รูปแบบอีเมลคืออะไรและจะจัดรูปแบบอีเมลอย่างเหมาะสมและเป็นมืออาชีพได้อย่างไร?

ไม่เคยเขียนอีเมลมาก่อน? เรากำลังนำคุณกลับไปสู่พื้นฐานในบทความเกี่ยวกับโรงเรียนทางอีเมลของเรา เราจะสำรวจรูปแบบอีเมล โดยดูที่แต่ละส่วนเพื่ออธิบายว่ารูปแบบเหล่านี้ทำงานร่วมกันอย่างไรเพื่อสร้างข้อความที่มีความหมาย

หากคุณนั่งอยู่ตรงนั้นและสงสัยว่า: "เหตุใดฉันจึงต้องเสียเวลาเรียนรู้วิธีการเขียนอีเมลอย่างถูกต้อง" คุณไม่จำเป็นต้อง อย่างไรก็ตาม รูปแบบอีเมลอย่างเป็นทางการนั้นค่อนข้างเป็นสากลทั่วโลก มันเป็นวิธีที่จะทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ!

สำหรับผู้ที่ต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีจัดรูปแบบอีเมล โปรดอ่านต่อ!

รูปแบบอีเมลที่เหมาะสมคืออะไร?

อีเมลดีๆ ทุกฉบับ (และแม้แต่อีเมลขยะ) ประกอบด้วย 4 ส่วน ทั้ง 4 ส่วนนี้ทำงานร่วมกันเหมือนปริศนาที่สวยงามเพื่อสร้างข้อความที่สมบูรณ์แบบ

พลาดไปอันใดอันหนึ่ง (เช่น คำทักทาย) และผู้อ่านอาจสับสนหรือขุ่นเคืองเล็กน้อย

อีเมลทั้ง 4 ส่วนประกอบด้วย:

1. หัวเรื่องอีเมล
2. เอม ทักทาย
3. สำเนาเนื้อหาอีเมล
4. การลงชื่อปิดอีเมล/ขั้นตอนถัดไป

คลิกเปิด "ข้อความใหม่" และป้อนที่อยู่อีเมลในช่อง "ถึง" เท่านี้เราก็พร้อมที่จะสร้าง อีเมลภาษาอังกฤษอย่างเป็นทางการ ของเราโดยใช้รูปแบบอีเมลที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากล

หัวเรื่องอีเมล

บรรทัดหัวเรื่องคือจุดเริ่มต้นของการสร้างอีเมลอย่างเป็นทางการของคุณ สร้างหัวเรื่องที่ไม่ดี และมันก็เป็นจุดสิ้นสุดด้วยเช่นกัน

หัวเรื่องควรให้ภาพรวมที่ชัดเจนว่าอีเมลของคุณคืออะไรโดยที่บุคคลนั้นไม่จำเป็นต้องเปิดอ่านด้วยซ้ำ

ไม่มีความเห็นพ้องต้องกัน แต่หัวเรื่องที่ดีที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุดนั้นสั้น (5 - 7 คำ)

นี่เป็นเพียงเพราะว่าพวกเราส่วนใหญ่อ่านและวิจารณ์อีเมลบนโทรศัพท์มือถือของเรา ซึ่งจะตัดหัวเรื่องให้มีความยาวตามที่กำหนด

การเขียนหัวเรื่องเป็นรูปแบบศิลปะ และเรามีพื้นที่จำกัดที่นี่ แต่ต่อไปนี้คือตัวเลือกหัวเรื่องบางส่วนที่จะแสดงให้คุณเห็นว่ามันทำงานอย่างไร:

• คำขอประชุม – (วันที่เฉื่อย)
• (ชื่อของคุณ) – การยืนยันการสัมภาษณ์
• ขออภัยที่พลาดการนัดหมายของเรา
• การยืนยันการเข้าร่วม – (รายละเอียดกิจกรรม)
• ต้องการเพิ่มยอดขาย? นี่คือ 5 วิธี!
• คุณกำลังทำข้อผิดพลาดอีเมลทั่วไปเหล่านี้หรือไม่?
• อยากเห็นพลังของ AI ไหม? ลองใช้เครื่องมือสร้างอีเมล HIX.AI AI !

หัวเรื่องมีบทบาทสำคัญในการกำหนดบริบทของอีเมลของคุณ ดังนั้นทำให้ถูกต้อง เท่านี้คุณก็เริ่มต้นได้ดีแล้ว

อีเมล์ทักทาย

หวังว่าผู้ที่ได้รับอีเมลของคุณจะคลิกเปิดแล้วและกำลังจะอ่านมัน คุณควรเริ่มต้นด้วยคำทักทายส่วนตัวที่ใช้ชื่อของบุคคลนั้นเสมอ

เราขอแนะนำให้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:

• “สวัสดี (ชื่อบุคคล)
• “สวัสดี (ชื่อบุคคล)

ทำไมไม่ใช้ "ที่รัก"? เพราะมารยาททางอีเมลมีการเปลี่ยนแปลง แม้ว่าจะยังมีสถานที่สำหรับการทักทายอย่างเป็นทางการ (เช่น การตอบกลับคำขอ RSVP) แต่คำทักทายเหล่านี้กลับไม่ได้ใช้ในที่ทำงานอีกต่อไป คุณสามารถจัดเก็บ "Dear Sir/Madam" ไว้ในที่เดียวกันได้ (ในถังขยะ)

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเคล็ดลับมารยาททางอีเมล

สำเนาเนื้อหาอีเมล

สำเนาเนื้อหาเป็นแกนหลักของข้อความของคุณ

ความยาวจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการพูดและระดับของรายละเอียดที่คุณกำลังพูดถึง อีเมลสามารถสั้นเพียงประโยคเดียว:

"ฉันขอยืนยันว่าฉันได้รับคำขอประชุมของคุณแล้วและสามารถเข้าร่วมได้"

อย่างไรก็ตาม เมื่อเขียนใบสมัครทางอีเมล คุณจะต้องให้ข้อมูลเพิ่มเติมจำนวนมาก โดยสรุปตำแหน่งงานที่คุณสมัครและทักษะหลักของคุณ

ต่อไปนี้คือสิ่งสำคัญบางประการที่ควรจดจำเมื่อเขียนสำเนาเนื้อหาอีเมลอย่างเป็นทางการ:

• สรุปทุกอย่างในหนึ่งหรือสองประโยคแรก (ถ้าทำได้)
• ใช้ย่อหน้าถัดไปเพื่อเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติม
• ดำเนินเรื่องให้กระชับและกระชับ อย่าให้ข้อมูลมากเกินไปแก่ผู้คน
• หลีกเลี่ยงข้อความที่ยาวและแบ่งย่อหน้าออกเป็นส่วนๆ ที่สามารถจัดการได้
• คุณสามารถใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและวิธีอื่นๆ เพื่อแยกข้อความได้ตามใจชอบ
• อย่าลืมรายละเอียดการติดต่อของคุณ

ลงชื่อเข้าใช้อีเมล/ขั้นตอนถัดไป

หากคุณทำตามคำแนะนำของเราข้างต้น แสดงว่าคุณได้สร้างสำเนาเนื้อหาอีเมลที่ยอดเยี่ยมแล้ว หากอีเมลของคุณมีไว้เพื่อเป็นข้อมูลเท่านั้น (เช่น การยืนยันการเข้าร่วมการประชุม) คุณสามารถคลิกส่งได้แล้ว

อย่างไรก็ตาม หากคุณคาดหวังให้พวกเขาทำอะไรบางอย่าง (ตอบกลับ ส่งเอกสาร ยืนยันการเข้าร่วม ฯลฯ) ให้ใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) ด้วย CTA เป็นข้อความสั้นๆ ที่อธิบายสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้อื่นทำ แบบนี้:

“คุณช่วยยืนยันได้ไหมว่าคุณได้รับใบสมัครของฉันแล้ว และฉันได้ให้ทุกสิ่งที่คุณขอแล้ว”

หากคุณกำลังเสนอแนวทางปฏิบัติ สิ่งที่เราเรียกว่าเป็นขั้นตอนต่อไป คุณจะต้องสะกดคำนั้นไว้ท้ายอีเมลเสมอ

“ขั้นตอนต่อไปของกระบวนการ ได้แก่ การสัมภาษณ์ ซึ่งจะมีขึ้นใน (ระบุวันที่)”

คุณจะต้องใส่ส่วนท้าย (เพื่อเป็นแรงบันดาลใจ โปรดดูคำแนะนำใน การสิ้นสุดอีเมลที่เป็นทางการ ) รวมถึงชื่อ ลายเซ็นอีเมล และรายละเอียดการติดต่อของคุณ

นี่คือขั้นตอน การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ !

5 ตัวอย่างรูปแบบอีเมลทางการ

ยังไม่พร้อมที่จะเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการของคุณเองใช่ไหม? มันไม่ใช่ปัญหา! ต่อไปนี้คือตัวอย่างรูปแบบอีเมลทางการ 5 รูปแบบที่เขียนโดยผู้เชี่ยวชาญเพื่อความเพลิดเพลินในการรับชมของคุณ สิ่งเหล่านี้ครอบคลุมบางสถานการณ์ที่คุณอาจประสบ แต่คุณยังคงต้องแก้ไข อัปเดต และแก้ไขให้เหมาะสม

อย่าตัดแปะ แต่ใช้เป็นแรงบันดาลใจ

ฉันต้องใช้รูปแบบอีเมลระดับมืออาชีพหรือไม่?

เลขที่! คุณสามารถทำทุกอย่างที่คุณต้องการ. นอกจากนี้คุณยังกระโดดลงจากแก้มยางแล้วเดินไปตามถนนหรือพยายามเปิดประตูผู้โดยสารระหว่างเที่ยวบิน

รูปแบบอีเมลแบบมืออาชีพเป็นที่ยอมรับในระดับสากลว่าเป็นสิ่งที่เสร็จสิ้นแล้ว สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับรูปแบบอีเมลที่เป็นทางการคือช่วยให้เขียนอีเมลได้ง่ายขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องเป็นคนตลก สร้างสรรค์ หรือค้นหาแรงบันดาลใจจากที่ไหนก็ได้ แค่ยึดตามกฎเกณฑ์

นอกจากนี้คุณยังจะพบว่ารูปแบบอีเมลแบบมืออาชีพแพร่หลายไปทั่วโลก แม้ว่าภาษาอังกฤษเป็นภาษาสากลของธุรกิจ แต่ผู้ที่เขียนในทุกภาษาจะใช้รูปแบบที่เป็นทางการ

เราหวังว่าบล็อกนี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าการเขียนข้อความทางการในรูปแบบอีเมลที่ถูกต้องนั้นง่ายดายเพียงใด หากคุณยังคงต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมอีกเล็กน้อย โปรดดูเคล็ดลับมือโปร 5 ข้อจากผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลที่ HIX.AI

เคล็ดลับ 5 ข้อสำหรับการจัดรูปแบบอีเมล

1. สร้างเทมเพลต - หากคุณกังวลว่าจะขาดสิ่งใดไป ให้สร้างเทมเพลต คุณสามารถใช้ Word, Google Docs หรือซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพอื่นๆ เพื่อสร้างเทมเพลตของคุณเองได้ จากนั้น เมื่อคุณต้องการเขียนอีเมล คุณสามารถดำเนินการตามรูปแบบได้ ในตอนท้าย อีเมลอย่างเป็นทางการฉบับสุดท้ายของคุณมีรูปแบบถูกต้อง 100%
2. ทำให้ไม่มีตัวตน – ตกลง ดังนั้นคุณต้องเริ่มต้นด้วยชื่อของบุคคลนั้น แต่หลังจากนั้น คุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรมากเกินไป หลีกเลี่ยงการขอบคุณหรือขอโทษยาวๆ เพราะนี่คือธุรกิจ และคนเหล่านี้ไม่ใช่เพื่อนของคุณ หากเป็นเช่นนั้น ก็อย่าส่งอีเมลอย่างเป็นทางการให้พวกเขา
3. เขียนด้วยเสียงที่กระตือรือร้น – อีเมลธุรกิจ จำนวนมากเกินไปติดอยู่กับเสียงที่ไม่โต้ตอบ การทำเช่นนี้เป็นการสิ้นเปลืองพื้นที่และเวลาและสามารถลดโอกาสที่จะได้รับผลลัพธ์ที่คุณต้องการได้จริง "ฉันกำลังสมัครตำแหน่ง (ชื่องาน)" มีความมั่นใจมากกว่า "ฉันเห็นตำแหน่งที่โฆษณาไว้ และฉันกำลังพิจารณาที่จะยื่นใบสมัคร" คุณอยากจะสัมภาษณ์และจ้างงานคนไหน เพราะเหตุใด
4. กล้าหาญ (มันเป็นเรื่องธุรกิจ) – ไม่มีใครเคารพคนที่ไม่พูดในสิ่งที่พวกเขาต้องการ หลักการเดียวกันนี้ใช้กับอีเมลของคุณ มั่นใจ กล้าหาญ และชัดเจนกับสิ่งที่คุณต้องการ รูปแบบที่เป็นทางการเป็นโครงสร้างที่เหมาะสมที่สุดในการทำให้ความต้องการของคุณชัดเจน การเป็นคนตรงไปตรงมาไม่ได้หมายความว่าเป็นคนหยาบคาย
5. ใช้นักเขียนอีเมล HIX.AI – ผู้เชี่ยวชาญประสบความสำเร็จได้เพราะพวกเขาพบวิธีที่ดีที่สุดในการทำทุกงานให้สำเร็จ ใช้เวลาเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการนานเกินไปใช่ไหม ให้ โปรแกรมสร้างอีเมล HIX.AI AI ทำเพื่อคุณ โปรแกรมการเขียน AI ระดับมืออาชีพและทรงพลังนี้สามารถสร้างอีเมลที่แม่นยำและมีประสิทธิภาพ 100% ได้ในไม่กี่วินาที

บทสรุป

อีเมลที่เป็นทางการสามารถสร้างความปั่นป่วนได้แม้กระทั่งนักเขียนที่เชี่ยวชาญที่สุดและเป็นมืออาชีพที่สมบูรณ์ที่สุด แต่ไม่ต้องสนใจภาษาอีกต่อไป คุณจะเหลือรูปแบบอีเมลที่เรียบง่ายและง่ายต่อการปฏิบัติตาม เริ่มต้นด้วยหัวเรื่อง และสร้างข้อความของคุณจากตรงนั้น ใช้เสียงที่กระตือรือร้น แสดงความต้องการของคุณ และกล้าที่จะทำธุรกิจ นั่นคือเคล็ดลับในการเขียนอีเมลทางการที่ประสบความสำเร็จ