать абзац, в котором говорится о переносе собеседования.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
С сожалением сообщаю вам, что я не смогу присутствовать на запланированном собеседовании [ Дата собеседования ] в [ Время собеседования ] . Недавно я получил еще одно предложение о работе и решил его принять.
Благодарим вас за то, что выбрали меня на должность в [ Название компании ] . Приношу искренние извинения за неудобства, вызванные моей отменой. Я ценю ваше понимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон письма об отмене встречи
Нет причин расстраиваться, если вам придется отменить встречу/встречу по личным причинам или по причинам, которые находятся вне вашего контроля. Вместо этого отправьте электронное письмо об отмене встречи как можно скорее, чтобы не тратить зря время другой стороны.
Этот шаблон электронного письма формирует основу того, как должны выглядеть подобные электронные письма. Но его следует изменить, чтобы отразить причину отмены. При написании причины тоже не нужно вдаваться в подробности.
Шаблон электронного письма с уведомлением об отмене мероприятия
Этот шаблон электронного письма поможет вам, если вам нужно отменить мероприятие, на которое вы ранее приглашали людей. Это может быть свадьба, церемония созыва, новоселье и т. д. В зависимости от того, насколько персонализированным вы хотите, чтобы электронное письмо было, вы можете составить электронное письмо для каждого гостя или отправить массовое сообщение.
В нашем шаблоне электронного письма есть положения, в которых указано, почему вы отменяете бронь, и есть место для отправки безоговорочных извинений тем, кому решение об отмене может причинить неудобства.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. К сожалению, в связи с непредвиденными обстоятельствами, с сожалением сообщаю, что мы приняли трудное решение отменить [ Название мероприятия ] , запланированное на [ Дата ] .
Мы понимаем, что эта новость может разочаровать, но отмена необходима по независящим от нас причинам. Приносим искренние извинения за причиненные неудобства.
Будьте уверены, мы активно работаем над переносом мероприятия и будем держать вас в курсе всех новых событий. Мы ценим вашу поддержку и понимание в это время.
Еще раз примите наши искренние извинения за причиненные неудобства. Благодарим вас за понимание и терпение. Если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма об отмене семинара или мастер-класса
Вы можете отменить запланированный семинар или мастер-класс с наименьшим драматизмом, заранее отправив электронное письмо об отмене. Наш шаблон — хорошее место для начала, независимо от вашей причины. Оно выражает искреннее сожаление по поводу отмены мероприятия и показывает, насколько вы уважаете время и усилия, вложенные участниками в планирование мероприятия.
Хотя выразить сожаление важно, не менее важно, чтобы при этом вы оставались максимально профессиональными.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
С сожалением сообщаю вам, что мы приняли трудное решение отменить запланированный семинар/практикум. В связи с непредвиденными обстоятельствами мы не можем провести мероприятие, как планировалось.
Мы понимаем, сколько времени и усилий вы потратили на посещение и планирование этого мероприятия, и приносим искренние извинения за причиненные неудобства. Мы ценим вашу приверженность и поддержку и заверяем вас, что эта отмена не была воспринята легкомысленно.
В настоящее время мы изучаем варианты переноса семинара/практикума в ближайшем будущем и будем держать вас в курсе любых обновлений. А пока, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас есть какие-либо вопросы или проблемы.
Благодарим вас за понимание и терпение.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма об отмене бронирования профессиональных услуг
Наш шаблон электронного письма об отмене бронирования подойдет, если вы намереваетесь отменить бронирование или бронирование, которое вы ранее сделали у поставщика услуг. Например, врач, дантист или парикмахер. Это письмо должно быть отправлено как можно быстрее и должно содержать ваше сожаление. Обязательно включите предложение о переносе даты, если вы этого хотите.
Шаблон электронного письма об отмене членства
Вы также можете написать электронное письмо, чтобы отменить членство в тренажерном зале, гольф-клубе, оздоровительном клубе, библиотеке или профессиональной ассоциации. Письменное письмо должно быть ясным, простым и кратким. Электронные письма об отмене членства могут помочь вам прекратить членство и сэкономить деньги на услугах, которые вам больше не нужны. Так почему бы не использовать их сейчас?
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. Я пишу, чтобы сообщить вам, что я хотел бы отменить свое членство в [ Спортзале/гольф-клубе/оздоровительном клубе/библиотеке/профессиональной ассоциации ] . К сожалению, по личным обстоятельствам я не могу продолжать пользоваться услугами клуба.
Прошу вас обработать отмену и предоставить подтверждение деталей отмены. Если мне необходимо заполнить какие-либо конкретные процедуры или формы, пожалуйста, дайте мне знать.
Благодарим Вас за внимание к этому вопросу. Мне понравилось быть его членом, и я ценю тот опыт, который я получил за время работы в [ название клуба/организации ] . Надеюсь, что смогу вернуться в команду в будущем, когда позволят обстоятельства.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма об отмене регистрации на курс
Любой может зарегистрироваться на школьный или онлайн-курс самопомощи, но позже он перестанет интересоваться. Правильное решение, особенно если речь идет о курсах с ограниченным количеством мест, — отправить электронное письмо об отмене. Создать его очень просто: просто адаптируйте этот шаблон, включив в него курс, который вы хотите отменить, имя преподавателя и другие важные детали, которые вы хотели бы добавить. С этими изменениями вы должны быть готовы.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я пишу, чтобы сообщить вам, что я хотел бы отменить свою регистрацию на курс [ Название курса ] с [ Имя преподавателя ] .
После тщательного рассмотрения я решил, что этот курс не соответствует моим текущим интересам и целям. Поэтому я прошу вас исключить меня из списка участников курса.
Спасибо за Ваше понимание. Приносим извинения за любые неудобства, вызванные этой отменой.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма об отмене спонсорства
Мы понимаем, что иногда обстоятельства меняются, и вам, возможно, придется пересмотреть свою приверженность делу. Мы создали этот шаблон электронного письма, чтобы помочь вам обдуманно и внимательно сообщить о своем решении отменить спонсорство или пожертвование. В шаблоне есть положения для обсуждения необходимых административных процедур для аннулирования при проявлении уважения к ассоциации получателя.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Я надеюсь это письмо благополучно дойдет до вас. В свете недавних изменений в моих обстоятельствах с сожалением сообщаю вам, что я хотел бы отменить спонсорство/пожертвование в пользу [ Название ассоциации ] .
Приношу искренние извинения за причиненные неудобства. Я понимаю, что для отмены могут потребоваться необходимые административные процедуры, и я более чем готов сотрудничать и предоставить любую необходимую информацию или документацию.
Благодарим вас за понимание и за возможность поддержать [ Название ассоциации ] . Я ценю вашу работу и надеюсь, что моя отмена не помешает вашей важной миссии.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма об отмене делового партнерства
Решение о прекращении делового партнерства, несомненно, является смелым шагом, и многие люди не имеют ни малейшего представления, как действовать по нему, не напрягая существующие отношения. Наш шаблон отмены разработан, чтобы помочь вам профессионально сообщить о своем решении и продемонстрировать максимальное уважение к отношениям, которые вы построили с течением времени. Он также предназначен для облегчения прозрачного общения, включая обсуждение договорных вопросов, что может обеспечить плавный переход для всех участвующих сторон.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
После тщательного рассмотрения мы приняли трудное решение прекратить наше деловое партнерство. Мы хотим заверить вас, что это решение далось нелегко и что мы ценим отношения, которые мы построили с вами на протяжении многих лет.
Мы считаем, что прозрачное общение имеет важное значение в этом процессе, и мы открыты для обсуждения любых договорных вопросов, которые могут возникнуть во время перехода. Наша цель — обеспечить плавное и уважительное завершение переговоров для всех участвующих сторон.
Благодарим вас за понимание и сотрудничество в этом вопросе.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма об отмене аренды
Проблемы со здоровьем семьи, опасные условия жизни и переезд в поисках новой работы — частые причины, по которым люди отказываются от аренды. Большинство договоров аренды требуют уведомления за несколько дней, если вы хотите досрочно прекратить аренду. Мы рекомендуем отправить его арендодателю, даже если в договоре аренды это прямо не указано, на случай возникновения спора в будущем. В электронном письме должно быть указано, когда вы намерены освободить арендованную недвижимость.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Пишу, чтобы сообщить Вам, что мне необходимо расторгнуть договор аренды арендованного имущества. К сожалению, из-за непредвиденных проблем со здоровьем семьи, опасных условий жизни и внезапного предложения работы в другом месте мне пришлось освободить жилье раньше, чем предполагалось.
Хотя в нашем договоре аренды прямо не указан период уведомления о досрочном расторжении, я хотел заранее связаться с вами, чтобы обеспечить плавный переход. Я намерен освободить недвижимость [ дата ] , чтобы у вас было достаточно времени, чтобы найти нового арендатора и принять все необходимые меры.
Я ценю ваше понимание и сотрудничество в этом вопросе. Сообщите мне, есть ли какие-либо конкретные процедуры или требования, которым мне необходимо следовать в процессе аннулирования аренды.
Спасибо за внимание.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Рекомендуемый формат электронного письма об отмене
Письма об отмене имеют универсальную структуру, что делает их составление простым и понятным. Тем не менее, еще есть место для творчества, чтобы ваше сообщение выделялось. Просто будьте осторожны, сохраняйте профессионализм в своих отношениях и избегайте слов, которые могут обострить ваши отношения с другой стороной.
В нашем руководстве подчеркивается необходимость начинать с темы письма, эффективно сообщающей, что вы отменяете и почему, а также с положительного заключения, которое оставляет у получателя чувство доброжелательности. Давайте вместе рассмотрим обязательные разделы электронной почты.
Тема письма об отмене
В теме письма должно быть четко указано, о чем письмо. Например,
- Отмена заказа - номер заказа
- Отмена рейса – номер бронирования рейса.
Таким образом, получатель сможет с первого взгляда понять, о чем письмо.
Если у вас закончились идеи по поводу темы письма, вы можете создать ее одним щелчком мыши с помощью такого инструмента, как HIX Email Generator .
Тело письма об отмене
Многие копирайтеры и профессиональные составители электронных писем рекомендуют начинать письмо с описания того, кем вы являетесь. Хотя мы понимаем его важность, мы не рекомендуем этого делать, если у вас уже есть отношения с этим человеком или бизнесом. Некоторым людям это может показаться грубым, в зависимости от ваших отношений. В этом случае просто переходите прямо к делу.
Если вы отменяете встречу, было бы вежливо предложить альтернативную дату или открыть ее и попросить другую сторону выбрать наиболее удобную дату. Вот пример того, как это может выглядеть.
«Я не смогу прийти на нашу встречу (напишите дату и время) по причине (укажите подробности, если хотите). Можем ли мы перенести встречу? Я просмотрел свой дневник, и мне подойдут эти даты и время. Пожалуйста, дайте мне знать, если есть тот, который вам наиболее удобен».
Если вы отмените бронирование в последнюю минуту, уместно будет принести извинения. Вы также можете указать свою контактную информацию для дальнейшей переписки.
Заключение по электронной почте об отмене
Электронное письмо должно заканчиваться подтверждением того, что они получили электронное письмо и какие дальнейшие действия следует предпринять, если вы переносите расписание. Например:
«Пожалуйста, подтвердите получение этого электронного письма и сообщите мне подходящую дату и время для переноса встречи. Спасибо за Ваше понимание."
Заключение
Эти советы помогут вам быстро составить электронное письмо. Однако, если вам сложно подобрать правильные слова, вы можете использовать любой из наших шаблонов или генератор электронных писем. При интеграции в ваше почтовое приложение HIX Email Generator может помочь составить четкие, креативные темы, электронные письма и ответы одним щелчком мыши.