請求書はビジネスの世界を動かすものです。仕事をして請求書を送れば、すぐに支払いを受けられますよね?それが理論ですが、常にそのように機能するとは限りません。支払いを常に人に頼ることはできませんが、純金の請求書メールは支払いを受け取る上で強力な役割を果たします。
では、請求書メールはどのように書けばよいのでしょうか?ご紹介していきます。このガイドでは、一般的な状況に応じた 5 つの請求書メール テンプレートを提供します。
- 新規顧客への最初の請求書メール
- 請求書のリマインダーメール
- ショートメール請求書
- 正式な請求書メール
- 詳細な請求書メール
お急ぎの場合は、これらの請求書メールの例をコピーして貼り付けることもできますが、請求書メールの形式の概要を示し、協力してテンプレートを作成します。未払いの金額を確実に受け取ることは保証できませんが、請求書メールをご利用いただくことで最善のチャンスを得ることができます。
お金を見せてください！
請求書メールとは何ですか?
請求書メールはお金を受け取るためのメッセージです。それはとても簡単です。サービスを提供したり、製品を提供したり、プロジェクトを完了すると、請求書によって支払いが行われます。
請求書メールは請求書ではありません。しかし、それは重要な情報を無視してよいという意味ではありません。
実際、多くの請求書メールには 3 つの重要な情報が含まれていないため、ユーザーに行動を起こさせることができません。
- 請求書の内容
- 借金はいくらですか
- 支払期限
請求書メールにこれら 3 つの項目を必ず含めることで、支払いを受け取ることができます。
また、内容が適切に構成され、専門的であり、要点を押さえていることを確認する必要があります。
これを実現する方法を理解できるように、5 つの請求書メールのサンプルを次に示します。
5 つの請求書メールのサンプル
請求書のサンプルは 1 つだけだと思うかもしれませんが、それは間違いです。実際、さまざまな状況に対応して、送信する必要がある請求書メールにはいくつかの種類があります。新しいサプライヤーへの最初のメール、請求書のリマインダー、詳細な請求書について説明します。
新規顧客への最初の請求書メール
ああ、この新規顧客の感覚！新しいクライアントまたは顧客をサインアップした場合は、最初の請求書メールを正しく受け取ることが重要です。すべての詳細 (提供されるサービス、費用、支払いの詳細、期限) を必ず含める必要があります。このサンプルでどのようにこれに取り組むかをご覧ください。
[受取人の名前]様
当社のサービスをお選びいただきありがとうございます。最初の請求書の詳細をお知らせいたします。
提供するサービス：
- [提供サービスの詳細説明]
費用:
- [費用と価格の内訳]
支払詳細：
・支払金額： [金額]・支払方法： [支払方法]・支払期日： [期日]
指定された期限までに必ずお支払いをお願いいたします。ご質問がある場合、またはさらに詳しい説明が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。
ご協力ありがとうございます。
よろしくお願いします、
[君の名は]
請求書のリマインダーメール
支払われていないのですか？督促請求書を送信します。このサンプルは、誰かにお金を借りていることを思い出させるという難しいタスクに取り組みます。感情を避け、事実に焦点を当てましょう。決して謝ったり、後退したりしないでください。
[受取人の名前]様
ご健勝のことと存じます。これは、 [製品/サービス]の請求書がまだ未払いであることをお知らせするものです。支払い期限は[期限]でした。
[金額]の未払い金額をできるだけ早く決済していただきますようお願いいたします。ご参考までに請求書を添付いたします。
お支払いに関してご質問やご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。私たちはあなたのビジネスを大切にしており、この件について迅速にご対応いただきありがとうございます。
ご協力ありがとうございます。
よろしくお願いします、
[君の名は]
ショートメール請求書
なぜ短い請求書を送るのでしょうか?クライアントのことをよく知っている場合、または定期的な支払いを要求している場合は、ここで空白を埋めて送信を押してください。親近感があるということは、多少の手続きを省略して友好的になれることを意味します。
[受取人の名前]様
ご健勝のことと存じます。最近のサービスの請求書をお送りするためにこの手紙を書いています。
合計金額の請求書を添付いたしますのでご確認ください。この件に関してご質問がある場合、またはさらにサポートが必要な場合は、お知らせください。
ご丁寧なお支払いと迅速なお支払いに感謝いたします。
よろしくお願いします、
[君の名は]
正式な請求書メール
この請求書のサンプルは完全に正式なもので、文書の機能と形式に従っています。すべてのボックスにチェックを入れた標準的な請求書テンプレートをお探しなら、これが最適です。
[受取人の名前]様
ご健勝のことと存じます。今後の会議のスケジュールを確認するためにメールしています。
提案されたスケジュールがご都合に合うかどうかお知らせください。
ご清聴ありがとうございました。
よろしくお願いします、
[君の名は]
詳細な請求書メール
多数の製品やサービスを提供した場合は、請求書に詳細を記載する必要があります。このサンプルでは、箇条書きを使用して、何を行ったか、何を提供したか、および支払う必要がある対価を正確に説明します。
[受取人の名前]様
このメールに添付されている、当社が提供した製品/サービスの詳細な請求書をご覧ください。関連する詳細は以下のとおりです。
- 製品/サービス 1: [説明] - [価格]
- 製品/サービス 2: [説明] - [価格]
- 製品/サービス 3: [説明] - [価格]
合計金額: [合計価格]
請求書をご確認いただき、ご質問やご不明な点がございましたらお知らせください。お支払いは、指定された支払い方法で[期限]までに行う必要があります。この件に関して早急にご対応いただきありがとうございます。
今後ともよろしくお願いいたします。
よろしくお願いします、
[君の名は]
請求書メールの書き方 – エキスパートガイド
請求書メールは基本的に支払いを要求するものですが、別の方法で扱いたいと考えます。
単に請求書を添付して送信するのではなく、請求書を積極的に紹介し、褒め言葉を送り、支払いの詳細や利用規約を明確に記載する必要があります。
なぜわざわざこのような努力をするのでしょうか？ビジネスにおいて人間関係は重要であり、人間関係を築くためにあらゆる努力を払う必要があります。また、前向きでフレンドリーな請求書メールは、無礼な要求よりも迅速に対処される可能性が高くなります。
要するに、分かりやすく詳細な請求書リクエストメールを送信すると、より早く支払いが行われるということです
そして友達になってください。
では、どこから始めますか?請求書メールを 3 つの部分に分割しました。
- 請求書のメールの件名
- ボディコピー
- サインオフ/次のステップ
すべてのメールは素晴らしい件名で始まります。このエキスパート ガイドでも同様です。
請求書のメールの件名
請求書の件名が機知に富んだもの、面白いもの、フレンドリーなものであることを期待している人は誰もいません。彼らが期待しているのは詳細と日付であり、「支払いの要求」ではありません。
これは請求書であるため、迅速に提出したり、適切な担当者に転送したりできることを説明するとよいでしょう。会社名、請求書番号、支払日を追加できます。
確認すべき請求書メールの件名のサンプルを次に示します。
- 請求書 – (会社名) – (日付)
- 請求書 (番号) – (会社名) – (日付)
- 最新の請求書を見つけてください
- 最新の請求書 – (会社名)
- 請求書のリマインダー – お支払いをお願いします
- (会社名) – 請求書 (番号) –
- 注文番号の請求書(番号を入力)
- (注文番号) – 請求書 – 日付
注意すべき良い点の 1 つは、請求書のスタイルを一度確立したら、再度変更する必要がないことです。同じものを何度も再利用できます (そうすべきです)。
結果！
請求書のメール本文のコピー
請求書が開封されました。これは素晴らしいスタートです。次に、請求書の対象となる内容、支払い条件、日付、金額を設定する必要があります。ただし、最初に、名前を使用した個別の挨拶から始めます。
「こんにちは（人の名前）」
請求書メールは標準的な構造に従っており、簡単に作成できます。テンプレートを作成しながら以下で作業していきますが、報酬を得るメールを作成するための 4 つのステップのプロセスは次のとおりです。
- 自己紹介（そして挨拶してください！）
- これは請求書であると説明してください
- 詳細の提供 (サービスまたは製品とその価格のリスト)
- 標準的な条件を設定する
請求書メールを作成する準備はできていますか?
- 自己紹介（そして挨拶してください！）
「私の名前は（あなたの名前）です。（会社名）から連絡しています。あなたと一緒に仕事ができて光栄です！」
以下について学びましょう:メールで自己紹介をするにはどうすればよいですか?
- これは請求書であると説明してください
「当社のサービス/製品の請求書（添付）をお送りします。すべての詳細は請求書に記載されています。」
- 詳細の提供 (サービスまたは製品とその価格のリスト)
「できるだけ簡単にするために、以下にそれらもリストしました。(リストを挿入)。支払われるべき合計金額は ($$$) です。」
- 標準的な条件を設定する
「当社の標準的な支払い期限は 28 日です (または 7 日、60 日など、任意の期限を使用してください)。」
これは、優れた請求書メール テンプレートに変わりつつあります。ここで、次のステップで作業を終えて承認する必要があります。
請求書メールの承認/次のステップ
請求書メールを送信する準備はほぼ完了していますが、含めるべきことがいくつか残っています。まず、メールが確実に配信されたことを確認して、確認を求め、詳細を確認するように依頼します。
「この請求書メールを受信したことを確認していただけますか。詳細をすべてご確認いただき、問題がある場合はご連絡いただければ幸いです。」
期限内に返信が届かない場合は、フォローアップ メールを送信することを検討してください (その方法については、上記のサンプルを参照してください)。ここで、感謝の意を表し、前向きな言葉で請求書メールを締めくくりましょう。
「あなたと一緒に仕事ができて本当に良かったです。(会社名) の私たち全員は、今後も前向きな関係を続けていきたいと思っています。」
完璧！次に、サインオフ、名前、署名、連絡先の詳細を追加して終了しましょう。
「どうもありがとうございました」で十分です。
最初の請求書メールを書きました...!
支払いを受け取りましょう – 請求書メールですべきこととしてはいけないこと
請求書メールで起こり得る最悪の事態は何ですか?無視されてるってこと。つまり、受け取ったかどうかが心配になり、支払いが行われないのではないかという不安が残ることになります。
請求書メールを書くときによくある間違いを犯す人が多すぎます。彼らは次のように想定しています
請求書メールで常に結果が得られるようにするために、すべきこととしてはいけないことをいくつか紹介します。
- 必ずその人の名前を使用してください。 「Dear Sir/madam」のような古風なイントロを使用しないでください。それは時代遅れで不必要です。
- 温かく歓迎してください。支払いを要求することから始めないでください。
- フレンドリーになってみてください。あまりにもフォーマルすぎると思われないでください。
- すべてをリストアップしてください。添付ファイルを追加するだけではありません。
- 支払金額と支払日も記載してください。詳細を省略しないでください。
- 請求書メールが配信されたことを確認してください。何も想定しないでください。
- フォローアップのスケジュールを立ててください。請求書のリマインダーは最後まで残さないでください。
- フォーマットを開発し、一貫して使用してください。請求書メールを送信する必要があるたびに、新しい請求書メールを作成するのを無駄にしないでください。
- すべてのメールを校正してチェックします。自分自身（またはオンライン編集者）を信頼しないでください。
- 数秒で明確な請求書メールを作成できる強力なメール作成ツールであるHIX.AI電子メール ジェネレーターをぜひお試しください。誰も対象としないロボットのようなテキストを生成する低品質の代替案を試さないでください。
結論
請求書メールはお金に関するものです。確かに、今すぐお金が欲しいと言うことができますが、お金を受け取るための鍵は、礼儀正しく、決して押し付けがましいものではないことです。最も効果的な請求書メールは、温かくフレンドリーで、あらゆる詳細が記載されたものです。はい、執筆には少し時間がかかることがありますが、その結果、報酬が支払われる可能性が高くなります。そして、それだけの価値があると私たちは考えています。