Gentile signore/signora, grazie per aver letto la nostra guida alle e-mail formali. Saremo lieti di mostrarti il meraviglioso mondo delle e-mail formali.
Ecco come potresti immaginare che siano le e-mail formali, ma le cose sono cambiate. Abbiamo eliminato il "Gentile Signore/Signora" per un approccio più personalizzato. È fantastico, ma dobbiamo anche rimanere professionali.
Perché? Perché le e-mail formali vengono utilizzate in tutto il mondo per creare connessioni, prenotare riunioni, ringraziare, accettare lavori, dimettersi dai ruoli e milioni di altre cose!
Siamo esperti di posta elettronica con un occhio impareggiabile per i dettagli. Vuoi imparare a scrivere email migliori? Questa guida copre tutto ciò che devi sapere, inclusi 5 esempi di email professionali, un'analisi dettagliata del formato dell'email e alcuni suggerimenti degli esperti. Puoi utilizzare i nostri campioni o distruggerli creandone uno tuo!
In questa guida trattiamo:
- E-mail di saluto formale
- E-mail formale di ringraziamento
- E-mail formale con fattura
- E-mail formale di dimissioni
- E-mail di addio formale
Alla fine, avrai le capacità, l'esperienza e la comprensione per creare fantastiche email formali!
Cos'è un'e-mail formale?
Le email formali vengono inviate a qualcuno che non conosci. Potrebbe essere un nuovo collega, cliente, capo o un'e-mail fredda per un nuovo lavoro.
Le e-mail formali sono professionali al 100% e seguono il formato dei messaggi aziendali accettato. Non contengono slang, battute, espressioni colloquiali o terminologia poco chiara. E non cercare mai di essere divertente in un'e-mail formale!
Se non hai mai scritto un'email formale, non preoccuparti! La nostra guida essenziale di seguito suddivide il formato formale in semplici passaggi.
Innanzitutto, iniziamo con 5 esempi di email professionali in modo che tu possa vedere come è fatto.
5 esempi di email professionali
Possiamo iniziare con 5 esempi di email professionali per illustrare i principi di base. Questi esempi di email sono esempi pratici di diversi tipi di email formali. Usali come ispirazione per creare le tue email formali.
E-mail di saluto formale
Le e-mail di auguri sono essenziali per il business! Li invierai a nuovi colleghi, clienti, clienti, capi, residenti, visitatori e altro ancora. Il nostro esempio di email di saluto formale è semplice, chiaro e convincente, il che significa che farai la migliore prima impressione.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Sono [ Il tuo nome ] , [ La tua posizione ] presso [ La tua azienda ] . Ti scrivo per darti un caloroso benvenuto mentre inizi il tuo viaggio con noi. Siamo entusiasti di averti a bordo e non vediamo l'ora di scoprire la prospettiva unica che porterai al nostro team.
Non esitare a contattarci se hai domande o hai bisogno di assistenza mentre ti stabilisci. Il nostro team è qui per supportarti e ci impegniamo a garantire che la tua transizione sia il più agevole possibile.
Ancora una volta, benvenuto in [ La tua azienda ] . Siamo entusiasti dell'opportunità di lavorare con te e siamo fiduciosi che darai un contributo significativo ai nostri obiettivi condivisi.
Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail formale di ringraziamento
Se qualcuno ha fatto qualcosa per aiutarlo, è il momento di ringraziarlo. Nel nostro esempio di ringraziamento via e-mail formale, lo manteniamo breve e ci concentriamo sull'impatto e sull'importanza di ciò che la persona ha fatto. Quindi, senza indugio, ecco un esempio di email di ringraziamento formale.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Ti scrivo per esprimere il mio sincero apprezzamento per il tuo aiuto con [ compito o progetto specifico ] . La vostra competenza e dedizione hanno contribuito notevolmente al suo successo.
Il tuo supporto e la tua guida sono stati preziosi e sono grato per il tempo e lo sforzo che hai dedicato a questa impresa. È davvero stimolante lavorare con qualcuno esperto e competente come te.
Grazie ancora per i tuoi eccezionali contributi. Il tuo aiuto ha avuto un impatto significativo e sono fiducioso che continueremo a realizzare grandi cose insieme.
Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail formale con fattura
Hai svolto il lavoro, quindi devi essere pagato e noi possiamo aiutarti con il nostro esempio di fattura e-mail formale. Le fatture sono incentrate sui dettagli, quindi assicurati di controllare ogni riga e di aver incluso tutti i dettagli necessari per evitare che la fattura venga ignorata o non pagata.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Scrivo per presentare formalmente la fattura del lavoro eseguito. In allegato troverai la fattura dettagliata come riferimento.
Si prega di rivedere la fattura e di farmi sapere se sono necessari chiarimenti o informazioni aggiuntive. L'importo totale dovuto è [ Importo ] e i termini di pagamento sono [ Termini di pagamento ] .
Grazie per l'attenzione prestata a questo argomento. In caso di domande o dubbi, non esitare a contattarci.
Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail formale di dimissioni
Quindi, hai deciso di passare a una nuova opportunità: dovrai dimetterti. Questo esempio di email di dimissioni formali è un modo professionale per lasciare il tuo ruolo mantenendo, e addirittura migliorando, la tua reputazione.
Gentile [ nome del destinatario ] ,
spero che questa email ti trovi bene. Ti scrivo per informarti che, dopo un'attenta considerazione e deliberazione, ho preso la difficile decisione di dimettermi dalla mia posizione presso [ Nome azienda ] , con effetto [ Data dimissioni ] .
Sono grato per le opportunità e esperienze maturate durante la mia permanenza in azienda. Ho imparato molto lavorando con un team così talentuoso e apprezzo il supporto e la guida forniti dai miei colleghi e supervisori.
Fammi sapere come posso assisterti nel processo di transizione. Mi impegno a garantire un passaggio graduale delle mie responsabilità e farò del mio meglio per risolvere eventuali questioni in sospeso prima della mia partenza.
Grazie per la comprensione e il supporto. Mi auguro che l'azienda continui ad avere successo in futuro.
Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]
E-mail di addio formale
Questo esempio di email formale di buona qualità può essere inviato il tuo ultimo giorno in un ruolo, in un'azienda o in una posizione di autorità. I messaggi formali sono professionali e pratici, quindi potresti voler aggiungere alcuni esempi o emozioni a questo esempio di email.
Gentile [ Nome del destinatario ] ,
Spero che questa email ti trovi bene. Ti scrivo per informarti che oggi è il mio ultimo giorno in questo ruolo/posizione presso [ Nome azienda ] . Volevo prendermi un momento per salutarti formalmente ed esprimere la mia sincera gratitudine per l'opportunità di lavorare con te e far parte di questo incredibile team.
Durante il mio tempo qui, ho potuto constatare la dedizione e la professionalità di ciascun membro del team e sono grato per il supporto e l'incoraggiamento che ho ricevuto da te e dall'intero team.
Sono orgoglioso del lavoro che abbiamo realizzato insieme e dei progressi che abbiamo fatto. È stato un onore lavorare con persone così talentuose e mi mancherà davvero far parte di questo team.
Mentre mi avvicino alla mia prossima avventura, vorrei estendere i miei migliori auguri a te e il team per un successo e una crescita continui. Rimani in contatto e non esitare a contattarci se hai bisogno di assistenza o hai domande.
Grazie ancora per tutto.
I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]
Come scrivere email formali: la guida essenziale
Scrivere email formali può sembrare impegnativo, ma in realtà è semplice. Perché? Perché esiste un formato email formale standard da seguire. Sì, possiamo riassumere tutto in sole tre sezioni, o elementi costitutivi. Ogni sezione segue l'ultima, scorrendo per creare un'e-mail formale.
Le tre parti includono:
- Linea tematica
- Copia del corpo
- Approvazione/passaggi successivi
Il bello delle e-mail formali è che non è necessario cercare di essere creativi o divertenti. In effetti, è l'opposto di ciò che dovresti fare. Nessuno che riceve un'e-mail formale si aspetta di ridere, sorridere o trovarla divertente. (Quindi niente battute, emoji o immagini del tuo gatto, per favore!)
Le e-mail formali sono efficaci perché sono semplici, chiare e facilmente comprensibili. Questa guida essenziale analizza il formato email formale e ti mostra come creare il tuo modello.
Oggetto formale dell'e-mail
Tutto inizia con una riga dell'oggetto formale dell'e-mail. L'oggetto di ogni email dovrebbe essere conforme ad alcune regole. L'oggetto deve essere breve, facilmente comprensibile, mirato e professionale.
In effetti, meno parole usi, meglio è. Questo perché la maggior parte delle persone controlla i messaggi sui propri telefoni cellulari e le righe dell'oggetto lunghe potrebbero non essere visualizzate correttamente.
Le righe dell'oggetto formale delle email sono semplici e immediate da scrivere. Se vuoi un po' di ispirazione, prova questi:
- Grazie per la tua recente email
- Saluti da (il tuo nome)
- Introduzione: (il tuo nome)
- Per favore accetta le mie dimissioni
- Avviso di dimissioni: (nome del lavoro)
- Arrivederci al mio ultimo giorno
Vedi cosa intendiamo? Nessuna personalità, solo professionalità al 100%. Ecco a cosa servono i messaggi formali.
Copia formale del corpo dell'e-mail
Nel corpo formale dell'email, approfondisci i dettagli e coinvolgi il tuo pubblico. Il bello delle e-mail formali (come mostrano i nostri esempi) è quanto siano facili da scrivere.
Qui creiamo un esempio di email formale per richiedere informazioni a un nuovo fornitore.
Inizia con un saluto educato. In passato, tutte le e-mail formali iniziavano con "Gentile signore/signora" o "Gentile (nome della persona)", ma le cose sono cambiate. Oggi dovresti iniziare con il nome della persona ("Ciao") o con un termine collettivo se stai coinvolgendo un gruppo ("Ciao, colleghi").
Un principio che tutte le e-mail dovrebbero seguire è riassumere tutto nella prima frase o paragrafo.
Pertanto, in questo esempio di email formale, richiederemo alcune informazioni.
"Il mio nome è (il tuo nome). Ti sto contattando da (nome dell'azienda) e vorrei richiederti (qualunque cosa tu voglia richiedere)."
Questo è un messaggio di base, ma fa tutto ciò di cui hai bisogno. Vogliamo aggiungere più contesto, in modo da poter includere più dettagli nel nostro esempio di email.
"Sto richiedendo informazioni per la mia attività. Siamo interessati a conoscere i vostri prodotti mentre cerchiamo fornitori alternativi."
Questo è fantastico. Ora spiega esattamente cosa vuoi. Utilizza elenchi puntati o elenchi per rendere il più semplice possibile per i fornitori il completamento delle tue richieste:
"Per semplificarti al massimo il completamento della mia richiesta, ho elencato ciò di cui ho bisogno qui: (includi elenco)."
Scopri di più su come scrivere email per richiedere qualcosa .
Approvazione formale dell'e-mail/passaggi successivi
Alla fine dell'e-mail, vorrai concludere le cose in modo professionale, ma prima di farlo, aggiungi una scadenza e stabilisci i passaggi successivi. Come? Ti mostriamo questo finale di esempio di email.
"Abbiamo inviato questa richiesta a diversi altri fornitori e abbiamo fissato una scadenza per le risposte di (inserire la data di scadenza). Puoi confermare di aver ricevuto questa email e che intendi inviare una risposta? Se hai domande o domande o richiedere chiarimenti su qualsiasi dettaglio, puoi contattarmi all'indirizzo (inserire le informazioni di contatto)."
Siamo quasi alla fine, ma dovrai firmare educatamente.
"Grazie in anticipo per aver inviato una risposta. Siamo entusiasti del potenziale di lavorare con voi."
Infine, aggiungi una firma (molte grazie, cordiali saluti, ecc.) e il resto delle tue informazioni. Includi il tuo nome, titolo professionale, dettagli di contatto e firma completa.
Ulteriori informazioni su come terminare un'e-mail in modo professionale .
Cose da fare e da non fare nelle e-mail formali
Ecco alcune cose da fare e da non fare per aiutarti a creare email formali che ottengano il risultato desiderato. Si tratta di aiutarti a trovare la tua voce e a trasmettere un messaggio che riesca a superare il rumore.
- Non utilizzare "Gentile Signore/Signora". Usa il nome della persona.
- Non aspettare secoli per arrivare al punto. Riassumilo nella prima frase.
- Non dimenticare nessun dettaglio. Prenditi del tempo per creare un messaggio e controllare di aver incluso tutto.
- Non andare fuori copione e ignorare il formato. Segui la nostra guida sopra.
- Non fare battute e non cercare di far ridere la gente. Usa un tono di voce professionale.
- Non perdere tempo. Mantieni le email quanto più brevi possibile.
- Non faticare a scrivere e-mail da solo. Utilizza il generatore di posta elettronica di HIX.AI
- Non inviarlo senza correzione di bozze. Correggi le bozze (ovviamente).
- Non dimenticare di aggiungere un CTA e i passaggi successivi. Evita di sembrare come se stessi dicendo a qualcuno cosa fare.
Conclusione
Grazie per aver letto. Distinti saluti, HIX.AI
OK, il formato formale delle email è cambiato un po’ (per fortuna), ma devi comunque sapere come scrivere email professionali sul posto di lavoro. Ecco la nostra introduzione essenziale: attieniti al formato, segui i nostri consigli e concentrati sulla creazione di messaggi brevi e di tipo aziendale. Se hai difficoltà, dai un'occhiata ai nostri esempi di email per trovare ispirazione. Oppure, per le e-mail formali più semplici, facili ed efficaci, utilizza HIX.AI , il miglior assistente AI per la scrittura aziendale al mondo.