BrowserGPT

BrowserGPT

Esplora l'assistente ChatGPT tutto in uno più potente per il Web.

Controlla BrowserGPT
Controlla l'estensione HIXAI Chrome
Produttività
Google Doc

Digita // per usufruire della nostra assistenza basata sull'intelligenza artificiale mentre scrivi su Google Documenti.

Gmail

Digita // crea email accattivanti e risposte personalizzate.

Barra laterale

Esplora un'alternativa più potente alla barra laterale Bing per Chrome.

Motore di ricerca

Trova le risposte complete di HIXAI tra i tipici risultati di ricerca.

Barra di ricerca rapida

Seleziona qualsiasi testo online da tradurre, riscrivere, riassumere, ecc.

Social media
Twitter

Digita // per comporre post Twitter concisi ma potenti che seguono questa tendenza.

Instagram

Digita // per creare didascalie accattivanti per i tuoi post su Instagram.

Facebook

Digita // per creare una bozza di post interattivi di Facebook che coinvolgano la tua community.

Quora

Digita // per fornire risposte preziose e votate su Quora.

Reddit

Digita // per creare post Reddit che risuonino con comunità specifiche.

YouTube

Riassumi lunghi video di YouTube con un clic.

Utensili
Casa > E-mail > Che cos'è il formato e-mail e come formattare un'e-mail in modo corretto e professionale?

Che cos'è il formato e-mail e come formattare un'e-mail in modo corretto e professionale?

Non hai mai scritto un'e-mail prima? Ti riportiamo alle origini nel nostro articolo scolastico basato sulla posta elettronica. Esploreremo il formato email, esaminando ciascuna sezione per spiegare come lavorano insieme per creare un messaggio dotato di significato.

Se sei seduto lì chiedendoti: "Perché dovrei preoccuparmi di imparare a scrivere correttamente le email?" Non è necessario. Tuttavia, il formato email formale è praticamente universale in tutto il mondo. È il modo per portare a termine le cose!

Per coloro che vogliono sapere come formattare un'e-mail, continua a leggere!

Qual è il formato corretto dell'e-mail?

Ogni buona email (e anche quelle spazzatura) è composta da 4 parti. Queste 4 parti lavorano insieme, riunendosi come un bellissimo puzzle per creare il messaggio perfetto.

Se ne perde uno (il saluto, per esempio), il lettore potrebbe rimanere confuso o addirittura un po' offeso.

Le 4 parti di ogni email includono:

  1. Oggetto dell'e-mail
  2. Saluti Emai
  3. Copia del corpo dell'e-mail
  4. Approvazione tramite e-mail/passaggi successivi

Fai clic su Apri "nuovo messaggio" e inserisci un indirizzo email nella casella "A" e siamo pronti a creare la nostra email formale in inglese utilizzando il formato email universalmente accettato.

Oggetto dell'e-mail

La riga dell'oggetto è il punto in cui inizia la creazione della tua email formale. Crea una riga dell'oggetto sbagliata ed è anche il punto in cui potrebbe finire.

Le righe dell'oggetto dovrebbero fornire un'istantanea chiara di ciò che è la tua email senza che la persona debba nemmeno aprirla.

Non c'è consenso, ma gli argomenti migliori – e più efficaci – sono brevi (5 - 7 parole).

Ciò è semplicemente dovuto al fatto che la maggior parte di noi legge e rivede le e-mail sui propri telefoni cellulari, il che riduce l'oggetto a una certa lunghezza.

Scrivere l'oggetto è una forma d'arte e qui siamo limitati in termini di spazio, ma ecco alcune opzioni dell'oggetto per mostrarti come funziona:

  • Richiesta di incontro – (date inerti)
  • (Il tuo nome) – Conferma del colloquio
  • Ci scusiamo per aver mancato il nostro appuntamento
  • Conferma di partecipazione – (Dettagli evento)
  • Vuoi aumentare le vendite? Ecco 5 modi!
  • Stai commettendo questi errori comuni di posta elettronica?
  • Vuoi vedere il potere dell'intelligenza artificiale? Prova il generatore di posta elettronica HIX.AI AI !

La riga dell'oggetto gioca un ruolo cruciale nell'impostare il contesto della tua email, quindi fallo bene e sarai partito alla grande.

Saluto via e-mail

Se tutto va bene, la persona che ha ricevuto la tua email ha cliccato su Apri e sta per leggerla. Dovresti sempre iniziare con un saluto personalizzato che utilizzi il nome della persona.

Ti consigliamo di scegliere uno dei seguenti:

  • "Ciao (nome della persona)
  • "Ciao (nome della persona)

Perché non usare "Caro"? Perché l’etichetta della posta elettronica è cambiata. Anche se c'è ancora spazio per i saluti formali (come rispondere a una richiesta RSVP), non sono più comunemente usati al lavoro. Puoi anche archiviare "Gentile Signore/Signora" nello stesso posto (nel cestino).

Ulteriori informazioni sui suggerimenti sull'etichetta della posta elettronica .

Copia del corpo dell'e-mail

Il body copy è il fulcro dei tuoi messaggi.

La sua lunghezza è dettata da ciò che vuoi dire e dal livello di dettaglio a cui vuoi arrivare. Le email possono contenere una sola frase:

"Posso confermare di aver ricevuto la tua richiesta di incontro e che posso partecipare."

Tuttavia, quando scrivi una candidatura via e-mail, ti consigliamo di fornire molte più informazioni, delineando il ruolo per il quale ti candidi e le tue competenze chiave.

Ecco alcune delle cose fondamentali da ricordare quando si scrive il corpo formale dell'e-mail:

  • Riassumi tutto nelle prime una o due frasi (se puoi).
  • Utilizzare i paragrafi successivi per aggiungere ulteriori dettagli.
  • Mantieni le cose rapide e brevi, non sovraccaricare le persone di informazioni.
  • Evita lunghi passaggi di testo e dividi i paragrafi in blocchi gestibili.
  • Sentiti libero di utilizzare elenchi puntati e altri modi per suddividere il testo.
  • Non dimenticare i tuoi dati di contatto.

Approvazione tramite e-mail/passaggi successivi

Se hai seguito le nostre istruzioni sopra, hai creato un ottimo testo per il corpo dell'e-mail. Se la tua email è solo a scopo informativo (come la conferma della partecipazione a una riunione), ora puoi fare clic su Invia.

Tuttavia, se ti aspetti che facciano qualcosa (ti rispondono, inviano documenti, confermano la partecipazione, ecc.), includi un invito all'azione (CTA). I CTA sono brevi dichiarazioni che spiegano cosa vuoi che qualcuno faccia. Come questo:

"Puoi confermare che hai ricevuto la mia domanda e che ho fornito tutto quello che mi hai chiesto?"

Se stai proponendo una linea d'azione, qualcosa che chiamiamo definizione dei passaggi successivi, specificalo sempre alla fine della tua email.

"Le fasi successive del processo includono interviste, che avranno luogo il (inserire data)."

Ti consigliamo di includere un finale (per ispirazione, consulta la nostra guida su come terminare le email formali ), così come il tuo nome, la firma dell'email e i dettagli di contatto.

Questo è il processo di scrittura di email formali !

5 esempi di formati di posta elettronica formali

Non sei ancora pronto per scrivere le tue email formali? Non è un problema! Ecco 5 esempi di formati email formali scritti da professionisti per il tuo piacere di visione. Questi coprono alcune delle situazioni che potresti riscontrare, ma dovrai comunque modificarli, aggiornarli e modificarli per adattarli.

Non tagliare e incollare, ma usali come ispirazione.

E-mail di richiesta di riunione formale

Stanco di scrivere richieste di riunione che non ricevono risposta? Confronta il tuo esempio con il nostro esempio di email di richiesta di riunione formale. (Il nostro è migliore, vero?)

Gentile [ Nome del destinatario ] ,

Spero che questa email ti trovi bene. Ti scrivo per confermare la programmazione del nostro prossimo incontro.

Per favore, fammi sapere se il programma proposto va bene per te.

Grazie per l'attenzione.

Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]

E-mail formale per la domanda di lavoro

Hai individuato il lavoro perfetto; ora è il momento di candidarsi. Questa email di candidatura formale si concentra sulle tue capacità e ti promuove come la persona migliore per il lavoro. Vai e prendilo!

Gentile [ nome del destinatario ] ,

sto scrivendo per presentare domanda formale per la posizione presso [ nome dell'azienda ] recentemente pubblicata online. Sono entusiasta dell'opportunità di unirmi al tuo team e contribuire con le mie capacità ed esperienza.

Con oltre 10 anni di esperienza in [ campo pertinente ] , ho sviluppato solide basi in [ competenze specifiche ] . Sono fiducioso che la mia competenza tecnica, l'attenzione ai dettagli e la capacità di lavorare in modo collaborativo mi renderanno una risorsa preziosa per la tua organizzazione.

Ho allegato il mio curriculum per la tua revisione. Se hai bisogno di ulteriori informazioni, non esitare a contattarmi.

Grazie per aver preso in considerazione la mia candidatura. Attendo con ansia l'opportunità di discutere in che modo le mie qualifiche si allineano ai requisiti della posizione.

I miei migliori saluti,
[ Il tuo nome ]

E-mail di conferma formale del colloquio

Hai completato la domanda e ti sei assicurato il posto per il colloquio, ora dì sì come un campione con il nostro messaggio. Questo esempio di conferma del colloquio formale non gioca a vuoto. È professionale al 100% e focalizzato sul premio.

Gentile [ Nome del destinatario ] ,

Spero che questa email ti trovi bene. Ti scrivo per confermare la programmazione del nostro prossimo incontro.

Fammi sapere se il programma proposto va bene per te.

Grazie per l'attenzione.

Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]

Scopri come scrivere un'e-mail di conferma qui .

E-mail formale del cliente

A meno che tu non li conosca bene, dovresti sempre creare email formali per clienti e acquirenti. Mentre alcuni accettano un po’ di informalità, altri possono essere pignoli nel rispetto delle regole. Ecco una favolosa email formale per qualsiasi cliente o acquirente.

Gentile [ nome del destinatario ] ,

confido che questa email ti trovi in buona salute e di buon umore. Ti scrivo per esprimere la nostra gratitudine per la fiducia riposta dalla tua azienda nei nostri servizi e nei nostri rapporti commerciali continuativi.

Ci impegniamo continuamente a fornire servizi di alto livello su misura per le tue esigenze specifiche. Con questo in mente, cerchiamo di comprendere meglio la tua esperienza finora e identificare i modi in cui possiamo migliorare ulteriormente i nostri servizi per soddisfare le tue aspettative in modo più efficace.

Apprezziamo immensamente il tuo feedback e apprezzeremmo davvero qualsiasi commento, osservazione o consigli che potresti avere che potrebbero aiutarci a garantire che i nostri servizi siano in sintonia con le tue preferenze, esigenze e obiettivi aziendali.

Riconosciamo l'importanza del tuo tempo e ti ringraziamo per la collaborazione anticipata e la pronta risposta. Se hai domande o desideri ulteriori informazioni su qualsiasi aspetto dei nostri servizi o della nostra partnership, non esitare a contattarci.

Ci aspettiamo la tua risposta più favorevole e la continuazione della partnership.

I migliori saluti,
[ Il tuo nome ]

E-mail formale di richiesta ferie

Il capo è un po' difficile? Anche il nostro. Quando si richiedono le ferie, questo modello formale espone la richiesta in modo chiaro e semplice. Hai lavorato duro lo scorso anno e ora assicurati le vacanze. Non dimenticare di inviarci una cartolina!

Gentile [ Nome del destinatario ] ,

Spero che questa email ti trovi bene. Scrivo per richiedere formalmente una vacanza per [ numero di giorni ] che inizia il [ data di inizio ] e termina il [ data di fine ] . Come [ motivo delle ferie ] , credo che sia importante per me prendermi un po' di tempo libero per ricaricarmi e rinvigorirmi.

Ho parlato con [ nome del collega ] che ha accettato di coprire le mie responsabilità durante la mia assenza. Mi assicurerò che tutte le attività in sospeso siano completate e fornirò istruzioni dettagliate per eventuali progetti in corso.

Fammi sapere se ci sono dubbi o se hai bisogno di ulteriori informazioni prima di approvare la mia richiesta di ferie. Comprendo l'importanza di mantenere un flusso di lavoro regolare e mi assicurerò di ridurre al minimo eventuali interruzioni.

Grazie per l'attenzione prestata a questo argomento e per aver preso in considerazione la mia richiesta. Attendo con ansia la tua pronta risposta.

Cordiali saluti,
[ Il tuo nome ]

Devo utilizzare il formato email professionale?

NO! Puoi fare ciò che vuoi. Puoi anche saltare dal muro laterale e camminare sulla strada o tentare di aprire la portiera del passeggero nel bel mezzo di un volo.

Il formato email professionale è universalmente accettato come la cosa giusta da fare. La cosa fantastica del formato e-mail formale è che semplifica la scrittura delle e-mail. Non è necessario essere divertenti, creativi o trovare ispirazione da nessuna parte: basta rispettare le regole.

Scoprirai anche che il formato email professionale è diffuso in tutto il mondo. Sebbene l'inglese sia la lingua internazionale degli affari, il formato formale viene utilizzato da persone che scrivono in tutte le lingue.

Ci auguriamo che questo blog ti abbia mostrato quanto sia facile scrivere messaggi formali nel giusto formato email. Se hai ancora bisogno di ulteriore supporto, dai un'occhiata ai 5 suggerimenti professionali degli esperti di posta elettronica di HIX.AI

5 suggerimenti professionali su come formattare un'e-mail

  1. Crea un modello : se temi che ti manchi qualcosa, crea un modello. Puoi utilizzare Word, Google Docs o qualsiasi altro software di produttività per creare il tuo modello. Quindi, quando hai bisogno di scrivere e-mail, puoi lavorare attraverso il formato. Alla fine, c'è la tua email finale, formale, formattata correttamente al 100%.
  2. Rendilo impersonale – OK, quindi devi iniziare con il nome della persona, ma dopo non devi fare troppo. Evita grandi ringraziamenti o lunghe scuse, questi sono affari e queste persone non sono tue amiche. Se lo sono, non inviare loro e-mail formali.
  3. Scrivi con voce attiva – Troppe e-mail aziendali si attengono alla voce passiva. Questo fa sprecare spazio e tempo e può effettivamente ridurre le tue possibilità di ottenere il risultato desiderato. "Mi candido per il ruolo di (nome lavoro)" è molto più assertivo di "Ho visto un ruolo pubblicizzato e stavo valutando l'idea di presentare una domanda". Quale persona preferiresti intervistare e assumere?
  4. Sii audace (dopo tutto sono affari) – Nessuno rispetta qualcuno che non dice quello che vuole. Lo stesso principio si applica alle tue e-mail. Sii fiducioso, audace e chiaro con ciò che desideri. Il formato formale fornisce la struttura ideale per rendere chiare le vostre richieste. Essere schietti non significa essere scortesi.
  5. Utilizza HIX.AI Email Writer : i professionisti hanno successo perché trovano il modo ottimale per completare ogni attività. Trascorri troppo tempo a scrivere e-mail formali? Lascia che il generatore di posta elettronica HIX.AI AI lo faccia per te. Questo programma di scrittura AI professionale e potente può creare e-mail precise ed efficaci al 100% in pochi secondi.

Conclusione

Le e-mail formali possono sconcertare anche lo scrittore più abile e il professionista consumato. Ma elimina la lingua e ti ritroverai con un formato email semplice e facile da seguire. Inizia con la riga dell'oggetto e costruisci i tuoi messaggi da lì. Usa una voce attiva, esprimi le tue richieste e sii audace negli affari. Questo è il segreto per scrivere email formali di successo.

Articoli correlati

Visualizza altro
  • Come scrivere un'e-mail in inglese (5 esempi e modelli)

    Padroneggia la scrittura di e-mail in inglese con la nostra guida esperta. Impara il formato, dai un'occhiata a 5 esempi di email in inglese e 10 suggerimenti per scrivere meglio le email in inglese da HIX.AI

  • Come scrivere email formali (5 esempi e modelli)

    Scrivi email formali migliori con HIX.AI La nostra guida copre il formato e-mail formale e include 5 esempi di e-mail professionali. Diventa un esperto di posta elettronica formale con HIX.AI

  • Come scrivere un'e-mail a un professore (5 esempi e modelli)

    La nostra guida su come scrivere un'e-mail a un professore include esempi eccellenti, consigli di esperti e un esempio. Se non sai come inviare un'e-mail a un professore che ottiene risultati ogni volta, continua a leggere!

  • Come scrivere un'e-mail?

    Hai bisogno di imparare a scrivere un'e-mail professionale? Ecco la guida completa su come scrivere un'e-mail, inclusi suggerimenti sull'utilizzo dello scrittore di e-mail intelligente AI di HIX.AI