วิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ (5 เทมเพลตและตัวอย่าง)

ใบแจ้งหนี้คือสิ่งที่ทำให้โลกธุรกิจดำเนินต่อไป คุณทำงานส่งใบแจ้งหนี้และรับเงินทันทีใช่ไหม? นั่นคือทฤษฎี แต่ก็ไม่ได้ผลเช่นนั้นเสมอไป คุณไม่สามารถพึ่งพาผู้อื่นในการชำระเงินได้เสมอไป แต่อีเมลใบแจ้งหนี้ที่เป็นทองคำสามารถมีบทบาทสำคัญในการรับเงินให้คุณ!

แล้วจะเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร? เราจะแสดงให้คุณดู ในคู่มือนี้ เรามีเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ 5 แบบสำหรับสถานการณ์ทั่วไป:

• อีเมลใบแจ้งหนี้ฉบับแรกถึงลูกค้าใหม่
• อีเมลแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้
• ใบแจ้งหนี้ทางอีเมลแบบสั้น
• อีเมลใบแจ้งหนี้อย่างเป็นทางการ
• อีเมลใบแจ้งหนี้โดยละเอียด

หากคุณเร่งด่วน คุณสามารถคัดลอกและวางตัวอย่างอีเมลใบแจ้งหนี้เหล่านี้ได้ แต่เราร่างรูปแบบอีเมลใบแจ้งหนี้และทำงานร่วมกันเพื่อสร้างเทมเพลต เราไม่สามารถรับประกันได้ว่าคุณจะได้รับเงินที่คุณค้างชำระ แต่คุณมีโอกาสที่ดีที่สุดในการใช้อีเมลใบแจ้งหนี้ของเรา

แสดงเงินให้เรา!

อีเมลใบแจ้งหนี้คืออะไร

อีเมลใบแจ้งหนี้ คือข้อความที่ทำให้คุณได้รับเงิน มันง่ายมาก เมื่อคุณส่งมอบบริการ จัดหาผลิตภัณฑ์ หรือดำเนินโครงการเสร็จสิ้น ใบแจ้งหนี้จะทำให้คุณได้รับเงิน

อีเมลใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณสามารถเพิกเฉยต่อข้อมูลที่สำคัญได้

อันที่จริง อีเมลใบแจ้งหนี้จำนวนมากไม่สามารถดึงดูดผู้คนให้ดำเนินการได้ เนื่องจากไม่ได้ระบุข้อมูลที่สำคัญสามส่วน

1. ใบแจ้งหนี้ครอบคลุมอะไรบ้าง
2. เป็นหนี้เท่าไหร่
3. กำหนดเวลาการชำระเงิน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรวมสามสิ่งนี้ไว้ในอีเมลใบแจ้งหนี้ของคุณจะช่วยให้คุณได้รับเงิน

คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีโครงสร้างที่เหมาะสม เป็นมืออาชีพ และตรงประเด็น

นี่คือตัวอย่างอีเมลใบแจ้งหนี้ 5 รายการเพื่อให้คุณดูวิธีดำเนินการได้

ตัวอย่างอีเมลใบแจ้งหนี้ 5 รายการ

คุณคงคิดว่าจะมีตัวอย่างใบแจ้งหนี้เพียงตัวอย่างเดียว แต่คุณคิดผิด ที่จริงแล้ว มีอีเมลใบแจ้งหนี้หลายประเภทที่คุณอาจต้องส่งเพื่อครอบคลุมสถานการณ์ต่างๆ เราจะพูดถึงอีเมลฉบับแรกถึงซัพพลายเออร์รายใหม่ การแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ และใบแจ้งหนี้เชิงลึก

วิธีเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ – คู่มือจากผู้เชี่ยวชาญ

โดยทั่วไปอีเมลใบแจ้งหนี้นั้นเป็นความต้องการในการชำระเงิน แต่คุณต้องการเล่นที่แตกต่างออกไป

แทนที่จะส่งใบแจ้งหนี้เป็นไฟล์แนบ คุณจะต้องแนะนำมันในเชิงบวก ชมเชยพวกเขา และระบุรายละเอียดการชำระเงินตลอดจนข้อกำหนดและเงื่อนไขใดๆ อย่างชัดเจน

เหตุใดจึงต้องทุ่มเทความพยายามทั้งหมดนี้? ในธุรกิจ ความสัมพันธ์มีความสำคัญ และคุณควรใช้ความพยายามทุกวิถีทางเพื่อสร้างมันขึ้นมา นอกจากนี้ อีเมลใบแจ้งหนี้เชิงบวกและเป็นมิตรมีแนวโน้มที่จะได้รับการจัดการอย่างรวดเร็วมากกว่าคำขอที่หยาบคาย

สิ่งสำคัญที่สุดคือการส่งอีเมลขอใบแจ้งหนี้โดยละเอียดและเป็นมิตรจะช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้น

และทำให้คุณเป็นเพื่อน

แล้วคุณจะเริ่มต้นที่ไหน? เราได้แบ่งอีเมลใบแจ้งหนี้ออกเป็น 3 ส่วน:

1. บรรทัดหัวเรื่องอีเมลใบแจ้งหนี้
2. สำเนาร่างกาย
3. ลงชื่อออก/ขั้นตอนถัดไป

อีเมลทุกฉบับเริ่มต้นด้วยหัวเรื่องที่ดี และเราก็เช่นกันในคู่มือผู้เชี่ยวชาญนี้

บรรทัดหัวเรื่องอีเมลใบแจ้งหนี้

ไม่มีใครคาดหวังว่าหัวเรื่องใบแจ้งหนี้ของคุณจะมีไหวพริบ ตลก หรือเป็นมิตร สิ่งที่พวกเขาคาดหวังคือรายละเอียดและวันที่ แต่ไม่ใช่ "ความต้องการในการชำระเงิน"

คุณจะต้องอธิบายว่านี่คือใบแจ้งหนี้ เพื่อให้สามารถยื่นหรือส่งต่อไปยังบุคคลที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว คุณสามารถเพิ่มชื่อบริษัท หมายเลขใบแจ้งหนี้ และวันที่ชำระเงินได้

ต่อไปนี้คือตัวอย่างหัวเรื่องอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ต้องตรวจสอบ:

• ใบแจ้งหนี้ – (ชื่อบริษัท) – (วันที่)
• ใบแจ้งหนี้ (หมายเลข) – (ชื่อบริษัท) – (วันที่)
• โปรดดูใบแจ้งหนี้ล่าสุดของเรา
• ใบแจ้งหนี้ล่าสุด – (ชื่อบริษัท)
• การแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ – โปรดช่วยชำระเงิน
• (ชื่อบริษัท) – ใบแจ้งหนี้ (หมายเลข) –
• ใบแจ้งหนี้สำหรับการสั่งซื้อ #(ใส่หมายเลข)
• (หมายเลขคำสั่งซื้อ) – ใบแจ้งหนี้ – วันที่

ข้อดีประการหนึ่งที่ควรทราบก็คือ เมื่อคุณสร้างรูปแบบสำหรับใบแจ้งหนี้แล้ว คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงรูปแบบดังกล่าวอีก คุณสามารถ (และควร) ใช้อันเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า

ผลลัพธ์!

สำเนาเนื้อหาอีเมลใบแจ้งหนี้

ใบแจ้งหนี้ของคุณถูกเปิดแล้ว ซึ่งเป็นการเริ่มต้นที่ดี ต่อไป เราต้องกำหนดว่าใบแจ้งหนี้ครอบคลุมอะไรบ้าง เงื่อนไขการชำระเงิน วันที่ และจำนวนเงิน แต่ก่อนอื่น ให้เริ่มต้นด้วยคำทักทายส่วนตัวโดยใช้ชื่อจริง

“สวัสดี (ชื่อบุคคล)”

อีเมลใบแจ้งหนี้เป็นไปตามโครงสร้างมาตรฐาน ซึ่งทำให้ง่ายต่อการเขียน เราจะดำเนินการด้านล่างนี้ในขณะที่เราสร้างเทมเพลตของเรา แต่ต่อไปนี้เป็นกระบวนการ 4 ขั้นตอนในการเขียนอีเมลที่จะทำให้คุณได้รับเงิน:

1. แนะนำตัวเอง (และทักทาย!)
2. อธิบายว่านี่คือใบแจ้งหนี้
3. ระบุรายละเอียด (รายการบริการหรือผลิตภัณฑ์และราคา)
4. กำหนดเงื่อนไขมาตรฐาน

พร้อมที่จะสร้างอีเมลใบแจ้งหนี้ของคุณแล้วหรือยัง?

• แนะนำตัวเอง (และทักทาย!)

"ฉันชื่อ (ชื่อของคุณ) และฉันกำลังติดต่อคุณจาก (ชื่อบริษัท) เรายินดีเป็นอย่างยิ่งที่ได้ร่วมงานกับคุณ!"

เรียนรู้เกี่ยวกับ: จะแนะนำตัวเองทางอีเมลได้อย่างไร

• อธิบายว่านี่คือใบแจ้งหนี้

"ฉันกำลังติดต่อคุณพร้อมแจ้งใบแจ้งหนี้ (แนบ) สำหรับบริการ/ผลิตภัณฑ์ของเรา คุณสามารถดูรายละเอียดของทุกอย่างได้ในใบแจ้งหนี้"

• ระบุรายละเอียด (รายการบริการหรือผลิตภัณฑ์และราคา)

"เพื่อให้ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ฉันจึงได้แสดงรายการไว้ด้านล่างด้วย (แทรกรายการ) จำนวนเงินที่ต้องชำระทั้งหมดคือ ($$$)"

• กำหนดเงื่อนไขมาตรฐาน

"เงื่อนไขการชำระเงินมาตรฐานของเราคือ 28 วัน (หรือ 7 วัน หรือ 60 วัน หรืออะไรก็ตามที่คุณใช้!)"

นี่กำลังกลายเป็นเทมเพลตอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ยอดเยี่ยม ตอนนี้เราจำเป็นต้องปัดเศษสิ่งต่าง ๆ ด้วยขั้นตอนถัดไปและลงชื่อออก

การลงชื่อออกอีเมลใบแจ้งหนี้/ขั้นตอนถัดไป

คุณเกือบจะพร้อมที่จะส่งอีเมลใบแจ้งหนี้แล้ว แต่ยังเหลือบางสิ่งที่ต้องรวมไว้ด้วย ประการแรก คุณจะต้องแน่ใจว่าอีเมลของคุณถูกส่งไปแล้ว ดังนั้นโปรดขอการยืนยันและขอให้พวกเขาตรวจสอบรายละเอียด

"โปรดช่วยยืนยันได้ไหมว่าคุณได้รับอีเมลใบแจ้งหนี้นี้ เราจะยินดีเป็นอย่างยิ่งหากคุณสามารถตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดและกลับมาหาฉันหากมีปัญหาใดๆ"

หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับในเวลาที่เหมาะสม โปรดพิจารณาอีเมลติดตามผล (ดูตัวอย่างของเราด้านบนเพื่อดูวิธีดำเนินการดังกล่าว!) ตอนนี้ แสดงความขอบคุณและจบอีเมลใบแจ้งหนี้ด้วยข้อความเชิงบวก

“การทำงานกับคุณเป็นไปด้วยดี และพวกเราทุกคนที่ (ชื่อบริษัท) หวังว่าจะสานต่อความสัมพันธ์เชิงบวกของเราต่อไป”

สมบูรณ์แบบ! ตอนนี้มาปิดท้ายด้วยการเพิ่มการลงนาม ชื่อ ลายเซ็น และรายละเอียดการติดต่อของคุณ

"ขอบคุณมาก" ก็พอแล้ว

คุณเพิ่งเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ฉบับแรกของคุณ...!

มารับเงินกันเถอะ สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำจากอีเมลใบแจ้งหนี้

สิ่งที่เลวร้ายที่สุดที่อาจเกิดขึ้นกับอีเมลใบแจ้งหนี้คืออะไร ว่ามันละเลย.. นั่นหมายความว่าคุณยังคงกังวลว่าจะได้รับเงินหรือไม่ และกังวลว่าคุณจะไม่ได้รับเงิน

มีคนจำนวนมากเกินไปที่ทำผิดพลาดเมื่อเขียนอีเมลใบแจ้งหนี้ พวกเขาสันนิษฐานว่า

สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำต่อไปนี้เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลใบแจ้งหนี้ของคุณจะได้รับผลลัพธ์เสมอ

• ใช้ชื่อของบุคคลนั้น อย่าใช้คำนำที่ล้าสมัย เช่น "Dear Sir/madam" มันล้าสมัยและไม่จำเป็น
• ให้การต้อนรับอย่างอบอุ่น อย่าเริ่มต้นด้วยการเรียกร้องการชำระเงิน!
• พยายามและเป็นมิตร อย่ามองว่าเป็นทางการจนเกินไป
• ทำรายการทุกอย่าง อย่าเพิ่งเพิ่มไฟล์แนบ
• ระบุจำนวนเงินที่ชำระและวันที่ชำระเงินด้วย อย่าทิ้งรายละเอียดใดๆ ออกไป
• โปรดขอคำยืนยันว่าได้ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้แล้ว อย่าถือสาอะไร.
• กำหนดเวลาการติดตามผล อย่าทิ้งการแจ้งเตือนใบแจ้งหนี้ไว้จนนาทีสุดท้าย
• พัฒนารูปแบบและใช้งานอย่างสม่ำเสมอ อย่าเสียเวลาสร้างอีเมลใบแจ้งหนี้ใหม่ทุกครั้งที่คุณต้องส่ง
• ตรวจทานและตรวจสอบอีเมลทุกฉบับ อย่าไว้ใจตัวเอง (หรือบรรณาธิการออนไลน์)
• ลองใช้ เครื่องมือสร้างอีเมล HIX.AI ซึ่ง เป็นเครื่องมือสร้างอีเมลที่ทรงพลังซึ่งสร้างอีเมลใบแจ้งหนี้ที่ชัดเจนภายในไม่กี่วินาที อย่าลองใช้ทางเลือกคุณภาพต่ำที่สร้างข้อความแบบโรบอติกซึ่งไม่ได้กำหนดเป้าหมายไปที่ใครเลย

บทสรุป

อีเมลใบแจ้งหนี้ล้วนเกี่ยวกับเงิน แน่นอนว่าคุณสามารถระบุได้ว่าต้องการเงินทันที แต่สิ่งสำคัญในการรับเงินคือการมีความสุภาพและไม่เร่งเร้า อีเมลใบแจ้งหนี้ที่มีประสิทธิภาพสูงสุดนั้นอบอุ่น เป็นมิตร และใส่ใจทุกรายละเอียด ใช่ อาจใช้เวลานานกว่านั้นเล็กน้อยในการเขียน แต่ผลลัพธ์ที่ได้คือโอกาสที่จะได้รับเงินมากขึ้น และเราคิดว่ามันคุ้มค่า