Eğer ofisiniz bizimki gibiyse, insanlar her zaman belge göndermeyi, izinleri imzalamayı veya zaman çizelgelerini göndermeyi unuturlar. Bu olduğunda, işleri tekrar yoluna koymak için dostça bir hatırlatma gerekir.
Hatırlatma e-postaları almaktan hoşlanıyor musunuz? Yapmıyoruz. İşin sırrı, kişiyi çok kibar bir şekilde bir şeyi (muhtemelen yapmak istemedikleri bir şeyi) yapmaya zorlamaktır. Nasıl? Size göstereceğiz.
Doğru formatı ve profesyonelce nasıl sunum yapacağınızı anlarsanız, hatırlatma e-postalarını yazmanın kolay olduğunu söylediğimizde artık rahatlayabilirsiniz. Süreci adım adım inceleyerek sonuç getiren hatırlatma e-postaları yazmayı mümkün olduğunca basit hale getiriyoruz. Bunu yapalım.
Hatırlatma e-postaları nedir?
Hatırlatma e-postaları, birinin bir şey yapmasına ihtiyaç duyduğunuzda gönderdiğiniz basit mesajlardır. Fatura almadınız mı? Dostça bir hatırlatma gönderin. Rapor almadınız mı? Dostça bir hatırlatma gönderin. Nakit paranızı mı bekliyorsunuz? DOSTÇA BİR HATIRLATMA GÖNDERİN.
Belge göndermeyi, fatura ödemeyi ya da iş başvurunuzu onaylamayı unutmuş olabilirler.
Birinin sizin için bir şeyler yapmasını beklerken sıklıkla hafif hatırlatma e-postaları gönderirsiniz. Bu durumlarda hayal kırıklığına uğramak kolaydır ancak her zaman mümkün olduğunca profesyonel olmaya çalışmalısınız.
Nasıl yaparsın? 5 nazik hatırlatma e-posta örneğimizi inceleyerek başlayın!
5 dost canlısı hatırlatma e-postası örneği
Bunu nasıl yapacağınızı size göstermek daha kolay, biz de öyle yapacağız. İşte kendi e-postanızı yazmaya başlamanıza yardımcı olacak 5 hatırlatma e-posta örneği. E-postaları okuyun, formatı inceleyin ve kendi formatınızı nasıl oluşturacağınızı anlayın!
Bir şey göndermek için dostça hatırlatma e-postası
Bir iş arkadaşınız, müşteriniz, yükleniciniz, aile üyeniz veya arkadaşınız bir şey göndermeyi unuttuysa bu hatırlatma e-postası tam size göre. İçinde neyi, ne zaman ve neden istediğimize dair sıcak bir selamlama ve açıklama sunuyoruz. Ayrıntıları unutmayın, aksi takdirde e-postanız göz ardı edilebilir (bu bizim başımıza geldi).
Bu profesyonel hatırlatma e-postası örneğinde ısrarcı olmamaya çalışıyoruz. Kimse zorbalığa cevap vermekten hoşlanmaz, bu nedenle mesaj yazmadan önce ses tonunuzu kontrol edin.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Size ulaşıp daha önce tartıştığımız [ öğe/etkinlik/görev ] hakkında hatırlatmak istedim.
Hala [ öğe/etkinlik/görev ] 'e ihtiyacımız var ve eğer bunu yaparsanız çok memnun oluruz. en kısa sürede bize gönderebilirsiniz. [ Gerekirse ek ayrıntıları veya talimatları sağlayın ]
Bu konuya gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz ve sizden [ öğeyi/etkinliği/görevi ] almayı sabırsızlıkla bekliyoruz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Ödenmemiş fatura için dostça hatırlatma e-postası
Bana parayı göster! Ödenmemiş faturalar sinir bozucu ve üzücüdür, ancak ödemenin gecikmesinin bir nedeni olabilir, bu nedenle silahlarınızı alevlendirmeyin. Bunun yerine kişiye tutarı, tüm fatura ayrıntılarını ve ödemenin ne zaman yapılacağını hatırlatın.
Bu örnekte sakin kalıyoruz ve şık davranıyoruz ancak ne istediğimizi (paranızı) ve ne zaman (hemen!) istediğimizi güvenle iddia ediyoruz.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Bu, ödenmemiş bir faturayla ilgili dostça bir hatırlatmadır.
Fatura ayrıntıları aşağıdaki gibidir:
Fatura Numarası: [ Fatura Numarası ]
Fatura Tarihi: [ Fatura Tarih ]
Tutar: [ Tutar ]
Bu faturanın ödemesinin artık geciktiğini lütfen unutmayın. Lütfen ödemeyi mümkün olan en kısa sürede gerçekleştirin.
Herhangi bir sorunuz varsa veya daha fazla açıklamaya ihtiyaç duyarsanız lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
Bu konuya gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz. önemli.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Bir iş başvurusu hakkında nazik hatırlatma e-postası
Bir iş başvurusunda bulunmak için zaman harcadıysanız ancak yanıt alamadıysanız, bu e-posta örneği idealdir. Bir başvurunun kabul edilmemesinin makul bir nedeni olması muhtemeldir; dolayısıyla bu örnekte kibar davranıyoruz, tüm ayrıntıları sağlıyoruz ve bir yanıt için baskı yapıyoruz. Talih cesurdan yanadır!
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. [ tarih ] tarihinde yaptığım iş başvurusunun takibini yapmak istedim. Çok sayıda başvuru almanız gerektiğini ve hepsini incelemenin zaman alacağını anlıyorum. Ancak, [ iş pozisyonu ] ile çok ilgileniyorum ve başvurumun durumuyla ilgili güncelleme yapmaktan memnuniyet duyarım.
Sizlere kolaylık olması açısından özgeçmişimi ve ön yazımı tekrar ekledim. Becerilerimin ve deneyimimin beni bu rol için güçlü bir aday haline getirdiğine inanıyorum. Ekibinize olumlu katkıda bulunabileceğime inanıyorum.
Başvurumun durumu hakkında bana bilgi vermenizi rica ediyorum. Her türlü geri bildiriminiz veya bilginiz için minnettar olurum. Bu konuya gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Tatil isteği için nazik hatırlatma e-postası
Herkes tatili sever ama izniniz kabul edilene kadar rezervasyon yapamazsınız! Patronunuz tatil isteğinizi henüz kabul etmediyse bu örnek e-postayı gönderin. Yine yanıt almamak için makul bir neden olması muhtemeldir; dolayısıyla bu örnekte neden bir cevaba ihtiyacımız olduğunu açıklıyoruz ve bir son tarih veriyoruz.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Umarım bu e-posta sizi iyi bulur. Size [ tarih ] tarihinde ilettiğim tatil talebimi hatırlatmak için yazıyorum. Daha önce de belirttiğim gibi, yeniden enerji toplamak ve ailemle kaliteli zaman geçirmek için [ başlangıç tarihi ] ile [ bitiş tarihi ] arasında biraz ara vermeyi düşünüyorum.
Onayınızı en kısa sürede almak benim için önemli. Gerekli düzenlemeleri yapabilmem için mümkün olduğunca. Meşgul olabileceğinizi anlıyorum, ancak isteğimi incelemenizi ve [ son tarih ] tarihine kadar bana yanıt vermenizi rica ediyorum. Bu bana gerekli düzenlemeleri yapmak ve gerekirse görevlerimin bir meslektaşıma sorunsuz bir şekilde aktarılmasını sağlamak için yeterli zamanı tanıyacaktır.
Bu konuya gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederim ve sizden kısa süre sonra haber almayı sabırsızlıkla bekliyorum. .
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Bir personele nazik hatırlatma e-postası
Eğer yönettiğiniz bir personel size bir şey göndermediyse, biraz sert davranıp yanıt isteyebilirsiniz. Personele gönderilen bu hatırlatma e-postası, kendi hatırlatma e-postalarınızı oluşturmak için mükemmel bir şablondur. Durumunuza ve yazma stilinize göre uyarlayın.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Bu e-postanın sizi sağlıklı bulacağına inanıyorum. Sizden talep ettiğim [ belgeyi/raporları/bilgileri ] henüz [ belirtilen tarihte/vadesi geldiğinde ] elime ulaşmadığını hatırlatmak için yazıyorum. Bu [ görevi/projeyi/konuyu ] zamanında [ tamamlamak/analiz etmek/tartışmak ] bizim için önemli.
Bu konuya öncelik vermenizi ve bana [ belge/raporları] sağlamanızı rica ediyorum. /bilgi ] en kısa sürede. Yardıma ihtiyacınız varsa veya herhangi bir endişeniz varsa lütfen benimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
Bu konuya gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Etkili, dost canlısı hatırlatma e-postaları nasıl yazılır?
Doğru tonu seçmeniz gerektiğinden hatırlatma e-postaları yazmak zor olabilir. Elbette rahat ve profesyonel olmak istersiniz, ancak aynı zamanda kendinize güvenmeli ve bir çözüm istediğinizi açıkça belirtmelisiniz.
Yukarıdaki örnekler doğru tonu nasıl vuracağınızı göstermektedir ancak bu e-postaları her duruma uyarlamanız gerekir.
Temel ipuçlarına geçmeden önce hatırlatma e-postalarınızı nasıl yapılandıracağınızı keşfedelim.
Güvenilir hatırlatma e-postalarının tümü 3 bölümden oluşan aynı formatı paylaşır:
- Hatırlatma e-postasının konu satırı
- Cesur ve iddialı gövde metni
- Oturum kapatma ve sonraki adımlar
Sonuç sağlayan hatırlatma e-postaları oluşturmanıza yardımcı olmak için bunları inceleyebiliriz.
Hatırlatma e-postasının konu satırı
Konu satırınız kişiye tam olarak neden mesaj gönderdiğinizi anlatmalıdır. Başlıklarınıza "hatırlatıcı", "dikkatiniz için" veya "acil" gibi kelimeler eklemekten çekinmeyin.
Kime e-posta gönderdiğinizi ve onların dikkatini neyin çekeceğini düşünün. Ne yaparsanız yapın, konu satırlarınızda öfkeli veya saldırgan olmayın.
İlham verecek bazı örnek hatırlatma e-postası konu satırlarını burada bulabilirsiniz.
- Hatırlatma: Lütfen…
- Hatırlatma: Fatura ödenmemiş
- Tatil hatırlatıcısı: Cevap verebilir misiniz?
- Acil son tarih: (tarih girin)
- İş başvurumu incelediniz mi?
Hatırlatma e-postasının gövde kopyası
Hatırlatma e-postanızın gövde kopyası, vakanızı oluşturduğunuz, şartlarınızı belirttiğiniz ve taleplerinizi ilettiğiniz yerdir. Kulağa ciddi geliyor ama olumlu bir şekilde hoş bir "Merhaba" veya "Merhaba" ve kişinin adıyla başlıyoruz.
Birisinin bize önemli bir belge göndermeyi unuttuğunu varsayalım. Mesajınızın amacını belirterek başlayın.
"İstediğim belge gelmediği için sizinle iletişime geçiyorum. Son tarih (tarih girin) idi."
Daha sonra, talebinize ilişkin bağlamı ve gecikmeli yanıtın sonuçlarını belirtin.
"Belgeyi, (tarih girin) tarihinde teslim ettiğim bir sunumun parçası olarak kullanmayı umuyordum."
Şimdi talebe (veya bu şekilde ifade etmek isterseniz talebe) geçelim.
"İlk isteğimi aldığınızı ve belgeyi bana bugün gönderebileceğinizi onaylayabilir misiniz?"
Bu yeterli, ancak isterseniz başka ayrıntılar da ekleyebilirsiniz.
"Belgeyi almam için son tarih (tarih girin). Yani o zamana kadar almazsam sunumumda kullanamayacağım ve bu da çok hayal kırıklığı olur."
Bu hatırlatma e-postası işe yarayacaktır. Doğru ve iddialı, ancak parmakla işaret etmiyorsunuz veya suçlu bulmuyorsunuz. Bunun yerine bir çözüm sunuyorsunuz ve bu önemli.
Hatırlatıcı e-posta oturum açma/sonraki adımlar
Yukarıdaki mesaj dikkat çekmek ve ne istediğinizi ve nedenini açıklamak açısından harikadır. Olumlu bir şekilde bitirmek isteyeceksiniz ancak bir yanıt için baskı yapacaksınız.
"Bunu bugün çözebileceğimizi umuyorum. Bir çözüm bulma konusunda yardımınız çok takdir ediliyor."
Bunların hepsi kulağa harika geliyor. Daha sonra iletişim bilgilerinizi ve diğer bilgileri ekleyin.
"Bunu görüşmek için istediğiniz zaman benimle (ayrıntıları girin) adresinden iletişime geçebilirsiniz.
Son olarak, bir imza (teşekkürler, saygılarımla, çok teşekkürler vb.), adınızı ve profesyonel e-posta imzanızı ekleyin, artık hazır.
Ancak göndermeden önce, daha iyi hatırlatma e-postaları yazmak için kontrol listemizi mutlaka okuyun.
Hatırlatma e-postası kontrol listesi (bunu yapmayın)
Sizinle aynı seviyeye geleceğiz: Hatırlatma e-postaları almaktan nefret ediyoruz. Olumsuz, eleştirel ve çatışmacı olarak karşımıza çıkabilirler. Hatırlatma e-postalarınızda yapmaktan kaçınmak isteyeceğiniz şeylerin hepsi bunlar.
Hatırlatma e-postalarında yapmadığınız bazı şeyleri burada bulabilirsiniz. (Temel olarak tam tersini yapın).
- Kişiye gerçekten resmi bir şekilde hitap etmeyin. Adlarını kullanın ve kibar bir selamlama yapın.
- Kaba veya saldırgan olmayın. Olumlu olun.
- İsteğinizin öncelikli olmasını beklemeyin. Yanıt verememelerinin nedenleri olabileceğini kabul edin.
- Detaylarımızı bırakmayın. E-postalarınızda her şeyi sağlayın.
- Son teslim tarihini ve bir CTA'yı unutmayın. Kişiye ne yapmasını ve ne zamana kadar yapmasını istediğinizi söyleyin.
- Herhangi bir ek veya bağlantı eklemeyi unutmayın. E-postalarınızdaki her şeyi iki kez kontrol edin.
- E-posta yazarken stres yapmayın. HIX.AI e-posta yazma aracını deneyin.
- Kontrol etmeden göndermeyin. Düzeltme yapın (tabii ki).
- Bir takip planlamayı unutmayın. Günlüğünüze ayrıntıları ekleyin.
- HERKES'i bir e-postaya kopyalayan kişi olmayın. Kişiye biraz saygılı davranın ve sorunu çözmesine izin verin.
Bu ipuçlarından bazıları nasıl davranılacağı kadar nasıl yazılacağıyla da ilgilidir. Ancak bunların hepsi işyerinde nasıl algılandığınız ve mesleki itibarınızla ilgilidir.
Çözüm
Bu, her şeyi okumanız ve öğrenmeniz gerektiğine dair bir hatırlatmadır. Eğer başlangıca dönüp yeniden başlamadıysanız!
Cidden, hepimiz hatırlatma e-postaları yazmanın kolay olmadığını biliyoruz, çünkü bunları profesyonelce sunmanız ve bir sonuç elde etmek için çabalamanız gerekiyor. Yine de bize güvenin, pratik yaptıkça kesinlikle kolaylaşır (bize güvenin), ancak formata bağlı kalın veya örneklerimizi kopyalayın, sorun olmayacak. Geleceğe odaklanın ve kimseyi suçlamaya çalışmak yerine bir sonuç için çabalayın.
Sonuçta bu iş, kişisel değil.