Se il tuo ufficio è simile al nostro, le persone si dimenticano continuamente di inviare documenti, firmare le ferie o inviare le schede attività. Quando ciò accade, è necessario un promemoria amichevole per rimettere le cose in carreggiata.
Ti piace ricevere email di promemoria? Noi no. Il segreto è spingere la persona a fare qualcosa (possibilmente qualcosa che non vuole fare) in modo molto educato. Come? Te lo mostreremo.
Puoi rilassarti ora quando ti diciamo che le email di promemoria sono facili da scrivere se capisci il formato corretto e come presentarle in modo professionale. Seguiamo il processo passo dopo passo, rendendo il più semplice possibile scrivere e-mail di promemoria che ottengano risultati. Facciamolo.
Cosa sono le email di promemoria?
Le email di promemoria sono semplici messaggi che invii quando hai bisogno che qualcuno faccia qualcosa. Non hai ricevuto una fattura? Invia un promemoria amichevole. Non hai ricevuto una segnalazione? Invia un promemoria amichevole. Stai aspettando i tuoi soldi? INVIA UN RICORDO AMICHEVOLE.
Potrebbero aver dimenticato di inviare un documento, pagare una fattura o confermare la tua domanda di lavoro.
Invierai spesso email di promemoria gentili mentre aspetti che qualcuno faccia qualcosa per te. In questi casi è facile sentirsi frustrati, ma dovresti sempre cercare di essere il più professionale possibile.
Come puoi farlo? Inizia esaminando i nostri 5 esempi di email di promemoria gentili!
5 esempi di email di promemoria amichevoli
È più semplice mostrarti come farlo, quindi lo faremo. Ecco 5 esempi di email di promemoria per iniziare a scriverne una tua. Leggi le e-mail, rivedi il formato e scopri come crearne uno tuo!
Email di promemoria amichevole per inviare qualcosa
Se un collega, cliente, appaltatore, familiare o amico ha dimenticato di inviare qualcosa, questa email di promemoria è per te. In esso offriamo un caloroso saluto e una spiegazione su cosa vogliamo, quando e perché. Non dimenticare i dettagli, altrimenti la tua email potrebbe essere ignorata (è successo anche a noi).
In questo esempio di email di promemoria professionale, cerchiamo di non essere invadenti. A nessuno piace essere obbligato a rispondere, quindi controlla il tuo tono di voce prima di scrivere un messaggio.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Volevo contattarti e ricordarti [ l'elemento/evento/attività ] di cui stavamo discutendo prima.
Abbiamo ancora bisogno di [ l'elemento/evento/attività ] e apprezzeremmo molto se potresti inviarcelo il prima possibile. [ Fornire eventuali dettagli o istruzioni aggiuntivi, se necessario ]
Grazie per l'attenzione prestata a questo argomento e non vediamo l'ora di ricevere [ l'oggetto/evento/attività ] da te.
Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]
Email di promemoria amichevole per fattura non pagata
Mostrarmi il denaro! Le fatture non pagate sono frustranti e sconvolgenti, ma potrebbe esserci un motivo per cui il pagamento è in ritardo, quindi non esagerare. Ricorda invece alla persona l'importo, tutti i dettagli della fattura e le modalità di pagamento.
In questo esempio, manteniamo la calma e siamo eleganti ma affermiamo con sicurezza ciò che vogliamo (i tuoi soldi) ed entro quando (immediatamente!).
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Questo è un promemoria amichevole su una fattura non pagata.
I dettagli della fattura sono i seguenti:
Numero fattura: [ Numero fattura ]
Data fattura: [ Fattura Data ]
Importo: [ Importo ]
Tieni presente che il pagamento di questa fattura è ormai scaduto. Si prega di organizzare il pagamento al più presto possibile.
Se avete domande o avete bisogno di ulteriori chiarimenti, non esitate a contattarmi.
Grazie per l'attenzione prestata a questo importa.
Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]
Gentile email di promemoria su una domanda di lavoro
Se hai dedicato del tempo a inviare una domanda di lavoro ma non hai ricevuto risposta, questo esempio di email è l'ideale. È probabile che ci sia un motivo valido per cui una richiesta non è stata riconosciuta, quindi in questo esempio siamo educati, forniamo tutti i dettagli e insistiamo per ottenere una risposta. La fortuna aiuta gli audaci!
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Desidero dare seguito alla domanda di lavoro che ho presentato il [ data ] . Capisco che devi ricevere molte domande e che ci vuole tempo per esaminarle tutte. Tuttavia, sono molto interessato a [ posizione lavorativa ] e apprezzerei un aggiornamento sullo stato della mia candidatura.
Ho allegato nuovamente il mio curriculum e la lettera di presentazione per tua comodità. Credo che le mie capacità ed esperienza mi rendano un forte candidato per questo ruolo. Sono fiducioso di poter contribuire positivamente al tuo team.
Chiedo gentilmente se potete fornirmi un aggiornamento sullo stato della mia domanda. Sarei grato per qualsiasi feedback o informazione possiate avere. Grazie per l'attenzione prestata a questo argomento.
Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di promemoria gentile per la richiesta di ferie
Tutti amano la vacanza, ma non è possibile prenotare finché non è stato concordato il congedo! Se il tuo capo non ha ancora accettato la tua richiesta di ferie, invia questa email di esempio. Anche in questo caso, è probabile che ci sia un valido motivo per non ricevere una risposta, quindi in questo esempio spieghiamo perché abbiamo bisogno di una risposta e forniamo una scadenza.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Ti scrivo per ricordarti della mia richiesta di ferie che ho presentato il [ data ] . Come ho detto prima, sto cercando di prendermi un po' di tempo libero dal [ data di inizio ] al [ data di fine ] per ricaricarmi e trascorrere del tempo di qualità con la mia famiglia.
È importante per me ricevere la tua approvazione al più presto possibile in modo da poter procedere con le disposizioni necessarie. Capisco che potresti essere occupato, ma ti chiedo gentilmente di esaminare la mia richiesta e di fornirmi una risposta entro [ scadenza ] . Ciò mi concederebbe abbastanza tempo per prendere le disposizioni necessarie e garantire una transizione agevole dei miei compiti a un collega, se necessario.
Grazie per la vostra attenzione a questa questione e non vedo l'ora di sentirvi presto .
Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di promemoria gentile a un membro dello staff
Se un membro dello staff che gestisci non ti ha inviato qualcosa, puoi essere un po' energico e richiedere una risposta. Questa email di promemoria per il personale è un modello perfetto per creare le tue email di promemoria. Adattalo alla tua situazione e al tuo stile di scrittura.
Gentile [ nome del destinatario ] ,
confido che questa email ti trovi in buona salute. Le scrivo per ricordarle che non ho ancora ricevuto [ il documento/rapporti/informazioni ] che le avevo richiesto [ alla data indicata/alla scadenza ] . È importante per noi [ completare/analizzare/discutere ] questo [ attività/progetto/problema ] in modo tempestivo.
Chiedo gentilmente di dare priorità a questa questione e di fornirmi il [ documento/rapporti /informazioni ] al più presto possibile. Se hai bisogno di assistenza o hai dubbi, non esitare a contattarmi.
Grazie per la tua attenzione a questo problema.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
Come scrivere email di promemoria amichevoli ed efficaci
Scrivere e-mail di promemoria può essere complicato, poiché è necessario utilizzare il tono giusto. Naturalmente, vuoi essere rilassato e professionale, ma devi anche essere sicuro e chiaro che desideri una soluzione.
Gli esempi sopra mostrano come ottenere il tono giusto, ma devi adattare queste e-mail a ogni situazione.
Prima di entrare nei suggerimenti essenziali, esploriamo come strutturare le email di promemoria.
Le email di promemoria affidabili condividono tutte lo stesso formato, che ha 3 parti:
- Oggetto dell'e-mail di promemoria
- Copia del corpo audace e assertiva
- Firma e passaggi successivi
Possiamo esaminarli per aiutarti a creare e-mail di promemoria che ottengano risultati.
Oggetto dell'e-mail di promemoria
La riga dell'oggetto dovrebbe spiegare alla persona esattamente il motivo per cui stai inviando messaggi. Non aver paura di aggiungere parole come "promemoria", "alla tua attenzione" o "urgente" alle intestazioni.
Pensa a chi stai inviando un'e-mail e cosa attirerebbe la loro attenzione. Qualunque cosa tu faccia, non arrabbiarti o non essere aggressivo nell'oggetto.
Ecco alcuni esempi di oggetti dell'e-mail di promemoria per fornire ispirazione.
- Promemoria: per favore, puoi...
- Promemoria: fattura in sospeso
- Promemoria vacanze: puoi rispondere?
- Scadenza urgente: (inserire data)
- Hai esaminato la mia domanda di lavoro?
Copia del corpo dell'e-mail di promemoria
Il testo del corpo dell'e-mail di promemoria è il luogo in cui costruisci il tuo caso, dichiari i termini e presenti le tue richieste. Sembra serio, ma iniziamo positivamente con un piacevole "Ciao" o "Ciao" e il nome della persona.
Diciamo che qualcuno ha dimenticato di inviarci un documento importante. Inizia affermando lo scopo del tuo messaggio.
"Vi contatto perché il documento da me richiesto non è arrivato. La data di scadenza era (inserire data)."
Successivamente, fornisci un contesto per la tua richiesta e le implicazioni di una risposta ritardata.
"Spero di utilizzare il documento come parte di una presentazione che ho tenuto il (inserire la data)."
Veniamo ora alla richiesta (o domanda, se vogliamo dirla così).
"Può confermare di aver ricevuto la mia richiesta originale e di potermi inviare il documento oggi?"
Questo è sufficiente, ma puoi aggiungere altri dettagli se lo desideri.
"La data limite per la ricezione del documento è (inserire la data). Quindi, se non lo ricevo entro tale data, non potrò utilizzarlo nella mia presentazione, il che sarebbe molto deludente."
Questa email di promemoria dovrebbe fare al caso tuo. È accurato e assertivo, ma non stai puntando il dito o dando la colpa. Invece, stai presentando una soluzione, e questo è importante.
Approvazione tramite email di promemoria/passaggi successivi
Il messaggio sopra è ottimo per attirare l'attenzione e spiegare cosa vuoi e perché. Ti consigliamo di concludere positivamente, ma spingi per una risposta.
"Spero che riusciremo a risolvere questo problema oggi. Il tuo aiuto è molto apprezzato nel trovare una soluzione."
Sembra tutto fantastico. Successivamente, aggiungi i tuoi dettagli di contatto e qualsiasi altra informazione.
"Puoi contattarmi in qualsiasi momento per discuterne all'indirizzo (inserire i dettagli).
Infine, aggiungi una firma (grazie, cordiali saluti, molte grazie, ecc.), il tuo nome e la tua firma e-mail professionale ed è pronto.
Ma prima di inviarlo, assicurati di leggere la nostra lista di controllo per scrivere email di promemoria migliori.
Lista di controllo email di promemoria (non farlo)
Saremo sinceri con te: odiamo ricevere e-mail di promemoria. Possono sembrare negativi, critici e conflittuali. Queste sono tutte le cose che vuoi evitare di fare nelle email di promemoria.
Ecco alcune delle cose che non fai nelle email di promemoria. (Fondamentalmente, fai il contrario).
- Non rivolgerti alla persona in modo veramente formale. Usa il loro nome e fornisci un saluto educato.
- Non essere scortese o aggressivo. Sii positivo.
- Non aspettarti che la tua richiesta sia una priorità. Riconosci che potrebbero esserci motivi per cui non hanno potuto rispondere.
- Non lasciare i nostri dati. Fornisci tutto nelle tue e-mail.
- Non dimenticare una scadenza e un CTA. Dì alla persona cosa vuoi che faccia ed entro quando.
- Non perdere l'inclusione di allegati o collegamenti. Ricontrolla tutto nelle tue e-mail.
- Non stressarti scrivendo e-mail. Prova lo strumento di scrittura e-mail di HIX.AI
- Non inviare senza correzione di bozze. Correggi le bozze (ovviamente).
- Non dimenticare di programmare un follow-up. Aggiungi dettagli al tuo diario.
- Non essere la persona che copia TUTTI in un'e-mail. Tratta la persona con un po' di rispetto e permettile di risolvere il problema.
Alcuni di questi suggerimenti riguardano come agire e come scrivere. Ma tutto dipende dal modo in cui vieni percepito sul lavoro e dalla tua reputazione professionale.
Conclusione
Questo è un promemoria che dovresti leggere tutto e impararlo. Se non l'hai fatto, torna all'inizio e ricomincia!
Seriamente, sappiamo tutti che scrivere e-mail di promemoria non è facile poiché devi presentarle in modo professionale ma spingere per ottenere un risultato. Fidati di noi però, diventa assolutamente più facile con la pratica (fidati di noi), ma attieniti al formato o copia i nostri campioni e starai bene. Concentrati sul futuro e spingi per un risultato invece di cercare di incolpare qualcuno.
Dopotutto sono affari, non personali.