ติดขัดในขณะที่เรียนหลักสูตรวิทยาลัยของคุณหรือไม่? อาจารย์มีบทบาทสำคัญในการศึกษาระดับวิทยาลัยของเรา ทั้งการบรรยาย ความเป็นผู้นำ และการสนับสนุน ยอมรับเถอะว่าคุณกำลังจ่ายเงินค่าเล่าเรียนในวิทยาลัยเพียงพอแล้ว สิ่งที่คุณคาดหวังได้น้อยที่สุดก็คือการตอบกลับอีเมล
อาจารย์ไม่ใช่สัตว์ประหลาดตัวใหญ่ที่น่ากลัว (ไม่ใช่ทั้งหมด) แต่เป็นคนมีเหตุผลที่ต้องการช่วยเหลือคุณตามคำขอทางอีเมล พวกเขาจะคาดหวังให้เขียนคำขออีเมลของคุณอย่างถูกต้อง ในรูปแบบที่แสดงความเคารพ คุณไม่ได้ส่งข้อความถึงเพื่อน แต่เป็นผู้มีอำนาจ
คุณจะทำอย่างไรมันได้หรือไม่? ในคู่มือนี้เกี่ยวกับวิธีเขียนอีเมลถึงอาจารย์ เราจะให้รายละเอียดเกี่ยวกับรูปแบบอีเมล เราจะแสดงวิธีจัดโครงสร้างอีเมลถึงอาจารย์ และจัดเตรียมอีเมลตัวอย่าง 5 ฉบับให้กับอาจารย์ ซึ่งรวมถึง:
- ส่งอีเมลถึงอาจารย์เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม
- ส่งอีเมลถึงอาจารย์เกี่ยวกับกำหนดเวลา
- ส่งอีเมลถึงอาจารย์เพื่อขอข้อมูลอ้างอิง
- ส่งอีเมลถึงอาจารย์เกี่ยวกับปัญหาส่วนตัว
- ส่งอีเมลถึงอาจารย์เพื่อขอขยายเวลา
ในตอนท้ายของคู่มือเกี่ยวกับการส่งอีเมลหาอาจารย์นี้ คุณสามารถขออะไรก็ได้ที่คุณต้องการ (แต่เราไม่สามารถรับประกันได้ว่าพวกเขาจะตอบกลับ!)
ทำไมต้องเขียนอีเมลถึงอาจารย์ของคุณ?
อาจารย์มีหน้าที่รับผิดชอบในการสนับสนุนและชี้แนะคุณตลอดอาชีพการศึกษาของคุณ ซึ่งอาจรวมถึงความช่วยเหลือในงานที่ยุ่งยาก การขยายกำหนดเวลา หรือการให้ข้อมูลอ้างอิง อาจารย์ยังมีหน้าที่อภิบาลและอาจให้ความช่วยเหลือหากคุณประสบปัญหาส่วนตัว โดยพื้นฐานแล้ว พวกเขาพร้อมที่จะช่วยเหลือคุณหากคุณต้องการ
หากทำได้ ทางที่ดีที่สุดคือขอความช่วยเหลือและการสนับสนุนด้วยตนเอง แต่เรารู้ว่าสิ่งนี้ไม่สามารถทำได้เสมอไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อนักเรียนจำนวนมากเรียนทางไกล แต่ถ้าคุณไม่สามารถพูดคุยต่อหน้าได้ คุณสามารถส่งอีเมลถึงอาจารย์ของคุณได้ แต่คุณจะต้องแน่ใจว่าข้อความของคุณสุภาพ เป็นมืออาชีพ และเป็นไปตาม รูปแบบและโครงสร้างของอีเมลที่ถูกต้อง
เริ่มต้นด้วยการแสดงอีเมลตัวอย่าง 5 ฉบับให้กับอาจารย์
ตัวอย่างอีเมล 5 ฉบับถึงอาจารย์
ตัวอย่างอีเมลที่ส่งถึงอาจารย์เหล่านี้จะเป็นแนวทางที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับโครงสร้าง น้ำเสียง และแนวทางที่คุณสามารถใช้ได้ คุณสามารถตัดและวางตัวอย่างเหล่านี้ได้หากต้องการ แต่เราขอแนะนำให้คุณใช้เป็นพื้นฐานในการสร้างอีเมลของคุณเอง
ส่งอีเมลถึงอาจารย์เพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม
ไม่เข้าใจอะไรในการบรรยายหรือต้องการคำชี้แจงเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมายใช่ไหม อีเมลถึงอาจารย์นี้จะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่ต้องการอย่างรวดเร็ว
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันเข้าร่วมการบรรยายของคุณใน [ หัวข้อการบรรยาย ] และต้องการขอคำชี้แจงเพิ่มเติมใน [ หัวข้อเฉพาะ ] ฉันพบว่าเนื้อหาค่อนข้างท้าทาย และฉันเชื่อว่าการอภิปรายเพิ่มเติมจะช่วยเพิ่มความเข้าใจของฉันในเรื่องนี้ได้อย่างมาก
เราขอกำหนดเวลาการประชุมสั้นๆ ในช่วงเวลาทำการของคุณในสัปดาห์นี้ได้ไหม ฉันจะซาบซึ้งเป็นอย่างยิ่งที่ได้มีโอกาสหารือเกี่ยวกับคำถามของฉันและขอคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมาย โปรดแจ้งให้เราทราบเวลาที่เหมาะสมสำหรับคุณ และฉันจะเตรียมตัวเองให้พร้อมตามนั้น
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ.
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
ส่งอีเมลถึงอาจารย์เกี่ยวกับกำหนดเวลา
อาจารย์มีหน้าที่กำหนดงานและจัดการกำหนดเวลา แต่จะเกิดอะไรขึ้นถ้าคุณลืมเดท? อีเมลถึงอาจารย์นี้สามารถใช้เพื่อกำหนดเส้นตายและรับรองว่าคุณจะไม่พลาด!
เรียน ศาสตราจารย์ [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น แต่ดูเหมือนว่าฉันจะลืมกำหนดเวลาสำหรับงานที่คุณตั้งไว้ คุณช่วยกรุณาแจ้งกำหนดเวลาในการมอบหมายงานให้ฉันหน่อยได้ไหม? ฉันต้องการให้แน่ใจว่าฉันจะไม่พลาดมัน ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับความช่วยเหลือของคุณ
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
ส่งอีเมลถึงอาจารย์เพื่อขอข้อมูลอ้างอิง
หากคุณไม่มีข้อมูลอ้างอิงในการจ้างงาน และการอ้างอิงจากอาจารย์ก็เป็นทางเลือกที่เหมาะสม ก่อนที่จะใส่ชื่ออาจารย์ของคุณในใบสมัคร ให้ใช้อีเมลนี้เพื่อขอข้อมูลอ้างอิง
เรียน [ ชื่อศาสตราจารย์ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันกำลังติดต่อเพื่อขอความช่วยเหลือจากคุณพร้อมข้อมูลอ้างอิง ฉันกำลังสมัคร [ งาน/โปรแกรม ] และต้องมีการอ้างอิงจากอาจารย์ ความรู้ของคุณเกี่ยวกับจรรยาบรรณในการทำงานและความสามารถทางวิชาการของฉันจะทำให้คุณเป็นข้อมูลอ้างอิงในอุดมคติ
หากคุณยินดีที่จะให้ข้อมูลอ้างอิง โปรดแจ้งให้เราทราบ แล้วเราจะให้ข้อมูลหรือเอกสารที่จำเป็นแก่คุณ กำหนดเวลาในการส่งคือ [ วันที่ ]
ขอบคุณสำหรับการพิจารณาคำขอของฉัน ฉันซาบซึ้งมากสำหรับการสนับสนุนของคุณ
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
ส่งอีเมลถึงอาจารย์เกี่ยวกับปัญหาส่วนตัว
บางครั้งชีวิตอาจเป็นอุปสรรคต่อการศึกษาของเราและเปลี่ยนลำดับความสำคัญของเรา อีเมลถึงอาจารย์ฉบับนี้จะอธิบายปัญหาที่คุณกำลังประสบและผลกระทบต่อการเรียนของคุณ
เรียน ศาสตราจารย์ [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบเกี่ยวกับปัญหาส่วนตัวที่ฉันกำลังเผชิญอยู่ซึ่งส่งผลกระทบต่อการเรียนของฉัน
ฉันกำลังเผชิญกับช่วงเวลาที่ยากลำบากในชีวิตส่วนตัวของฉัน โดยต้องรับมือกับเหตุฉุกเฉินในครอบครัว ผลก็คือ ความพร้อมใช้งานและความสามารถในการมุ่งความสนใจไปที่การเรียนในหลักสูตรอย่างเต็มที่ได้รับผลกระทบอย่างมาก ฉันพยายามอย่างเต็มที่เพื่อจัดการกับสถานการณ์นี้ แต่คาดว่ามันอาจยังคงส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของฉันต่อไปในสัปดาห์ต่อๆ ไป
ฉันเข้าใจถึงความสำคัญของการเรียนของฉัน และฉันมุ่งมั่นที่จะเอาชนะความท้าทายเหล่านี้ ฉันจะพยายามทุกวิถีทางเพื่อตามให้ทันงานมอบหมายที่ไม่ได้รับและมีส่วนร่วมในชั้นเรียนอย่างแข็งขันไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นอย่างไร
ฉันขอความเข้าใจและการสนับสนุนของคุณในช่วงเวลานี้ หากมีที่พักหรือการขยายเวลาใดที่คุณสามารถให้ฉันได้ ฉันจะขอบคุณเป็นอย่างยิ่ง ฉันเปิดใจที่จะพูดคุยถึงแนวทางแก้ไขที่อาจช่วยให้ฉันเรียนต่อไปพร้อมกับเผชิญกับความยากลำบากส่วนตัวเหล่านี้ได้
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจและการพิจารณาของคุณ
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
ส่งอีเมลถึงอาจารย์เพื่อขอขยายเวลา
จะไม่ทำงานที่ได้รับมอบหมายของคุณเหรอ? ขอขยายเวลา! แม้ว่าเราไม่สามารถรับประกันได้ว่าคุณจะได้รับอีเมลนี้ แต่อีเมลถึงอาจารย์เพื่อขอขยายเวลาจะทำให้คุณได้รับโอกาสที่ดีที่สุด!
เรียน [ ชื่อศาสตราจารย์ ]
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณได้ดี วันนี้ฉันติดต่อมาเกี่ยวกับงานที่จะมาถึงซึ่งครบกำหนดในวันที่ [ วันที่ ] ฉันขออภัยในความไม่สะดวก แต่ฉันประสบปัญหาที่ไม่คาดคิดซึ่งส่งผลต่อความสามารถในการทำงานมอบหมายให้เสร็จตรงเวลา
เมื่อพิจารณาถึงพฤติการณ์แล้ว ข้าพเจ้าขอขยายระยะเวลาสั้นๆ เพื่อส่งงาน ฉันเข้าใจว่านี่ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของคุณโดยสิ้นเชิง และฉันยินดีที่จะยอมรับเงื่อนไขหรือบทลงโทษสำหรับการขยายกำหนดเวลา
ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจของคุณ และขอขอบคุณที่คุณให้ความสนใจในเรื่องนี้
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
[ ชื่อของคุณ ]
คำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับ วิธีการส่งอีเมลถึงอาจารย์
อาจารย์เป็นมืออาชีพ (มีเบาะแสอยู่ในชื่อ) และคาดหวังมาตรฐานสูงสุดของภาษาเขียน พวกเขาจะไม่ประทับใจกับการสะกดผิดหรือปัญหาไวยากรณ์ นอกจากนี้ยังคุ้นเคยกับการอ่านและตอบกลับอีเมลที่เป็นทางการ ดังนั้นคุณต้องยึดถือโครงสร้างที่กำหนดไว้เสมอ
เมื่อเขียนอีเมลถึงอาจารย์ คุณควรมุ่งความสนใจไปที่ผลลัพธ์เป็นหลัก นี่เป็นแนวทางที่ใช้ได้ในการเขียนอีเมลถึงอาจารย์:
- แนะนำตัวเอง
- อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงส่งอีเมลและสิ่งที่คุณต้องการ
- แสดงความขอบคุณล่วงหน้า
- รวมกำหนดเวลา/CTA
ดังที่เราได้อธิบายไปก่อนหน้านี้ อาจารย์คาดหวังที่จะอ่านอีเมลในรูปแบบที่ถูกต้อง เพื่อช่วยอธิบายวิธีเขียนอีเมลถึงอาจารย์ เราได้แบ่งออกเป็น 3 ส่วน:
- อีเมล์ถึงหัวเรื่องอาจารย์
- สำเนาร่างกาย
- ลงชื่อออก/ขั้นตอนถัดไป
อีเมล์ถึงหัวเรื่องอาจารย์
อาจารย์จะพบว่ากล่องจดหมายของตนเต็มไปด้วยอีเมลหลายร้อยฉบับจากนักศึกษา เพื่อนนักวิชาการ และคณาจารย์ ดังนั้นอีเมลของคุณจะต้องโดดเด่น ยังไง? ด้วยการสร้างหัวเรื่องที่ยอดเยี่ยม!
การสาธิตวิธีเขียนหัวเรื่องพร้อมตัวอย่างหัวเรื่องในอีเมลถึงอาจารย์ของคุณนั้นทำได้ง่ายกว่า
- ฉันขอความช่วยเหลือได้บ้าง (พร้อมรายละเอียด)
- ต้องชี้แจง (รายละเอียดการบรรยาย)
- กำหนดเวลามอบหมายงานของฉันคือเมื่อใด?
- กรุณาช่วยยืนยันกำหนดเวลาการมอบหมายงานของฉันได้ไหม?
- คำร้องขอขยายเวลาการมอบหมายงาน
- ฉันขอข้อมูลอ้างอิงได้ไหม
- คุณจะให้ฉันอ้างอิงหรือไม่?
- คำขออ้างอิง
ส่งอีเมลถึงสำเนาเนื้อหาของอาจารย์
หวังว่าหัวเรื่องของคุณคงจะชัดเจนพอที่จะดึงดูดความสนใจของอาจารย์ได้ ทันทีที่พวกเขาเปิดอีเมล คุณต้องมีส่วนร่วมกับพวกเขาอย่างถูกต้อง
หากคุณมั่นใจ คุณสามารถใช้คำทักทายที่เป็นทางการน้อยลง เช่น "สวัสดีศาสตราจารย์ (ชื่อของพวกเขา)" หากคุณไม่รู้จักพวกเขาดีนักหรือกำลังเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ เช่น ขอขยายเวลา ควรใช้คำว่า "Dear Professor (ชื่อของพวกเขา)" จะดีกว่า
ตอนนี้เราสามารถทำงานผ่านโครงสร้างที่เราอธิบายไว้ข้างต้นได้แล้ว ในตัวอย่างนี้ เราต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นที่นำเสนอในการบรรยาย
แนะนำตัวเอง
"ฉันชื่อ (ชื่อของคุณ) และฉันเข้าเรียนในชั้นเรียนของคุณ (ใส่รายละเอียด)"
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ: จะแนะนำตัวเองทางอีเมลได้อย่างไร
อธิบายว่าเหตุใดคุณจึงส่งอีเมลและสิ่งที่คุณต้องการ
"ฉันกำลังติดต่อคุณเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประเด็นที่คุณหยิบยกขึ้นมาในการบรรยายของคุณ (ใส่วันที่ เวลา ฯลฯ) โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ฉันอยากจะรู้ (สิ่งที่คุณอยากรู้อะไรก็ตาม!)"
แสดงความขอบคุณล่วงหน้า
"ฉันขอขอบคุณที่คุณมีงานยุ่งมาก และฉันขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับข้อมูลและข้อมูลเชิงลึกที่คุณสามารถให้ได้"
ส่งอีเมลถึงอาจารย์ในการลงนามปิด/ขั้นตอนถัดไป
ข้อความของคุณทรงพลังและ (ที่สำคัญที่สุด) สั้น! เราเกือบจะถึงจุดสิ้นสุดแล้ว แต่เราต้องเพิ่มเติมข้อความของคุณ
รวมกำหนดเวลา/CTA
"ฉันกำลังทำงานที่ได้รับมอบหมายโดยมีกำหนดเวลา (ระบุวันที่) คุณช่วยตอบกลับฉันก่อนวันที่นี้ได้ไหม คุณสามารถติดต่อฉันเพื่อหารือเกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ที่ (กรอกรายละเอียด)"
สุดท้าย คุณจะต้องระบุ บรรทัดปิด ("ขอบคุณ" "ขอบคุณมาก" "ขอแสดงความนับถือ" ฯลฯ) รวมถึงชื่อของคุณและข้อมูลอื่น ๆ ที่จำเป็น
ตอนนี้คุณพร้อมที่จะส่งให้อาจารย์ของคุณแล้ว
วิธีเขียนข้อความถึงอาจารย์อย่างมืออาชีพ
เมื่อส่งอีเมลถึงอาจารย์ของคุณ คุณต้องเข้าใจว่าพลังนั้นอยู่ที่ไหน พวกเขากำลังยุ่ง กดดัน และอาจต้องติดต่อกับนักเรียนคนอื่น ๆ หลายร้อย (อาจเป็นพันคน) หากต้องการตัดเสียงรบกวน คำขอของคุณจะต้องชัดเจนและยึดตามหลักการเหล่านี้:
- ใช้คำทักทายที่เหมาะสมเสมอ : เริ่มต้นอีเมลของคุณ ด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ เช่น "Dear Dr. [ Last Name ] " หรือ "Hello Professor [ Last Name ] ." ตรวจสอบและตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณใช้ตำแหน่งอาจารย์ของคุณถูกต้อง
- ตัดคำที่เสียเปล่าออก: ทำให้ข้อความของคุณสั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้โดยตัดคำที่เสียเปล่าออก ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจนและระบุวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณในสองสามประโยคแรก
- ใช้ไวยากรณ์และการสะกดที่เหมาะสม : นักวิชาการคาดหวังมาตรฐานที่สูง ดังนั้นควรตรวจสอบปัญหาการสะกดและไวยากรณ์ก่อนส่งเสมอ
- ให้ความเคารพและสุภาพต่อศาสตราจารย์ของคุณ : การพูดว่า "ได้โปรด" และ "ขอบคุณ" ช่วยได้มาก ขอความช่วยเหลืออย่างสุภาพและแสดงความขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือใดๆ
- ระบุตัวตน : อาจารย์จะติดต่อกับนักเรียนจำนวนมากและอาจไม่รู้ว่าคุณเป็นใคร ดังนั้นควรระบุตัวเองและชั้นเรียนที่คุณกำลังศึกษาอยู่เสมอ
- หลีกเลี่ยงภาษาที่ไม่เป็นทางการหรือคำสแลง : อาจารย์จะไม่คาดหวังภาษาที่ไม่เป็นทางการ คำสแลง และวลีขี้เกียจอื่นๆ
- สรุปความต้องการของคุณอย่างชัดเจน : ไม่ว่าอีเมลของคุณจะมีวัตถุประสงค์อะไรก็ตาม ให้ระบุความต้องการของคุณอย่างชัดเจน อาจารย์ไม่ค่อยมีเวลาและเพียงต้องการทราบว่าคุณต้องการอะไรโดยเร็วที่สุด ดังนั้นอย่าปล่อยให้พวกเขารอนาน!
- ขอบคุณที่สละเวลา : อาจารย์เป็นคนมีงานยุ่ง ดังนั้นขอบคุณพวกเขาที่สละเวลา บางครั้ง คำที่เลือกสรรเพียงไม่กี่คำก็สามารถช่วยให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการได้อย่างมหัศจรรย์
- ลงชื่อออกอย่างถูกต้อง: จบอีเมลของคุณในเชิงบวก และดำเนินการอย่างมืออาชีพด้วยการลงชื่อออกที่เหมาะสม อาจารย์อยู่ในตำแหน่งที่มีอำนาจหน้าที่ พวกเขาไม่ใช่เพื่อนของคุณ
- ใช้ HIX.AI : หากคุณไม่ได้ใช้เสียงที่ถูกต้อง หรือพบว่ารูปแบบอีเมลอย่างเป็นทางการเป็นเรื่องยาก ให้ใช้ โปรแกรมสร้างอีเมล HIX.AI แพลตฟอร์มที่ขับเคลื่อนด้วย AI นี้สามารถสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพถึงอาจารย์ได้ภายในไม่กี่วินาที
บทสรุป
ไม่ทราบวิธีการส่งอีเมลถึงอาจารย์? การใช้เคล็ดลับ คำแนะนำ และรูปแบบที่ระบุไว้ในบล็อกนี้ คุณจะสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพถึงอาจารย์ของคุณได้ในเวลาอันรวดเร็ว หากคุณกังวล ให้ทำตามสัญชาตญาณของคุณเสมอและเน้นที่การทำเรื่องให้สั้น เป็นมืออาชีพ และสุภาพ และแสดงความขอบคุณเสมอ