誰かがあなたにお礼のメールを送ってきた場合、どのように返信すればよいか疑問に思うかもしれません。もちろん、無視することも、「ありがとう」と言い返すこともできますが、それはどのような印象を残すでしょうか? （明らかに悪いものです）。あなたは完璧なプロですから、相手にとって意味のある、魅力的なお礼メールの返信を作成したいと思うでしょう。その方法を私たちがお教えします。
お礼メールにプロフェッショナルに返信する方法に関するこのガイドでは、プロセスの詳細を説明し、標準フォーマットの概要を説明し、以下をカバーする 5 つのサンプルでフォローアップします。
- 同僚へのお礼の返信メール
- お客様へのお礼返信メール
- マネージャーへのお礼の返信メール
- 紹介に対するお礼のメール返信
- 面接後のお礼メール返信
この記事を読み終える頃には、あらゆる状況に適した、感動的なお礼の返信メールを作成できるようになっているはずです。
なぜお礼メールに返信するのでしょうか？
お礼の返信メールは、時間を割いてメッセージを送信した後に送信されるプロフェッショナルなメッセージです。彼らは時間を割いてあなたにメールを送ってくれたのですから、返信するのは当然のことです。
お礼のメールを受け取ることは不可欠です。なぜ？まず、メールが届いたことを相手に確認しているからです。二つ目は、読んだことです。最後に、その感謝があなた個人にとって何を意味するかを伝えることです。
以下の 5 つのサンプルで、お礼メールにプロフェッショナルに返信する方法の例をいくつか見ることができます。
5 件のお礼メール返信
このセクションでは、お礼メールに対するプロフェッショナルな返信方法を 5 つのサンプルで紹介します。
同僚からの感謝の返事
同僚から感謝のメールを受け取ることは、あなたに対する大きな反省となるので、感謝の気持ちを返してください。このサンプルでは、メッセージの受信を確認し、それが私たちにとって何を意味するのか、そしてこの前向きな気持ちをどのように活用して私たちを前進させるのかを述べています。
親愛なる[同僚の名前]様
ご親切なメールをいただきありがとうございます。あなたのような大切な同僚からこのような思慮深い評価を受けることは、私にとってとても意味のあることです。あなたの感謝の言葉は私の一日を明るくし、これからも最善を尽くしていく意欲を与えてくれました。
私は前向きな姿勢が成功の原動力になると心から信じています。そして、あなたの感謝の気持ちは、私たちの協力でさらなる高みを達成するという私の決意に力を与えてくれました。あなたのような才能と献身的な方とコラボレーションする機会ができて幸運です。
もう一度、温かいお言葉をいただきありがとうございます。あなたのサポートと励ましは私にとって非常に貴重です。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
お客様からのお礼の返事
顧客があなたの高い基準を認めて感謝の言葉をくれることは、あなたにとってもあなたのビジネスにとっても大きなことです。専門的な返信を書く場合にも同じ原則が当てはまりますが、このメールをマネージャーと共有することもできます。このサンプルでは、高品質のサービスを提供するという貴社の取り組みを改めて表明します。
[受信者の名前]様
お時間を割いて当社の高い基準を認識していただき、また温かいお言葉をいただきましてありがとうございます。当社の高品質なサービスを提供できることを常にうれしく思っています。
当社はお客様のビジネスを真に評価しており、あらゆるやり取りにおいて卓越したサービスを提供することに尽力しています。お客様にご満足いただくことが当社の最優先事項です。
ご評価いただきまして、重ねて御礼申し上げます。私たちは今後もお客様にサービスを提供し、お客様の期待を超えることを楽しみにしています。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
担当者からのお礼の返事
自分がしてくれたことに対して時間を割いて感謝するのは素晴らしいマネージャーだ。感謝の気持ちを受け入れ、それが自分にとって何を意味するのか、そしてその優しい言葉を使ってパフォーマンスを向上させる方法を伝えましょう。
[マネージャーの名前]様
ご愛顧いただき誠にありがとうございます。私はあなたの評価を本当に高く評価しており、それは私にとって大きな意味があります。あなたの励ましの言葉が、私が卓越性を目指して継続的に努力する原動力となっています。
あなたの肯定的なフィードバックを原動力として使用して、パフォーマンスをさらに向上させ、チームと会社により効果的に貢献することを保証します。
改めて感謝の意を表します。また、あなたのリーダーシップの下、これほど協力的なチームの一員になれることに感謝しています。
よろしくお願いします。
[お名前]
紹介に対するお礼のメール返信
紹介メールはつながりを築くための優れた方法です。誰かがあなたのためにこれをしてくれた場合 (たとえば、見込み客を紹介してもらった場合)、必ず感謝の気持ちを伝えてください。このサンプルは、感謝の意を表し、感謝の意を表すためのプロフェッショナルなテンプレートを提供します。
[受信者の名前]様
このメールが届いたことを願っています。見込み顧客を紹介していただき、心から感謝の意を表したいと思います。ご紹介いただきまして、大変親切に対応していただき、大変感謝しております。
クライアントとつながり、どのように協力できる可能性があるかについて話し合う機会を楽しみにしています。あなたのサポートと私のことを考えてくれてありがとう。
よろしくお願いします。
[あなたの名前]
面接後のお礼メール返信
面接後には、ご参加いただいたお礼の連絡をさせていただく場合がございます。このお礼メールに返信したほうがいいでしょうか？絶対に！このサンプルでは、機会を与えてくれたことに感謝し、投稿に対する熱意を改めて表明し、次のステップに進むよう促しています。
[受信者の名前]様
ご連絡いただき、面接への出席に感謝の意を表していただきありがとうございます。チームに会って、そのポジションについて詳しく学ぶ機会に感謝しました。この役割に対する私の強い関心と熱意を繰り返したいと思います。
私のスキルと経験は、面接中に話された要件とよく一致すると信じています。私は貴社の成功に貢献できると確信しています。採用プロセスの次のステップを心待ちにしています。追加情報や必要な説明がございましたら喜んでご相談させていただきます。
私の応募をご検討いただきまして、重ねて御礼申し上げます。すぐにご連絡をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
[あなたの名前]
お礼メールへの返信方法
上記のサンプルは、始めるのに最適な場所です。それでも、形式から始まるプロフェッショナルな電子メールを書くプロセスを理解する必要があります。
お礼メールに専門的に返信する方法を計画する場合、次の 3 つの部分があります。
- 件名
- ボディコピー
- サインオフ/次のステップ
各セクションに分けて、お礼メールにプロフェッショナルに返信する方法を紹介します。
お礼の件名
すべてのメールは、優れた件名を付けることで始まり（そして成功します）ます。件名は返信の中心となるものなので、時間をかけて目立つものを作成しましょう。
件名は短く、シンプルで、基本的に言いたいことがすべて述べられている必要があります (ただし、当然のことながら、電子メールを開くのを妨げるには十分ではありません)。
まずは、お礼の件名をいくつか紹介します。
- 優しい言葉をありがとう
- 最後のメッセージに感謝します
- あなたに会えて嬉しかったです
- あなたの言葉は私にとってとても意味のあるものです
- 連絡して感謝の気持ちを伝えたかった
- ありがとうございました！
- 本日はインタビューありがとうございました
お礼の返信本文コピー
ボディコピーはメッセージを構築する場所です。繰り返しますが、ここでの原則は、物事を比較的短く、要点を簡潔に伝えることです。
なぜ？なぜなら、お礼の返信の目的は、受け取ったメールに対して感謝の意を表すことだからです。そのメールをもう一度言い直すわけではありません。
私たちは、相手の名前と職業上の肩書きを使って、前向きな挨拶から始めます。 (彼らはあなたに電子メールを送ったので、あなたはこれらを手元に持っていると仮定します!)。 「こんにちは（人の名前）は、プロフェッショナルな感謝の返事としてはまったく問題ありません。冒頭の文について詳しくは、こちらをご覧ください。」
すぐに、お礼のメールを受け取ったことを認める必要があります。この例は、中小企業の経営者へのお礼メールへの返信です。
「お礼のメールを受け取りましたので、送っていただき感謝の気持ちを伝えたいと思います。」
短く、シンプルで、効果的です。このメッセージを基にして追加の詳細を含めることができます。
「私はあなたの優しい言葉を本当に大切にしています。あなたのメッセージは私にとってとても意味があり、より良いビジネスを構築するために一生懸命働き続けるよう励ましました。」
さらにサポートを提供したい場合、または提供を延長したい場合は、フィードバックを求めるメッセージを追加することもできます。
「私たちの仕事のやり方や改善方法についてフィードバックがありましたら、お気軽に私と共有してください。」
もちろん、ここにさらに詳細を追加することもできますが、このお礼メールの返信サンプルの本文にはこれで十分です。
感謝の返事のサインオフ/次のステップ
もう終わりなので、2 人でまとめて送信します。もちろん、あなたはその人を知っているでしょうし、あなたの連絡先の詳細を知っているはずなので、それを含める必要はありませんが、締めくくる前にもう一度感謝の気持ちを表すことができます。
「また温かいお言葉をありがとうございます。私もチームも本当に感謝しています。」
さて、ポジティブなエンディング (たくさんの感謝、乾杯、よろしくお願いしますなど) で締めれば、ほぼ完了です。メールを送信する前に、名前、署名、連絡先の詳細を追加してください。
電子メールを終了する方法については、こちらをご覧ください。
重要なチェックリスト: 素晴らしいお礼メールの返信を書くための 10 の原則
- その人に直接宛てる: 人の名を使用して直接宛てます。これはお礼のメールなので、あまり堅苦しくする必要はありません。
- 個人的なものにする: 感謝の気持ちを伝えるのですから、個人的でポジティブな内容にしてください。堅苦しくなりすぎず、つながりを築くことに重点を置きましょう。
- プロフェッショナルな口調を見つける: 個人的なものであってもかまいませんが、仕事で文章を書いている場合は、プロフェッショナルである必要もあります。俗語、専門用語、または馴れ馴れしすぎる表現は避けてください。それをプロフェッショナルにしてください！
- 簡潔にしましょう:私たちのサンプルは、お礼の返信は簡潔であることが最適であることを示しています。長いメールを送信する必要はありません。感謝の意を表し、フォーマットに従って送信してください。
- スペルと文法をチェックする: エラーがあるとメッセージが損なわれ、恥をかく可能性があるため (特にビジネスにおいて)、常に校正してチェックしてください。心配な場合はオンラインチェッカーを使用してください。
- 送信を遅らせない: お礼のメールを受信箱に放置しないでください。できるだけ早くお礼のメールを返信してください。 24時間以内が理想ですが…
- 件名は重要です: 件名が明確かつ簡潔であり、メッセージ内の内容についての洞察が得られるものであることを常に時間をかけて確認してください。
- つながりを築く:誰かが感謝の言葉を言ってくれたら、そのつながりを築きましょう。連絡を取り合い、関係を築きましょう。
- 肯定的に終了: 肯定的なメッセージで電子メールを閉じます。彼らの優しい言葉、フィードバック、ポジティブな感情をどのように利用して、より多くのことを達成するための原動力となるかを説明してください。
- 送信前に確認する: 文章に不安がある場合は、メールを声に出して読み、間違いやぎこちない表現がないか確認してください。あるいは、 HIX.AIを使用して AI の力を利用してそれを生成してみてはいかがでしょうか?
結論
ここまで読んでいただき、お礼メールへの返信方法を学んでいただきありがとうございました。 HIX.AIの私たち全員は、この目的へのあなたの取り組みを高く評価しています。
ありがとうと言うのは簡単です。ビジネスのお礼メールを書くときは、形式に従い、プロフェッショナルな内容を保つことが最善です。行き詰まったら、その感謝のメッセージがあなた個人にとって何を意味するのかを書き、それを言葉で表現してください。それでもうまくいかない場合は、お礼メールの再生サンプルの 1 つをコピーして貼り付けてください。