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Como escrever um e-mail de lembrete amigável e gentil (5 modelos)

Se o seu escritório for parecido com o nosso, as pessoas se esquecem de enviar documentos, assinar licenças ou enviar planilhas de horas o tempo todo. Quando isso acontece, um lembrete amigável é necessário para colocar as coisas de volta nos trilhos.

Você gosta de receber e-mails de lembrete? Nós não. O segredo é forçar a pessoa a fazer algo (possivelmente algo que ela não queira fazer) de uma forma muito educada. Como? Nós vamos te mostrar.

Você pode relaxar agora quando lhe dissermos que e-mails de lembrete são fáceis de escrever se você entender o formato correto e como apresentá-lo profissionalmente. Seguimos o processo passo a passo, tornando o mais simples possível escrever e-mails de lembrete que gerem resultados. Vamos fazer isso.

O que são e-mails de lembrete?

E-mails de lembrete são mensagens simples que você envia quando precisa que alguém faça algo. Não recebeu uma fatura? Envie um lembrete amigável. Não recebeu um relatório? Envie um lembrete amigável. Esperando pelo seu dinheiro? ENVIE UM LEMBRETE AMIGÁVEL.

Eles podem ter esquecido de enviar um documento, pagar uma fatura ou confirmar sua candidatura.

Freqüentemente, você enviará e-mails de lembretes gentis enquanto espera que alguém faça algo por você. É fácil ficar frustrado nesses casos, mas você deve sempre se esforçar para ser o mais profissional possível.

Como você pode fazer isso? Comece revisando nossos 5 exemplos de e-mails de lembretes gentis!

5 exemplos de e-mail de lembrete amigável

É mais fácil mostrar como fazer isso, então nós o faremos. Aqui estão 5 exemplos de e-mails de lembrete para você começar a escrever o seu próprio. Leia os e-mails, revise o formato e entenda como construir o seu próprio!

E-mail de lembrete amigável para enviar algo

Se um colega, cliente, contratado, familiar ou amigo se esqueceu de enviar algo, este e-mail de lembrete é para você. Nele oferecemos uma calorosa saudação e explicação sobre o que queremos, quando e por quê. Não se esqueça dos detalhes, ou seu e-mail poderá ser ignorado (já aconteceu conosco).

Neste exemplo de e-mail de lembrete profissional, tentamos não ser agressivos. Ninguém gosta de ser intimidado para responder, então verifique seu tom de voz antes de escrever uma mensagem.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail o encontre bem. Gostaria de entrar em contato e lembrá-lo sobre [ o item/evento/tarefa ] que estávamos discutindo anteriormente.

Ainda precisamos de [ o item/evento/tarefa ] e agradeceríamos muito se você pode enviá-lo para nós o mais rápido possível. [ Forneça quaisquer detalhes ou instruções adicionais, se necessário ]

Agradecemos sua atenção a este assunto e esperamos receber [ o item/evento/tarefa ] de você.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

E-mail de lembrete amigável para fatura não paga

Mostre-me o dinheiro! Faturas não pagas são frustrantes e perturbadoras, mas pode haver um motivo para o atraso no pagamento, então não use armas em punho. Em vez disso, lembre à pessoa o valor, todos os detalhes da fatura e como o pagamento é devido.

Neste exemplo, permanecemos calmos e elegantes, mas afirmamos com confiança o que queremos (seu dinheiro) e quando (imediatamente!).

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail o encontre bem. Este é um lembrete amigável sobre uma fatura não paga.

Os detalhes da fatura são os seguintes:

Número da fatura: [ Número da fatura ]

Data da fatura: [ Fatura Data ]

Valor: [ Valor ]

Observe que o pagamento desta fatura está vencido. Por favor, providencie o pagamento o mais rápido possível.

Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais esclarecimentos, não hesite em entrar em contato comigo.

Obrigado pela sua atenção a este assunto. assunto.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

E-mail de lembrete gentil sobre um formulário de emprego

Se você passou algum tempo enviando uma candidatura de emprego, mas não recebeu resposta, este exemplo de e-mail é ideal. É provável que haja um motivo justo para uma inscrição não ter sido reconhecida, portanto, neste exemplo, somos educados, fornecemos todos os detalhes e pressionamos por uma resposta. A fortuna favorece os corajosos!

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail o encontre bem. Gostaria de acompanhar a candidatura de emprego que enviei em [ data ] . Entendo que você deve receber muitas inscrições e que leva tempo para analisá-las todas. No entanto, estou muito interessado no [ cargo ] e gostaria de receber uma atualização sobre o status da minha candidatura.

Anexei meu currículo e carta de apresentação novamente para sua conveniência. Acredito que minhas habilidades e experiência me tornam um forte candidato para esta função. Estou confiante de que posso contribuir positivamente para sua equipe.

Solicito que você me forneça uma atualização sobre o status da minha inscrição. Eu ficaria muito grato por qualquer feedback ou informação que você possa ter. Agradecemos sua atenção a este assunto.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

E-mail de lembrete gentil para solicitação de férias

Todo mundo adora férias, mas você não pode reservar até que sua licença seja combinada! Se seu chefe ainda não concordou com seu pedido de férias, envie este exemplo de e-mail. Novamente, é provável que haja um motivo justo para não receber uma resposta, portanto, neste exemplo, explicamos por que precisamos de uma resposta e fornecemos um prazo.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail o encontre bem. Estou escrevendo para lembrá-lo de meu pedido de férias que enviei em [ data ] . Como mencionei antes, pretendo tirar uma folga de [ data de início ] a [ data de término ] para recarregar energias e passar mais tempo com minha família.

É importante que eu receba sua aprovação o mais rápido possível. possível para que eu possa proceder com as providências necessárias. Entendo que você possa estar ocupado, mas peço que analise minha solicitação e me forneça uma resposta até [ prazo ] . Isso me daria tempo suficiente para tomar as providências necessárias e garantir uma transição tranquila de minhas tarefas para um colega, se necessário.

Agradeço sua atenção a este assunto e espero receber notícias suas em breve. .

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

E-mail de lembrete gentil para um membro da equipe

Se um membro da equipe que você gerencia não lhe enviou algo, você pode ser um pouco enérgico e solicitar uma resposta. Este e-mail de lembrete para a equipe é um modelo perfeito para criar seus próprios e-mails de lembrete. Adapte-o à sua situação e estilo de escrita.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre você com boa saúde. Escrevo para lembrá-lo de que ainda não recebi [ o documento/relatórios/informações ] que lhe solicitei [ na data especificada/quando era devido ] . É importante para nós [ concluir/analisar/discutir ] esta [ tarefa/projeto/questão ] em tempo hábil.

Solicito que você priorize este assunto e me forneça os [ documentos/relatórios /informações ] o mais rápido possível. Se precisar de ajuda ou tiver alguma dúvida, não hesite em entrar em contato comigo.

Obrigado pela sua atenção a este assunto.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Como escrever e-mails de lembrete amigáveis e eficazes

Escrever e-mails de lembrete pode ser complicado, pois você precisa usar o tom certo. Claro, você quer ser descontraído e profissional, mas também deve estar confiante e claro que deseja uma solução.

Os exemplos acima mostram como acertar o tom, mas você deve adaptar esses e-mails a cada situação.

Antes de entrarmos nas dicas essenciais, vamos explorar como estruturar seus e-mails de lembrete.

Todos os e-mails de lembrete confiáveis compartilham o mesmo formato, que tem 3 partes:

  1. Linha de assunto do e-mail de lembrete
  2. Texto ousado e assertivo
  3. Aprovação e próximas etapas

Podemos revisá-los para ajudá-lo a criar e-mails de lembrete que gerem resultados.

Linha de assunto do e-mail de lembrete

Sua linha de assunto deve informar exatamente à pessoa por que você está enviando uma mensagem. Não tenha medo de adicionar palavras como “lembrete”, “para sua atenção” ou “urgente” aos seus cabeçalhos.

Pense em quem você está enviando por e-mail e o que chamaria a atenção deles. Faça o que fizer, não fique zangado ou agressivo nas linhas de assunto.

Aqui estão alguns exemplos de linhas de assunto de e-mail de lembrete para fornecer alguma inspiração.

  • Lembrete: Por favor, você pode…
  • Lembrete: fatura pendente
  • Lembrete de férias: você pode responder?
  • Prazo urgente: (inserir data)
  • Você revisou meu formulário de emprego?

Cópia do corpo do e-mail de lembrete

O texto do corpo do seu e-mail de lembrete é onde você desenvolve seu caso, declara seus termos e faz suas demandas. Parece sério, mas começamos positivamente com um simpático “Oi” ou “Olá” e o nome da pessoa.

Digamos que alguém se esqueceu de nos enviar um documento importante. Comece declarando o propósito da sua mensagem.

"Entrei em contato porque o documento que solicitei ainda não chegou. O prazo final era (inserir data)."

A seguir, forneça algum contexto para sua solicitação e as implicações de uma resposta atrasada.

"Eu esperava usar o documento como parte de uma apresentação que fiz em (inserir data)."

Agora, vamos ao pedido (ou demanda, se quiser colocar desta forma).

“Você pode confirmar que recebeu minha solicitação original e que pode me enviar o documento hoje?”

Isso é suficiente, mas você pode adicionar outros detalhes se desejar.

“O prazo limite para recebimento do documento é (inserir data). Então, se eu não receber até lá, não poderei utilizá-lo na minha apresentação, o que seria muito decepcionante.”

Este e-mail de lembrete deve resolver o problema. É preciso e assertivo, mas você não está apontando o dedo ou encontrando culpa. Em vez disso, você está apresentando uma solução e isso é importante.

Lembrete de assinatura de e-mail/próximas etapas

A mensagem acima é ótima para chamar a atenção e explicar o que você deseja e por quê. Você vai querer terminar de forma positiva, mas pressionar por uma resposta.

"Tenho esperança de que possamos resolver isso hoje. Sua ajuda é muito apreciada para encontrar uma solução."

Tudo isso parece ótimo. Em seguida, adicione seus dados de contato e quaisquer outras informações.

"Você pode entrar em contato comigo a qualquer momento para discutir isso em (inserir detalhes).

Por fim, adicione uma assinatura (obrigado, cumprimentos, muito obrigado, etc.), seu nome e sua assinatura de e-mail profissional, e está pronto para uso.

Mas antes de enviá-lo, leia nossa lista de verificação para escrever melhores e-mails de lembrete.

Lista de verificação de e-mail de lembrete (não faça isso)

Vamos ser sinceros com você: odiamos receber e-mails de lembrete. Eles podem parecer negativos, críticos e conflituosos. Estas são todas as coisas que você deseja evitar em seus e-mails de lembrete.

Aqui estão algumas coisas que você não faz em e-mails de lembrete. (Basicamente, faça o oposto).

  • Não se dirija à pessoa de uma forma muito formal. Use o primeiro nome e faça uma saudação educada.
  • Não seja rude ou agressivo. Seja positivo.
  • Não espere que seu pedido seja uma prioridade. Reconheça que pode haver motivos pelos quais eles não puderam responder.
  • Não deixe nossos dados. Forneça tudo em seus e-mails.
  • Não se esqueça de um prazo e de um CTA. Diga à pessoa o que você deseja que ela faça e quando.
  • Não perca a inclusão de anexos ou links. Verifique tudo em seus e-mails.
  • Não se estresse escrevendo e-mails. Experimente a ferramenta de escrita de e-mail do HIX.AI
  • Não envie sem revisão. Revise (obviamente).
  • Não esqueça de agendar um acompanhamento. Adicione detalhes ao seu diário.
  • Não seja a pessoa que copia TODOS em um e-mail. Trate a pessoa com um pouco de respeito e permita que ela resolva o problema.

Algumas dessas dicas são sobre como agir e também como escrever. Mas tudo depende de como você é visto no trabalho e de sua reputação profissional.

Conclusão

Este é um lembrete de que você deve ler tudo e aprender. Se ainda não voltou ao início e comece de novo!

Sério, todos nós sabemos que escrever e-mails de lembrete não é fácil, pois você precisa apresentá-los profissionalmente, mas pressionar para obter um resultado. Confie em nós, porém, fica absolutamente mais fácil com a prática (confie em nós), mas siga o formato ou copie nossos exemplos e você ficará bem. Concentre-se no futuro e busque um resultado em vez de tentar culpar alguém.

Afinal, são negócios, não pessoais.

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