วิธีเขียนอีเมลถึงอาจารย์ (5 ตัวอย่างและเทมเพลต)

ติดขัดในขณะที่เรียนหลักสูตรวิทยาลัยของคุณหรือไม่? อาจารย์มีบทบาทสำคัญในการศึกษาระดับวิทยาลัยของเรา ทั้งการบรรยาย ความเป็นผู้นำ และการสนับสนุน ยอมรับเถอะว่าคุณกำลังจ่ายเงินค่าเล่าเรียนในวิทยาลัยเพียงพอแล้ว สิ่งที่คุณคาดหวังได้น้อยที่สุดก็คือการตอบกลับอีเมล

อาจารย์ไม่ใช่สัตว์ประหลาดตัวใหญ่ที่น่ากลัว (ไม่ใช่ทั้งหมด) แต่เป็นคนมีเหตุผลที่ต้องการช่วยเหลือคุณตามคำขอทางอีเมล พวกเขาจะคาดหวังให้เขียนคำขออีเมลของคุณอย่างถูกต้อง ในรูปแบบที่แสดงความเคารพ คุณไม่ได้ส่งข้อความถึงเพื่อน แต่เป็นผู้มีอำนาจ

คุณจะทำอย่างไรมันได้หรือไม่? ในคู่มือนี้เกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลถึงอาจารย์ เราจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับรูปแบบอีเมล เราจะแสดงวิธีจัดโครงสร้างอีเมลถึงอาจารย์ และจัดเตรียมอีเมลตัวอย่าง 5 ฉบับให้กับอาจารย์ ซึ่งรวมถึง:

• ส่งอีเมลถึงอาจารย์เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม
• ส่งอีเมลถึงอาจารย์เกี่ยวกับกำหนดเวลา
• ส่งอีเมลถึงอาจารย์เพื่อขอข้อมูลอ้างอิง
• ส่งอีเมลถึงอาจารย์เกี่ยวกับปัญหาส่วนตัว
• ส่งอีเมลถึงอาจารย์เพื่อขอขยายเวลา

ในตอนท้ายของคู่มือเกี่ยวกับการส่งอีเมลหาอาจารย์นี้ คุณสามารถขออะไรก็ได้ที่คุณต้องการ (แต่เราไม่สามารถรับประกันได้ว่าพวกเขาจะตอบกลับ!)

ทำไมต้องเขียนอีเมลถึงอาจารย์ของคุณ?

อาจารย์มีหน้าที่รับผิดชอบในการสนับสนุนและชี้แนะคุณตลอดอาชีพการศึกษาของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงความช่วยเหลือในงานที่ยุ่งยาก การขยายกำหนดเวลา หรือการให้ข้อมูลอ้างอิง อาจารย์ยังมีหน้าที่อภิบาลและอาจให้ความช่วยเหลือหากคุณประสบปัญหาส่วนตัว โดยพื้นฐานแล้ว พวกเขาพร้อมที่จะช่วยเหลือคุณหากคุณต้องการ

หากทำได้ ทางที่ดีที่สุดคือขอความช่วยเหลือและการสนับสนุนด้วยตนเอง แต่เรารู้ว่าสิ่งนี้ไม่สามารถทำได้เสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อนักเรียนจำนวนมากเรียนทางไกล แต่ถ้าคุณไม่สามารถพูดคุยต่อหน้าได้ คุณสามารถส่งอีเมลถึงอาจารย์ของคุณได้ แต่คุณจะต้องแน่ใจว่าข้อความของคุณสุภาพ เป็นมืออาชีพ และเป็นไปตาม รูปแบบและโครงสร้างของอีเมลที่ถูกต้อง

เริ่มต้นด้วยการแสดงอีเมลตัวอย่าง 5 ฉบับให้กับอาจารย์

ตัวอย่างอีเมล 5 ฉบับถึงอาจารย์

ตัวอย่างอีเมลที่ส่งถึงอาจารย์เหล่านี้จะเป็นแนวทางที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับโครงสร้าง น้ำเสียง และแนวทางที่คุณสามารถใช้ได้ คุณสามารถตัดและวางตัวอย่างเหล่านี้ได้หากต้องการ แต่เราขอแนะนำให้คุณใช้เป็นพื้นฐานในการสร้างอีเมลของคุณเอง

คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับ วิธีการส่งอีเมลถึงอาจารย์

อาจารย์เป็นมืออาชีพ (มีเบาะแสอยู่ในชื่อ) และคาดหวังมาตรฐานสูงสุดของภาษาเขียน พวกเขาจะไม่ประทับใจกับการสะกดผิดหรือปัญหาไวยากรณ์ นอกจากนี้ยังคุ้นเคยกับการอ่านและตอบกลับอีเมลที่เป็นทางการ ดังนั้นคุณต้องยึดถือโครงสร้างที่กำหนดไว้เสมอ

เมื่อเขียนอีเมลถึงอาจารย์ คุณควรมุ่งความสนใจไปที่ผลลัพธ์เป็นหลัก นี่เป็นแนวทางที่ใช้ได้ในการเขียนอีเมลถึงอาจารย์:

• แนะนำตัวเอง
• อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงส่งอีเมลและสิ่งที่คุณต้องการ
• แสดงความขอบคุณล่วงหน้า
• รวมกำหนดเวลา/CTA

ดังที่เราได้อธิบายไปก่อนหน้านี้ อาจารย์คาดหวังที่จะอ่านอีเมลในรูปแบบที่ถูกต้อง เพื่อช่วยอธิบายวิธีเขียนอีเมลถึงอาจารย์ เราได้แบ่งออกเป็น 3 ส่วน:

• อีเมล์ถึงหัวเรื่องอาจารย์
• สำเนาร่างกาย
• ลงชื่อออก/ขั้นตอนถัดไป

อีเมล์ถึงหัวเรื่องอาจารย์

อาจารย์จะพบว่ากล่องจดหมายของตนเต็มไปด้วยอีเมลหลายร้อยฉบับจากนักศึกษา เพื่อนนักวิชาการ และคณาจารย์ ดังนั้นอีเมลของคุณจะต้องโดดเด่น ยังไง? ด้วยการสร้างหัวเรื่องที่ยอดเยี่ยม!

การสาธิตวิธีเขียนหัวเรื่องพร้อมตัวอย่างหัวเรื่องในอีเมลถึงอาจารย์ของคุณนั้นทำได้ง่ายกว่า

• ฉันขอความช่วยเหลือได้บ้าง (พร้อมรายละเอียด)
• ต้องชี้แจง (รายละเอียดการบรรยาย)
• กำหนดเวลามอบหมายงานของฉันคือเมื่อใด?
• กรุณาช่วยยืนยันกำหนดเวลาการมอบหมายงานของฉันได้ไหม?
• คำร้องขอขยายเวลาการมอบหมายงาน
• ฉันขอข้อมูลอ้างอิงได้ไหม
• คุณจะให้ฉันอ้างอิงหรือไม่?
• คำขออ้างอิง

ส่งอีเมลถึงสำเนาเนื้อหาของอาจารย์

หวังว่าหัวเรื่องของคุณคงจะชัดเจนพอที่จะดึงดูดความสนใจของอาจารย์ได้ ทันทีที่พวกเขาเปิดอีเมล คุณต้องมีส่วนร่วมกับพวกเขาอย่างถูกต้อง

หากคุณมั่นใจ คุณสามารถใช้คำทักทายที่เป็นทางการน้อยลง เช่น "สวัสดีศาสตราจารย์ (ชื่อของพวกเขา)" หากคุณไม่รู้จักพวกเขาดีนักหรือกำลังเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ เช่น ขอขยายเวลา ควรใช้คำว่า "Dear Professor (ชื่อของพวกเขา)" จะดีกว่า

ตอนนี้เราสามารถทำงานผ่านโครงสร้างที่เราอธิบายไว้ข้างต้นได้แล้ว ในตัวอย่างนี้ เราต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นที่นำเสนอในการบรรยาย

แนะนำตัวเอง

"ฉันชื่อ (ชื่อของคุณ) และฉันเข้าเรียนในชั้นเรียนของคุณ (ใส่รายละเอียด)"

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ: จะแนะนำตัวเองทางอีเมลได้อย่างไร

อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงส่งอีเมลและสิ่งที่คุณต้องการ

"ฉันกำลังติดต่อคุณเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นที่คุณหยิบยกขึ้นมาในการบรรยายของคุณ (ใส่วันที่ เวลา ฯลฯ) โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ฉันอยากจะรู้ (สิ่งที่คุณอยากรู้อะไรก็ตาม!)"

แสดงความขอบคุณล่วงหน้า

"ฉันขอขอบคุณที่คุณมีงานยุ่งมาก และฉันขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกที่คุณสามารถให้ได้"

ส่งอีเมลถึงอาจารย์ในการลงนามปิด/ขั้นตอนถัดไป

ข้อความของคุณทรงพลังและ (ที่สำคัญที่สุด) สั้น! เราเกือบจะถึงจุดสิ้นสุดแล้ว แต่เราต้องเพิ่มเติมข้อความของคุณ

รวมกำหนดเวลา/CTA

"ฉันกำลังทำงานที่ได้รับมอบหมายโดยมีกำหนดเวลา (ระบุวันที่) คุณช่วยตอบกลับฉันก่อนวันที่นี้ได้ไหม คุณสามารถติดต่อฉันเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ที่ (กรอกรายละเอียด)"

สุดท้าย คุณจะต้องระบุ บรรทัดปิด ("ขอบคุณ" "ขอบคุณมาก" "ขอแสดงความนับถือ" ฯลฯ) รวมถึงชื่อของคุณและข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็น

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะส่งให้อาจารย์ของคุณแล้ว

วิธีเขียนข้อความถึงอาจารย์อย่างมืออาชีพ

เมื่อส่งอีเมลถึงอาจารย์ของคุณ คุณต้องเข้าใจว่าพลังนั้นอยู่ที่ไหน พวกเขากำลังยุ่ง กดดัน และอาจต้องติดต่อกับนักเรียนคนอื่น ๆ หลายร้อย (อาจเป็นพันคน) หากต้องการตัดเสียงรบกวน คำขอของคุณจะต้องชัดเจนและยึดตามหลักการเหล่านี้:

1. ใช้คำทักทายที่เหมาะสมเสมอ : เริ่มต้นอีเมลของคุณ ด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ เช่น "Dear Dr. [ Last Name ] " หรือ "Hello Professor [ Last Name ] ." ตรวจสอบและตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณใช้ตำแหน่งอาจารย์ของคุณถูกต้อง
2. ตัดคำที่เสียเปล่าออก: ทำให้ข้อความของคุณสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยตัดคำที่เสียเปล่าออก ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจนและระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณในสองสามประโยคแรก
3. ใช้ไวยากรณ์และการสะกดที่เหมาะสม : นักวิชาการคาดหวังมาตรฐานที่สูง ดังนั้นควรตรวจสอบปัญหาการสะกดและไวยากรณ์ก่อนส่งเสมอ
4. ให้ความเคารพและสุภาพต่อศาสตราจารย์ของคุณ : การพูดว่า "ได้โปรด" และ "ขอบคุณ" ช่วยได้มาก ขอความช่วยเหลืออย่างสุภาพและแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือใดๆ
5. ระบุตัวตน : อาจารย์จะติดต่อกับนักเรียนจำนวนมากและอาจไม่รู้ว่าคุณเป็นใคร ดังนั้นควรระบุตัวเองและชั้นเรียนที่คุณกำลังศึกษาอยู่เสมอ
6. หลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่เป็นทางการหรือคำสแลง : อาจารย์จะไม่คาดหวังภาษาที่ไม่เป็นทางการ คำสแลง และวลีขี้เกียจอื่นๆ
7. สรุปความต้องการของคุณอย่างชัดเจน : ไม่ว่าอีเมลของคุณจะมีวัตถุประสงค์อะไรก็ตาม ให้ระบุความต้องการของคุณอย่างชัดเจน อาจารย์ไม่ค่อยมีเวลาและเพียงต้องการทราบว่าคุณต้องการอะไรโดยเร็วที่สุด ดังนั้นอย่าปล่อยให้พวกเขารอนาน!
8. ขอบคุณที่สละเวลา : อาจารย์เป็นคนมีงานยุ่ง ดังนั้นขอบคุณพวกเขาที่สละเวลา บางครั้ง คำที่เลือกสรรเพียงไม่กี่คำก็สามารถช่วยให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการได้อย่างมหัศจรรย์
9. ลงชื่อออกอย่างถูกต้อง: จบอีเมลของคุณในเชิงบวก และดำเนินการอย่างมืออาชีพด้วยการลงชื่อออกที่เหมาะสม อาจารย์อยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจหน้าที่ พวกเขาไม่ใช่เพื่อนของคุณ
10. ใช้ HIX.AI : หากคุณไม่ได้ใช้เสียงที่ถูกต้อง หรือพบว่ารูปแบบอีเมลอย่างเป็นทางการเป็นเรื่องยาก ให้ใช้ โปรแกรมสร้างอีเมล HIX.AI แพลตฟอร์มที่ขับเคลื่อนด้วย AI นี้สามารถสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพถึงอาจารย์ได้ภายในไม่กี่วินาที

บทสรุป

ไม่ทราบวิธีการส่งอีเมลถึงอาจารย์? การใช้เคล็ดลับ คำแนะนำ และรูปแบบที่ระบุไว้ในบล็อกนี้ คุณจะสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพถึงอาจารย์ของคุณได้ในเวลาอันรวดเร็ว หากคุณกังวล ให้ทำตามสัญชาตญาณของคุณเสมอและเน้นที่การทำเรื่องให้สั้น เป็นมืออาชีพ และสุภาพ และแสดงความขอบคุณเสมอ