Если ваш офис чем-то похож на наш, люди постоянно забывают отправить документы, оформить отпуск или сдать табели учета рабочего времени. Когда это происходит, необходимо дружеское напоминание, чтобы вернуть все в нужное русло.
Вам нравится получать электронные письма с напоминаниями? Мы этого не делаем. Секрет в том, чтобы очень вежливо подтолкнуть человека к чему-то (возможно, к тому, чего он не хочет делать). Как? Мы покажем вам.
Теперь вы можете расслабиться, когда мы скажем вам, что электронные письма с напоминаниями легко написать, если вы понимаете правильный формат и умеете профессионально их представлять. Мы проходим этот процесс шаг за шагом, максимально упрощая написание писем с напоминаниями, которые приносят результаты. Давай сделаем это.
Что такое электронные письма с напоминаниями?
Электронные письма с напоминаниями — это простые сообщения, которые вы отправляете, когда вам нужно, чтобы кто-то что-то сделал. Не получили счет? Отправьте дружеское напоминание. Не получили отчет? Отправьте дружеское напоминание. Ждете свои деньги? ОТПРАВЬТЕ ДРУЖЕСТВЕННОЕ НАПОМИНАНИЕ.
Возможно, они забыли отправить документ, оплатить счет или подтвердить ваше заявление о приеме на работу.
Вы часто будете отправлять электронные письма с напоминаниями, ожидая, пока кто-то что-то сделает для вас. В таких случаях легко разочароваться, но вы всегда должны стремиться быть максимально профессиональными.
Как ты можешь это сделать? Начните с просмотра наших 5 образцов электронных писем с нежными напоминаниями!
5 образцов писем с дружелюбными напоминаниями
Легче показать вам, как это сделать, и мы это сделаем. Вот 5 образцов электронных писем с напоминанием, которые помогут вам начать писать свои собственные. Прочтите электронные письма, просмотрите формат и поймите, как создать свой собственный!
Дружеское письмо с напоминанием об отправке чего-либо
Если коллега, клиент, подрядчик, член семьи или друг забыл что-то отправить, это электронное письмо с напоминанием для вас. В нем мы тепло приветствуем и объясняем, чего мы хотим, когда и почему. Не забудьте детали, иначе ваше письмо может быть проигнорировано (с нами такое случалось).
В этом примере электронного письма с профессиональным напоминанием мы стараемся не быть настойчивыми. Никто не любит, когда его заставляют отвечать, поэтому проверьте свой тон голоса, прежде чем писать сообщение.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я хотел обратиться к вам и напомнить о [ предмете/событии/задаче ] , который мы обсуждали ранее.
Нам все еще нужен [ предмет/событие/задача ] , и мы были бы очень признательны, если бы Вы можете отправить его нам как можно скорее. [ При необходимости предоставьте дополнительную информацию или инструкции ]
Спасибо за ваше внимание к этому вопросу, и мы с нетерпением ждем получения от вас [ элемента/события/задачи ] .
С уважением,
[ Ваше имя ]
Дружеское письмо с напоминанием о неоплаченном счете
Покажи мне деньги! Неоплаченные счета расстраивают и расстраивают, но может быть причина, по которой задерживается оплата, поэтому не действуйте изо всех сил. Вместо этого напомните человеку сумму, все детали счета и способ оплаты.
В этом примере мы сохраняем спокойствие и ведем себя стильно, но уверенно заявляем, чего мы хотим (ваши деньги) и когда (немедленно!).
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Это дружеское напоминание о неоплаченном счете.
Детали счета следующие:
Номер счета: [ Номер счета ]
Дата счета: [ Счет-фактура Дата ]
Сумма: [ Сумма ]
Обратите внимание, что оплата по этому счету просрочена. Пожалуйста, организуйте оплату при первой же возможности.
Если у вас есть какие-либо вопросы или требуются дополнительные разъяснения, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Спасибо за ваше внимание. важно.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Нежное напоминание по электронной почте о заявлении о приеме на работу
Если вы потратили время на отправку заявления о приеме на работу, но не получили ответа, этот образец электронного письма идеален. Вероятно, существует веская причина, по которой заявка не была подтверждена, поэтому в этом примере мы вежливы, предоставляем все подробности и настаиваем на ответе. Фортуна любит смелых!
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я хотел бы проследить за заявлением о приеме на работу, которое я подал [ дата ] . Я понимаю, что вы должны получить много заявлений и что для их рассмотрения потребуется время. Однако меня очень интересует [ должность ] и я был бы признателен за обновленную информацию о статусе моего заявления.
Для вашего удобства я еще раз приложил свое резюме и сопроводительное письмо. Я считаю, что мои навыки и опыт делают меня сильным кандидатом на эту должность. Я уверен, что смогу внести положительный вклад в вашу команду.
Прошу вас предоставить мне обновленную информацию о статусе моего заявления. Буду признателен за любые отзывы или информацию, которую вы можете иметь. Благодарим вас за внимание к этому вопросу.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Нежное электронное напоминание о запросе на отпуск
Все любят отпуск, но его нельзя забронировать, пока отпуск не согласован! Если ваш начальник еще не согласился на ваш запрос на отпуск, отправьте этот образец электронного письма. Опять же, скорее всего, будет уважительная причина не получить ответ, поэтому в этом примере мы объясняем, почему нам нужен ответ, и указываем крайний срок.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, это письмо застанет вас в безопасности. Я пишу, чтобы напомнить вам о своем заявлении на отпуск, которое я подал [ дата ] . Как я упоминал ранее, я хочу взять отпуск с [ дата начала ] до [ дата окончания ] , чтобы восстановить силы и провести время с семьей.
Мне важно как можно скорее получить ваше одобрение. насколько это возможно, чтобы я мог приступить к необходимым приготовлениям. Я понимаю, что вы можете быть заняты, но прошу вас рассмотреть мой запрос и дать мне ответ к [ сроку ] . Это даст мне достаточно времени, чтобы принять необходимые меры и при необходимости обеспечить плавную передачу моих задач коллеге.
Спасибо за ваше внимание к этому вопросу и с нетерпением жду вашего скорого ответа. .
С уважением,
[ Ваше имя ]
Нежное напоминание по электронной почте сотруднику
Если сотрудник, которым вы управляете, ничего вам не прислал, вы можете проявить настойчивость и потребовать ответа. Это электронное письмо с напоминанием для сотрудников — идеальный шаблон для создания собственных электронных писем с напоминанием. Адаптируйте его к своей ситуации и стилю письма.
Уважаемый [ Имя получателя ] !
Надеюсь, что это письмо застанет вас в добром здравии. Пишу, чтобы напомнить вам, что я еще не получил [ документ/отчеты/информацию ] , которые я запросил у вас [ в указанную дату/когда срок платежа ] . Для нас важно [ завершить/проанализировать/обсудить ] эту [ задачу/проект/проблему ] своевременно.
Я прошу вас расставить приоритеты по этому вопросу и предоставить мне [ документ/отчеты] /информация ] при первой же возможности. Если вам потребуется какая-либо помощь или у вас возникнут какие-либо вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Спасибо за внимание к этому вопросу.
С уважением,
[ Ваше имя ]
Как писать эффективные дружеские письма-напоминания
Написание писем с напоминанием может оказаться непростой задачей, поскольку вам нужно выбрать правильный тон. Конечно, вы хотите вести себя расслабленно и профессионально, но вы также должны быть уверены в том, что хотите найти решение.
Приведенные выше примеры демонстрируют, как подобрать правильный тон, но вы должны адаптировать эти электронные письма к каждой ситуации.
Прежде чем мы перейдем к основным советам, давайте рассмотрим, как структурировать электронные письма с напоминаниями.
Все надежные электронные письма с напоминаниями имеют один и тот же формат, который состоит из трех частей:
- Тема письма с напоминанием
- Смелый и напористый основной текст
- Подписание и дальнейшие действия
Мы можем просмотреть их, чтобы помочь вам создавать электронные письма с напоминаниями, которые принесут результаты.
Тема письма с напоминанием
Ваша тема должна сообщать человеку, почему вы отправляете ему сообщение. Не бойтесь добавлять в заголовки такие слова, как «напоминание», «ваше внимание» или «срочно».
Подумайте, кому вы отправляете электронное письмо и что может привлечь их внимание. Что бы вы ни делали, не будьте злыми или агрессивными в своих темах.
Вот несколько примеров тем писем с напоминанием, которые могут вдохновить вас.
- Напоминание: пожалуйста, не могли бы вы…
- Напоминание: неоплаченный счет
- Напоминание об отпуске: можете ли вы ответить?
- Срочный срок: (указать дату)
- Вы рассмотрели мое заявление о приеме на работу?
Текст письма-напоминания
В основном тексте электронного письма с напоминанием вы излагаете аргументы, излагаете свои условия и предъявляете свои требования. Звучит серьёзно, но мы начинаем позитивно с приятного «Привет» или «Привет» и имени человека.
Допустим, кто-то забыл отправить нам важный документ. Начните с указания цели вашего сообщения.
«Я обращаюсь к вам, поскольку запрошенный мною документ не пришел. Крайний срок был (вставить дату)».
Затем предоставьте некоторый контекст вашего запроса и последствия задержки ответа.
«Я надеялся использовать этот документ как часть презентации, которую я представил (указать дату)».
Теперь перейдем к просьбе (или требованию, если хотите так выразиться).
«Можете ли вы подтвердить, что получили мой первоначальный запрос и можете отправить мне документ сегодня?»
Этого достаточно, но при желании вы можете добавить и другие детали.
«Дата получения мной документа — (вставить дату). Поэтому, если я не получу его к тому времени, я не смогу использовать его в своей презентации, что будет очень обидно».
Это электронное письмо с напоминанием должно помочь. Это точно и напористо, но вы не указываете пальцем и не ищете виноватых. Вместо этого вы предлагаете решение, и это важно.
Напоминание по электронной почте о подписании/следующих шагах
Приведенное выше сообщение отлично помогает привлечь внимание и объяснить, чего вы хотите и почему. Вам захочется закончить позитивно, но настаивайте на ответе.
«Я надеюсь, что мы сможем это исправить сегодня. Мы очень ценим вашу помощь в поиске решения».
Все это звучит великолепно. Далее добавьте свои контактные данные и любую другую информацию.
«Вы можете связаться со мной в любой момент, чтобы обсудить это по адресу (вставьте детали).
Наконец, добавьте подпись (спасибо, с уважением, большое спасибо и т. д.), свое имя и профессиональную подпись в электронной почте, и все готово к работе.
Но прежде чем отправить его, обязательно прочтите наш контрольный список, чтобы лучше писать электронные письма с напоминаниями.
Контрольный список напоминаний по электронной почте (не делайте этого)
Мы хотим сказать вам: мы ненавидим получать электронные письма с напоминаниями. Они могут показаться негативными, критическими и конфронтационными. Это все, чего вам следует избегать в электронных письмах с напоминаниями.
Вот некоторые вещи, которые не следует делать в электронных письмах с напоминаниями. (По сути, сделайте наоборот).
- Не обращайтесь к человеку очень формально. Обязательно используйте его имя и вежливо поприветствуйте.
- Не будьте грубы или агрессивны. Будьте позитивны.
- Не ждите, что ваш запрос будет приоритетным. Подтвердите, что могут быть причины, по которым они не смогли ответить.
- Не оставляйте наши данные. Предоставьте все в своих электронных письмах.
- Не забудьте крайний срок и призыв к действию. Скажите человеку, что вы от него хотите и когда.
- Не пропустите включение каких-либо вложений или ссылок. Перепроверяйте все в своих письмах.
- Не утруждайтесь написанием электронных писем. Попробуйте инструмент для написания электронных писем HIX.AI
- Не отправляйте без корректуры. Сделайте корректуру (очевидно).
- Не забудьте запланировать продолжение. Добавляйте подробности в свой дневник.
- Не будьте человеком, который копирует ВСЕХ в электронное письмо. Относитесь к человеку с некоторым уважением и позвольте ему решить проблему.
Некоторые из этих советов касаются того, как действовать и как писать. Но все зависит от того, как вас воспринимают на работе, и от вашей профессиональной репутации.
Заключение
Это напоминание о том, что вам следует все прочитать и изучить. Если вы еще не вернулись к началу и начните заново!
А если серьезно, мы все знаем, что писать электронные письма с напоминаниями непросто, поскольку вам нужно профессионально их представить, но стремиться к результату. Поверьте нам, с практикой это становится проще (поверьте нам), но придерживайтесь формата или копируйте наши образцы, и все будет в порядке. Сосредоточьтесь на будущем и стремитесь к результату, вместо того, чтобы пытаться кого-то обвинить.
В конце концов, это бизнес, а не личное.