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首页 > 电子邮件 > 如何发送有效的后续电子邮件(5 个示例和模板)

如何发送有效的后续电子邮件(5 个示例和模板)

后续电子邮件是您的业务沟通工具包的重要组成部分,因此正确处理至关重要。这篇深入的文章解释了如何编写更好的后续电子邮件,包括定义正确的后续消息格式以及HIX.AI专家的一些提示和技巧。

如果您正在寻找灵感,请不要担心;我们提供了 5 个后续电子邮件示例,涵盖如何编写:

  1. 礼貌的后续电子邮件
  2. 无回复后的后续电子邮件
  3. 温和的后续电子邮件
  4. 发票提醒跟进
  5. 会议跟进

读完本文后,您将获得针对每种个人和职业情况创建有效的后续电子邮件所需的见解。

什么是后续电子邮件

将后续电子邮件视为数字提醒会很有帮助。您可能已经向此人(或企业)发送了一封初始电子邮件,但尚未收到回复。因此,您的后续电子邮件将起到友好的提醒作用。

您可能需要发送提醒电子邮件的某些情况包括有人没有回复会议请求、支付发票或接受工作机会。

后续电子邮件不需要很长或很详细,只需重申原始消息并要求回复即可。

通过我们的后续电子邮件模板可以很容易地看出它是如何工作的。

礼貌的后续电子邮件

撰写专业电子邮件时,保持礼貌至关重要!此礼貌的后续电子邮件模板简短且务实。

撰写专业后续信息的关键是直接称呼该人,如果可能的话,使用他们的名字。接下来,清楚地解释你为什么要发消息以及你希望他们做什么。

当然,您发送跟进是因为您想要回复(对吗?),但在礼貌的跟进中,不要试图给对方施加任何压力。保持正式和实用,就像我们在这个例子中所做的那样!

亲爱的[收件人姓名] ,

我相信您会收到这封电子邮件。

我写这封邮件是为了跟进我们之前有关[主题/问题]的沟通。我知道您很忙,可能存在疏忽或延误。

如果有新的进展或需要进一步的信息才能取得进展,请通知我。我很乐意协助或澄清任何疑问,以加快这一过程。

我期待您尽早做出富有成效的答复。

非常感谢您的理解与合作。

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谨致问候,
[您的名字]

无回复后的后续电子邮件

如果有人忽略您的电子邮件会发生什么?没有回复后的这封后续电子邮件比上面的礼貌电子邮件示例要强一些 - 但它的作用相同。首先,我们礼貌地与对方交谈,然后概述情况并描述您想要的解决方案(大多数情况下都是答案!)

即使您怀疑有人故意忽略您的电子邮件,这样说也是不专业的。相反,您的后续电子邮件应尽可能保持积极和友好的态度。这是商务消息传递的最佳方法。为什么?因为如果你热情友好而不是好争论和好斗,你就更有可能得到回应,所以你会得到回应。

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。我正在联系您,以跟进我于[日期]发送的上一封电子邮件。我的邮件似乎在您的收件箱中丢失了。

谨此提醒,我正在就[电子邮件主题]与您联系。如果您能为我提供与此事相关的最新信息或任何必要信息,我将不胜感激。

感谢您的关注,期待尽快收到您的回复。

此致,
[您的名字]

温和的后续电子邮件

上面的两个例子非常适合专业通信,但是如果你给朋友发电子邮件会发生什么?使用这个温和的后续电子邮件模板!

在这封温和的后续电子邮件中,我们致力于保护此人的感情。我们从热情的问候开始,并以友好的语气开始,然后再解决我们发送消息的真正原因(因为我们想要回复!)。在后续电子邮件的末尾,我们提供积极的最终消息和适当的签字。

亲爱的[收件人姓名] ,

我希望您能顺利收到这封电子邮件。

我知道您非常忙碌,但我想跟进我上次发送的电子邮件一周关于[主题/问题]并询问您是否有机会考虑我的提案/请求。我了解在日常任务的压力下很容易让事情溜走,我认为快速提醒可能会有所帮助。

如果您需要更多信息来帮助您做出决定或有任何问题或疑虑,请告诉我。我非常乐意提供任何额外的支持或解决您可能遇到的任何问题。

期待您的回复。

感谢您的时间和关注。

感谢您的时间和关注。 p>

致以诚挚的问候,
[您的名字]

发票提醒后续电子邮件

你还在等钱吗?然后使用此发票提醒后续电子邮件模板来确保您获得付款。

在发票提醒后续行动中,您必须包含有关未清金额的所有信息。我们讨论的是发票号码、您发送第一封电子邮件的日期、预计付款日期以及未付款天数。

这可能听起来很多,但您需要确保您的发票后续电子邮件不会被误解或忽略。查看我们的模板,看看它是如何工作的......

亲爱的[收件人姓名] ,

希望您能收到这封电子邮件。友情提醒,我们尚未收到日期为[发票日期]的发票[发票编号]的付款,金额为[发票金额] 。发票上所示的到期日已过,我们恳请您尽快结清未清余额。

请再次查看随附的发票并处理付款,以避免造成任何不便或进一步跟进。如果您已经付款,请忽略此提醒,对于由此造成的任何混乱,我们深表歉意。

如果您对发票或付款流程有任何疑问或需要任何帮助,请随时联系联系我们。感谢您及时关注此事。

感谢您的合作。

此致,
[您的名字]

会议后续电子邮件

会议是商业世界的重要货币,因此您将发送大量会议后续电子邮件。使用我们的模板,您一定会给人留下最好的印象。

要做的第一件事是将电子邮件发送给会议上的任何人。接下来,对您讨论的所有内容进行积极的介绍和简要回顾。现在,提供后续步骤的详细信息,例如安排进一步的会议或达成协议。

在会议中始终保持清晰和自信,请求后续电子邮件,并做对您的业务最有利的事情。

亲爱的[收件人姓名] ,

我相信这封电子邮件表明您身体健康,精神抖擞。

在我们于[提及]举行富有成效的会议后,我写信给基地联系。会议日期]关于[提及谈话的一般主题] 。我们关于[提及您讨论的特定主题]的讨论特别具有启发性,并为我们的会议增添了巨大的价值。

随着我们的进展,我想总结一下我们已商定的行动要点。 [简要回顾讨论的要点、做出的决定和分配的任务。 ]

为了在这些问题上取得进展, [提及接下来的步骤,例如安排后续会议或需要完成的一些具体任务] 。

如果您需要更多背景信息或对所讨论的事项有任何疑问或疑虑,请随时与我们联系。

感谢您的时间和贡献。我期待着我们在这项事业中继续合作并取得进展。

谨致问候,
[您的名字]

如何写后续电子邮件?

撰写后续电子邮件很简单 - 如果您坚持我们将在下面概述的结构。有效的后续电子邮件由三个部分组成:主题行、正文和签字/后续步骤。

让我们更详细地探讨这些内容,将如何编写后续电子邮件分解为基本步骤:

后续电子邮件主题行

后续电子邮件主题行确定了您的消息的基调。读者应该能够在收件箱中发现您的消息并立即了解消息的内容。

我们可能会花很长时间来概述什么是好的后续电子邮件主题行,但向您展示更容易。

  • 跟进我的电子邮件——你读过吗?
  • 电子邮件跟进 – 日期/时间
  • 你读过我的上一封电子邮件了吗?
  • 请求回复 –(插入信息)
  • 您能查看我的上一条消息吗?

后续电子邮件正文

关于后续电子邮件,首先要知道的是您可以简短。这都是为了提醒某人某件事(未付发票或被忽略的电子邮件)。即使是后续会议也不应该太长,否则你可能会冒着让人们感到无聊的风险(这对商业来说从来都不是好事!)。

您需要使用此人的名字和职称来称呼他们。这建立了联系,并且专业且有礼貌。亲爱的,别担心; 2023 年,一句简单的“嗨”就可以了。

接下来,添加愉快的问候语来为消息定下基调。即使您要求支付发票费用,保持友好始终是个好主意。

“我希望你一切都好,并度过愉快的一周。”

在热情欢迎之后,告诉对方你想从他们那里得到什么。再次强调,要绝对清楚,就像我们在发票后续示例中所做的那样:

“我正在与您联系,因为我们仍在等待发票(编号)的付款。总金额(英镑/美元/欧元)应于(插入日期)支付。不幸的是,该款项现在尚未结清,我们要求付款尽快。”

想要添加更多细节吗?不要害怕在消息中使用要点。它们是传达复杂信息的好方法。他们也不太可能被忽视。

后续电子邮件签署/后续步骤

无论后续电子邮件的目的是什么,您都需要概述接下来的步骤。在我们的发票示例中,这是关于获得付款的:

“请告知我今天什么时候可以收到付款?”

这一点是绝对清楚的,没有任何误解的余地。但即使您正在等待付款,您也应该积极结束所有电子邮件:

“我们合作了很长时间,关系非常好。我们很高兴将来与您合作。”

您应该添加您的联系方式,例如电子邮件地址或电话号码,以便对方在需要时与您取得联系。

最后,在您的电子邮件中添加一个签名(谢谢、非常感谢、亲切的问候等),然后就可以发送了!

后续电子邮件大师班 – HIX.AI专家的建议

我们已经写了很多关于后续电子邮件的文字,所有这些文字都非常值得阅读(正如您所期望的)。在阅读、撰写和审阅数千封后续电子邮件后,您可以遵循一些标准原则来获得您想要的结果(显然是回复!)。

以下是专业人士更好地发送后续电子邮件的 5 个原则:

  1. 不要浪费时间,用尽可能少的语言说出您想要的内容即可。
  2. 用简单的术语阐明您的要求。不要让您的读者过于费力地搜索该请求。
  3. 设定截止日期并在最后添加号召性用语。
  4. 激发您的请求,并解释您将如何处理回复(以及为什么它很重要)。

最终,后续电子邮件很快就会被忘记,所以不要压力太大。事实上,如果您担心创建后续电子邮件,那么为什么不让人工智能来完成这项艰苦的工作呢? HIX.AI拥有超强大的电子邮件写作助手,可以生成清晰的副本,供您用于任何后续电子邮件。

写信给你的老板?没问题,它会恰到好处地提出您的要求。向客户发送消息,您将收到专门为您撰写的礼貌而专业的回复。

结论

后续电子邮件并不完全有趣,但它们很实用。处理这些问题的最佳方法是考虑最终结果。所以,专注于你想要的:回应!希望在读完本博客(您喜欢阅读!)后,您将从我们的专家提示、技巧和建议中受益。当您将手指放在按键上并写一封后续电子邮件时,证据就会发生。那么今天就开始吧!

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