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효과적인 후속 이메일을 보내는 방법(5개 샘플 및 템플릿)

후속 이메일은 비즈니스 커뮤니케이션 도구의 필수적인 부분이므로 올바르게 작성하는 것이 중요합니다. 이 심층 기사에서는 올바른 후속 메시지 형식 정의와 HIX.AI 전문가의 몇 가지 힌트 및 팁을 포함하여 더 나은 후속 이메일을 작성하는 방법을 설명합니다.

영감을 찾고 있다면 걱정하지 마세요. 다음과 같은 작성 방법을 다루는 5개의 후속 이메일 샘플을 제공했습니다.

  1. 정중한 후속 이메일
  2. 응답이 없는 경우 후속 이메일
  3. 온화한 후속 이메일
  4. 송장 알림 후속 조치
  5. 회의 후속 조치

이 기사를 마치면 모든 개인적 및 직업적 상황에 대한 효과적인 후속 이메일을 작성하는 데 필요한 통찰력을 얻게 될 것입니다.

후속 이메일 이란 무엇입니까?

후속 이메일을 디지털 알림으로 생각하면 도움이 됩니다. 이미 개인(또는 기업)에게 초기 이메일을 보냈지만 아직 응답을 받지 못했을 가능성이 높습니다. 따라서 귀하의 후속 이메일은 친근한 알림 역할을 합니다.

누군가가 회의 요청에 응답하지 않거나 청구서를 지불하지 않았거나 채용 제안을 수락하지 않은 경우를 포함하여 미리 알림 이메일을 보내야 할 수 있습니다.

후속 이메일은 길거나 상세할 필요는 없지만 원래 메시지를 다시 언급하고 응답을 요청하면 됩니다.

후속 이메일 템플릿을 사용하면 이것이 어떻게 작동하는지 쉽게 확인할 수 있습니다.

정중한 후속 이메일

업무적인 이메일을 작성할 때는 예의를 갖추는 것이 중요합니다! 이 정중한 후속 이메일 템플릿은 간단하고 비즈니스적인 느낌을 줍니다.

전문적인 후속 메시지를 작성하는 열쇠는 가능하면 이름을 사용하여 그 사람에게 직접 말하는 것입니다. 다음으로 메시지를 보내는 이유와 메시지를 전달하려는 내용을 명확하게 설명하세요.

물론 답장을 원해서 후속조치를 보내는 것이지만(맞죠?) 예의바른 후속조치에서는 상대에게 어떤 압력을 가하려고 하지 마세요. 이 예에서처럼 형식적이고 기능적으로 유지하세요!

[ 수신자 이름 ] 님께,

이 이메일이 귀하에게 도움이 되리라 믿습니다.

[ 주제/문제 ] 와 관련된 이전 커뮤니케이션에 대해 친절하게 후속 조치를 취하고자 이 편지를 씁니다. 귀하가 바쁘셔서 감독이나 지연이 있었을 수도 있다는 점 이해합니다.

새로운 개발 사항이 있거나 진행을 위해 추가 정보가 필요한 경우 알려주시기 바랍니다. 이 프로세스를 신속하게 진행하기 위해 문의 사항을 지원하거나 명확하게 설명하고자 합니다.

귀하의 빠른 시일 내에 유익한 답변을 기대합니다.

귀하의 이해와 협조에 진심으로 감사드립니다.

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감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]

응답이 없는 경우 후속 이메일

누군가가 귀하의 이메일을 무시하면 어떻게 되나요? 응답이 없는 경우의 후속 이메일은 위의 정중한 이메일 예시보다 조금 더 강력하지만 동일한 기능을 수행합니다. 먼저, 우리는 그 사람에게 정중하게 말한 다음 상황을 설명하고 원하는 해결책을 설명합니다(대부분의 경우 답변!)

누군가가 고의로 귀하의 이메일을 무시하고 있다고 의심되더라도 그렇게 말하는 것은 전문적인 태도가 아닙니다. 대신 후속 이메일을 최대한 긍정적이고 친근하게 유지하세요. 이는 비즈니스 메시지를 보낼 때 가장 좋은 접근 방식입니다. 왜? 논쟁적이고 공격적인 사람보다 따뜻하고 친근한 사람이 반응을 얻을 확률이 더 높기 때문에 반응을 얻을 가능성이 더 큽니다.

[ 수신자 이름 ] 님께,

이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. [ 날짜 ] 에 보낸 이전 이메일에 대한 후속 조치를 취하기 위해 연락드립니다. 내 메시지가 받은편지함에서 사라진 것 같습니다.

[ 이메일 제목 ] 관련하여 다시 한번 연락드립니다. 이 문제와 관련된 업데이트나 필요한 정보를 제공해 주시면 대단히 감사하겠습니다.

관심에 감사드리며 곧 회신을 기다리겠습니다.

감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]

온화한 후속 이메일

위의 두 가지 예는 전문적인 서신에 적합합니다. 하지만 친구에게 이메일을 보내면 어떻게 될까요? 이 부드러운 후속 이메일 템플릿을 사용하세요!

이 온화한 후속 이메일에서 우리는 그 사람의 감정을 보호하는 데 중점을 둡니다. 우리는 따뜻한 인사로 시작하여 친근한 목소리로 메시지를 보내는 진짜 이유를 설명합니다(응답을 원하기 때문입니다!). 후속 이메일이 끝나면 긍정적인 최종 메시지와 적절한 승인을 제공합니다.

[ 수신자 이름 ] 님께,

이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다.

당신이 엄청나게 바쁘다는 것을 알고 있지만 지난번에 보낸 이메일에 관해 후속 조치를 취하고 싶었습니다. 일주일 동안 [ 주제/문제 ] 에 관해 질문하고 내 제안/요청을 고려해 볼 기회가 있었는지 물어보세요. 일상 업무로 인해 일이 얼마나 쉬운지 이해하고 있으며, 빠른 알림이 도움이 될 것이라고 생각했습니다.

결정을 촉진하기 위해 추가 정보가 필요하거나 질문이나 우려 사항이 있는 경우 , 꼭 알려주세요. 추가 지원을 제공하거나 궁금한 점이 있으면 답변해 드리겠습니다.

귀하의 연락을 기다리겠습니다.

시간을 내어 관심을 가져주셔서 감사합니다.

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감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]

송장 알림 후속 이메일

아직도 돈을 기다리고 있나요? 그런 다음 이 청구서 알림 후속 이메일 템플릿을 사용하여 대금을 받으십시오.

송장 알림 후속 조치에는 미결제 금액에 대한 모든 내용을 포함해야 합니다. 인보이스 번호, 첫 번째 이메일을 보낸 날짜, 예상 지불 날짜 및 미결제 일수에 대해 이야기하고 있습니다.

많은 내용처럼 들릴 수도 있지만 청구서 후속 이메일이 오해되거나 무시될 가능성이 없는지 확인하고 싶을 것입니다. 템플릿이 어떻게 작동하는지 확인하세요…

[ 수신자 이름 ] 님께,

이 이메일이 귀하에게 도움이 되기를 바랍니다. [ 송장 날짜 ] 일자 [ 송장 금액 ] 금액의 송장 [ 송장 번호 ] 에 대한 결제가 아직 [ 되지 않았음을 알려드립니다. 인보이스에 표시된 결제 기한이 이미 지났으니, 조속히 미결제 잔액을 정산해 주시기 바랍니다.

첨부된 인보이스를 다시 한 번 확인하신 후 결제를 진행하시기 바랍니다. 추가 후속 조치. 이미 결제를 완료하셨다면 이 알림을 무시하시고 혼란을 드려 죄송합니다.

인보이스 또는 결제 프로세스와 관련하여 질문이 있거나 도움이 필요한 경우, 주저하지 마시고 우리에게 연락하세요. 이 문제에 대한 귀하의 신속한 관심에 감사드립니다.

협조해 주셔서 감사합니다.

감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]

회의 후속 이메일

회의는 비즈니스 세계의 필수 통화이므로 회의 후속 이메일을 많이 보내게 될 것입니다. 우리의 템플릿을 사용하면 최고의 인상을 남길 수 있을 것입니다.

가장 먼저 해야 할 일은 회의에 참석한 모든 사람에게 이메일을 보내는 것입니다. 다음으로, 논의한 모든 내용에 대해 긍정적인 소개와 간략한 요약을 제공하세요. 이제 추가 회의 주선이나 거래 성사 등 다음 단계에 대한 세부정보를 제공하세요.

회의에서 항상 명확하고 자신감을 갖고 후속 이메일을 요청하며 비즈니스에 가장 적합한 일을 하십시오.

[ 수신자 이름 ] 님께,

이 이메일을 통해 귀하의 건강과 기분이 좋아지리라 믿습니다.

[ 언급에서 열린 생산적인 회의를 마치고 연락을 드리기 위해 편지를 쓰고 있습니다. 회의 날짜 ] [ 대화의 일반적인 주제를 언급 ] 에 관한 것입니다. [ 귀하가 논의한 특정 주제 언급 ] 에 대한 논의는 특히 계몽적이었고 회의에 큰 가치를 더했습니다.

앞으로 진행하면서 우리가 합의한 실천 사항을 요약하고 싶었습니다. [ 논의된 요점, 결정된 사항, 할당된 작업을 간략하게 요약합니다. ]

이러한 사항을 진행하려면 [ 후속 회의 일정이나 수행해야 할 특정 작업 등 다음 단계를 언급 ] 하세요.

필요한 경우 더 자세한 내용을 알고 계시거나 논의된 문제와 관련하여 질문이나 우려 사항이 있으시면 언제든지 연락해 주시기 바랍니다.

시간을 내어 참여해 주셔서 감사합니다. 저는 이 사업에서 우리의 지속적인 협력과 발전을 기대합니다.

감사합니다.
[ 귀하의 이름 ]

후속 이메일을 작성하는 방법은 무엇입니까?

후속 이메일을 작성하는 것은 간단합니다. 아래에 설명된 구조를 따르면 됩니다. 효과적인 후속 이메일에는 제목, 본문, 승인/다음 단계의 세 부분이 있습니다.

후속 이메일을 기본 단계로 작성하는 방법을 분석하여 이를 더 자세히 살펴보겠습니다.

후속 이메일 제목

후속 이메일 제목 줄은 메시지의 분위기를 설정합니다. 독자는 받은 편지함에서 메시지를 발견하고 메시지의 내용을 즉시 이해할 수 있어야 합니다.

좋은 후속 이메일 제목이 무엇인지 설명하는 데 오랜 시간이 걸릴 수도 있지만 보여드리는 것이 더 쉽습니다.

  • 내 이메일에 대한 후속 조치 – 읽어 보셨나요?
  • 이메일 후속 조치 – 날짜/시간
  • 내 마지막 이메일을 읽어보셨나요?
  • 응답 요청 – (정보 삽입)
  • 내 마지막 메시지를 검토해 주실 수 있나요?

후속 이메일 본문 문구

후속 이메일에 대해 가장 먼저 알아야 할 점은 간략할 수 있다는 것입니다. 이는 누군가에게 무언가(미지급 청구서 또는 무시된 이메일)를 상기시키는 것입니다. 후속 회의도 너무 길어서는 안 됩니다. 그렇지 않으면 사람들이 지루해질 위험이 있습니다(이는 결코 비즈니스에 좋지 않습니다!).

이름과 직함을 사용하여 그 사람을 부르고 싶을 것입니다. 이는 연결을 구축하고 전문적이고 정중합니다. 그리고 걱정하지 마세요. 2023년에는 간단한 '안녕하세요' 한마디가 괜찮습니다.

다음으로, 쾌활한 인사말을 추가하여 메시지의 분위기를 설정하세요. 청구서 비용을 지불하려고 노력하는 경우에도 친절하게 대하는 것이 항상 좋은 생각입니다.

“당신이 건강하고 즐거운 한 주를 보내길 바랍니다.”

따뜻한 환영을 받은 후, 그 사람에게 당신이 원하는 것이 무엇인지 말하십시오. 이 송장 후속 조치 예시에서와 같이 다시 한 번 명확하게 설명하세요.

"아직 청구서(번호) 결제를 기다리고 있어서 연락드립니다. 총액(£/$/€)의 결제 기한은 (날짜 입력)입니다. 안타깝게도 현재 미결제 금액이므로 결제가 필요합니다. 최대한 빨리."

더 많은 세부정보를 추가하고 싶으신가요? 메시지에 글머리 기호를 사용하는 것을 두려워하지 마세요. 복잡한 정보를 전달하는 좋은 방법입니다. 또한 무시될 가능성도 적습니다.

후속 이메일 승인/다음 단계

후속 이메일의 목적이 무엇이든, 다음 단계의 개요를 설명하고 싶을 것입니다. 송장 예시에서 이는 대금 지급에 관한 것입니다.

"오늘 지급금을 언제 받을 수 있는지 알려주세요."

이것은 아주 명백하며 오해의 여지가 없습니다. 하지만 결제를 기다리고 있는 경우에도 모든 이메일을 긍정적으로 마무리하는 것을 목표로 해야 합니다.

“우리는 오랫동안 함께 일해왔고 좋은 관계를 유지해왔습니다. 앞으로도 당신과 함께 일하게 되어 기쁘게 생각합니다.”

필요한 경우 상대방이 연락할 수 있도록 이메일 주소나 전화번호 등의 연락처 정보를 추가해야 합니다.

마지막으로 이메일에 승인(감사, 많은 감사, 친절한 안부 등)을 추가하면 보낼 준비가 완료됩니다!

후속 이메일 마스터클래스 – HIX.AI 전문가의 조언

우리는 후속 이메일에 대해 많은 단어를 작성했으며 예상대로 모든 내용을 읽어야 합니다. 수천 개의 후속 이메일을 읽고, 쓰고, 검토한 후에는 원하는 결과(당연히 응답)를 얻기 위해 따를 수 있는 몇 가지 표준 원칙이 있습니다.

전문가로부터 더 나은 후속 이메일을 받기 위한 5가지 원칙은 다음과 같습니다.

  1. 시간을 낭비하지 말고 원하는 것을 가능한 한 적은 단어로 말하십시오.
  2. 귀하의 요청을 간단한 용어로 작성하십시오. 독자가 요청을 너무 열심히 검색하지 않도록 하세요.
  3. 마감일을 정하고 마지막에 행동 촉구를 추가하세요.
  4. 귀하의 요청에 인센티브를 부여하고 응답으로 무엇을 할 것인지(및 그것이 중요한 이유)를 설명하십시오.

하루가 끝나면 후속 이메일은 금방 잊혀지므로 너무 스트레스 받지 마세요. 실제로 후속 이메일 작성이 걱정된다면 AI가 그 일을 하게 하면 어떨까요? HIX.AI 에는 후속 이메일에 사용할 수 있는 선명한 사본을 생성할 수 있는 초강력 이메일 작성 도우미가 있습니다.

상사에게 편지를 쓰나요? 문제 없습니다. 귀하의 요청이 바로 전달될 것입니다. 고객에게 메시지를 보내면 귀하를 위한 정중하고 전문적인 답변을 받으실 수 있습니다.

결론

후속 이메일은 그다지 재미있지는 않지만 기능적입니다. 이에 접근하는 가장 좋은 방법은 최종 결과에 대해 생각하는 것입니다. 따라서 원하는 것, 즉 응답에 집중하세요! 이 블로그(당신이 즐겨 읽었던 내용)를 마치면 전문가의 힌트, 팁, 조언을 통해 도움을 받을 수 있기를 바랍니다. 열쇠에 손가락을 대고 후속 이메일을 작성하면 증명이 이루어집니다. 그러니 오늘부터 시작해 보세요!