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Cómo escribir un correo electrónico en inglés (5 muestras y plantillas)

Escribir correos electrónicos en inglés puede resultar un poco confuso si no es su primer idioma. ¡También puede ser un desafío para los angloparlantes! ¿Por qué? Porque el formato de correo electrónico en inglés tiene algunas reglas, convenciones y estructuras establecidas que simplemente debes aprender.

¿Es difícil escribir correos electrónicos en inglés? No, no es. Siempre que cumpla con las reglas que estableceremos en esta guía, no tendrá problemas para producir correos electrónicos profesionales para cualquier situación o circunstancia.

¿Listo para aprender? Cubriremos el formato de correo electrónico en inglés de 4 partes y luego le daremos vida con 5 ejemplos, que cubren:

  • Correo electrónico profesional al jefe
  • Correo electrónico profesional a un cliente/cliente
  • Correo electrónico de queja profesional
  • Correo electrónico de factura profesional
  • Correo electrónico de solicitud de conexión profesional

Los correos electrónicos en inglés están cubiertos por cierta etiqueta que es esencial conocer. ¡El equipo de expertos en correo electrónico HIX.AI ha elaborado una guía para ayudarle a alcanzar la excelencia en el correo electrónico!

¿Tengo que utilizar el formato de correo electrónico en inglés?

Los correos electrónicos son cosas divertidas. Definitivamente son una tecnología del siglo XXI, pero todavía se rigen por las convenciones de la época victoriana. Sí, la época de los transportes tirados por caballos, de las cartas escritas a mano y de la excesiva formalidad.

Algunas personas consideran que el formato del idioma inglés puede ser, bueno, formal... y lo es. Eso no significa que limite la creatividad o la innovación. Simplemente proporciona algunos límites.

El formato de correo electrónico profesional es aceptado y comprendido en todo el mundo. Por lo tanto, cuando envías correos electrónicos a personas de otras empresas o de otros países, es vital que te ciñas al formato. Esto garantizará que todos los que los reciban comprendan sus correos electrónicos.

¿Deberías utilizar siempre el formato en inglés? Sí, si escribe correos electrónicos profesionales, pero existen algunas excepciones.

Los correos electrónicos fríos y los correos electrónicos de ventas pueden utilizar, y a menudo utilizan, un formato diferente. El propósito de esto es sorprender al lector que espera una estructura estándar.

Además, si envía correos electrónicos a amigos (o envía correos electrónicos personales), puede estructurarlos como desee.

Toda esta charla sobre el formato del idioma inglés probablemente te haya hecho preguntarte qué es... Así que vayamos a eso ahora.

Explicación del formato de correo electrónico en inglés

Podemos rastrear la estructura de los correos electrónicos desde el siglo XIX (e incluso antes).

Por supuesto, las cosas han cambiado un poco: cosas como la línea de asunto no eran un requisito en 1872. Pero básicamente seguimos usando el mismo formato.

¿Así que qué es lo?

El formato de correo electrónico en inglés tiene 4 partes. Deberá comprender qué es cada sección y su propósito para producir correos electrónicos profesionales.

Los 4 pasos son:

  1. Línea de asunto del correo electrónico
  2. Saludo por correo electrónico
  3. Copia del cuerpo del correo electrónico
  4. Cierre de sesión por correo electrónico/próximos pasos

Vamos a trabajar en el tiempo uno por uno para explicar el formato correcto. Una vez que haya interiorizado esto, podrá utilizar este formato para cualquier correo electrónico que desee escribir.

Línea de asunto del correo electrónico

Todo excelente correo electrónico en inglés comienza con la línea de asunto. Su línea de asunto es una instantánea dentro de su correo electrónico. Debe ser lo suficientemente alentador como para lograr que abran el correo electrónico.

Las mejores líneas de asunto son:

  • Corto: entre 5 y 7 palabras (idealmente, pero puede ser más largo si es necesario)
  • Sencillo y serio
  • Proporcione una descripción clara de qué trata el correo electrónico.
  • Incluye fechas, referencias y títulos (cuando corresponda)
  • Incluye una fecha límite (si la hay)
  • Proporcione una instrucción ("Urgente" o "Por favor responda") si desea

Recomendamos que las líneas de asunto sean breves y claras porque recibimos cientos de correos electrónicos al día, lo que significa que las líneas de asunto que no sean claras o confusas podrían correr el riesgo de ser ignoradas.

Las líneas de asunto breves también son más fáciles de leer en dispositivos móviles.

Lección n.º 1: Mantenga las líneas de asunto breves, claras y fáciles de entender.

Saludo por correo electrónico

Su saludo por correo electrónico es su introducción al correo electrónico. Aquí es donde nos desviamos (un poco) de la época victoriana. Hace unos 20 años, los redactores de correos electrónicos comenzaban correos electrónicos como:

  • Querido señor, señora
  • Estimado señor (nombre)
  • Estimada Sra. (nombre)

Pero hoy no lo hacemos. ¿Por qué? Debido a que la redacción de correos electrónicos en inglés cambia constantemente, estos son obsoletos, irrelevantes y, para algunas personas, ofensivos. En cambio, incluso los correos electrónicos más formales se presentan de esta manera:

  • Hola (nombre de la persona)
  • Hola (nombre de la persona)
  • Estimado (nombre de la persona)

Lección #2 Siempre debes usar el nombre de la persona. Esto ayuda a romper barreras y establecer una conexión personal de inmediato.

Obtenga más información sobre cómo iniciar un correo electrónico de forma eficaz .

Copia del cuerpo del correo electrónico

El cuerpo del texto es donde construyes tu mensaje. Podría ser tan breve como una sola frase o abarcar páginas y páginas de detalles. No existen reglas sobre la longitud del correo electrónico (aunque la etiqueta dicta que debe ser lo más breve posible).

Normalmente, el formato de correo electrónico funciona así:

  • Bienvenida y presentación : no se sumerge en el negocio, pero brinda una bienvenida positiva y (si no conoce a la persona) se presenta. Esto puede incluir quién es usted y dónde trabaja.
  • Indique el propósito de su correo electrónico : vaya al grano rápidamente e indique por qué está enviando mensajes. "Estoy postulando para el puesto anunciado de (puesto)" es perfecto.
  • Entra en detalles : si necesitas agregar información adicional, esta es tu oportunidad. Los correos electrónicos no son ensayos, así que sea lo más breve posible. Utilice elementos como viñetas para dividir el texto y transmitir información compleja de la forma más sencilla posible.

El cuerpo del texto debe ser breve. Siempre puedes agregar enlaces a otras fuentes o archivos adjuntos para ayudar al lector a comprender de qué se trata tu mensaje.

Lección n.° 3: incluya toda la información pero sea breve. Los correos electrónicos profesionales van rápidamente al grano.

Cierre de sesión por correo electrónico/próximos pasos

Los correos electrónicos profesionales deben tener un propósito (si no, ¿por qué los envías?). Esto podría consistir en proporcionar correos electrónicos, solicitar confirmación de que se ha recibido una solicitud o pedirle a alguien que actúe.

En términos de correo electrónico, se conoce como llamado a la acción (CTA). Las CTA son instrucciones para hacer algo y siempre deben estar al final de tus correos electrónicos.

También debe verificar y asegurarse de haber proporcionado detalles de contacto y formas para que las personas se comuniquen con usted.

Su aprobación debe ser adecuada a la situación. Algunas aprobaciones profesionales apropiadas incluyen:

  • Gracias
  • Muchas gracias
  • Atentamente
  • Atentamente
  • Esperamos escuchar de usted

Evite el uso de terminaciones demasiado formales y exigentes como:

  • Tuyo sinceramente
  • Atentamente

Lección n.° 4: incluya siempre una llamada a la acción y explique el propósito de su correo electrónico profesional y el resultado que desea.

Obtenga más información sobre las líneas de cierre de un correo electrónico en inglés.

5 correos electrónicos profesionales en inglés

¿Ya entiendes el formato de correo electrónico profesional? Si todo sigue siendo un misterio, aquí tienes 5 ejemplos para mostrarte cómo se hace.

Estos ejemplos están diseñados en torno a algunos de los tipos comunes de correos electrónicos profesionales que podría necesitar enviar. ¡Léelos, aprende de ellos y comprende el formato antes de escribir el tuyo propio!

Correos electrónicos profesionales en inglés al jefe.

Su jefe, gerente, director o director ejecutivo esperará que usted comprenda y utilice el formato de correo electrónico formal. En este ejemplo de correo electrónico profesional para jefes, involucramos a alguien con autoridad con un mensaje claro que cumple todos los requisitos.

Estimado [ nombre del jefe ] ,

Confío en que este correo electrónico te encuentre bien.

Le escribo para discutir [ Tema o propósito del correo electrónico ] . [ Incluir detalles necesarios y relevantes sobre el tema. Sea conciso y directo ]

Creo que sus conocimientos y orientación serían valiosos en este asunto. Si es necesario, podemos programar una reunión en un momento conveniente para que usted analice más a fondo este tema.

Gracias de antemano por su tiempo y consideración.

Saludos cordiales,

[ Tu nombre ]

Correos electrónicos profesionales en inglés a un cliente/cliente

A menos que su cliente sea un amigo personal, siga siempre el formato de correo electrónico. En este ejemplo, proporcionamos un mensaje simple y fácil de seguir cuyo objetivo es obtener una respuesta de su cliente. Puede utilizar esto para cualquier correspondencia diaria con el cliente.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este mensaje te encuentre bien.

Me comunico con [ referencia al asunto que nos ocupa ] . [ Proporcionar los detalles necesarios o consultas relacionadas con el asunto ] .

Espero sus comentarios o cualquier pregunta que pueda tener sobre este asunto.

Gracias por su atención y cooperación.

Saludos cordiales,

[ Tu nombre ]

Correo electrónico de quejas en inglés profesional

¿Estás molesto con un producto, servicio o algo más? Entonces no lo permitas; ¡quejarse! Este correo electrónico de queja profesional profundiza en los detalles, describe su queja y solicita una respuesta y una resolución.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Le escribo para expresar mi decepción y frustración con el reciente servicio que recibí de su empresa.

El [ fecha ] , compré [ producto/servicio ] en su tienda/sitio web. Sin embargo, al recibir el producto/servicio, descubrí varios problemas y fallas que no se mencionaron ni fueron visibles en el momento de la compra. Estas cuestiones incluyen [ detalles específicos de los problemas ] .

Creo que como cliente leal, merecía una mejor experiencia y un producto/servicio que cumpliera con los estándares esperados. Por lo tanto, solicito amablemente una pronta solución a este asunto.

Espero su respuesta inmediata y una solución satisfactoria a este problema.

Gracias por su atención.

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Correo electrónico de factura profesional en inglés

Podrías decir: "¡Quiero que me paguen!". pero no obtendrá resultados. En cambio, este correo electrónico de factura profesional es lo suficientemente breve y eficaz y garantizará que le paguen el importe total en la fecha de vencimiento.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electronico te encuentre bien. Le escribo para proporcionarle la factura de [ nombre del proyecto/servicio ] según lo acordado. El monto total adeudado es [ Monto total ] .

Encuentre la factura adjunta y procese el pago en o antes de la fecha de vencimiento, que es [ Fecha de vencimiento ] .

Si tiene alguna pregunta o necesita más detalles, no dude en comunicarse.

Gracias por su atención.

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Correo electrónico de solicitud de conexión en inglés profesional

No se trata de lo que sabes sino a quién conoces, así que construye tu red comercial con la solicitud de conexión profesional. Este tipo de correo electrónico en inglés puede conectarlo con influencias de la industria, colegas, partes interesadas y reclutadores.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electronico te encuentre bien. Le escribo para solicitar una conexión profesional con usted.

He estado siguiendo su trabajo en la industria desde hace algún tiempo y estoy impresionado con su experiencia y logros. Creo que conectarnos con usted sería mutuamente beneficioso, ya que potencialmente podríamos colaborar en proyectos o brindarnos apoyo mutuo en nuestros esfuerzos profesionales.

Si está dispuesto a conectarse, agradecería la oportunidad de aprender más sobre su trabajo y explorar posibles sinergias. Avíseme si estaría dispuesto a conectarse en [ plataforma de su elección, por ejemplo, LinkedIn ] o cualquier otra plataforma que le resulte conveniente.

Gracias por su atención y consideración.

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Obtenga más información sobre cómo solicitar algo en un correo electrónico .

Etiqueta del correo electrónico en inglés : 10 consejos

El idioma inglés puede ser complicado, confuso y difícil de dominar, especialmente cuando se escriben correos electrónicos en inglés. Aquí hay 10 consejos de etiqueta a seguir al escribir un correo electrónico en inglés:

  1. Mantenga las líneas de asunto en 5 o 7 palabras (¡o corre el riesgo de ser ignorado o no leído!)
  2. Utilice un saludo adecuado para 2023 (Hola), no para 1823 (Estimado señor/señora). Conozca cuáles son algunas oraciones iniciales comunes para un correo electrónico en inglés.
  3. Comience cada correo electrónico con una sonrisa (virtual), exprese gratitud y preséntese.
  4. Establece el propósito de tu correo electrónico en una o dos oraciones.
  5. Cada párrafo debe tener un único propósito o pensamiento.
  6. ¡Mantenga los párrafos breves para los lectores móviles!
  7. Incluya siempre una CTA.
  8. Nunca olvides tus datos de contacto.
  9. Elija una aprobación adecuada.
  10. Revise antes de enviar o corre el riesgo de avergonzarse.

Conclusión

La capacidad de escribir correos electrónicos en inglés es una de las habilidades más importantes que aprenderá, así que dedique tiempo a leerla e interiorizar los conceptos. Podemos aburrirte con las razones, pero la realidad es que si escribes malos correos electrónicos, no te irá bien en los negocios. Lo siento, es duro, pero es verdad. Si le preocupa el formato o le falta confianza, pruebe el redactor de correo electrónico HIX.AI para obtener correos electrónicos en inglés mejores, más rápidos y más eficaces.

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