Faktury napędzają świat biznesu. Wykonujesz pracę, wysyłasz fakturę i od razu otrzymujesz zapłatę, prawda? Taka jest teoria – ale nie zawsze tak to działa. Nie zawsze możesz polegać na ludziach, którzy zapłacą, ale e-maile z fakturami w kolorze złota mogą odegrać potężną rolę w uzyskaniu zapłaty!
Jak zatem napisać e-mail z fakturą? Pokażemy ci. W tym przewodniku udostępniamy 5 szablonów wiadomości e-mail z fakturami do typowych sytuacji:
- Pierwszy e-mail z fakturą do nowego klienta
- Przypomnienie o e-mailu z fakturą
- Krótka faktura e-mailowa
- Formalny e-mail z fakturą
- Szczegółowy e-mail z fakturą
Jeśli się spieszysz, możesz skopiować i wkleić te przykłady wiadomości e-mail z fakturą, ale określimy format wiadomości e-mail z fakturą i wspólnie zbudujemy szablon. Nie możemy zagwarantować, że otrzymasz należne Ci pieniądze, ale masz największą szansę, korzystając z naszych e-maili z fakturami.
Pokaż nam pieniądze!
Co to są e-maile z fakturami?
E-maile z fakturami to wiadomości, dzięki którym otrzymasz pieniądze. To takie proste. Kiedy wykonasz usługę, dostarczysz produkt lub ukończysz projekt, otrzymasz zapłatę na fakturze.
E-maile z fakturami nie są fakturami. Nie oznacza to jednak, że możesz zignorować istotne informacje.
W rzeczywistości wiele e-maili z fakturami nie skłania ludzi do działania, ponieważ nie zawierają trzech kluczowych informacji.
- Co obejmuje faktura
- Ile jest należne
- Termin płatności
Umieszczenie każdej z tych trzech rzeczy w e-mailach z fakturami pomoże Ci otrzymać zapłatę.
Musisz także upewnić się, że są one odpowiednio skonstruowane, profesjonalne i trafiają w sedno.
Oto 5 próbek e-maili z fakturami, dzięki którym możesz zobaczyć, jak to osiągnąć.
5 próbek e-maili z fakturami
Można by pomyśleć, że będzie tylko jedna próbka faktury, ale się mylisz. Tak naprawdę istnieje kilka rodzajów e-maili z fakturami, które możesz potrzebować w różnych sytuacjach. Omówimy pierwszą wiadomość e-mail do nowego dostawcy, przypomnienie o fakturze i szczegółową fakturę.
Pierwszy e-mail z fakturą do nowego klienta
Ach, to uczucie nowego klienta! Jeśli zarejestrowałeś nowego klienta lub klienta, bardzo ważne jest, aby poprawnie otrzymać pierwszą wiadomość e-mail z fakturą. Musisz upewnić się, że uwzględniłeś wszystkie szczegóły (świadczone usługi, koszty, szczegóły płatności i terminy). Zobacz, jak sobie z tym poradziliśmy w tym przykładzie.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Dziękujemy, że wybraliście nasze usługi! Z przyjemnością przekażemy Państwu dane dotyczące pierwszej faktury.
Zapewnione usługi:
- [ Szczegółowy opis świadczonych usług ]
Koszty:
- [ Podział kosztów i cen ]
Szczegóły płatności:
- Kwota płatności: [ Kwota ] - Sposób płatności: [ Sposób płatności ] - Termin płatności: [ Termin płatności ]
Prosimy o dokonanie płatności w podanym terminie. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz dalszych wyjaśnień, skontaktuj się z nami.
Dziękuję za współpracę.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Przypomnienie o e-mailu z fakturą
Nie zapłacono? Wyślij fakturę przypominającą. Ten przykład dotyczy trudnego zadania przypomnienia komuś, że jest Ci winien pieniądze. Unikaj emocji i skup się na faktach. Nigdy nie przepraszaj ani nie wycofuj się.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. To przyjazne przypomnienie, że faktura za [ produkt/usługę ] nadal jest niezapłacona. Płatność miała nastąpić w dniu [ Termin płatności ] .
Uprzejmie prosimy o jak najszybsze uregulowanie zaległej kwoty [ Kwota ] . W załączeniu faktura w celach informacyjnych.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące płatności, nie wahaj się z nami skontaktować. Cenimy Twoją firmę i doceniamy Twoje szybkie zajęcie się tą sprawą.
Dziękuję za współpracę.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Krótka faktura e-mailowa
Po co wysyłać krótką fakturę? Jeśli dobrze znasz klienta lub prosisz o regularną wpłatę, możesz po prostu uzupełnić luki w tym miejscu i kliknąć wyślij. Twoja znajomość oznacza, że możesz być przyjacielski i zrezygnować z niektórych formalności.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę, aby dostarczyć Państwu fakturę za nasze ostatnie usługi.
W załączeniu przesyłamy fakturę na całą należną kwotę. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszej pomocy w tej sprawie, daj mi znać.
Dziękuję za uwagę i szybką płatność.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Formalny e-mail z fakturą
Ten wzór faktury jest w 100% formalny i co do joty odpowiada funkcjom i formatowi. Jeśli szukasz standardowego szablonu faktury spełniającego wszystkie wymagania, to właśnie go znalazłeś.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję że ten email dojdzie do ciebie. Piszę, aby potwierdzić harmonogram naszego nadchodzącego spotkania.
Proszę o informację, czy zaproponowany harmonogram odpowiada Państwu.
Dziękuję za uwagę.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Szczegółowy e-mail z fakturą
Jeśli dostarczyłeś wiele produktów lub usług, musisz podać szczegółowe informacje na fakturze. W tym przykładzie zastosowano wypunktowanie, aby dokładnie opisać, co zrobiłeś lub co wykonałeś, oraz cenę, jaką należy zapłacić.
Szanowny Panie [ imię odbiorcy ] ,
W załączeniu do tej wiadomości e-mail znajduje się szczegółowa faktura za dostarczone przez nas produkty/usługi. Poniżej znajdują się odpowiednie szczegóły:
- Produkt/usługa 1: [ Opis ] - [ Cena ]
- Produkt/usługa 2: [ Opis ] - [ Cena ]
- Produkt/usługa 3: [ Opis ] - [ Cena ]
Całkowita kwota: [ Cena całkowita ]
Zapoznaj się z fakturą i daj nam znać, jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości. Płatność powinna zostać dokonana do [ Termin płatności ] za pomocą podanych metod płatności. Jesteśmy wdzięczni za szybkie zajęcie się tą sprawą.
Dziękujemy za nieustające wsparcie.
Z wyrazami szacunku,
[ Twoje imię ]
Jak pisać e-maile z fakturami – poradnik eksperta
E-maile z fakturami to w zasadzie żądania zapłaty, ale chcesz rozegrać to inaczej.
Zamiast po prostu wysyłać fakturę jako załącznik, warto ją przedstawić w pozytywny sposób, przekazać komplement i wyraźnie podać szczegóły płatności oraz wszelkie warunki.
Po co zawracać sobie głowę tym całym wysiłkiem? W biznesie liczą się relacje i należy dołożyć wszelkich starań, aby je zbudować. Ponadto istnieje większe prawdopodobieństwo, że pozytywny i przyjazny e-mail z fakturą zostanie rozpatrzony szybciej niż niegrzeczna prośba.
Najważniejsze jest to, że wysyłanie przyjaznych i szczegółowych e-maili z prośbą o fakturę pozwoli Ci szybciej zapłacić
i zaprzyjaźnię się z tobą.
Więc od czego zacząć? Podzieliliśmy e-mail z fakturą na 3 części:
- Temat wiadomości e-mail z fakturą
- Kopia ciała
- Podpisanie/kolejne kroki
Każdy e-mail zaczyna się od świetnego tematu – i tak też robimy w tym przewodniku eksperckim.
Temat wiadomości e-mail z fakturą
Nikt nie oczekuje, że temat faktury będzie dowcipny, zabawny lub przyjazny. Oczekują jednak szczegółów i dat, a nie „wezwania do zapłaty”.
Będziesz chciał wyjaśnić, że jest to faktura, aby można ją było szybko złożyć lub przekazać właściwej osobie. Możesz dodać nazwę firmy, numer faktury i datę płatności.
Oto kilka przykładowych tematów e-maili z fakturami, które należy sprawdzić:
- Faktura – (Nazwa firmy) – (Data)
- Faktura (Numer) – (Nazwa firmy) – (Data)
- Proszę znaleźć naszą najnowszą fakturę
- Ostatnia faktura – (nazwa firmy)
- Przypomnienie o fakturze – Proszę o dokonanie płatności
- (Nazwa firmy) – Faktura (Numer) –
- Faktura za zamówienie nr (wpisać numer)
- (Numer zamówienia) – Faktura – Data
Warto zauważyć, że po ustaleniu stylu faktur nie trzeba go ponownie zmieniać. Możesz (i powinieneś) używać tego samego w kółko.
Wynik!
Kopia treści e-maila z fakturą
Twoja faktura została otwarta, a to dobry początek. Następnie musimy określić, co obejmuje faktura, warunki płatności, terminy i kwoty. Najpierw jednak zacznij od spersonalizowanego powitania z użyciem imienia.
„Cześć (imię osoby)”
E-maile z fakturami mają standardową strukturę, co ułatwia ich pisanie. Poniżej zajmiemy się tym podczas tworzenia naszego szablonu, ale oto 4-etapowy proces pisania wiadomości e-mail, za które otrzymasz zapłatę:
- Przedstaw się (i przywitaj się!)
- Wyjaśnij, że jest to faktura
- Podaj szczegóły (wymień usługi lub produkty i ich ceny)
- Określ standardowe warunki
Gotowy do tworzenia e-maili z fakturami?
- Przedstaw się (i przywitaj się!)
„Nazywam się (Twoje imię) i kontaktuję się z Tobą z (nazwa firmy). Współpraca z Tobą była dla nas przyjemnością!”
Dowiedz się więcej na temat: Jak przedstawić się w mailu?
- Wyjaśnij, że jest to faktura
„Kontaktuję się z Tobą w sprawie naszej faktury (w załączeniu) za nasze usługi/produkty. Wszystkie szczegóły znajdziesz na fakturze.”
- Podaj szczegóły (wymień usługi lub produkty i ich ceny)
„Aby było to jak najprostsze, wymieniłem je również poniżej. (Wstaw listę). Całkowita kwota należna do zapłaty wynosi ($$$).”
- Określ standardowe warunki
„Nasze standardowe warunki płatności to 28 dni (lub 7 dni, 60 dni lub cokolwiek innego!).”
To zamienia się w doskonały szablon wiadomości e-mail z fakturą. Teraz musimy zakończyć wszystko kolejnymi krokami i podpisać umowę.
Podpisanie faktury e-mailem/kolejne kroki
Już prawie możesz wysłać e-mail z fakturą, ale pozostało jeszcze kilka rzeczy do dodania. Po pierwsze, chcesz mieć pewność, że Twój e-mail został dostarczony – poproś więc o potwierdzenie i poproś o sprawdzenie szczegółów.
„Czy może Pan potwierdzić otrzymanie e-maila z fakturą? Byłbym wdzięczny, gdyby mógł Pan sprawdzić wszystkie szczegóły i skontaktować się ze mną, jeśli pojawią się jakieś problemy.”
Jeśli nie otrzymasz odpowiedzi w odpowiednim czasie, rozważ wysłanie kolejnego e-maila (zobacz nasze przykłady powyżej, jak to zrobić!). Teraz wyraź wdzięczność i zakończ wiadomość e-mail z fakturą pozytywnym akcentem.
„Wspaniale było z Państwem współpracować i wszyscy w (nazwa firmy) mamy nadzieję kontynuować nasze pozytywne relacje”.
Doskonały! Teraz zakończmy dodaniem podpisu, Twojego imienia i nazwiska, podpisu i danych kontaktowych.
„Wielkie dzięki” jest w porządku.
Właśnie napisałeś swój pierwszy e-mail z fakturą...!
Zarabiajmy – co należy robić, a czego nie należy robić w przypadku e-maili z fakturami
Co najgorszego może się przytrafić e-mailowi z fakturą? Że jest ignorowane. Oznacza to, że martwisz się, czy wiadomość została otrzymana i nie otrzymasz zapłaty.
Zbyt wiele osób popełnia typowe błędy podczas pisania e-maili z fakturami. Zakładają, że
Oto kilka zaleceń i zakazów, dzięki którym Twoje e-maile z fakturami zawsze przyniosą rezultaty!
- Używaj imienia danej osoby. Nie używaj staromodnego wstępu, takiego jak „Szanowny Panie/Pani”. To przestarzałe i niepotrzebne.
- Zapewnij ciepłe powitanie. Nie zaczynaj od żądania zapłaty!
- Spróbuj i bądź przyjazny. Nie sprawiaj wrażenia zbyt formalnego.
- Wypisz wszystko. Nie dodawaj tylko załącznika.
- Podaj kwotę płatności i datę płatności. Nie pomijaj żadnych szczegółów.
- Poproś o potwierdzenie, że e-mail z fakturą został dostarczony. Nie zakładaj niczego.
- Zaplanuj kontynuację. Nie zostawiaj przypomnień o fakturach na ostatnią chwilę.
- Opracuj format i używaj go konsekwentnie. Nie trać czasu na tworzenie nowego e-maila z fakturą za każdym razem, gdy musisz go wysłać.
- Dokonaj korekty i sprawdź każdą wiadomość e-mail. Nie ufaj sobie (ani redaktorom internetowym).
- Wypróbuj generator wiadomości e-mail HIX.AI , potężne narzędzie do tworzenia wiadomości e-mail, które w ciągu kilku sekund tworzy przejrzyste wiadomości e-mail z fakturami. Nie próbuj kiepskiej jakości alternatyw, które generują tekst automatyczny, który nie jest skierowany do nikogo.
Wniosek
W e-mailach z fakturami chodzi wyłącznie o pieniądze. Jasne, możesz oświadczyć, że chcesz pieniądze TERAZ, ale kluczem do otrzymania zapłaty jest bycie grzecznym i nigdy nie nachalnym. Najbardziej skuteczne e-maile z fakturami są ciepłe, przyjazne i zawierają każdy szczegół. Tak, pisanie może zająć trochę więcej czasu, ale w rezultacie zwiększa się szansa na otrzymanie zapłaty – i uważamy, że warto.