Espanol

HIX AI Writer
ArticleGPT
BrowserGPT
Herramientas
Precios
Hogar > Correos electrónicos > 29 reglas de etiqueta del correo electrónico para escribir correos electrónicos profesionales y eficaces

29 reglas de etiqueta del correo electrónico para escribir correos electrónicos profesionales y eficaces

Las investigaciones muestran que, en promedio, los empleados estadounidenses dedican aproximadamente una cuarta parte de sus horas de trabajo a enviar correos electrónicos. Por lo tanto, desarrollar las habilidades para escribir correos electrónicos comerciales profesionales y eficaces es crucial para tener éxito en la carrera de una persona.

Si desea ser eficiente y competente en la comunicación por correo electrónico, es esencial que se familiarice con la etiqueta del correo electrónico. Este artículo presenta 29 ejemplos prácticos de etiqueta, reglas y consejos en el correo electrónico que le permitirán tener éxito en el lugar de trabajo.

¿Qué es la etiqueta del correo electrónico?

La etiqueta del correo electrónico es un conjunto de pautas que describen cómo escribir y responder correos electrónicos de manera profesional y educada. Incluye una variedad de elementos de comunicación por correo electrónico, como lenguaje, tono, formato y comportamiento general. Dependiendo de su conexión con el destinatario, así como de la industria, organización, cultura e incluso edad del destinatario, es posible que deba ajustar las reglas para una etiqueta adecuada en el correo electrónico.

¿Por qué es importante la etiqueta del correo electrónico?

Las empresas y los individuos pueden beneficiarse al seguir las reglas de etiqueta del correo electrónico por estos motivos.

Demostrar profesionalismo . Usar la etiqueta del correo electrónico demuestra que respetas a los demás y que eres confiable y competente en el trabajo.

Comunicarse eficazmente . Seguir la etiqueta adecuada en el correo electrónico hace que sus comunicaciones sean concisas y comprensibles para los destinatarios, minimizando malentendidos y malas interpretaciones.

Mantener relaciones positivas . Una buena etiqueta en el correo electrónico puede mejorar su reputación profesional, facilitando la colaboración con colegas, clientes y socios comerciales.

Evitar errores . Las mejores prácticas de etiqueta en el correo electrónico reducen las posibilidades de que se produzcan errores en un correo electrónico empresarial que puedan provocar vergüenza o consecuencias graves.

Más de 29 consejos y reglas de etiqueta de correo electrónico para profesionales

1. Utilice formato estándar

El correo electrónico comercial informal o incompleto se considera una violación de la etiqueta del correo electrónico. Un formato de correo electrónico empresarial estándar debe estar bien estructurado con una línea de asunto, saludo, cuerpo, cierre, cierre y firma.

Más información: ¿Cuál es el formato de correo electrónico formal?

2. Utilice un tono profesional y respetuoso

Mantenga un tono profesional en todo su correo electrónico para reflejar su profesionalismo. Evite la jerga, la jerga o las expresiones demasiado informales que puedan arruinar la confianza en el lugar de trabajo.

3. Envíe un correo electrónico con una dirección de correo electrónico profesional

El uso de la dirección de correo electrónico de su empresa muestra un alto nivel de etiqueta en el correo electrónico. Si tiene que utilizar una cuenta de correo electrónico personal para atender correos electrónicos relacionados con el trabajo, lo ideal es utilizar su nombre completo para demostrar una imagen profesional.

4. Copia oculta (BCC) correctamente

Es una etiqueta adecuada en el correo electrónico utilizar BCC al enviar correos electrónicos a un grupo grande de destinatarios que no se conocen entre sí para proteger sus correos electrónicos de la exposición a otros.

Más información: ¿Cómo utilizar CC y BCC en correos electrónicos?

5. Elabore una línea de asunto clara y concisa

Siga la etiqueta del correo electrónico resumiendo una línea de asunto breve y descriptiva. Permite a los destinatarios comprender el propósito y priorizar sus respuestas rápidamente. Ninguna línea de asunto o una línea de asunto larga y vaga hará que su correo electrónico parezca spam y sea llevado a la papelera.

6. Comience con un saludo y saludo profesional.

Comience su correo electrónico con un saludo y saludo cortés y apropiado. Dependiendo de su relación con el destinatario y la situación de comunicación, puede adaptar el saludo y el saludo en consecuencia, pero nunca salude a las personas con expresiones demasiado casuales e impersonales como "Hola", "Yo", "Hola amigos" y "Hola chicos". ".

Más información: ¿Cómo iniciar un correo electrónico?

7. Preséntate claramente

Otra regla de etiqueta del correo electrónico es brindar una breve presentación de usted y de su empresa para establecer el contexto al comunicarse con alguien nuevo o enviar un seguimiento.

Más información: ¿Cómo presentarse en un correo electrónico?

8. Ten cuidado con el humor y los emojis

En el lugar de trabajo, tenga cuidado con el humor, el sarcasmo, los emoji, los emoticones y los memes al escribir correos electrónicos de etiqueta comercial. Pueden malinterpretarse en la comunicación escrita y convertirse en grandes distracciones.

9. Mantenga segura la información confidencial

Tenga cuidado al comunicar información sensible o confidencial por correo electrónico. Una buena pauta para la etiqueta del correo electrónico empresarial es alejarse de los mensajes escritos y considerar el cifrado.

10. Mantenga sus correos electrónicos concisos y directos

Tenga cuidado con la longitud de su correo electrónico. Los correos electrónicos largos y confusos pueden resultar abrumadores y hacer que se pase por alto información clave. Muestra su respeto por el tiempo del destinatario yendo directo al grano.

11. Abstenerse de utilizar signos de exclamación

En los correos electrónicos de etiqueta empresarial, no debes utilizar el signo de exclamación más de una vez para transmitir entusiasmo. Su mensaje parecerá agresivo, enojado y poco profesional si utiliza demasiados signos de exclamación en un correo electrónico.

12. No uses todas las mayúsculas

Es aceptable utilizar mayúsculas adecuadas para dar énfasis cuando sea necesario. Sin embargo, usar todas las letras mayúsculas puede hacer que otros malinterpreten su mensaje e intenciones.

13. Mantén tus fuentes clásicas

Su correo electrónico será difícil de leer con fuentes extrañas, colores salvajes y tamaños poco convencionales. Siga las normas estándar de correo electrónico para utilizar fuentes clásicas y consistentes en todo el contenido del correo electrónico: Color: Negro

Tamaño: 10 o 12 puntos

Fuentes: Arial, Calibri, Helvetica o Times New Roman

14. Practica buena gramática y ortografía.

Los correos electrónicos mal escritos pueden tener un impacto negativo en su carrera porque indican que no presta atención a los detalles. Como profesional, debes saber utilizar herramientas gramaticales y ortográficas para evitar errores.

15. Comparte enlaces correctamente

No es una etiqueta adecuada en el correo electrónico pegar URL completas en su correo electrónico. En su lugar, proporcione hipervínculos o URL acortadas para que el destinatario pueda abrir su correo electrónico más fácilmente.

16. Evite el exceso de abreviaturas y siglas

Si bien puede utilizar abreviaturas y acrónimos específicos de la industria que usted y sus destinatarios puedan entender, evite el uso excesivo para evitar confusiones.

17. Responder a los correos electrónicos dentro de las 24 horas

Aunque no puede responder a todos los correos electrónicos de inmediato, puede explorar su bandeja de entrada y priorizar sus respuestas. Esfuércese por responder los correos electrónicos con prontitud, idealmente dentro de las 24 horas.

18. Piénsalo dos veces antes de reenviar

Nunca reenvíes correos electrónicos en cadena o mensajes irrelevantes que puedan saturar las bandejas de entrada de los destinatarios. Es importante resumir la discusión en el hilo del correo electrónico. No reenvíe correos electrónicos que no estén destinados a ser reenviados.

19. Utilice "Responder a todos" con moderación

La función "Responder a todos" es útil, pero a veces puede provocar graves errores de etiqueta en el correo electrónico empresarial. Antes de presionar el botón "Responder a todos", asegúrese de que su respuesta sea relevante y necesaria para todos.

20. Sea consciente de los apegos

Adjuntar documentos de respaldo en el correo electrónico de su empresa es una buena etiqueta de correo electrónico. Comprima archivos grandes e informe al destinatario sobre cualquier archivo adjunto.

21. Establecer respuestas informativas fuera de la oficina

Cuando no pueda responder con prontitud porque está fuera del trabajo, configure una respuesta automática fuera de la oficina para informar a otros sobre su indisponibilidad y proporcionar un contacto alternativo en caso de urgencia.

22. Sea consciente de las diferencias culturales

Se recomienda encarecidamente que conozca los antecedentes culturales y los tabúes lingüísticos de sus socios comerciales antes de iniciar cualquier comunicación comercial internacional.

23. Vuelva a verificar la dirección de correo electrónico del destinatario.

Antes de enviar el correo electrónico, verifique que la dirección de correo electrónico del destinatario sea correcta. Esto le ayudará a evitar enviar archivos confidenciales o correos electrónicos innecesarios a la mano equivocada por accidente.

24. Revisa antes de enviar

Una de las reglas de etiqueta del correo electrónico más importantes es revisar sus correos electrónicos antes de presionar el botón Enviar. Ayuda a detectar errores e identificar áreas de mejora.

25. Elija una despedida con moderación

Debe mantener la etiqueta del correo electrónico para causar una impresión duradera hasta el final de su correo electrónico mediante el uso de una despedida profesional y adecuada, como "Sinceramente", "Muy respetuosamente" o "Saludos amables".

Más información: ¿Cómo finalizar un correo electrónico?

26. Incluya una firma de correo electrónico profesional

Cree una firma profesional y permita que su software de cliente de correo electrónico la agregue a los correos electrónicos automáticamente. Una firma de correo electrónico de tipo empresarial debe contener su nombre completo, puesto de trabajo, nombre de la empresa, información de contacto y cualquier enlace relevante.

27. Inserta una llamada a la acción.

Es eficaz colocar su llamado a la acción cerca del final del cuerpo de su correo electrónico para que los destinatarios comprendan lo que se debe hacer y tomen medidas de inmediato.

28. Realice un seguimiento de las aperturas de correo electrónico y de la tasa de clics.

Si tiene una lista de correo, utilice una herramienta de seguimiento de correo electrónico para saber quién no abre un correo electrónico anterior. Puedes decidir cuándo y a quién enviar recordatorios. La tasa de clics se puede utilizar para cambiar la línea de asunto para un envío posterior.

29. Cree mensajes aptos para dispositivos móviles

Más de un tercio de los profesionales de negocios abren sus correos electrónicos en dispositivos móviles, por lo que es parte de la etiqueta del correo electrónico asegurarse de que sus correos electrónicos sean fáciles de leer en un teléfono o tableta.

Utilice un generador de correo electrónico de IA para ayudarle con la etiqueta del correo electrónico empresarial

HIX.AI puede ser su asistente personal de correo electrónico. Tiene un escritor de correo electrónico de IA que puede reescribir o generar mensajes de correo electrónico con la etiqueta de correo electrónico adecuada. Puede usarlo para crear correos electrónicos comerciales para divulgación, respuesta y seguimiento .

  • Utilice algoritmos de inteligencia artificial impulsados por ChatGPT para mejorar y crear correos electrónicos alineados con las mejores prácticas de etiqueta de correo electrónico.
  • Garantice un tono coherente y profesional en sus correos electrónicos

Conclusión

Tus habilidades comunicativas reflejan tu personalidad y capacidades profesionales. Si sigue la etiqueta de los correos electrónicos para empresas, puede crear una impresión positiva y abrir oportunidades para avanzar en su carrera. Siga los consejos de etiqueta del correo electrónico empresarial del artículo o utilice un redactor de correo electrónico eficaz con tecnología de inteligencia artificial para generar mensajes de correo electrónico de alta calidad.

Artículos Relacionados

Ver más