연구에 따르면 평균적으로 미국 직원은 근무 시간의 약 4분의 1을 이메일 사용에 소비하는 것으로 나타났습니다. 따라서 전문적이고 효과적인 비즈니스 이메일을 작성하는 기술을 개발하는 것은 개인의 경력에서 성공하는 데 매우 중요합니다.
이메일 커뮤니케이션을 효율적이고 능숙하게 진행하려면 이메일 에티켓을 익히는 것이 중요합니다. 이 기사에서는 직장에서 성공하는 데 도움이 되는 29가지 실용적인 이메일 에티켓 예시 , 규칙 및 팁을 제공합니다.
이메일 에티켓이란 무엇입니까?
이메일 에티켓은 전문적이고 예의바른 방식으로 이메일을 작성하고 응답하는 방법을 설명하는 일련의 지침입니다. 여기에는 언어, 어조, 형식, 일반적인 행동 등 이메일 커뮤니케이션의 다양한 요소가 포함됩니다. 수신자와의 관계는 물론 수신자의 업종, 조직, 문화, 심지어 연령에 따라 적절한 이메일 에티켓에 대한 규칙을 조정해야 할 수도 있습니다.
이메일 에티켓이 왜 중요한가요?
회사와 개인은 이러한 이유로 이메일 에티켓 규칙을 따르면 이익을 얻을 수 있습니다.
● 전문성을 입증합니다 . 이메일 에티켓을 사용하는 것은 귀하가 다른 사람을 존중하고 직장에서 신뢰할 수 있고 유능하다는 것을 보여줍니다.
● 효과적인 의사소통 . 적절한 이메일 에티켓을 따르면 수신자가 커뮤니케이션을 간결하고 쉽게 이해할 수 있게 되어 오해와 오해를 최소화할 수 있습니다.
● 긍정적인 관계를 유지합니다 . 좋은 이메일 에티켓은 직업적 평판을 높이고 동료, 고객 및 비즈니스 파트너와의 협업을 촉진할 수 있습니다.
● 실수 방지 . 이메일 에티켓에 대한 모범 사례는 당황스럽거나 심각한 결과를 초래할 수 있는 비즈니스 이메일의 오류 및 실수 가능성을 줄입니다.
전문가를 위한 29개 이상의 이메일 에티켓 팁 및 규칙
1. 표준 형식을 사용하세요
비공식적이거나 불완전한 비즈니스 이메일은 이메일 에티켓을 위반하는 것으로 간주됩니다. 표준 비즈니스 이메일 형식은 제목, 인사말, 본문, 마무리, 승인 및 서명으로 잘 구성되어야 합니다.
자세히 알아보기: 공식 이메일 형식이란 무엇입니까?
2. 전문적이고 정중한 어조를 사용하세요.
귀하의 전문성을 반영하기 위해 이메일 전반에 걸쳐 전문적인 어조를 유지하십시오. 직장 내 신뢰를 해칠 수 있는 속어, 은어, 지나치게 일상적인 표현을 피하세요.
3. 업무용 이메일 주소로 이메일 보내기
회사 이메일 주소를 사용하는 것은 높은 수준의 이메일 에티켓을 보여줍니다. 업무 관련 이메일을 처리하기 위해 개인 이메일 계정을 사용해야 하는 경우, 전문적인 이미지를 보여주기 위해 이름을 사용하는 것이 이상적입니다.
4. 블라인드 카본 카피(BCC)를 적절하게 사용하세요
서로 모르는 다수의 수신자에게 이메일을 보낼 때 BCC를 사용하여 해당 이메일이 다른 사람에게 노출되는 것을 방지하는 것이 올바른 이메일 에티켓입니다.
자세히 알아보기: 이메일에서 참조 및 숨은 참조를 사용하는 방법은 무엇입니까?
5. 명확하고 간결한 제목을 작성하세요
설명적이고 짧은 제목을 요약하여 이메일 에티켓을 따르세요. 이를 통해 수신자는 목적을 이해하고 신속하게 응답의 우선순위를 정할 수 있습니다. 제목 줄이 없거나 길고 모호한 제목 줄은 이메일을 스팸처럼 보이게 만들고 휴지통으로 이동하게 만듭니다.
6. 전문적인 인사말과 인사말로 시작하세요
정중하고 적절한 인사말과 인사말로 이메일을 시작하세요. 수신자와의 관계 및 의사소통 상황에 따라 인사말과 인사말을 적절하게 조정할 수 있지만, "Hey ya", "Yo", "Hi people", "Hi guys"와 같이 너무 캐주얼하고 냉담한 표현으로 인사하지 마세요. ".
자세히 알아보기: 이메일을 시작하는 방법은 무엇입니까?
7. 자신을 명확하게 소개하세요
또 다른 이메일 에티켓 규칙은 새로운 사람과 연락하거나 후속 조치를 보낼 때 맥락을 확립하기 위해 자신과 회사에 대한 간략한 소개를 제공하는 것입니다.
자세히 알아보기: 이메일로 자신을 소개하는 방법은 무엇입니까?
8. 유머와 이모티콘에 주의하세요
직장에서는 비즈니스 에티켓 이메일을 작성할 때 유머, 풍자, 이모티콘, 이모티콘 , 밈 등에 주의하세요. 서면 의사소통에서는 이러한 내용이 잘못 해석되어 큰 방해가 될 수 있습니다.
9. 기밀 정보를 안전하게 유지하세요
민감한 정보나 기밀 정보를 이메일로 전달할 때는 주의하세요. 비즈니스 이메일 에티켓에 대한 좋은 지침은 서면 메시지를 피하고 암호화를 고려하는 것입니다.
10. 이메일을 간결하고 간결하게 유지하세요
이메일 길이에 주의하세요. 길고 장황한 이메일은 부담스러울 수 있으며 주요 정보가 간과될 수 있습니다. 요점을 바로 설명함으로써 받는 사람의 시간에 대한 존중을 표현합니다.
11. 느낌표 사용을 자제하세요.
비즈니스 에티켓 이메일에서는 흥분을 전달하기 위해 느낌표를 두 번 이상 사용해서는 안 됩니다. 하나의 이메일에 느낌표를 너무 많이 사용하면 메시지가 공격적이고, 화나고, 비전문적으로 보일 것입니다.
12. 모두 대문자를 사용하지 마세요
필요한 경우 강조를 위해 적절한 대문자를 사용하는 것이 허용됩니다. 그러나 모두 대문자를 사용하면 다른 사람들이 귀하의 메시지와 의도를 잘못 해석할 수 있습니다.
13. 글꼴을 클래식하게 유지하세요
이상한 글꼴, 거친 색상, 틀에 얽매이지 않는 크기로 인해 이메일을 읽기가 어렵습니다. 표준 이메일 표준을 준수하여 이메일 콘텐츠 전반에 걸쳐 클래식하고 일관된 글꼴을 사용하세요. 색상: 검정색
크기: 10 또는 12포인트
글꼴: Arial, Calibri, Helvetica 또는 Times New Roman
14. 좋은 문법과 철자를 연습하세요
잘못 작성된 이메일은 세부 사항에 주의를 기울이지 않는다는 것을 나타내기 때문에 경력에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 전문가로서 실수를 피하기 위해 문법 및 철자법 도구를 사용하는 방법을 알아야 합니다.
15. 링크를 올바르게 공유하세요
전체 URL을 이메일에 붙여넣는 것은 올바른 이메일 에티켓이 아닙니다. 대신, 수신자가 이메일을 더 쉽게 열 수 있도록 하이퍼링크나 단축 URL을 제공하세요.
16. 과도한 약어 및 두문자어 사용을 피하세요.
귀하와 수신자가 이해할 수 있는 업계별 약어 및 두문자어를 사용할 수 있지만 혼동을 피하기 위해 과도하게 사용하지 마십시오.
17. 24시간 이내에 이메일에 답장하세요.
모든 이메일에 즉시 답장할 수는 없지만 받은 편지함을 찾아보고 우선순위를 정하여 응답할 수 있습니다. 이메일에 즉시, 이상적으로는 24시간 이내에 회신하도록 노력하십시오.
18. 전달하기 전에 두 번 생각하십시오
수신자의 받은편지함을 복잡하게 만들 수 있는 체인 이메일이나 관련 없는 메시지를 전달하지 마세요. 이메일 스레드에서 토론을 요약하는 것이 중요합니다. 전달할 의도가 없는 이메일은 전달하지 마십시오.
19. "전체답장"을 아껴서 사용하세요
"전체 답장" 기능은 유용하지만 때로는 심각한 비즈니스 이메일 에티켓 실수를 유발할 수 있습니다. "전체답장" 버튼을 누르기 전에 귀하의 응답이 모든 사람에게 관련성이 있고 필요한지 확인하십시오.
20. 첨부 파일을 염두에 두십시오
비즈니스 이메일에 증빙 문서를 첨부하는 것은 좋은 이메일 에티켓입니다. 대용량 파일을 압축하고 수신자에게 첨부 파일에 대해 알립니다.
21. 유용한 부재중 응답 설정
부재중으로 인해 즉시 응답할 수 없는 경우 자동화된 부재중 회신을 설정하여 다른 사람에게 부재중을 알리고 긴급한 경우 대체 연락처를 제공하십시오.
22. 문화적 차이를 인식하라
국제 비즈니스 커뮤니케이션에 참여하기 전에 비즈니스 동료의 문화적 배경과 언어적 금기를 배우는 것이 좋습니다.
23. 받는 사람의 이메일 주소를 다시 확인하세요.
이메일을 보내기 전에 수신자의 이메일 주소가 올바른지 확인하세요. 이렇게 하면 실수로 엉뚱한 사람에게 기밀 파일이나 불필요한 이메일을 보내는 것을 방지할 수 있습니다.
24. 보내기 전에 교정하세요.
가장 중요한 이메일 에티켓 중 하나는 보내기 버튼을 누르기 전에 이메일을 교정하는 것입니다. 이는 오류를 파악하고 개선이 필요한 영역을 식별하는 데 도움이 됩니다.
25. 승인을 아껴서 선택하세요
"진심으로", "매우 감사합니다" 또는 "친절하게 감사합니다"와 같은 전문적이고 적절한 서명을 사용하여 이메일이 끝날 때까지 지속적인 인상을 남기기 위한 이메일 에티켓을 유지해야 합니다.
자세히 알아보기: 이메일을 종료하는 방법은 무엇입니까?
26. 전문적인 이메일 서명을 포함하세요
전문적인 서명을 만들고 이메일 클라이언트 소프트웨어가 이를 이메일에 자동으로 추가하도록 허용하세요. 비즈니스와 유사한 이메일 서명에는 성명, 직위, 회사 이름, 연락처 정보 및 관련 링크가 포함되어야 합니다.
27. 행동 촉구 삽입
수신자가 수행해야 할 작업을 이해하고 즉시 조치를 취할 수 있도록 이메일 본문 끝부분에 행동 촉구를 배치하는 것이 효과적입니다.
28. 이메일 열기 및 클릭률 추적
메일링 리스트가 있는 경우 이메일 추적 도구를 사용하여 누가 이전 이메일을 열지 않았는지 알아보세요. 알림을 언제, 누구에게 보낼지 결정할 수 있습니다. 클릭률은 나중에 메일을 보낼 때 제목 줄을 변경하는 데 사용될 수 있습니다.
29. 모바일 친화적인 메시지 만들기
비즈니스 전문가의 3분의 1 이상이 모바일 장치에서 이메일을 엽니다. 따라서 휴대폰이나 태블릿에서 이메일을 읽기 쉽게 만드는 것이 이메일 에티켓의 일부입니다.
AI 이메일 생성기를 사용하여 비즈니스 이메일 에티켓을 지키세요.
HIX.AI 개인 이메일 비서가 될 수 있습니다. 적절한 이메일 에티켓으로 이메일 메시지를 다시 쓰거나 생성할 수 있는 AI 이메일 작성기가 있습니다. 이를 사용하여 홍보, 응답 및 후속 조치를 위한 비즈니스 이메일을 만들 수 있습니다.
- ChatGPT 기반 인공 지능 알고리즘을 사용하여 최고의 이메일 에티켓 관행에 따라 이메일을 개선하고 작성하세요.
- 이메일에서 일관되고 전문적인 어조를 유지하세요.
결론
귀하의 의사소통 능력은 귀하의 성격과 전문적 능력을 나타냅니다. 비즈니스를 위한 이메일 에티켓을 준수함으로써 긍정적인 인상을 주고 경력 발전의 기회를 열 수 있습니다. 기사에 있는 비즈니스 이메일 에티켓 팁을 따르거나 효과적인 AI 기반 이메일 작성기를 사용하여 고품질 이메일 메시지를 생성하세요.