귀하의 사무실이 우리 사무실과 같은 경우 사람들은 항상 문서 보내기, 휴가 승인 또는 시간표 제출을 잊어버립니다. 이런 일이 발생하면 일을 다시 정상으로 되돌리려면 친숙한 알림이 필요합니다.
알림 이메일을 받는 것을 좋아하시나요? 우리는 그렇지 않습니다. 그 비결은 그 사람이 매우 정중한 방법으로 어떤 일(아마도 그들이 하고 싶지 않은 일)을 하도록 밀어붙이는 것입니다. 어떻게? 보여드리겠습니다.
올바른 형식과 이를 전문적으로 홍보하는 방법을 이해하면 알림 이메일을 쉽게 작성할 수 있다는 점을 알려드리면 이제 안심하셔도 됩니다. 우리는 프로세스를 단계별로 진행하여 결과를 얻을 수 있는 알림 이메일을 최대한 간단하게 작성합니다. 이렇게 해보자.
알림 이메일이란 무엇입니까?
알림 이메일은 누군가가 뭔가를 해야 할 때 보내는 간단한 메시지입니다. 청구서를 받지 못하셨나요? 친절한 알림을 보내세요. 보고서를 받지 못하셨나요? 친절한 알림을 보내세요. 현금을 기다리고 계십니까? 친절한 알림을 보내세요.
그들은 문서를 보내거나 청구서를 지불하거나 입사 지원서를 승인하는 것을 잊었을 수 있습니다.
누군가가 당신을 위해 뭔가를 해주기를 기다리는 동안 당신은 종종 알림 이메일을 보내게 될 것입니다. 이러한 경우 좌절감을 느끼기 쉽지만, 항상 가능한 한 전문적이 되도록 노력해야 합니다.
어떻게 했니? 먼저 5가지 알림 이메일 샘플을 검토해 보세요!
5개의 친숙한 알림 이메일 샘플
이 작업을 수행하는 방법을 보여주는 것이 더 쉽기 때문에 그렇게 하겠습니다. 다음은 자신만의 글쓰기를 시작하는 데 도움이 되는 5가지 알림 이메일 샘플입니다. 이메일을 읽고, 형식을 검토하고, 자신만의 형식을 만드는 방법을 이해하세요!
무언가를 보내라는 친절한 알림 이메일
동료, 고객, 계약자, 가족 또는 친구가 무언가를 보내는 것을 잊어버린 경우 이 알림 이메일은 귀하를 위한 것입니다. 그 안에는 우리가 원하는 것이 무엇인지, 언제, 왜 필요한지에 대한 따뜻한 인사와 설명이 담겨 있습니다. 세부 사항을 잊지 마십시오. 그렇지 않으면 귀하의 이메일이 무시될 수 있습니다(저희에게도 이런 일이 일어났습니다).
이 전문적인 알림 이메일 예시에서 우리는 강압적이지 않으려고 노력합니다. 왕따를 당하고 대답하는 것을 좋아하는 사람은 아무도 없으므로 메시지를 작성하기 전에 목소리 톤을 확인하세요.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 앞서 논의한 [ 항목/이벤트/작업 ] 에 대해 다시 한번 연락드리고자 합니다.
아직 [ 항목/이벤트/작업 ] 이 필요하며, 알려주시면 대단히 감사하겠습니다. 가능한 한 빨리 우리에게 보낼 수 있습니다. [ 필요한 경우 추가 세부정보나 지침을 제공하세요. ]
이 문제에 관심을 가져주셔서 감사하며, 귀하로부터 [ 항목/이벤트/작업 ] 을 받기를 기대합니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
미지급 송장에 대한 친절한 알림 이메일
돈을 보여줘! 청구서를 미지급하면 답답하고 속상하지만, 지불이 늦어지는 데에는 이유가 있을 수 있으니 너무 서두르지 마세요. 대신, 금액, 모든 송장 세부정보, 현재 지불 기한을 알려주세요.
이 예에서 우리는 침착하고 품위있게 행동하되 우리가 원하는 것(당신의 돈)과 언제까지(즉시!) 자신있게 주장합니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. 미지급 송장에 대한 알림입니다.
송장 세부정보는 다음과 같습니다.
송장 번호: [ 송장 번호 ]
송장 날짜: [ 송장 날짜 ]
금액: [ 금액 ]
이 인보이스에 대한 결제 기한이 현재 연체되었습니다. 최대한 빠른 시일 내에 결제를 준비해 주시기 바랍니다.
궁금한 점이 있거나 추가 설명이 필요한 경우 언제든지 저에게 연락해 주시기 바랍니다.
관심 가져주셔서 감사합니다. 중요합니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
취업 지원에 대한 알림 이메일
입사 지원서를 제출하는 데 시간이 걸렸지만 응답을 받지 못한 경우 이 이메일 샘플이 이상적입니다. 신청서가 승인되지 않은 데에는 합당한 이유가 있을 가능성이 높으므로 이 샘플에서는 정중하게 모든 세부 정보를 제공하고 답변을 요청합니다. 행운은 용감한 자를 선호합니다!
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. [ 날짜 ] 에 제출한 입사 지원서에 관해 후속 조치를 취하고 싶습니다. 귀하는 많은 지원서를 받아야 하며 이를 모두 검토하는 데 시간이 걸린다는 점을 이해합니다. 하지만 저는 [ 직무 ] 에 매우 관심이 있으며 지원 상태에 대한 업데이트를 알려주시면 감사하겠습니다.
귀하의 편의를 위해 이력서와 자기 소개서를 다시 첨부했습니다. 나는 나의 기술과 경험이 나를 이 역할에 대한 강력한 후보자로 만들어준다고 믿습니다. 저는 귀하의 팀에 긍정적으로 기여할 수 있다고 확신합니다.
제 지원 상태에 대한 업데이트를 저에게 제공해 주실 수 있는지 부탁드립니다. 피드백이나 정보를 보내주시면 감사하겠습니다. 이 문제에 관심을 가져주셔서 감사합니다.
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
휴가 요청에 대한 온화한 알림 이메일
모두가 휴가를 좋아하지만 휴가가 합의될 때까지는 예약할 수 없습니다! 상사가 휴가 요청에 아직 동의하지 않은 경우 이 샘플 이메일을 보내세요. 다시 말하지만, 응답을 받지 못하는 타당한 이유가 있을 가능성이 높으므로 이 샘플에서는 답변이 필요한 이유를 설명하고 마감일을 제공합니다.
[ 수신자 이름 ] 님께,
이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. [ 날짜 ] 에 제출한 휴가 요청에 대해 알려드리고자 편지를 쓰고 있습니다. 앞서 말씀드린 대로 [ 시작일 ] 부터 [ 종료일 ] 까지 잠시 쉬면서 재충전하고 가족과 함께 좋은 시간을 보내려고 합니다.
빠른 시일 내에 귀하의 승인을 받는 것이 중요합니다. 가능한 한 필요한 준비를 진행할 수 있도록 하겠습니다. 바쁘시겠지만 제 요청을 검토하신 후 [ 마감일 ] 까지 답변해 주시기를 부탁드립니다. 이렇게 하면 필요한 준비를 하고 필요한 경우 내 업무를 동료에게 원활하게 전달할 수 있는 충분한 시간을 확보할 수 있습니다.
이 문제에 관심을 가져주셔서 감사하며 곧 회신을 기다리겠습니다. .
감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]
직원에게 보내는 온화한 알림 이메일
당신이 관리하는 직원이 당신에게 무언가를 보내지 않았다면 약간 강압적으로 응답을 요청할 수 있습니다. 직원에게 보내는 이 알림 이메일은 자신만의 알림 이메일을 작성하기 위한 완벽한 템플릿입니다. 상황과 글쓰기 스타일에 맞게 조정하세요.
[ 수신자 이름 ] 님께,
본 이메일을 통해 귀하께서 건강하시리라 믿습니다. 제가 귀하에게 요청한 [ 문서/보고서/정보 ] 를 [ 지정된 날짜/만기일 ] 에 아직 받지 못했음을 알려드리고자 이 편지를 씁니다. 이 [ 작업/프로젝트/문제 ] 시기적절하게 [ 완료/분석/토론 ] 하는 것이 중요합니다.
이 문제의 우선순위를 정하여 저에게 [ 문서/보고서]를 제공해 주시기 바랍니다. /정보 ] 최대한 빠른 시일 내에 알려드리겠습니다. 도움이 필요하거나 우려 사항이 있는 경우 언제든지 저에게 연락해 주시기 바랍니다.
이 문제에 관심을 가져주셔서 감사합니다.
감사합니다.
[ 당신의 이름 ]
효과적인 친절한 알림 이메일을 작성하는 방법
알림 이메일을 작성하는 것은 올바른 톤을 주어야 하기 때문에 까다로울 수 있습니다. 물론, 당신은 편안하고 전문적인 모습을 원하지만 해결책을 원한다는 자신감과 확신도 있어야 합니다.
위의 샘플은 올바른 어조를 표현하는 방법을 보여주지만 이러한 이메일을 각 상황에 맞게 조정해야 합니다.
필수 팁을 알아보기 전에 미리 알림 이메일을 구성하는 방법을 살펴보겠습니다.
신뢰할 수 있는 알림 이메일은 모두 동일한 형식을 공유하며, 이는 세 부분으로 구성됩니다.
- 알림 이메일 제목
- 대담하고 단호한 바디 카피
- 승인 및 다음 단계
결과를 얻을 수 있는 알림 이메일을 작성하는 데 도움이 되도록 이를 검토할 수 있습니다.
알림 이메일 제목
제목 줄에는 메시지를 보내는 이유를 상대방에게 정확하게 알려야 합니다. 머리글에 "알림", "주의 사항" 또는 "긴급"과 같은 단어를 추가하는 것을 두려워하지 마세요.
누구에게 이메일을 보내는지, 무엇이 그들의 관심을 끌 것인지 생각해 보세요. 무엇을 하든지 제목에 화를 내거나 공격적으로 표현하지 마십시오.
다음은 영감을 주는 몇 가지 샘플 알림 이메일 제목입니다.
- 알림: 제발…
- 알림: 미결제 송장
- 휴가 알림: 응답할 수 있나요?
- 긴급 마감일: (날짜 입력)
- 내 취업 지원서를 검토해 보셨나요?
알림 이메일 본문 문구
알림 이메일 본문 사본은 사례를 작성하고, 조건을 명시하고, 요구하는 곳입니다. 진지하게 들리겠지만, 우리는 기분 좋은 "안녕"이나 "안녕하세요"와 그 사람의 이름으로 긍정적으로 시작합니다.
누군가가 우리에게 중요한 문서를 보내는 것을 잊었다고 가정해 보겠습니다. 메시지의 목적을 설명하는 것부터 시작하세요.
"제가 요청한 서류가 도착하지 않아서 연락드립니다. 마감일은 (날짜 입력)이었습니다."
다음으로, 요청에 대한 몇 가지 맥락과 응답 지연의 의미를 제공하세요.
"(날짜 삽입) 제가 전달한 프레젠테이션의 일부로 이 문서를 사용하고 싶었습니다."
이제 요청(또는 이런 식으로 표현하고 싶다면 요구)을 살펴보겠습니다.
"제 원래 요청을 받으셨고 오늘 문서를 보내주실 수 있는지 확인해 주실 수 있나요?"
이것으로 충분하지만 원하는 경우 다른 세부정보를 추가할 수 있습니다.
"제가 문서를 받을 수 있는 마감일은 (날짜 삽입)입니다. 그래서 그때까지 문서를 받지 못하면 프레젠테이션에 사용할 수 없게 되어 매우 실망스러울 것입니다."
이 알림 이메일이 도움이 될 것입니다. 정확하고 단호하지만 손가락질하거나 비난하지 않습니다. 대신에 해결책을 제시하는 것이 중요합니다.
알림 이메일 승인/다음 단계
위의 메시지는 관심을 끌고 원하는 것과 그 이유를 설명하는 데 아주 좋습니다. 긍정적으로 마무리하고 싶지만 응답을 요구할 것입니다.
"오늘 이 문제를 해결할 수 있기를 바랍니다. 해결책을 찾는 데 도움을 주셔서 대단히 감사합니다."
이 모든 것이 훌륭해 보입니다. 다음으로 연락처 세부정보 및 기타 정보를 추가하세요.
"(세부정보 입력)에서 이 문제에 관해 논의하려면 언제든지 저에게 연락하실 수 있습니다.
마지막으로 승인(감사, 안부, 많은 감사 등), 이름, 업무용 이메일 서명을 추가하면 준비가 완료됩니다.
하지만 보내기 전에 더 나은 알림 이메일을 작성하기 위한 체크리스트를 꼭 읽어보세요.
알림 이메일 체크리스트(이렇게 하지 마세요)
우리는 당신과 함께 할 것입니다: 우리는 알림 이메일을 받는 것을 싫어합니다. 그들은 부정적이고 비판적이며 대립적인 모습으로 비쳐질 수 있습니다. 이것들은 알림 이메일에서 피하고 싶은 모든 것입니다.
알림 이메일에서 수행하지 말아야 할 작업은 다음과 같습니다. (기본적으로는 반대로 하세요)
- 그 사람에게 정말 격식을 갖춘 방식으로 말을 걸지 마세요. 이름을 사용하고 정중하게 인사하세요.
- 무례하거나 공격적이지 마십시오. 긍정적으로 생각하세요.
- 귀하의 요청이 우선순위가 될 것이라고 기대하지 마십시오. 응답할 수 없는 이유가 있을 수 있다는 점을 인정하세요.
- 우리의 세부 사항을 남기지 마십시오. 이메일에 모든 내용을 제공하세요.
- 마감일과 CTA를 잊지 마세요. 그 사람에게 무엇을 언제까지 하기를 원하는지 알려주십시오.
- 첨부 파일이나 링크를 포함하는 것을 놓치지 마세요. 이메일의 모든 내용을 다시 확인하세요.
- 이메일 작성에 스트레스를 받지 마세요. HIX.AI 의 이메일 작성 도구를 사용해 보세요.
- 교정하지 않고 보내지 마세요. (물론) 교정을 해보세요.
- 후속 조치 일정을 잡는 것을 잊지 마세요. 일기에 세부 사항을 추가하십시오.
- 모든 사람을 이메일로 복사하는 사람이 되지 마십시오. 그 사람을 약간의 존경심으로 대하고 그들이 문제를 해결할 수 있도록 허용하십시오.
이러한 팁 중 일부는 작성 방법뿐만 아니라 행동 방법에 관한 것입니다. 그러나 그것은 직장에서 당신이 어떻게 인식되는지와 직업적 평판에 달려 있습니다.
결론
이것은 모든 것을 읽고 배워야 한다는 것을 상기시켜 주는 것입니다. 아직 처음으로 돌아가지 못했다면 다시 시작해보세요!
하지만 진지하게, 알림 이메일을 작성하는 것이 전문적으로 홍보하면서도 결과를 위해 노력해야 하기 때문에 쉽지 않다는 것을 우리 모두 알고 있습니다. 하지만 우리를 믿으세요. 연습하면 훨씬 쉬워집니다(우리를 믿으세요). 하지만 형식을 고수하거나 샘플을 복사하면 괜찮을 것입니다. 누군가를 비난하기보다는 미래에 집중하고 결과를 추구하세요.
결국 개인적인 것이 아니라 사업적인 것입니다.