英語でメールを書くのは、第一言語ではない場合、少し混乱するかもしれません。英語を話す人にとっても難しいかもしれません。なぜ？なぜなら、英語の電子メールの形式には、学習する必要があるいくつかの決まったルール、慣例、構造があるからです。
英語でメールを書くのは難しいですか?いいえ、ちがいます。このガイドで説明するルールを守っていれば、どのような状況でもプロフェッショナルな電子メールを問題なく作成できます。
学ぶ準備はできていますか? 4 つの部分からなる英語の電子メール形式について説明し、それを次の内容を含む 5 つのサンプルで具体化します。
- 上司へのプロフェッショナルなメール
- クライアント/顧客へのプロフェッショナルな電子メール
- 専門的な苦情メール
- プロフェッショナルな請求書メール
- プロフェッショナル接続リクエストメール
英語のメールには、知っておくべきいくつかのエチケットが含まれています。電子メール関係者のHIX.AIチームは、優れた電子メールを実現するためのガイドを作成しました。
英語のメール形式を使用する必要がありますか?
メールって面白いものですね。これらは間違いなく 21 世紀のテクノロジーですが、依然としてビクトリア朝時代の慣習に支配されています。そう、馬車による輸送、手書きの手紙、過剰な形式主義の時代です。
英語の言語形式が堅苦しいと感じる人もいますが、実際そうなのです。それは創造性や革新性を制限するという意味ではありません。それはいくつかの境界を提供するだけです。
プロフェッショナルな電子メール形式は世界中で受け入れられ、理解されています。したがって、他の企業や他の国の人に電子メールを送信する場合は、形式に従うことが重要です。これにより、メールを受信する人全員がメールを理解できるようになります。
常に英語形式を使用する必要がありますか?はい、プロフェッショナルな電子メールを書いている場合は可能ですが、いくつかの例外があります。
コールドメールとセールスメールでは、異なる形式が使用される場合があり、実際に使用されることもよくあります。この目的は、標準的な構造を期待している読者に衝撃を与えることです。
また、友人に電子メールを送信する場合 (または個人的な電子メールを送信する場合)、必要に応じてメールを構成できます。
英語形式についてここまで話してきたら、それが何なのか疑問に思われたかもしれません...それでは、ここから本題に移りましょう。
英語のメールフォーマットの説明
私たちは電子メールの構造を 19 世紀 (そしてそれ以前) まで遡って追跡することができます。
もちろん、1872 年には件名が必須ではなくなるなど、状況は少し変わりました。しかし、基本的には同じフォーマットを使用しています。
それで、それは何ですか？
英語の電子メール形式は 4 つの部分から構成されます。プロフェッショナルなメールを作成するには、各セクションの内容とその目的を理解する必要があります。
4 つのステップは次のとおりです。
- メールの件名
- メールでの挨拶
- メールの本文コピー
- 電子メールによるサインオフ/次のステップ
正しい形式を説明するために、時間をかけて 1 つずつ説明していきます。これを理解したら、書きたいあらゆるメールにこの形式を使用できます。
メールの件名
優れた英語メールはすべて件名から始まります。件名は電子メール内のスナップショットです。メールを開かせるには、十分な励ましが必要です。
最適な件名は次のとおりです。
- 短い – 5 ～ 7 単語（理想的ですが、必要な場合はもっと長くても構いません）
- シンプルかつ本格的
- メールの内容を明確に説明する
- 日付、参考文献、タイトルが含まれます (該当する場合)。
- 期限を含む（期限がある場合）
- ご希望の場合は、指示 (「至急」または「ご対応ください」) を入力してください。
私たちは 1 日に何百もの電子メールを受信するため、件名は短く明確にすることをお勧めします。これは、件名が不明瞭または紛らわしい場合、無視される危険性があることを意味します。
短い件名はモバイルデバイスでも読みやすくなります。
レッスン #1 – 件名は短く、理解しやすく、明確にしてください。
メールでの挨拶
電子メールの挨拶は、電子メールの導入部分です。ここがヴィクトリア朝時代から（少し）逸脱しているところです。約 20 年前、メールの作成者は次のようなメールを書き始めていました。
- 拝啓
- 親愛なるミスター（名前）
- 親愛なる（名前）さんへ
しかし今日はそうではありません。なぜ？英語での電子メールの書き方は常に変化するため、それらは時代遅れで無関係であり、人によっては不快なものとなります。代わりに、最もフォーマルな電子メールでも次のように紹介されます。
- こんにちは（人の名前）
- こんにちは（人の名前）
- 親愛なる（人の名前）
教訓 #2 常に相手の名前を使用する必要があります。これは障壁を取り除き、個人的なつながりをすぐに確立するのに役立ちます。
電子メールを効果的に開始する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。
メールの本文コピー
ボディコピーはメッセージを組み立てる場所です。一文のように短い場合もあれば、詳細が何ページにもわたる場合もあります。電子メールの長さに関するルールはありません (ただし、エチケットではできるだけ短くする必要があります)。
通常、電子メールの形式は次のように機能します。
- ようこそと紹介– ビジネスに飛び込むのではなく、積極的な歓迎を提供し、(その人を知らない場合は) 自己紹介をします。これには、あなたが誰であるか、どこで働いているかが含まれる場合があります。
- メールの目的を説明する– すぐに要点を説明し、メッセージを送信する理由を説明します。 「宣伝されている（ポジション）の役割に応募しています」が完璧です。
- 詳細を確認する– 追加情報を追加する必要がある場合は、ここがチャンスです。メールはエッセイではないので、内容はできるだけ短くしてください。箇条書きなどを使用してテキストを分割し、複雑な情報をできるだけ簡単に伝えます。
ボディコピーは簡潔にする必要があります。読者がメッセージの内容を理解しやすくするために、いつでも他のソースや添付ファイルへのリンクを追加できます。
レッスン #3 – すべての情報を含めますが、簡潔にしましょう。プロフェッショナルなメールはすぐに要点を伝えます。
電子メールによるサインオフ/次のステップ
仕事上のメールには目的があるはずです (そうでない場合は、なぜ送信するのでしょうか?)。これには、電子メールを提供したり、申請が受信されたかどうかの確認を求めたり、誰かに行動を依頼したりすることが考えられます。
電子メール用語では、コールトゥアクション (CTA) として知られています。 CTA は何かをするための指示であり、常にメールの最後に記載する必要があります。
また、連絡先の詳細と他の人があなたに連絡する方法を提供していることを確認して確認する必要があります。
サインオフは状況に適したものでなければなりません。適切な専門家の承認には次のようなものがあります。
- ありがとう
- どうもありがとう
- よろしくお願いします
- 敬具
- あなたからのお便りを楽しみにしています
次のような、過度に煩雑で形式的な語尾を使用することは避けてください。
- 敬具
- 敬具
教訓 4 – 常に CTA を含めて、仕事用メールの目的と望む結果を説明してください。
英語でのプロフェッショナルなメール 5 通
プロフェッショナルな電子メールの形式をまだ理解していますか?すべてがまだ謎である場合は、それがどのように行われるかを示す 5 つのサンプルをここに示します。
これらのサンプルは、送信する必要がある一般的な種類の業務用電子メールを中心に設計されています。自分で作成する前に、これらを読んでそこから学び、形式を理解してください。
上司へのプロフェッショナルな英語メール
あなたの上司、マネージャ、ディレクター、または CEO は、あなたが正式な電子メール形式を理解し、使用することを期待するでしょう。この上司へのプロフェッショナルなメールのサンプルでは、すべての適切なボックスにチェックを入れる明確なメッセージを権威ある人に伝えます。
[上司の名前]様
このメールがあなたを元気にしてくれると信じています。
[電子メールのトピックまたは目的]について話し合うためにメールしています。 [トピックに関する必要かつ関連する詳細を含めます。簡潔かつ直接的であること]
この件に関しては、あなたの洞察と指導が貴重であると信じています。必要に応じて、この問題についてさらに話し合うために、ご都合のよい時間に会議をスケジュールすることができます。
よろしくお願いいたします。
よろしくお願いします。
[君の名は]
クライアント/顧客へのプロフェッショナルな英語メール
顧客が個人的な友人でない限り、常に電子メールの形式にこだわってください。このサンプルでは、クライアント/顧客からの応答を得るために必要な、シンプルでわかりやすいメッセージを提供します。日常の顧客対応に使用できます。
[受取人の名前]様
このメッセージがあなたに元気を与えてくれることを願っています。
[当面の事項への言及]に関してご連絡させていただきます。 [当該事項に関連する必要な詳細または質問を入力してください] 。
この件に関するご意見やご質問をお待ちしております。
ご清聴とご協力に感謝いたします。
よろしくお願いします。
[君の名は]
プロフェッショナルな英語の苦情メール
製品、サービス、またはその他のものに腹を立てていませんか?それなら我慢しないでください。不平をいう！この専門的な苦情メールは、詳細を掘り下げて苦情の概要を説明し、返信と解決を促します。
[受取人の名前]様
私は貴社から最近受けたサービスに対する失望と不満を表明するためにこの手紙を書いています。
[日付]に、貴社の店舗/ウェブサイトから[製品/サービス]を購入しました。しかし、製品/サービスを受け取った後、購入時には記載されていなかった、または目に見えなかったいくつかの問題や欠陥を発見しました。これらの問題には、 [問題の具体的な詳細]が含まれます。
私は忠実な顧客として、より良いエクスペリエンスと、期待される基準を満たす製品/サービスを受ける権利があると信じています。つきましては、本件につきましては速やかな解決をお願いいたします。
貴社の即時の返答と、この問題に対する満足のいく解決策を期待しています。
ご清聴ありがとうございました。
よろしくお願いします、
[君の名は]
プロフェッショナルな英語の請求書メール
「お金をもらいたい！」と言うかもしれません。しかし結果は出ません。代わりに、この専門的な請求書メールは適切に短く効果的であり、期日に全額が支払われることを保証します。
[受取人の名前]様
ご健勝のことと存じます。合意に基づき、 [プロジェクト/サービス名]の請求書をお送りするためにメールを送信しています。支払われる合計金額は[合計金額]です。
添付の請求書をご覧いただき、期日である[期日]までにお支払い手続きをお願いいたします。
ご質問がある場合、または詳細が必要な場合は、お気軽にお問い合わせください。
ご清聴ありがとうございました。
よろしくお願いします、
[君の名は]
プロフェッショナル英語接続リクエストメール
何を知っているかではなく、誰を知っているかが重要です。そのため、専門家とのつながりをリクエストしてビジネス ネットワークを構築してください。このタイプの英語メールは、業界の影響力のある人、同僚、関係者、採用担当者とつながることができます。
[受取人の名前]様
ご健勝のことと存じます。私はあなたとの専門的なつながりを希望するためにこの手紙を書いています。
私はしばらくの間、この業界でのあなたの仕事を観察してきましたが、あなたの専門知識と業績に感銘を受けています。あなたとつながることは、潜在的にプロジェクトで協力したり、専門的な取り組みでお互いをサポートしたりできるため、相互に有益であると信じています。
もしあなたがつながりに前向きであれば、あなたの仕事についてもっと学び、潜在的な相乗効果を探る機会をいただければ幸いです。 [選択したプラットフォーム、例: LinkedIn ]またはその他の都合の良いプラットフォームで接続することに前向きかどうかをお知らせください。
ご配慮いただきありがとうございます。
よろしくお願いします、
[君の名は]
英語メールのエチケット– 10 のヒント
英語は、特に英語の電子メールを書く場合、複雑でわかりにくく、習得するのが難しい場合があります。英語でメールを書くときに従うべき10のエチケットのヒントを次に示します。
- 件名は 5 語または 7 語以内に収めてください (そうしないと、無視されたり読まれたりする危険があります!)
- 1823 年 (拝啓) ではなく、2023 年 (こんにちは) にふさわしい挨拶を使用してください。英語メールの一般的な冒頭文を学びましょう。
- すべてのメールは（仮想の）笑顔で始め、感謝の気持ちを表し、自己紹介をしましょう。
- メールの目的を 1 文または 2 文で説明します。
- 各段落には単一の目的または考えがある必要があります。
- モバイル読者向けに段落を短くしてください。
- 必ず CTA を含めてください。
- 連絡先の詳細を決して忘れないでください。
- 適切なサインオフを選択してください。
- 送信する前に校正しないと恥をかいてしまう危険があります。
結論
英語で電子メールを書く能力は、学習する最も重要なスキルの 1 つであるため、時間をかけてこれを読み、概念を理解してください。理由を説明するのは退屈かもしれませんが、現実問題として、下手なメールを書いてしまうと、ビジネスでうまくいくことはありません。厳しい言い方で申し訳ありませんが、それは本当です。形式が心配な場合や自信がない場合は、 HIX.AIメール ライターを試して、より優れた、より速く、より効果的な英語メールを作成してください。