ما هو تنسيق البريد الإلكتروني وكيفية تنسيق البريد الإلكتروني بشكل صحيح ومهني؟

لم تكتب بريدًا إلكترونيًا من قبل؟ نحن نعيدك جميعًا إلى الأساسيات في مقالنا الخاص بمدرسة البريد الإلكتروني. سنستكشف تنسيق البريد الإلكتروني، وننظر إلى كل قسم لشرح كيفية عملهم معًا لبناء رسالة ذات معنى.

إذا كنت تتساءل: "لماذا يجب أن أهتم بتعلم كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح؟" ليس عليك أن تفعل ذلك. ومع ذلك، فإن تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي عالمي إلى حد كبير في جميع أنحاء العالم. إنها الطريقة لإنجاز الأمور!

بالنسبة لأولئك الذين يريدون التعرف على كيفية تنسيق البريد الإلكتروني، تابع القراءة!

ما هو تنسيق البريد الإلكتروني المناسب؟

تتكون كل رسالة بريد إلكتروني رائعة (وحتى الرسائل غير المرغوب فيها) من 4 أجزاء. تعمل هذه الأجزاء الأربعة معًا، وتجتمع معًا مثل أحجية جميلة لإنشاء الرسالة المثالية.

إذا فاتتك إحداها (التحية، على سبيل المثال)، فقد يشعر القارئ بالارتباك أو حتى بالإهانة قليلاً.

تتضمن الأجزاء الأربعة لكل بريد إلكتروني ما يلي:

1. سطر موضوع البريد الإلكتروني
2. تحية ايمي
3. نسخة من البريد الإلكتروني
4. تسجيل الخروج بالبريد الإلكتروني/الخطوات التالية

انقر فوق فتح "رسالة جديدة" وأدخل عنوان البريد الإلكتروني في المربع "إلى"، ونحن على استعداد لإنشاء بريدنا الإلكتروني الرسمي باللغة الإنجليزية باستخدام تنسيق البريد الإلكتروني المقبول عالميًا.

سطر موضوع البريد الإلكتروني

سطر الموضوع هو المكان الذي يبدأ فيه إنشاء بريدك الإلكتروني الرسمي. قم بإنشاء سطر موضوع سيئ، وهو أيضًا المكان الذي يمكن أن ينتهي فيه أيضًا.

يجب أن توفر سطور الموضوع لمحة واضحة عن محتوى بريدك الإلكتروني دون أن يضطر الشخص إلى فتحه.

لا يوجد إجماع على ذلك، لكن سطور الموضوع الأفضل والأكثر فعالية هي القصيرة (من 5 إلى 7 كلمات).

وذلك ببساطة لأن معظمنا يقرأ ويراجع رسائل البريد الإلكتروني على هواتفنا المحمولة، مما يؤدي إلى قص سطور الموضوع بطول معين.

تعد كتابة سطور الموضوع شكلاً من أشكال الفن، ونحن محدودون من حيث المساحة هنا، ولكن إليك بعض خيارات سطر الموضوع لتوضح لك كيفية عمله:

• طلب الاجتماع – (تواريخ خاملة)
• (اسمك) – تأكيد المقابلة
• نعتذر عن تفويت موعدنا
• تأكيد الحضور – (تفاصيل الفعالية)
• هل تريد زيادة المبيعات؟ هنا 5 طرق!
• هل ترتكب هذه الأخطاء الشائعة في البريد الإلكتروني؟
• هل تريد أن ترى قوة الذكاء الاصطناعي؟ جرب مولد البريد الإلكتروني HIX.AI AI !

يلعب سطر الموضوع دورًا حاسمًا في إعداد سياق بريدك الإلكتروني، لذا افعله بشكل صحيح، وستكون في بداية رائعة.

تحية البريد الإلكتروني

نأمل أن يكون الشخص الذي تلقى بريدك الإلكتروني قد قام بالنقر فوق "فتح" وهو الآن على وشك قراءته. يجب أن تبدأ دائمًا بتحية شخصية تستخدم اسم الشخص.

نوصي باختيار واحد مما يلي:

• "مرحبا (اسم الشخص)
• "مرحبا (اسم الشخص)

لماذا لا تستخدم "عزيزي"؟ لأن آداب البريد الإلكتروني قد تغيرت. على الرغم من أنه لا يزال هناك مكان للتحيات الرسمية (مثل الرد على طلب الرد على الدعوة)، إلا أنها لم تعد شائعة الاستخدام في العمل بعد الآن. يمكنك أيضًا حفظ "سيدي العزيز/سيدتي" في نفس المكان (في سلة المهملات).

تعرف على المزيد حول نصائح آداب البريد الإلكتروني .

نسخة من البريد الإلكتروني

النسخة الأساسية هي جوهر رسائلك.

يتم تحديد طوله حسب ما تريد قوله ومستوى التفاصيل التي ستدخل فيها. يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني قصيرة مثل جملة واحدة:

"أستطيع أن أؤكد أنني تلقيت طلب الاجتماع الخاص بك وأنه يمكنني الحضور."

ومع ذلك، عند كتابة طلب بريد إلكتروني، ستحتاج إلى تقديم قدر كبير من المعلومات، مع تحديد الدور الذي تتقدم إليه ومهاراتك الأساسية.

فيما يلي بعض الأشياء الأساسية التي يجب تذكرها عند كتابة نسخة رسمية من البريد الإلكتروني:

• لخص كل شيء في أول جملة أو جملتين (إذا استطعت).
• استخدم الفقرات اللاحقة لإضافة المزيد من التفاصيل.
• اجعل الأمور سريعة ومختصرة، ولا تثقل كاهل الأشخاص بالمعلومات.
• تجنب المقاطع الطويلة من النص وقم بتقسيم الفقرات إلى أجزاء يمكن التحكم فيها.
• لا تتردد في استخدام النقاط النقطية وطرق أخرى لتقسيم النص.
• لا تنسى تفاصيل الاتصال الخاصة بك.

تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني/الخطوات التالية

إذا اتبعت تعليماتنا المذكورة أعلاه، فقد قمت بإنشاء نسخة رائعة للبريد الإلكتروني. إذا كان بريدك الإلكتروني مخصصًا للمعلومات فقط (مثل تأكيد الحضور في اجتماع)، فيمكنك الآن النقر فوق إرسال.

ومع ذلك، إذا كنت تتوقع منهم أن يفعلوا شيئًا ما (الرد عليك، أو إرسال مستند، أو تأكيد الحضور، وما إلى ذلك)، فقم بتضمين عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (CTA). عبارات الحث على اتخاذ إجراء هي عبارات قصيرة توضح ما تريد أن يفعله شخص ما. مثله:

"هل يمكنك تأكيد أنك قد تلقيت طلبي وأنني قدمت كل ما طلبته؟"

إذا كنت تقترح مسار عمل، وهو ما نسميه تحديد الخطوات التالية، فقم دائمًا بتوضيح ذلك في نهاية رسالتك الإلكترونية.

"تتضمن الخطوات التالية للعملية المقابلات التي سيتم إجراؤها في (أدخل التاريخ)."

ستحتاج إلى تضمين نهاية (للحصول على الإلهام، راجع دليلنا حول كيفية إنهاء رسائل البريد الإلكتروني الرسمية )، بالإضافة إلى اسمك وتوقيع بريدك الإلكتروني وتفاصيل الاتصال.

هذه هي عملية كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية !

5 أمثلة على تنسيقات البريد الإلكتروني الرسمية

هل ما زلت غير مستعد لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية الخاصة بك بعد؟ ليست مشكلة! فيما يلي 5 أمثلة لتنسيقات البريد الإلكتروني الرسمية التي كتبها محترفون لتستمتع بمشاهدتها. تغطي هذه بعض المواقف التي قد تواجهها، ولكنك ستظل بحاجة إلى تعديلها وتحديثها وتعديلها لتناسبها.

لا تقم بالقص واللصق، بل استخدمها كمصدر إلهام.

هل يجب علي استخدام تنسيق البريد الإلكتروني الاحترافي؟

لا! يمكنك فعل ما تشاء. يمكنك أيضًا القفز من الجدار الجانبي والمشي في الطريق أو محاولة فتح باب الراكب في منتصف الرحلة.

يتم قبول تنسيق البريد الإلكتروني الاحترافي عالميًا باعتباره الشيء الذي تم إنجازه. إن الشيء الرائع في تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي هو أنه يسهل كتابة رسائل البريد الإلكتروني. لا تحتاج إلى أن تكون مضحكًا أو مبدعًا أو أن تجد الإلهام من أي مكان - فقط التزم بالقواعد.

ستجد أيضًا أن تنسيق البريد الإلكتروني الاحترافي منتشر في جميع أنحاء العالم. في حين أن اللغة الإنجليزية هي اللغة الدولية للأعمال، إلا أن التنسيق الرسمي يستخدمه الأشخاص الذين يكتبون بجميع اللغات.

نأمل أن توضح لك هذه المدونة مدى سهولة كتابة الرسائل الرسمية بتنسيق البريد الإلكتروني الصحيح. إذا كنت لا تزال بحاجة إلى مزيد من الدعم، فاطلع على 5 نصائح احترافية من خبراء البريد الإلكتروني في HIX.AI

5 نصائح احترافية حول كيفية تنسيق البريد الإلكتروني

1. إنشاء قالب - إذا كنت قلقًا بشأن فقدان أي شيء، فقم بإنشاء قالب. يمكنك استخدام Word أو Google Docs أو أي برنامج إنتاجي آخر لإنشاء القالب الخاص بك. وبعد ذلك، عندما تحتاج إلى كتابة رسائل البريد الإلكتروني، يمكنك العمل من خلال التنسيق. في النهاية، هذه هي رسالتك الإلكترونية الرسمية النهائية، والتي تم تنسيقها بشكل صحيح بنسبة 100%.
2. اجعل الأمر غير شخصي - حسنًا، عليك أن تبدأ باسم الشخص، ولكن بعد ذلك، لا تحتاج إلى القيام بالكثير. تجنب الشكر الجزيل أو الاعتذارات الطويلة، فهذا عمل تجاري، وهؤلاء الأشخاص ليسوا أصدقائك. إذا كانوا كذلك، فلا ترسل لهم رسائل بريد إلكتروني رسمية.
3. الكتابة بالصوت المبني للمعلوم - الكثير من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل تلتزم بالصوت المبني للمجهول. وهذا يهدر المساحة والوقت ويمكن أن يقلل في الواقع من فرصك في الحصول على النتيجة التي تريدها. "أتقدم بطلب للحصول على دور (اسم الوظيفة)" أكثر تأكيدًا بكثير من "لقد رأيت وظيفة معلن عنها، وكنت أفكر في تقديم طلب". من هو الشخص الذي تفضل مقابلته وتوظيفه؟
4. كن جريئا (إنه عمل في نهاية المطاف) - لا أحد يحترم الشخص الذي لا يقول ما يريد. وينطبق نفس المبدأ على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. كن واثقًا وجريئًا وواضحًا فيما تريد. يوفر التنسيق الرسمي البنية المثالية لتوضيح مطالبك. أن تكون صريحًا لا يعني أن تكون وقحًا.
5. استخدم HIX.AI Email Writer – ينجح المحترفون لأنهم يجدون الطريقة المثلى لإكمال كل مهمة. هل تقضي وقتًا طويلاً في كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية؟ اسمح لمولد البريد الإلكتروني HIX.AI AI بالقيام بذلك نيابةً عنك. يمكن لبرنامج الكتابة الاحترافي والقوي القائم على الذكاء الاصطناعي إنشاء رسائل بريد إلكتروني دقيقة وفعالة بنسبة 100% في ثوانٍ.

خاتمة

يمكن لرسائل البريد الإلكتروني الرسمية أن تربك حتى الكاتب الأكثر مهارة والمهنية البارعة. لكن استبعد اللغة، وسيتبقى لك تنسيق بريد إلكتروني بسيط وسهل للمتابعة. ابدأ بسطر الموضوع، وقم ببناء رسائلك من هناك. استخدم صوتًا نشطًا وعبّر عن مطالبك وكن جريئًا في العمل. هذا هو سر كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية الناجحة.