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首頁 > 電子郵件 > 如何撰寫友好且溫和的提醒電子郵件(5 個範本)

如何撰寫友好且溫和的提醒電子郵件(5 個範本)

如果您的辦公室與我們的辦公室類似,人們總是會忘記發送文件、簽署休假或提交時間表。發生這種情況時,需要友好提醒才能讓事情重回正軌。

您喜歡接收提醒電子郵件嗎?我們不這樣做。秘訣就是以非常有禮貌的方式推動人們做某件事(可能是他們不想做的事)。如何?我們會告訴你。

現在您可以放心了,我們告訴您,如果您了解正確的格式以及如何專業地推銷,那麼提醒電子郵件很容易編寫。我們一步一步完成這個過程,讓撰寫能獲得結果的提醒電子郵件變得盡可能簡單。我們開工吧。

什麼是提醒電子郵件?

提醒電子郵件是您需要某人做某事時發送的簡單訊息。沒有收到發票?發送友好提醒。沒有收到報告?發送友好提醒。還在等你的現金嗎?發送友好提醒。

他們可能忘記發送文件、支付發票或確認您的工作申請。

在等待某人為您做某事時,您經常會發送溫和的提醒電子郵件。在這些情況下很容易感到沮喪,但您應該始終努力盡可能專業。

你怎麼能這麼做呢?首先查看我們的 5 封溫和提醒電子郵件範例!

5 封友善提醒電子郵件範例

向您展示如何執行此操作會更容易,所以我們會這樣做。以下有 5 個提醒電子郵件範例,可協助您開始編寫自己的電子郵件。閱讀電子郵件,查看格式,並了解如何建立自己的電子郵件!

友好的提醒郵件發送一些東西

如果同事、客戶、承包商、家人或朋友忘記發送某些內容,這封提醒電子郵件就是為您準備的。在其中,我們提供了熱情的問候,並解釋了我們想要什麼、何時以及為什麼。不要忘記詳細信息,否則您的電子郵件可能會被忽略(我們就遇到過這種情況)。

在這個專業的提醒電子郵件範例中,我們盡量不要咄咄逼人。沒有人喜歡被脅迫才回答,所以在寫訊息之前檢查一下你的語氣。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我想聯絡您並提醒您我們之前討論過的[項目/事件/任務] 。

我們仍然需要[項目/事件/任務] ,如果您可以盡快將其發送給我們。 [如有必要,請提供任何其他詳細資訊或說明]

感謝您對此事的關注,我們期待收到您的[物品/事件/任務] 。

最誠摯的問候,
[您的名字]

未付發票的友善提醒電子郵件

把錢拿出來!未付發票令人沮喪和不安,但延遲付款可能是有原因的,所以不要全力以赴。相反,請提醒該人金額、所有發票詳細資訊以及現在的付款方式。

在這個例子中,我們保持冷靜,優雅,但自信地斷言我們想要什麼(你的錢)以及何時(立即!)。

親愛的[收件者姓名] ,
希望您能收到這封電子郵件。這是關於未付發票的友善提醒。
發票詳細資料如下:
發票編號: [發票編號]
發票日期: [發票日期]
金額: [金額]
請注意,此發票的付款現已逾期。請您儘早安排付款。
如果您有任何疑問或需要進一步說明,請隨時與我聯繫。
感謝您對此的關注此事。
< p>致以誠摯的問候,
[您的名字]

關於工作申請的溫和提醒電子郵件

如果您花了一些時間提交工作申請但沒有收到回复,那麼此電子郵件範例是理想的選擇。申請未得到確認可能有合理的原因,因此在此示例中,我們很有禮貌,提供所有詳細信息,並尋求答案。幸運總是眷顧勇敢的人!

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我想跟進我於[日期]提交的工作申請。我知道您一定會收到很多申請,並且需要時間來審核所有申請。不過,我對[職位]非常感興趣,希望能了解我的申請狀態的最新信息。

為了您的方便,我再次附上了我的簡歷和求職信。我相信我的技能和經驗使我成為這個職位的有力候選人。我相信我能為您的團隊做出積極的貢獻。

懇請您向我提供有關我的申請狀態的最新資訊。如果您有任何反饋或訊息,我將不勝感激。感謝您對此事的關注。

此致,
[您的名字]

休假請求的溫和提醒電子郵件

每個人都喜歡度假,但在您的假期得到同意之前您無法預訂!如果您的老闆尚未同意您的休假請求,請發送此範例電子郵件。同樣,可能有合理的理由沒有收到答复,因此在本示例中,我們解釋了為什麼我們需要答复並提供了截止日期。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫這封信是為了提醒您我於[日期]提交的休假申請。正如我之前提到的,我希望從[開始日期]到[結束日期]休息一段時間來充電並與家人共度美好時光。

盡快獲得您的批准對我來說很重要盡可能以便我能進行必要的安排。我理解您可能很忙,但懇請您審核我的請求並在[截止日期]之前給我答复。這將使我有足夠的時間進行所需的安排,並確保在必要時將我的任務順利過渡給同事。

感謝您對此事的關注,我期待很快收到您的回覆.

致以誠摯的問候,
[您的名字]

發送給工作人員的溫和提醒電子郵件

如果您管理的員工沒有寄給您任何內容,您可以有點強硬並要求回覆。這封發給員工的提醒電子郵件是建立您自己的提醒電子郵件的完美範本。根據您的情況和寫作風格進行調整。

親愛的[收件者姓名] ,

我相信這封電子郵件顯示您身體健康。我寫這封信是為了提醒您,我尚未收到您要求的[在指定日期/到期時]的[文件/報告/訊息] 。對我們來說,及時[完成/分析/討論]這個[任務/項目/問題]非常重要。

我懇請您優先考慮這個問題並向我提供[文件/報告] /資訊]在您方便的時候儘早。如果您需要任何幫助或有任何疑慮,請隨時與我聯繫。

感謝您對此事的關注。

謹致問候,
[您的名字]

如何撰寫有效的友善提醒電子郵件

撰寫提醒電子郵件可能很棘手,因為您必須採取正確的語氣。當然,你想要輕鬆、專業,但你也必須自信、明確你想要一個解決方案。

上面的範例顯示如何發出正確的語氣,但您必須根據每種情況調整這些電子郵件。

在我們討論基本技巧之前,讓我們先探討如何建立提醒電子郵件。

可靠的提醒電子郵件都採用相同的格式,由 3 部分組成:

  1. 提醒電子郵件主題行
  2. 大膽而自信的正文
  3. 簽名和後續步驟

我們可以檢視這些內容,以幫助您建立可取得成果的提醒電子郵件。

提醒電子郵件主題行

您的主題行應該準確地告訴對方您發送訊息的原因。不要害怕在標題中加上「提醒」、「請注意」或「緊急」等字眼。

考慮一下您要向誰發送電子郵件以及什麼會吸引他們的注意。無論你做什麼,都不要在主題行中生氣或具有攻擊性。

以下是一些提醒電子郵件主題行範例,可提供一些靈感。

  • 提醒:請問您可以...
  • 提醒:發票未清
  • 假期提醒:你能回覆嗎?
  • 緊急截止日期:(插入日期)
  • 您審核過我的工作申請了嗎?

提醒電子郵件正文

您的提醒電子郵件正文是您建立案例、陳述條款和提出要求的地方。這聽起來很嚴肅,但我們會以愉快的“嗨”或“你好”和對方的名字開始。

假設有人忘記寄給我們一份重要文件。首先說明您的訊息的目的。

“我正在與您聯繫,因為我要求的文件尚未送達。截止日期是(插入日期)。”

接下來,提供您的請求的一些背景資訊以及延遲回應的影響。

“我希望將該文件用作我在(插入日期)發表的演示文稿的一部分。”

現在,讓我們來討論請求(或需求,如果你想這樣表達的話)。

“您能確認您收到了我最初的請求並且今天可以將文件發送給我嗎?”

這已經足夠了,但如果您願意,您可以添加其他詳細資訊。

「我收到該文件的截止日期是(插入日期)。因此,如果到那時我沒有收到它,我將無法在演示中使用它,這將非常令人失望。”

這封提醒電子郵件應該可以解決問題。它是準確和自信的,但你不會指責或指責。相反,你提出了一個解決方案,這很重要。

提醒電子郵件簽署/後續步驟

上面的訊息非常適合吸引註意力並解釋您想要什麼以及為什麼。你會想要積極地結束,但會努力尋求回應。

“我希望我們今天能解決這個問題。非常感謝您在尋找解決方案方面的幫助。”

這一切聽起來都很棒。接下來,添加您的聯絡資訊和任何其他資訊。

「您可以隨時與我聯繫以討論此問題(插入詳細資訊)。

最後,添加簽名(謝謝、親切的問候、非常感謝等)、您的姓名和您的專業電子郵件簽名,然後就可以開始了。

但在發送之前,請務必仔細閱讀我們的清單,以便編寫更好的提醒電子郵件。

提醒電子郵件清單(不要這樣做)

我們要告訴你:我們討厭收到提醒電子郵件。他們可能給人消極、挑剔和對抗的印象。這些都是您希望在提醒電子郵件中避免做的事情。

以下是您在提醒電子郵件中不要做的一些事情。 (基本上,做相反的事情)。

  • 不要以非常正式的方式稱呼這個人。請使用他們的名字並提供禮貌的問候。
  • 不要粗魯或咄咄逼人。一定要積極。
  • 不要指望您的請求會成為優先事項。請承認他們可能有無法回覆的原因。
  • 不要留下我們的詳細資料。請務必提供電子郵件中的所有內容。
  • 不要忘記截止日期和 CTA。一定要告訴對方你希望他們做什麼、什麼時候做。
  • 不要錯過任何附件或連結。請仔細檢查電子郵件中的所有內容。
  • 不要給寫電子郵件帶來壓力。請嘗試HIX.AI的電子郵件撰寫工具
  • 未經校對請勿發送。進行校對(顯然)。
  • 不要忘記安排後續行動。請在日記中添加詳細資訊。
  • 不要成為將所有內容複製到電子郵件中的人。請尊重對方並允許他們解決問題。

其中一些技巧涉及如何行動以及如何寫作。但這一切都取決於你在工作中的形象和你的專業聲譽。

結論

這是一個提醒,您應該閱讀所有內容並學習它。如果你還沒回到起點,重新開始!

但說實話,我們都知道寫提醒電子郵件並不容易,因為你必須專業地推銷它們,但要爭取結果。相信我們,透過練習絕對會變得更容易(相信我們),但堅持格式或複製我們的範例,你就會沒事的。著眼於未來並推動結果,而不是試圖責怪任何人。

畢竟這是生意,不是個人。