Untersuchungen zeigen, dass US-Mitarbeiter im Durchschnitt etwa ein Viertel ihrer Arbeitszeit mit E-Mails verbringen. Daher ist die Entwicklung der Fähigkeiten zum Verfassen professioneller und effektiver Geschäfts-E-Mails von entscheidender Bedeutung für den beruflichen Erfolg einer Person.
Wenn Sie in der E-Mail-Kommunikation effizient und kompetent sein möchten, ist es wichtig, sich mit der E-Mail-Etikette vertraut zu machen. In diesem Artikel werden 29 praktische Beispiele, Regeln und Tipps zur E-Mail-Etikette vorgestellt, die Ihnen helfen, am Arbeitsplatz erfolgreich zu sein.
Was ist E-Mail-Etikette?
Bei der E-Mail-Etikette handelt es sich um eine Reihe von Richtlinien, die beschreiben, wie man E-Mails professionell und höflich schreibt und beantwortet. Es umfasst eine Vielzahl von Elementen der E-Mail-Kommunikation, wie z. B. Sprache, Ton, Formatierung und allgemeines Verhalten. Abhängig von Ihrer Verbindung zum Empfänger sowie der Branche, Organisation, Kultur und sogar dem Alter des Empfängers müssen Sie möglicherweise die Regeln für die ordnungsgemäße E-Mail-Etikette anpassen.
Warum ist E-Mail-Etikette wichtig?
Aus diesen Gründen können Unternehmen und Einzelpersonen von der Einhaltung der E-Mail-Etikette profitieren.
● Professionalität demonstrieren . Die Verwendung der E-Mail-Etikette zeigt, dass Sie andere respektieren und bei der Arbeit zuverlässig und kompetent sind.
● Effektiv kommunizieren . Durch die Einhaltung der richtigen E-Mail-Etikette wird Ihre Kommunikation für die Empfänger prägnant und verständlich, wodurch Missverständnisse und Fehlinterpretationen minimiert werden.
● Positive Beziehungen pflegen . Eine gute E-Mail-Etikette kann Ihren beruflichen Ruf verbessern und die Zusammenarbeit mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern erleichtern.
● Fehler vermeiden . Die Best Practices für die E-Mail-Etikette verringern die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Irrtümern in einer geschäftlichen E-Mail, die zu Peinlichkeiten oder schwerwiegenden Konsequenzen führen können.
Über 29 Tipps und Regeln zur E-Mail-Etikette für Profis
1. Verwenden Sie die Standardformatierung
Informelle oder unvollständige geschäftliche E-Mails gelten als Verstoß gegen die E-Mail-Etikette. Ein Standardformat für geschäftliche E-Mails sollte gut strukturiert sein und eine Betreffzeile, eine Begrüßung, einen Text, einen Abschluss, eine Verabschiedung und eine Signatur umfassen.
Erfahren Sie mehr: Was ist das formelle E-Mail-Format?
2. Verwenden Sie einen professionellen und respektvollen Ton
Behalten Sie in Ihrer E-Mail einen professionellen Ton bei, um Ihre Professionalität zum Ausdruck zu bringen. Vermeiden Sie Slang, Fachjargon oder allzu beiläufige Ausdrücke, die das Vertrauen am Arbeitsplatz zerstören könnten.
3. E-Mail mit einer professionellen E-Mail-Adresse
Die Verwendung Ihrer Firmen-E-Mail-Adresse zeugt von einem hohen Maß an E-Mail-Etikette. Wenn Sie für die Bearbeitung geschäftlicher E-Mails ein privates E-Mail-Konto verwenden müssen, ist es ideal, Ihren vollständigen Namen zu verwenden, um ein professionelles Image zu demonstrieren.
4. Blind Carbon Copy (BCC) entsprechend
Es gehört zur richtigen E-Mail-Etikette, den BCC zu verwenden, wenn Sie E-Mails an eine große Gruppe von Empfängern senden, die sich nicht kennen, um ihre E-Mails vor der Offenlegung durch andere zu schützen.
Erfahren Sie mehr: Wie verwende ich CC und BCC in E-Mails?
5. Erstellen Sie eine klare und prägnante Betreffzeile
Befolgen Sie die E-Mail-Etikette, indem Sie eine beschreibende und kurze Betreffzeile zusammenfassen. Es ermöglicht den Empfängern, den Zweck zu verstehen und ihre Antworten schnell zu priorisieren. Keine Betreffzeile oder eine lange, vage Betreffzeile führt dazu, dass Ihre E-Mail wie Spam aussieht und in den Papierkorb verschoben wird.
6. Beginnen Sie mit einer professionellen Anrede und Begrüßung
Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer höflichen und angemessenen Anrede und Begrüßung. Abhängig von Ihrer Beziehung zum Empfänger und der Kommunikationssituation können Sie die Anrede und Begrüßung entsprechend anpassen, aber begrüßen Sie Personen niemals mit zu lockeren und unpersönlichen Ausdrücken wie „Hey ya“, „Yo“, „Hallo Leute“ und „Hallo Leute“. ".
Erfahren Sie mehr: Wie starte ich eine E-Mail?
7. Stellen Sie sich klar vor
Eine weitere Regel der E-Mail-Etikette besteht darin, sich und Ihr Unternehmen kurz vorzustellen, um den Kontext zu schaffen, wenn Sie mit einer neuen Person korrespondieren oder ein Follow-up senden.
Erfahren Sie mehr: Wie stellt man sich in einer E-Mail vor?
8. Seien Sie vorsichtig mit Humor und Emojis
Seien Sie am Arbeitsplatz vorsichtig mit Humor, Sarkasmus, Emojis , Emoticons und Memes, wenn Sie E-Mails zur Geschäftsetikette schreiben. Sie können in der schriftlichen Kommunikation falsch interpretiert werden und zu großen Ablenkungen führen.
9. Bewahren Sie vertrauliche Informationen sicher auf
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie sensible oder vertrauliche Informationen per E-Mail kommunizieren. Eine gute Richtlinie für die geschäftliche E-Mail-Etikette besteht darin, sich von schriftlichen Nachrichten fernzuhalten und stattdessen eine Verschlüsselung in Betracht zu ziehen.
10. Halten Sie Ihre E-Mails prägnant und auf den Punkt gebracht
Achten Sie auf die Länge Ihrer E-Mail. Lange, weitschweifige E-Mails können überfordernd sein und dazu führen, dass wichtige Informationen übersehen werden. Sie zeigen Ihren Respekt für die Zeit des Empfängers, indem Sie direkt zur Sache kommen.
11. Verzichten Sie auf die Verwendung von Ausrufezeichen
In geschäftlichen Etikette-E-Mails sollten Sie das Ausrufezeichen nicht mehr als einmal verwenden, um Aufregung auszudrücken. Ihre Nachricht wirkt aggressiv, wütend und unprofessionell, wenn Sie in einer E-Mail zu viele Ausrufezeichen verwenden.
12. Verwenden Sie keine Großbuchstaben
Es ist akzeptabel, bei Bedarf die richtige Groß- und Kleinschreibung zur Hervorhebung zu verwenden. Allerdings könnte die Verwendung von Großbuchstaben dazu führen, dass andere Ihre Botschaft und Absichten falsch interpretieren.
13. Halten Sie Ihre Schriftarten klassisch
Ihre E-Mail wird mit bizarren Schriftarten, wilden Farben und unkonventionellen Größen schwer zu lesen sein. Halten Sie sich an die Standardnormen für E-Mails und verwenden Sie im gesamten E-Mail-Inhalt eine klassische und einheitliche Schriftart: Farbe: Schwarz
Größe: 10 oder 12 Punkt
Schriftarten: Arial, Calibri, Helvetica oder Times New Roman
14. Üben Sie gute Grammatik und Rechtschreibung
Schlecht geschriebene E-Mails können sich negativ auf Ihre Karriere auswirken, da sie darauf hinweisen, dass Sie nicht auf Details achten. Als Profi sollten Sie wissen, wie Sie Grammatik- und Rechtschreibwerkzeuge verwenden, um Fehler zu vermeiden.
15. Teilen Sie Links richtig
Es entspricht nicht der richtigen E-Mail-Etikette, ganze URLs in Ihre E-Mail einzufügen. Geben Sie stattdessen Hyperlinks oder verkürzte URLs an, um dem Empfänger das Öffnen Ihrer E-Mail zu erleichtern.
16. Vermeiden Sie übermäßige Abkürzungen und Akronyme
Sie können zwar branchenspezifische Abkürzungen und Akronyme verwenden, die für Sie und Ihre Empfänger verständlich sind, vermeiden Sie jedoch eine Überbeanspruchung, um Verwirrung zu vermeiden.
17. Antworten Sie innerhalb von 24 Stunden auf E-Mails
Obwohl Sie nicht alle E-Mails sofort beantworten können, können Sie Ihren Posteingang durchsuchen und Ihre Antworten priorisieren. Versuchen Sie, E-Mails umgehend zu beantworten, idealerweise innerhalb von 24 Stunden.
18. Überlegen Sie es sich zweimal, bevor Sie weiterleiten
Leiten Sie niemals Ketten-E-Mails oder irrelevante Nachrichten weiter, die die Posteingänge der Empfänger überladen können. Es ist wichtig, die Diskussion im E-Mail-Thread zusammenzufassen. Leiten Sie keine E-Mails weiter, die nicht zur Weiterleitung bestimmt sind.
19. Gehen Sie sparsam mit „Allen antworten“ um
Die Funktion „Allen antworten“ ist nützlich, kann jedoch manchmal zu schwerwiegenden Fehlern bei der geschäftlichen E-Mail-Etikette führen. Bevor Sie auf die Schaltfläche „Allen antworten“ klicken, stellen Sie sicher, dass Ihre Antwort für alle relevant und notwendig ist.
20. Achten Sie auf Eigensinne
Das Anhängen unterstützender Dokumente an Ihre geschäftliche E-Mail ist eine gute E-Mail-Etikette. Komprimieren Sie große Dateien und informieren Sie den Empfänger über etwaige Anhänge.
21. Legen Sie informative Abwesenheitsantworten fest
Wenn Sie nicht in der Lage sind, umgehend zu antworten, weil Sie nicht am Arbeitsplatz sind, richten Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz ein, um andere über Ihre Nichterreichbarkeit zu informieren und in dringenden Fällen einen alternativen Ansprechpartner bereitzustellen.
22. Seien Sie sich der kulturellen Unterschiede bewusst
Es wird dringend empfohlen, dass Sie sich über den kulturellen Hintergrund und die sprachlichen Tabus Ihrer Geschäftspartner informieren, bevor Sie sich auf internationale Geschäftskommunikation einlassen.
23. Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers noch einmal
Überprüfen Sie vor dem Senden der E-Mail, ob die E-Mail-Adresse des Empfängers korrekt ist. So vermeiden Sie, dass vertrauliche Dateien oder unnötige E-Mails versehentlich an die falsche Hand gesendet werden.
24. Korrekturlesen vor dem Versenden
Eine der wichtigsten E-Mail-Etiketten besteht darin, Ihre E-Mails Korrektur zu lesen, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken. Es hilft, Fehler zu erkennen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
25. Wählen Sie eine Verabschiedung sparsam aus
Sie sollten die E-Mail-Etikette einhalten, um bis zum Ende Ihrer E-Mail einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen, indem Sie eine professionelle und angemessene Verabschiedung verwenden, z. B. „Mit freundlichen Grüßen“, „Sehr respektvoll“ oder „Mit freundlichen Grüßen“.
Erfahren Sie mehr: Wie beendet man eine E-Mail?
26. Fügen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur hinzu
Erstellen Sie eine professionelle Signatur und lassen Sie Ihre E-Mail-Client-Software diese automatisch zu E-Mails hinzufügen. Eine geschäftliche E-Mail-Signatur sollte Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Firmennamen, Kontaktinformationen und alle relevanten Links enthalten.
27. Fügen Sie einen Aufruf zum Handeln ein
Es ist effektiv, Ihren Call-to-Action am Ende Ihres E-Mail-Textes zu platzieren, damit die Empfänger verstehen, was zu tun ist, und sofort Maßnahmen ergreifen können.
28. Verfolgen Sie E-Mail-Öffnungen und Klickraten
Wenn Sie eine Mailingliste haben, verwenden Sie ein E-Mail-Tracking-Tool, um herauszufinden, wer eine frühere E-Mail nicht öffnet. Sie können entscheiden, wann und an wen Sie Erinnerungen senden möchten. Die Klickrate kann dazu verwendet werden, Ihre Betreffzeile für eine spätere E-Mail zu ändern.
29. Erstellen Sie mobilfreundliche Nachrichten
Mehr als ein Drittel der Geschäftsleute öffnen ihre E-Mails auf Mobilgeräten. Daher gehört es zur E-Mail-Etikette, sicherzustellen, dass Ihre E-Mails auch auf einem Telefon oder Tablet gut lesbar sind.
Verwenden Sie einen KI-E-Mail-Generator, um Ihre geschäftliche E-Mail-Etikette zu verbessern
HIX.AI kann Ihr persönlicher E-Mail-Assistent sein. Es verfügt über einen KI-E-Mail-Schreiber , der E-Mail-Nachrichten mit der richtigen E-Mail-Etikette umschreiben oder generieren kann. Sie können damit geschäftliche E-Mails zur Kontaktaufnahme, Reaktion und Nachverfolgung erstellen.
- Verwenden Sie ChatGPT gestützte Algorithmen für künstliche Intelligenz, um E-Mails im Einklang mit den besten E-Mail-Etikette-Praktiken zu verbessern und zu erstellen
- Sorgen Sie für einen einheitlichen und professionellen Ton in Ihren E-Mails
Abschluss
Ihre Kommunikationsfähigkeiten spiegeln Ihre Persönlichkeit und Ihre beruflichen Fähigkeiten wider. Durch die Einhaltung der geschäftlichen E-Mail-Etikette können Sie einen positiven Eindruck hinterlassen und Chancen für den beruflichen Aufstieg eröffnen. Befolgen Sie die Tipps zur geschäftlichen E-Mail-Etikette im Artikel oder nutzen Sie einen effektiven KI-gestützten E-Mail-Verfasser, um hochwertige E-Mail-Nachrichten zu erstellen.