Polski

HIX AI Writer
ArticleGPT
BrowserGPT
Narzędzia
cennik
Dom > E-maile > Jak pisać e-maile z fakturami (5 szablonów i próbek)

Jak pisać e-maile z fakturami (5 szablonów i próbek)

Faktury napędzają świat biznesu. Wykonujesz pracę, wysyłasz fakturę i od razu otrzymujesz zapłatę, prawda? Taka jest teoria – ale nie zawsze tak to działa. Nie zawsze możesz polegać na ludziach, którzy zapłacą, ale e-maile z fakturami w kolorze złota mogą odegrać potężną rolę w uzyskaniu zapłaty!

Jak zatem napisać e-mail z fakturą? Pokażemy ci. W tym przewodniku udostępniamy 5 szablonów wiadomości e-mail z fakturami do typowych sytuacji:

  • Pierwszy e-mail z fakturą do nowego klienta
  • Przypomnienie o e-mailu z fakturą
  • Krótka faktura e-mailowa
  • Formalny e-mail z fakturą
  • Szczegółowy e-mail z fakturą

Jeśli się spieszysz, możesz skopiować i wkleić te przykłady wiadomości e-mail z fakturą, ale określimy format wiadomości e-mail z fakturą i wspólnie zbudujemy szablon. Nie możemy zagwarantować, że otrzymasz należne Ci pieniądze, ale masz największą szansę, korzystając z naszych e-maili z fakturami.

Pokaż nam pieniądze!

Co to są e-maile z fakturami?

E-maile z fakturami to wiadomości, dzięki którym otrzymasz pieniądze. To takie proste. Kiedy wykonasz usługę, dostarczysz produkt lub ukończysz projekt, otrzymasz zapłatę na fakturze.

E-maile z fakturami nie są fakturami. Nie oznacza to jednak, że możesz zignorować istotne informacje.

W rzeczywistości wiele e-maili z fakturami nie skłania ludzi do działania, ponieważ nie zawierają trzech kluczowych informacji.

  1. Co obejmuje faktura
  2. Ile jest należne
  3. Termin płatności

Umieszczenie każdej z tych trzech rzeczy w e-mailach z fakturami pomoże Ci otrzymać zapłatę.

Musisz także upewnić się, że są one odpowiednio skonstruowane, profesjonalne i trafiają w sedno.

Oto 5 próbek e-maili z fakturami, dzięki którym możesz zobaczyć, jak to osiągnąć.

5 próbek e-maili z fakturami

Można by pomyśleć, że będzie tylko jedna próbka faktury, ale się mylisz. Tak naprawdę istnieje kilka rodzajów e-maili z fakturami, które możesz potrzebować w różnych sytuacjach. Omówimy pierwszą wiadomość e-mail do nowego dostawcy, przypomnienie o fakturze i szczegółową fakturę.

Pierwszy e-mail z fakturą do nowego klienta

Ach, to uczucie nowego klienta! Jeśli zarejestrowałeś nowego klienta lub klienta, bardzo ważne jest, aby poprawnie otrzymać pierwszą wiadomość e-mail z fakturą. Musisz upewnić się, że uwzględniłeś wszystkie szczegóły (świadczone usługi, koszty, szczegóły płatności i terminy). Zobacz, jak sobie z tym poradziliśmy w tym przykładzie.

Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,

Dziękujemy, że wybraliście nasze usługi! Z przyjemnością przekażemy Państwu dane dotyczące pierwszej faktury.

Zapewnione usługi:

- [ Szczegółowy opis świadczonych usług ]

Koszty:

- [ Podział kosztów i cen ]

Szczegóły płatności:

- Kwota płatności: [ Kwota ] - Sposób płatności: [ Sposób płatności ] - Termin płatności: [ Termin płatności ]

Prosimy o dokonanie płatności w podanym terminie. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz dalszych wyjaśnień, skontaktuj się z nami.

Dziękuję za współpracę.

Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]

Przypomnienie o e-mailu z fakturą

Nie zapłacono? Wyślij fakturę przypominającą. Ten przykład dotyczy trudnego zadania przypomnienia komuś, że jest Ci winien pieniądze. Unikaj emocji i skup się na faktach. Nigdy nie przepraszaj ani nie wycofuj się.

Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,

Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. To przyjazne przypomnienie, że faktura za [ produkt/usługę ] nadal jest niezapłacona. Płatność miała nastąpić w dniu [ Termin płatności ] .

Uprzejmie prosimy o jak najszybsze uregulowanie zaległej kwoty [ Kwota ] . W załączeniu faktura w celach informacyjnych.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące płatności, nie wahaj się z nami skontaktować. Cenimy Twoją firmę i doceniamy Twoje szybkie zajęcie się tą sprawą.

Dziękuję za współpracę.

Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]

Tutaj dowiesz się także, jak napisać skuteczny e-mail uzupełniający .

Krótka faktura e-mailowa

Po co wysyłać krótką fakturę? Jeśli dobrze znasz klienta lub prosisz o regularną wpłatę, możesz po prostu uzupełnić luki w tym miejscu i kliknąć wyślij. Twoja znajomość oznacza, że możesz być przyjacielski i zrezygnować z niektórych formalności.

Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,

Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę, aby dostarczyć Państwu fakturę za nasze ostatnie usługi.

W załączeniu przesyłamy fakturę na całą należną kwotę. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy w tej sprawie, daj mi znać.

Dziękuję za uwagę i szybką płatność.

Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]

Formalny e-mail z fakturą

Ten wzór faktury jest w 100% formalny i co do joty odpowiada funkcjom i formatowi. Jeśli szukasz standardowego szablonu faktury spełniającego wszystkie wymagania, to właśnie go znalazłeś.

Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,

Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę, aby potwierdzić harmonogram naszego nadchodzącego spotkania.

Proszę o informację, czy zaproponowany harmonogram odpowiada Państwu.

Dziękuję za uwagę.

Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]

Tutaj dowiesz się także, jak napisać oficjalny e-mail .

Szczegółowy e-mail z fakturą

Jeśli dostarczyłeś wiele produktów lub usług, musisz podać szczegółowe informacje na fakturze. W tym przykładzie zastosowano wypunktowanie, aby dokładnie opisać, co zrobiłeś lub co wykonałeś, oraz cenę, jaką należy zapłacić.

Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,

W załączeniu do tej wiadomości e-mail znajduje się szczegółowa faktura za dostarczone przez nas produkty/usługi. Poniżej znajdują się odpowiednie szczegóły:

  • Produkt/usługa 1: [ Opis ] - [ Cena ]
  • Produkt/usługa 2: [ Opis ] - [ Cena ]
  • Produkt/usługa 3: [ Opis ] - [ Cena ]

Całkowita kwota: [ Cena całkowita ]

Zapoznaj się z fakturą i daj nam znać, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości. Płatność powinna zostać dokonana do [ Termin płatności ] za pomocą podanych metod płatności. Jesteśmy wdzięczni za szybkie zajęcie się tą sprawą.

Dziękujemy za nieustające wsparcie.

Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]

Jak pisać e-maile z fakturami – poradnik eksperta

E-maile z fakturami to w zasadzie żądania zapłaty, ale chcesz rozegrać to inaczej.

Zamiast po prostu wysyłać fakturę jako załącznik, warto ją przedstawić w pozytywny sposób, przekazać komplement i wyraźnie podać szczegóły płatności oraz wszelkie warunki.

Po co zawracać sobie głowę tym całym wysiłkiem? W biznesie liczą się relacje i należy dołożyć wszelkich starań, aby je zbudować. Ponadto istnieje większe prawdopodobieństwo, że pozytywny i przyjazny e-mail z fakturą zostanie rozpatrzony szybciej niż niegrzeczna prośba.

Najważniejsze jest to, że wysyłanie przyjaznych i szczegółowych e-maili z prośbą o fakturę pozwoli Ci szybciej zapłacić

i zaprzyjaźnię się z tobą.

Więc od czego zacząć? Podzieliliśmy e-mail z fakturą na 3 części:

  1. Temat wiadomości e-mail z fakturą
  2. Kopia ciała
  3. Podpisanie/kolejne kroki

Każdy e-mail zaczyna się od świetnego tematu – i tak też robimy w tym przewodniku eksperckim.

Temat wiadomości e-mail z fakturą

Nikt nie oczekuje, że temat faktury będzie dowcipny, zabawny lub przyjazny. Oczekują jednak szczegółów i dat, a nie „wezwania do zapłaty”.

Będziesz chciał wyjaśnić, że jest to faktura, aby można ją było szybko złożyć lub przekazać właściwej osobie. Możesz dodać nazwę firmy, numer faktury i datę płatności.

Oto kilka przykładowych tematów e-maili z fakturami, które należy sprawdzić:

  • Faktura – (Nazwa firmy) – (Data)
  • Faktura (Numer) – (Nazwa firmy) – (Data)
  • Proszę znaleźć naszą najnowszą fakturę
  • Ostatnia faktura – (nazwa firmy)
  • Przypomnienie o fakturze – Proszę o dokonanie płatności
  • (Nazwa firmy) – Faktura (Numer) –
  • Faktura za zamówienie nr (wpisać numer)
  • (Numer zamówienia) – Faktura – Data

Warto zauważyć, że po ustaleniu stylu faktur nie trzeba go ponownie zmieniać. Możesz (i powinieneś) używać tego samego w kółko.

Wynik!

Kopia treści e-maila z fakturą

Twoja faktura została otwarta, a to dobry początek. Następnie musimy określić, co obejmuje faktura, warunki płatności, terminy i kwoty. Najpierw jednak zacznij od spersonalizowanego powitania z użyciem imienia.

„Cześć (imię osoby)”

E-maile z fakturami mają standardową strukturę, co ułatwia ich pisanie. Poniżej zajmiemy się tym podczas tworzenia naszego szablonu, ale oto 4-etapowy proces pisania wiadomości e-mail, za które otrzymasz zapłatę:

  1. Przedstaw się (i przywitaj się!)
  2. Wyjaśnij, że jest to faktura
  3. Podaj szczegóły (wymień usługi lub produkty i ich ceny)
  4. Określ standardowe warunki

Gotowy do tworzenia e-maili z fakturami?

  • Przedstaw się (i przywitaj się!)

„Nazywam się (Twoje imię) i kontaktuję się z Tobą z (nazwa firmy). Współpraca z Tobą była dla nas przyjemnością!”

Dowiedz się więcej na temat: Jak przedstawić się w mailu?

  • Wyjaśnij, że jest to faktura

„Kontaktuję się z Tobą w sprawie naszej faktury (w załączeniu) za nasze usługi/produkty. Wszystkie szczegóły znajdziesz na fakturze.”

  • Podaj szczegóły (wymień usługi lub produkty i ich ceny)

„Aby było to jak najprostsze, wymieniłem je również poniżej. (Wstaw listę). Całkowita kwota należna do zapłaty wynosi ($$$).”

  • Określ standardowe warunki

„Nasze standardowe warunki płatności to 28 dni (lub 7 dni, 60 dni lub cokolwiek innego!).”

To zamienia się w doskonały szablon wiadomości e-mail z fakturą. Teraz musimy zakończyć wszystko kolejnymi krokami i podpisać umowę.

Podpisanie faktury e-mailem/kolejne kroki

Już prawie możesz wysłać e-mail z fakturą, ale pozostało jeszcze kilka rzeczy do dodania. Po pierwsze, chcesz mieć pewność, że Twój e-mail został dostarczony – poproś więc o potwierdzenie i poproś o sprawdzenie szczegółów.

„Czy może Pan potwierdzić otrzymanie e-maila z fakturą? Byłbym wdzięczny, gdyby mógł Pan sprawdzić wszystkie szczegóły i skontaktować się ze mną, jeśli pojawią się jakieś problemy.”

Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi w odpowiednim czasie, rozważ wysłanie kolejnego e-maila (zobacz nasze przykłady powyżej, jak to zrobić!). Teraz wyraź wdzięczność i zakończ wiadomość e-mail z fakturą pozytywnym akcentem.

„Wspaniale było z Państwem współpracować i wszyscy w (nazwa firmy) mamy nadzieję kontynuować nasze pozytywne relacje”.

Doskonały! Teraz zakończmy dodaniem podpisu, Twojego imienia i nazwiska, podpisu i danych kontaktowych.

„Wielkie dzięki” jest w porządku.

Właśnie napisałeś swój pierwszy e-mail z fakturą...!

Zarabiajmy – co należy robić, a czego nie należy robić w przypadku e-maili z fakturami

Co najgorszego może się przytrafić e-mailowi z fakturą? Że jest ignorowane. Oznacza to, że martwisz się, czy wiadomość została otrzymana i nie otrzymasz zapłaty.

Zbyt wiele osób popełnia typowe błędy podczas pisania e-maili z fakturami. Zakładają, że

Oto kilka zaleceń i zakazów, dzięki którym Twoje e-maile z fakturami zawsze przyniosą rezultaty!

  • Używaj imienia danej osoby. Nie używaj staromodnego wstępu, takiego jak „Szanowny Panie/Pani”. To przestarzałe i niepotrzebne.
  • Zapewnij ciepłe powitanie. Nie zaczynaj od żądania zapłaty!
  • Spróbuj i bądź przyjazny. Nie sprawiaj wrażenia zbyt formalnego.
  • Wypisz wszystko. Nie dodawaj tylko załącznika.
  • Podaj kwotę płatności i datę płatności. Nie pomijaj żadnych szczegółów.
  • Poproś o potwierdzenie, że e-mail z fakturą został dostarczony. Nie zakładaj niczego.
  • Zaplanuj kontynuację. Nie zostawiaj przypomnień o fakturach na ostatnią chwilę.
  • Opracuj format i używaj go konsekwentnie. Nie trać czasu na tworzenie nowego e-maila z fakturą za każdym razem, gdy musisz go wysłać.
  • Dokonaj korekty i sprawdź każdą wiadomość e-mail. Nie ufaj sobie (ani redaktorom internetowym).
  • Wypróbuj generator wiadomości e-mail HIX.AI , potężne narzędzie do tworzenia wiadomości e-mail, które w ciągu kilku sekund tworzy przejrzyste wiadomości e-mail z fakturami. Nie próbuj kiepskiej jakości alternatyw, które generują tekst automatyczny, który nie jest skierowany do nikogo.

Wniosek

W e-mailach z fakturami chodzi wyłącznie o pieniądze. Jasne, możesz oświadczyć, że chcesz pieniądze TERAZ, ale kluczem do otrzymania zapłaty jest bycie grzecznym i nigdy nie nachalnym. Najbardziej skuteczne e-maile z fakturami są ciepłe, przyjazne i zawierają każdy szczegół. Tak, pisanie może zająć trochę więcej czasu, ale w rezultacie zwiększa się szansa na otrzymanie zapłaty – i uważamy, że warto.

powiązane posty

Zobacz więcej