ไม่เคยเขียนอีเมลมาก่อน? เรากำลังนำคุณกลับไปสู่พื้นฐานในบทความเกี่ยวกับโรงเรียนทางอีเมลของเรา เราจะสำรวจรูปแบบอีเมล โดยดูที่แต่ละส่วนเพื่ออธิบายว่ารูปแบบเหล่านี้ทำงานร่วมกันอย่างไรเพื่อสร้างข้อความที่มีความหมาย
หากคุณนั่งอยู่ตรงนั้นและสงสัยว่า: "เหตุใดฉันจึงต้องเสียเวลาเรียนรู้วิธีการเขียนอีเมลอย่างถูกต้อง" คุณไม่จำเป็นต้อง อย่างไรก็ตาม รูปแบบอีเมลอย่างเป็นทางการนั้นค่อนข้างเป็นสากลทั่วโลก มันเป็นวิธีที่จะทำสิ่งต่าง ๆ ให้สำเร็จ!
สำหรับผู้ที่ต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีจัดรูปแบบอีเมล โปรดอ่านต่อ!
รูปแบบอีเมลที่เหมาะสมคืออะไร?
อีเมลดีๆ ทุกฉบับ (และแม้แต่อีเมลขยะ) ประกอบด้วย 4 ส่วน ทั้ง 4 ส่วนนี้ทำงานร่วมกันเหมือนปริศนาที่สวยงามเพื่อสร้างข้อความที่สมบูรณ์แบบ
พลาดไปอันใดอันหนึ่ง (เช่น คำทักทาย) และผู้อ่านอาจสับสนหรือขุ่นเคืองเล็กน้อย
อีเมลทั้ง 4 ส่วนประกอบด้วย:
- หัวเรื่องอีเมล
- เอม ทักทาย
- สำเนาเนื้อหาอีเมล
- การลงชื่อปิดอีเมล/ขั้นตอนถัดไป
คลิกเปิด "ข้อความใหม่" และป้อนที่อยู่อีเมลในช่อง "ถึง" เท่านี้เราก็พร้อมที่จะสร้าง อีเมลภาษาอังกฤษอย่างเป็นทางการ ของเราโดยใช้รูปแบบอีเมลที่เป็นที่ยอมรับในระดับสากล
หัวเรื่องอีเมล
บรรทัดหัวเรื่องคือจุดเริ่มต้นของการสร้างอีเมลอย่างเป็นทางการของคุณ สร้างหัวเรื่องที่ไม่ดี และมันก็เป็นจุดสิ้นสุดด้วยเช่นกัน
หัวเรื่องควรให้ภาพรวมที่ชัดเจนว่าอีเมลของคุณคืออะไรโดยที่บุคคลนั้นไม่จำเป็นต้องเปิดอ่านด้วยซ้ำ
ไม่มีความเห็นพ้องต้องกัน แต่หัวเรื่องที่ดีที่สุดและมีประสิทธิภาพมากที่สุดนั้นสั้น (5 - 7 คำ)
นี่เป็นเพียงเพราะว่าพวกเราส่วนใหญ่อ่านและวิจารณ์อีเมลบนโทรศัพท์มือถือของเรา ซึ่งจะตัดหัวเรื่องให้มีความยาวตามที่กำหนด
การเขียนหัวเรื่องเป็นรูปแบบศิลปะ และเรามีพื้นที่จำกัดที่นี่ แต่ต่อไปนี้คือตัวเลือกหัวเรื่องบางส่วนที่จะแสดงให้คุณเห็นว่ามันทำงานอย่างไร:
- คำขอประชุม – (วันที่เฉื่อย)
- (ชื่อของคุณ) – การยืนยันการสัมภาษณ์
- ขออภัยที่พลาดการนัดหมายของเรา
- การยืนยันการเข้าร่วม – (รายละเอียดกิจกรรม)
- ต้องการเพิ่มยอดขาย? นี่คือ 5 วิธี!
- คุณกำลังทำข้อผิดพลาดอีเมลทั่วไปเหล่านี้หรือไม่?
- อยากเห็นพลังของ AI ไหม? ลองใช้เครื่องมือสร้างอีเมล HIX.AI AI !
หัวเรื่องมีบทบาทสำคัญในการกำหนดบริบทของอีเมลของคุณ ดังนั้นทำให้ถูกต้อง เท่านี้คุณก็เริ่มต้นได้ดีแล้ว
อีเมล์ทักทาย
หวังว่าผู้ที่ได้รับอีเมลของคุณจะคลิกเปิดแล้วและกำลังจะอ่านมัน คุณควรเริ่มต้นด้วยคำทักทายส่วนตัวที่ใช้ชื่อของบุคคลนั้นเสมอ
เราขอแนะนำให้เลือกอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้:
- “สวัสดี (ชื่อบุคคล)
- “สวัสดี (ชื่อบุคคล)
ทำไมไม่ใช้ "ที่รัก"? เพราะมารยาททางอีเมลมีการเปลี่ยนแปลง แม้ว่าจะยังมีสถานที่สำหรับการทักทายอย่างเป็นทางการ (เช่น การตอบกลับคำขอ RSVP) แต่คำทักทายเหล่านี้กลับไม่ได้ใช้ในที่ทำงานอีกต่อไป คุณสามารถจัดเก็บ "Dear Sir/Madam" ไว้ในที่เดียวกันได้ (ในถังขยะ)
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเคล็ดลับมารยาททางอีเมล
สำเนาเนื้อหาอีเมล
สำเนาเนื้อหาเป็นแกนหลักของข้อความของคุณ
ความยาวจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณต้องการพูดและระดับของรายละเอียดที่คุณกำลังพูดถึง อีเมลสามารถสั้นเพียงประโยคเดียว:
"ฉันขอยืนยันว่าฉันได้รับคำขอประชุมของคุณแล้วและสามารถเข้าร่วมได้"
อย่างไรก็ตาม เมื่อเขียนใบสมัครทางอีเมล คุณจะต้องให้ข้อมูลเพิ่มเติมจำนวนมาก โดยสรุปตำแหน่งงานที่คุณสมัครและทักษะหลักของคุณ
ต่อไปนี้คือสิ่งสำคัญบางประการที่ควรจดจำเมื่อเขียนสำเนาเนื้อหาอีเมลอย่างเป็นทางการ:
- สรุปทุกอย่างในหนึ่งหรือสองประโยคแรก (ถ้าทำได้)
- ใช้ย่อหน้าถัดไปเพื่อเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติม
- ดำเนินเรื่องให้กระชับและกระชับ อย่าให้ข้อมูลมากเกินไปแก่ผู้คน
- หลีกเลี่ยงข้อความที่ยาวและแบ่งย่อหน้าออกเป็นส่วนๆ ที่สามารถจัดการได้
- คุณสามารถใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและวิธีอื่นๆ เพื่อแยกข้อความได้ตามใจชอบ
- อย่าลืมรายละเอียดการติดต่อของคุณ
ลงชื่อเข้าใช้อีเมล/ขั้นตอนถัดไป
หากคุณทำตามคำแนะนำของเราข้างต้น แสดงว่าคุณได้สร้างสำเนาเนื้อหาอีเมลที่ยอดเยี่ยมแล้ว หากอีเมลของคุณมีไว้เพื่อเป็นข้อมูลเท่านั้น (เช่น การยืนยันการเข้าร่วมการประชุม) คุณสามารถคลิกส่งได้แล้ว
อย่างไรก็ตาม หากคุณคาดหวังให้พวกเขาทำอะไรบางอย่าง (ตอบกลับ ส่งเอกสาร ยืนยันการเข้าร่วม ฯลฯ) ให้ใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) ด้วย CTA เป็นข้อความสั้นๆ ที่อธิบายสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้อื่นทำ แบบนี้:
“คุณช่วยยืนยันได้ไหมว่าคุณได้รับใบสมัครของฉันแล้ว และฉันได้ให้ทุกสิ่งที่คุณขอแล้ว”
หากคุณกำลังเสนอแนวทางปฏิบัติ สิ่งที่เราเรียกว่าเป็นขั้นตอนต่อไป คุณจะต้องสะกดคำนั้นไว้ท้ายอีเมลเสมอ
“ขั้นตอนต่อไปของกระบวนการ ได้แก่ การสัมภาษณ์ ซึ่งจะมีขึ้นใน (ระบุวันที่)”
คุณจะต้องใส่ส่วนท้าย (เพื่อเป็นแรงบันดาลใจ โปรดดูคำแนะนำใน การสิ้นสุดอีเมลที่เป็นทางการ ) รวมถึงชื่อ ลายเซ็นอีเมล และรายละเอียดการติดต่อของคุณ
นี่คือขั้นตอน การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ !
5 ตัวอย่างรูปแบบอีเมลทางการ
ยังไม่พร้อมที่จะเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการของคุณเองใช่ไหม? มันไม่ใช่ปัญหา! ต่อไปนี้คือตัวอย่างรูปแบบอีเมลทางการ 5 รูปแบบที่เขียนโดยผู้เชี่ยวชาญเพื่อความเพลิดเพลินในการรับชมของคุณ สิ่งเหล่านี้ครอบคลุมบางสถานการณ์ที่คุณอาจประสบ แต่คุณยังคงต้องแก้ไข อัปเดต และแก้ไขให้เหมาะสม
อย่าตัดแปะ แต่ใช้เป็นแรงบันดาลใจ
อีเมลขอประชุมอย่างเป็นทางการ
เบื่อกับการพิมพ์คำขอประชุมที่ไม่ได้รับการตอบกลับใช่หรือไม่ ดูว่าอีเมลของคุณเป็นอย่างไรเมื่อเทียบกับตัวอย่างอีเมลคำขอประชุมอย่างเป็นทางการของเรา (ของเราดีกว่าใช่ไหม?)
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อยืนยันกำหนดการประชุมที่กำลังจะมาถึง
โปรดแจ้งให้เราทราบว่ากำหนดการที่เสนอนั้นเหมาะกับคุณหรือไม่
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลสมัครงานอย่างเป็นทางการ
คุณได้เห็นงานที่สมบูรณ์แบบแล้ว ตอนนี้ได้เวลาสมัครแล้ว อีเมลใบสมัครอย่างเป็นทางการนี้มุ่งเน้นไปที่ทักษะของคุณและส่งเสริมให้คุณเป็นบุคคลที่ดีที่สุดสำหรับงานนี้ ไปรับมัน!
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันเขียนมาเพื่อสมัครงานอย่างเป็นทางการที่ [ ชื่อบริษัท ] ที่เพิ่งโพสต์ทางออนไลน์ ฉันตื่นเต้นกับโอกาสในการเข้าร่วมทีมของคุณและมีส่วนร่วมในทักษะและประสบการณ์ของฉัน
ด้วยประสบการณ์มากกว่า 10 ปีใน [ สาขาที่เกี่ยวข้อง ] ฉันจึงได้พัฒนารากฐานที่แข็งแกร่งใน [ ทักษะเฉพาะ ] ฉันมั่นใจว่าความเชี่ยวชาญทางเทคนิค ความใส่ใจในรายละเอียด และความสามารถในการทำงานร่วมกันของฉันจะทำให้ฉันเป็นทรัพย์สินที่มีค่าสำหรับองค์กรของคุณ
ฉันได้แนบเรซูเม่ของฉันเพื่อให้คุณตรวจสอบ หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน
ขอขอบคุณสำหรับการพิจารณาใบสมัครของฉัน ฉันหวังว่าจะมีโอกาสหารือว่าคุณสมบัติของฉันสอดคล้องกับข้อกำหนดของตำแหน่งอย่างไร
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลยืนยันการสัมภาษณ์อย่างเป็นทางการ
คุณได้ผ่านการสมัครและได้รับช่องสัมภาษณ์แล้ว ตอนนี้ตอบตกลงเหมือนแชมป์ด้วยข้อความของเรา ตัวอย่างการยืนยันการสัมภาษณ์อย่างเป็นทางการนี้ไม่ได้ล้อเล่น เป็นมืออาชีพ 100% และเน้นไปที่รางวัล
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อยืนยันกำหนดเวลาการประชุมที่กำลังจะมาถึงของเรา
โปรดแจ้งให้เราทราบว่ากำหนดการที่เสนอนั้นเหมาะกับคุณหรือไม่
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลลูกค้าอย่างเป็นทางการ
เว้นแต่คุณจะรู้จักพวกเขาดี คุณควรสร้างอีเมลที่เป็นทางการถึงลูกค้าเสมอ แม้ว่าบางคนจะยอมรับความเป็นกันเองเล็กน้อย แต่บางคนก็อาจยึดติดกับกฎเกณฑ์ได้ นี่คืออีเมลทางการที่ยอดเยี่ยมสำหรับลูกค้าทุกคน
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันเชื่อว่าอีเมลนี้จะทำให้คุณมีสุขภาพที่ดีและมีกำลังใจที่ดี ฉันเขียนจดหมายนี้เพื่อแสดงความขอบคุณสำหรับความเชื่อมั่นของบริษัทของคุณในบริการของเราและความสัมพันธ์ทางธุรกิจอย่างต่อเนื่องของเรา
เรามุ่งมั่นอย่างต่อเนื่องเพื่อมอบบริการระดับสูงที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะของคุณ ด้วยเหตุนี้ เราจึงพยายามที่จะเข้าใจประสบการณ์ของคุณให้ดีขึ้นและระบุวิธีที่เราสามารถปรับปรุงบริการของเราต่อไปเพื่อตอบสนองความคาดหวังของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
เราให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของคุณอย่างมากและขอขอบคุณสำหรับข้อสังเกต ข้อสังเกตใดๆ ก็ตาม หรือคำแนะนำที่คุณอาจมีซึ่งจะช่วยให้เรามั่นใจได้ว่าบริการของเราสอดคล้องกับความต้องการ ข้อกำหนด และวัตถุประสงค์ทางธุรกิจของคุณ
เราตระหนักถึงความสำคัญของเวลาของคุณและขอขอบคุณสำหรับความร่วมมือที่คาดหวังและการตอบกลับที่รวดเร็วของคุณ หากคุณมีข้อสงสัยหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการหรือความร่วมมือของเราในด้านใด ๆ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อเรา
คาดว่าจะได้รับคำตอบที่ดีที่สุดและเป็นพันธมิตรอย่างต่อเนื่อง
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลขอลาพักร้อนอย่างเป็นทางการ
เจ้านายยากสักหน่อยไหม? ของเราด้วย เมื่อขอลาพักร้อน ตัวอย่างที่เป็นทางการนี้จะแสดงความต้องการของคุณอย่างชัดเจนและเรียบง่าย ปีที่ผ่านมาคุณทำงานหนักมามากแล้ว และตอนนี้ก็พักร้อนได้แล้ว อย่าลืมส่งโปสการ์ดถึงเรา!
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนถึงขอวันหยุดพักผ่อนอย่างเป็นทางการเป็นเวลา [ จำนวนวัน ] โดยเริ่มตั้งแต่ [ วันที่เริ่มต้น ] และสิ้นสุดในวันที่ [ วันที่สิ้นสุด ] [ เหตุผลในการลาพักร้อน ] ฉันเชื่อว่าการใช้เวลาว่างเพื่อชาร์จพลังและฟื้นฟูร่างกายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับฉัน
ฉันได้พูดคุยกับ [ ชื่อเพื่อนร่วมงาน ] ซึ่งตกลงที่จะรับผิดชอบหน้าที่ของฉันในระหว่างที่ฉันไม่อยู่ ฉันจะตรวจสอบให้แน่ใจว่างานที่ค้างอยู่ทั้งหมดเสร็จสมบูรณ์และให้คำแนะนำโดยละเอียดสำหรับโครงการที่กำลังดำเนินอยู่
โปรดแจ้งให้เราทราบหากมีข้อกังวลใดๆ หรือหากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติมก่อนที่จะอนุมัติคำขอวันหยุดของฉัน ฉันเข้าใจถึงความสำคัญของการรักษาขั้นตอนการทำงานให้ราบรื่น และจะลดการหยุดชะงักใดๆ ให้เหลือน้อยที่สุด
ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้และสำหรับการพิจารณาคำขอของฉัน ฉันหวังว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณทันที
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
ฉันต้องใช้รูปแบบอีเมลระดับมืออาชีพหรือไม่?
เลขที่! คุณสามารถทำทุกอย่างที่คุณต้องการ. นอกจากนี้คุณยังกระโดดลงจากแก้มยางแล้วเดินไปตามถนนหรือพยายามเปิดประตูผู้โดยสารระหว่างเที่ยวบิน
รูปแบบอีเมลแบบมืออาชีพเป็นที่ยอมรับในระดับสากลว่าเป็นสิ่งที่เสร็จสิ้นแล้ว สิ่งที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับรูปแบบอีเมลที่เป็นทางการคือช่วยให้เขียนอีเมลได้ง่ายขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องเป็นคนตลก สร้างสรรค์ หรือค้นหาแรงบันดาลใจจากที่ไหนก็ได้ แค่ยึดตามกฎเกณฑ์
นอกจากนี้คุณยังจะพบว่ารูปแบบอีเมลแบบมืออาชีพแพร่หลายไปทั่วโลก แม้ว่าภาษาอังกฤษเป็นภาษาสากลของธุรกิจ แต่ผู้ที่เขียนในทุกภาษาจะใช้รูปแบบที่เป็นทางการ
เราหวังว่าบล็อกนี้จะแสดงให้คุณเห็นว่าการเขียนข้อความทางการในรูปแบบอีเมลที่ถูกต้องนั้นง่ายดายเพียงใด หากคุณยังคงต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมอีกเล็กน้อย โปรดดูเคล็ดลับมือโปร 5 ข้อจากผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมลที่ HIX.AI
เคล็ดลับ 5 ข้อสำหรับการจัดรูปแบบอีเมล
- สร้างเทมเพลต - หากคุณกังวลว่าจะขาดสิ่งใดไป ให้สร้างเทมเพลต คุณสามารถใช้ Word, Google Docs หรือซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพอื่นๆ เพื่อสร้างเทมเพลตของคุณเองได้ จากนั้น เมื่อคุณต้องการเขียนอีเมล คุณสามารถดำเนินการตามรูปแบบได้ ในตอนท้าย อีเมลอย่างเป็นทางการฉบับสุดท้ายของคุณมีรูปแบบถูกต้อง 100%
- ทำให้ไม่มีตัวตน – ตกลง ดังนั้นคุณต้องเริ่มต้นด้วยชื่อของบุคคลนั้น แต่หลังจากนั้น คุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรมากเกินไป หลีกเลี่ยงการขอบคุณหรือขอโทษยาวๆ เพราะนี่คือธุรกิจ และคนเหล่านี้ไม่ใช่เพื่อนของคุณ หากเป็นเช่นนั้น ก็อย่าส่งอีเมลอย่างเป็นทางการให้พวกเขา
- เขียนด้วยเสียงที่กระตือรือร้น – อีเมลธุรกิจ จำนวนมากเกินไปติดอยู่กับเสียงที่ไม่โต้ตอบ การทำเช่นนี้เป็นการสิ้นเปลืองพื้นที่และเวลาและสามารถลดโอกาสที่จะได้รับผลลัพธ์ที่คุณต้องการได้จริง "ฉันกำลังสมัครตำแหน่ง (ชื่องาน)" มีความมั่นใจมากกว่า "ฉันเห็นตำแหน่งที่โฆษณาไว้ และฉันกำลังพิจารณาที่จะยื่นใบสมัคร" คุณอยากจะสัมภาษณ์และจ้างงานคนไหน เพราะเหตุใด
- กล้าหาญ (มันเป็นเรื่องธุรกิจ) – ไม่มีใครเคารพคนที่ไม่พูดในสิ่งที่พวกเขาต้องการ หลักการเดียวกันนี้ใช้กับอีเมลของคุณ มั่นใจ กล้าหาญ และชัดเจนกับสิ่งที่คุณต้องการ รูปแบบที่เป็นทางการเป็นโครงสร้างที่เหมาะสมที่สุดในการทำให้ความต้องการของคุณชัดเจน การเป็นคนตรงไปตรงมาไม่ได้หมายความว่าเป็นคนหยาบคาย
- ใช้นักเขียนอีเมล HIX.AI – ผู้เชี่ยวชาญประสบความสำเร็จได้เพราะพวกเขาพบวิธีที่ดีที่สุดในการทำทุกงานให้สำเร็จ ใช้เวลาเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการนานเกินไปใช่ไหม ให้ โปรแกรมสร้างอีเมล HIX.AI AI ทำเพื่อคุณ โปรแกรมการเขียน AI ระดับมืออาชีพและทรงพลังนี้สามารถสร้างอีเมลที่แม่นยำและมีประสิทธิภาพ 100% ได้ในไม่กี่วินาที
บทสรุป
อีเมลที่เป็นทางการสามารถสร้างความปั่นป่วนได้แม้กระทั่งนักเขียนที่เชี่ยวชาญที่สุดและเป็นมืออาชีพที่สมบูรณ์ที่สุด แต่ไม่ต้องสนใจภาษาอีกต่อไป คุณจะเหลือรูปแบบอีเมลที่เรียบง่ายและง่ายต่อการปฏิบัติตาม เริ่มต้นด้วยหัวเรื่อง และสร้างข้อความของคุณจากตรงนั้น ใช้เสียงที่กระตือรือร้น แสดงความต้องการของคุณ และกล้าที่จะทำธุรกิจ นั่นคือเคล็ดลับในการเขียนอีเมลทางการที่ประสบความสำเร็จ