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Como escrever e-mails formais (5 exemplos e modelos)

Prezado senhor/senhora, obrigado por ler nosso guia de e-mails formais. Teremos o maior prazer em mostrar-lhe o maravilhoso mundo dos e-mails formais.

É assim que você pode imaginar que os e-mails formais são, mas as coisas mudaram. Abandonamos o “Prezado Senhor/Senhora” para uma abordagem mais personalizada. Isso é ótimo, mas também temos que permanecer profissionais.

Por que? Porque e-mails formais são usados em todo o mundo para construir conexões, marcar reuniões, agradecer, aceitar empregos, demitir-se de funções e milhões de outras coisas!

Somos especialistas em e-mail com uma atenção incomparável aos detalhes. Quer aprender como escrever e-mails melhores? Este guia cobre tudo o que você precisa saber, incluindo 5 exemplos de e-mail profissional, uma análise do formato do e-mail e algumas dicas de especialistas. Você pode usar nossas amostras ou esmagá-las criando as suas próprias!

Neste guia, cobrimos:

  • E-mail de saudação formal
  • E-mail formal de agradecimento
  • E-mail de fatura formal
  • E-mail formal de demissão
  • E-mail formal de despedida

No final, você terá as habilidades, experiência e compreensão para criar e-mails formais fantásticos!

O que é um e-mail formal?

E-mails formais são enviados para alguém que você não conhece. Pode ser um novo colega, cliente, chefe ou e-mail frio para um novo trabalho.

Os e-mails formais são 100% profissionais e seguem o formato de mensagem comercial aceito. Eles não contêm gírias, piadas, coloquialismos ou terminologia pouco clara. E nunca tente ser engraçado em um e-mail formal!

Se você nunca escreveu um e-mail formal, não se preocupe! Nosso guia essencial abaixo divide o formato formal em etapas simples.

Primeiramente, vamos começar com 5 exemplos de e-mail profissional para que você veja como isso é feito.

5 exemplos de e-mail profissional

Podemos começar com 5 exemplos de e-mail profissional para ilustrar os princípios básicos. Esses exemplos de email são exemplos práticos de diferentes tipos de emails formais. Use-os como inspiração para criar seus próprios e-mails formais.

E-mail de saudação formal

E-mails de saudação são essenciais para os negócios! Você os enviará para novos colegas, clientes, clientes, chefes, residentes, visitantes e muito mais. Nosso exemplo de e-mail de saudação formal é simples, claro e atraente – o que significa que você causará a melhor primeira impressão.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail o encontre bem. Meu nome é [ Seu nome ] , [ Sua posição ] na [ Sua empresa ] . Estou escrevendo para lhe dar as boas-vindas calorosas ao iniciar sua jornada conosco. Estamos entusiasmados por ter você a bordo e ansiosos pela perspectiva única que você trará para nossa equipe.

Sinta-se à vontade para entrar em contato conosco caso tenha alguma dúvida ou precise de ajuda enquanto se adapta. Nossa equipe está aqui para apoiá-lo e estamos comprometidos em garantir que sua transição seja a mais tranquila possível.

Mais uma vez, seja bem-vindo à [ Sua Empresa ] . Estamos entusiasmados com a oportunidade de trabalhar com você e confiantes de que você fará contribuições significativas para nossos objetivos comuns.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Saiba mais sobre abertura de e-mail e saudações .

E-mail formal de agradecimento

Se alguém fez algo para ajudar, é hora de agradecer. Em nosso exemplo formal de agradecimento por e-mail, somos curtos e focamos no impacto e na importância do que a pessoa fez. Então, sem demora, aqui está um exemplo formal de e-mail de agradecimento.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail o encontre bem. Estou escrevendo para expressar meu sincero agradecimento por sua ajuda em [ tarefa ou projeto específico ] . Sua experiência e dedicação contribuíram muito para seu sucesso.

Seu apoio e orientação foram inestimáveis e sou grato pelo tempo e esforço que você dedicou a esse empreendimento. É realmente inspirador trabalhar com alguém tão experiente e qualificado quanto você.

Obrigado novamente por suas contribuições excepcionais. Sua ajuda teve um impacto significativo e estou confiante de que continuaremos alcançando grandes feitos juntos.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Saiba mais sobre como escrever e-mails de agradecimento .

E-mail de fatura formal

Você fez o trabalho, então precisa ser pago – e podemos ajudar com nosso exemplo de fatura formal por e-mail. As faturas são uma questão de detalhes, portanto, verifique cada linha e certifique-se de incluir todos os detalhes necessários para evitar que sua fatura seja ignorada ou não paga.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail o encontre bem. Estou escrevendo para apresentar formalmente a fatura do trabalho realizado. A fatura detalhada está anexada para sua referência.

Analise a fatura e informe-me se precisar de algum esclarecimento ou informação adicional. O valor total devido é [ Valor ] e as condições de pagamento são [ Condições de pagamento ] .

Obrigado pela sua atenção a este assunto. Caso você tenha alguma dúvida ou preocupação, não hesite em entrar em contato.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Saiba mais sobre como escrever e-mails de fatura .

E-mail formal de demissão

Então, você decidiu partir para uma nova oportunidade – precisará pedir demissão. Este exemplo formal de e-mail de demissão é uma forma profissional de deixar seu cargo enquanto mantém - e até mesmo melhora - sua reputação.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre você bem. Estou escrevendo para informar que, após cuidadosa consideração e deliberação, tomei a difícil decisão de renunciar ao meu cargo na [ nome da empresa ] , a partir de [ data de demissão ] .

Sou grato pelas oportunidades e experiências que adquiri durante meu tempo na empresa. Aprendi muito trabalhando com uma equipe tão talentosa e agradeço o apoio e a orientação fornecidos por meus colegas e supervisores.

Informe-me como posso ajudar no processo de transição. Estou empenhado em garantir uma transferência tranquila das minhas responsabilidades e farei o meu melhor para resolver quaisquer pontas soltas antes da minha partida.

Obrigado pela sua compreensão e apoio. Desejo que a empresa tenha sucesso contínuo no futuro.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Saiba mais sobre como escrever e-mails de demissão .

E-mail formal de despedida

Este bom exemplo de e-mail formal pode ser enviado em seu último dia em uma função, em uma empresa ou em uma posição de autoridade. Mensagens formais são profissionais e práticas, então você pode adicionar alguns exemplos ou emoções a este exemplo de e-mail.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail o encontre bem. Estou escrevendo para informar que hoje é meu último dia nesta função/cargo na [ Nome da Empresa ] . Queria reservar um momento para me despedir formalmente e expressar minha sincera gratidão pela oportunidade de trabalhar com você e fazer parte dessa equipe incrível.

Durante meu tempo aqui, testemunhei a dedicação e o profissionalismo de cada membro da equipe e sou grato pelo apoio e incentivo que recebi de vocês e de toda a equipe.

Estou orgulhoso do trabalho que realizamos juntos e do progresso que fizemos. Foi uma honra trabalhar com pessoas tão talentosas e sentirei muita falta de fazer parte desta equipe.

À medida que avanço para minha próxima aventura, gostaria de estender meus melhores votos a você e a equipe para sucesso e crescimento contínuos. Mantenha contato e não hesite em entrar em contato se precisar de ajuda ou tiver alguma dúvida.

Obrigado novamente por tudo.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Saiba mais sobre como escrever e-mails de despedida .

Como escrever e-mails formais – o guia essencial

Escrever e-mails formais pode parecer desafiador, mas na verdade é simples. Por que? Porque existe um formato de e-mail formal padrão a seguir. Sim, podemos dividir tudo em apenas três seções ou blocos de construção. Cada seção segue a última, fluindo para criar um e-mail formal.

As três partes incluem:

  • Linha de assunto
  • Cópia do corpo
  • Aprovação/próximas etapas

A grande vantagem dos e-mails formais é que não há necessidade de tentar ser criativo ou engraçado. Na verdade, isso é o oposto do que você deveria fazer. Ninguém que recebe um e-mail formal espera rir, sorrir ou achar engraçado. (Portanto, nada de piadas, emojis ou imagens do seu gato, por favor!)

E-mails formais são eficazes porque são simples, claros e de fácil compreensão. Este guia essencial detalha o formato formal de e-mail e mostra como construir seu próprio modelo.

Linha de assunto do e-mail formal

Tudo começa com uma linha de assunto formal de e-mail. A linha de assunto de cada e-mail deve obedecer a algumas regras. As linhas de assunto devem ser curtas, de fácil compreensão, direcionadas e profissionais.

Na verdade, quanto menos palavras você usar, melhor. Isso ocorre porque a maioria das pessoas verifica as mensagens em seus telefones celulares e linhas de assunto longas podem não ser exibidas corretamente.

As linhas de assunto formais de e-mail são simples e fáceis de escrever. Se você quiser alguma inspiração, tente estes:

  • Obrigado pelo seu e-mail recente
  • Saudações de (seu nome)
  • Introdução: (seu nome)
  • Por favor, aceite minha demissão
  • Aviso de demissão: (nome do cargo)
  • Adeus no meu último dia

Veja o que queremos dizer? Sem personalidade, apenas 100% profissional. É disso que tratam as mensagens formais.

Cópia formal do corpo do e-mail

No corpo formal do e-mail, você se aprofunda nos detalhes e envolve seu público. A grande vantagem dos e-mails formais (como mostram nossos exemplos) é como eles são fáceis de escrever.

Aqui, construímos um exemplo formal de e-mail para solicitar informações de um novo fornecedor.

Comece com uma saudação educada. No passado, todos os e-mails formais começavam com “Prezado Senhor/Senhora” ou “Prezado (nome da pessoa)” – mas as coisas mudaram. Hoje, você deve começar com o nome da pessoa (“Olá”) ou com um termo coletivo se estiver participando de um grupo (“Olá, colegas”).

Um princípio que todos os e-mails devem seguir é resumir tudo na primeira frase ou parágrafo.

Portanto, neste exemplo de e-mail formal, solicitaremos algumas informações.

"Meu nome é (seu nome). Estou entrando em contato com você pela (nome da empresa) e gostaria de solicitar (o que você quiser solicitar)."

Esta é uma mensagem básica, mas faz tudo o que você precisa. Queremos adicionar mais contexto para que possamos incluir mais detalhes em nosso exemplo de e-mail.

"Estou solicitando informações para minha empresa. Estamos interessados em conhecer seus produtos enquanto buscamos fornecedores alternativos."

Isso é ótimo. Agora explique exatamente o que você deseja. Use marcadores ou listas para tornar o mais fácil possível para os fornecedores atenderem suas solicitações:

"Para facilitar ao máximo o preenchimento da minha solicitação, listei o que preciso aqui: (incluir lista)."

Saiba mais sobre como escrever e-mails solicitando algo .

Assinatura formal de e-mail/próximas etapas

No final do e-mail, você vai querer encerrar tudo de maneira profissional – mas antes de fazer isso, adicione um prazo e defina as próximas etapas. Como? Vamos mostrar este exemplo de final de e-mail.

"Enviamos esta solicitação a vários outros fornecedores e estabelecemos um prazo para respostas de (inserir data limite). Você pode confirmar que recebeu este e-mail e que pretende enviar uma resposta? Se você tiver alguma dúvida ou dúvidas ou necessitar de esclarecimento de quaisquer detalhes, pode contactar-me em (inserir dados de contacto)."

Estamos quase no fim – mas você precisará assinar educadamente.

"Agradecemos antecipadamente por enviar uma resposta. Estamos entusiasmados com o potencial de trabalhar com você."

Por fim, adicione uma assinatura (muito obrigado, cumprimentos, etc.) e o restante de suas informações. Inclua seu nome, cargo, detalhes de contato e assinatura completa.

Saiba mais sobre como encerrar um e-mail profissionalmente .

O que fazer e o que não fazer em e-mails formais

Aqui estão algumas coisas que devemos e não devemos fazer para ajudá-lo a criar e-mails formais que obtenham o resultado desejado. O objetivo é ajudá-lo a encontrar sua voz e transmitir uma mensagem que supere o ruído.

  • Não use “Prezado Senhor/Senhora”. Use o primeiro nome da pessoa.
  • Não espere muito tempo para chegar ao ponto. Resuma na primeira frase.
  • Não se esqueça de nenhum detalhe. Reserve um tempo para elaborar uma mensagem e verificar se você incluiu tudo.
  • Não saia do script e ignore o formato. Siga nosso guia acima.
  • Não faça piadas nem tente fazer as pessoas rirem. Use um tom de voz profissional.
  • Não perca tempo. Mantenha os e-mails o mais curtos possível.
  • Não se esforce para escrever e-mails sozinho. Use o gerador de e-mail do HIX.AI
  • Não envie sem revisão. Revise (obviamente).
  • Não se esqueça de adicionar um CTA e os próximos passos. Evite parecer que está dizendo a alguém o que fazer.

Conclusão

Obrigado por ler. Atenciosamente, HIX.AI

OK, o formato formal do e-mail mudou um pouco (felizmente), mas você ainda precisa saber como escrever e-mails profissionais no local de trabalho. Aqui está nossa cartilha essencial: siga o formato, siga nossos conselhos e concentre-se na criação de mensagens breves e comerciais. Se você estiver com dificuldades, confira nossos exemplos de e-mail para se inspirar. Ou, para obter os e-mails formais mais simples, fáceis e eficazes, use HIX.AI – o melhor assistente de IA para redação empresarial do mundo.