BrowserGPT

BrowserGPT

اكتشف أقوى مساعد ChatGPT الشامل للويب.

تحقق من BrowserGPT
تحقق من ملحق HIX.AI لمتصفح Chrome
إنتاجية
Google Doc

اكتب // للاستمتاع بمساعدة الذكاء الاصطناعي التي نقدمها أثناء الكتابة في مستندات Google.

Gmail

اكتب // قم بصياغة رسائل بريد إلكتروني مقنعة وردود مخصصة.

الشريط الجانبي

اكتشف بديل الشريط الجانبي Bing الأكثر قوة لمتصفح Chrome.

محرك البحث

ابحث عن استجابات HIX.AI الشاملة من بين نتائج البحث النموذجية.

شريط البحث السريع

حدد أي نص عبر الإنترنت لترجمته، أو إعادة كتابته، أو تلخيصه، وما إلى ذلك.

وسائل التواصل الاجتماعي
Twitter

اكتب // لإنشاء منشورات Twitter موجزة لكنها قوية بهذا الاتجاه.

Instagram

اكتب // لإنشاء تسميات توضيحية جذابة لمنشوراتك على Instagram.

Facebook

اكتب // لصياغة منشورات Facebook التفاعلية التي تشرك مجتمعك.

Quora

اكتب // لتقديم إجابات قيمة ومؤيدة على Quora.

Reddit

اكتب // لصياغة منشورات Reddit التي تلقى صدى لدى مجتمعات معينة.

YouTube

تلخيص مقاطع فيديو YouTube الطويلة بنقرة واحدة.

أدوات
بيت > رسائل البريد الإلكتروني > كيفية إرسال رسائل بريد إلكتروني فعالة للمتابعة (5 نماذج وقوالب)

كيفية إرسال رسائل بريد إلكتروني فعالة للمتابعة (5 نماذج وقوالب)

تعد رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة جزءًا أساسيًا من مجموعة أدوات اتصالات عملك، لذا من المهم أن تقوم بذلك بشكل صحيح. تشرح هذه المقالة المتعمقة كيفية كتابة رسائل بريد إلكتروني للمتابعة بشكل أفضل، بما في ذلك تحديد التنسيق الصحيح لرسائل المتابعة وبعض التلميحات والنصائح من خبراء HIX.AI

لا تقلق إذا كنت تبحث عن بعض الإلهام؛ لقد قدمنا 5 نماذج من رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة تغطي كيفية كتابة:

  1. البريد الإلكتروني للمتابعة مهذبا
  2. متابعة البريد الإلكتروني بعد عدم الرد
  3. لطيف متابعة البريد الإلكتروني
  4. متابعة تذكير الفاتورة
  5. متابعة الإجتماع

بحلول نهاية هذه المقالة، سيكون لديك الرؤى التي تحتاجها لإنشاء رسائل بريد إلكتروني فعالة للمتابعة لكل موقف شخصي ومهني.

ما هو البريد الإلكتروني للمتابعة ؟

من المفيد اعتبار رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة بمثابة تذكيرات رقمية. من المحتمل أنك قد أرسلت بالفعل إلى الشخص (أو الشركة) بريدًا إلكترونيًا أوليًا ولكنك لم تتلق ردًا بعد. لذا فإن بريد المتابعة الإلكتروني الخاص بك يعمل بمثابة تذكير ودود .

تتضمن بعض المواقف التي قد تحتاج إلى إرسال رسالة تذكير عبر البريد الإلكتروني عدم استجابة شخص ما لطلب اجتماع، أو دفع فاتورة، أو قبول عرض عمل.

ليس من الضروري أن تكون رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة طويلة أو مفصلة، ولكن ببساطة قم بإعادة صياغة الرسالة الأصلية وطلب الرد.

من السهل أن ترى كيف يعمل هذا مع قوالب البريد الإلكتروني للمتابعة لدينا.

البريد الإلكتروني للمتابعة مهذبا

عند كتابة بريد إلكتروني احترافي، من الضروري أن تكون مهذبًا! قالب البريد الإلكتروني للمتابعة المهذب هذا مختصر وشبيه بالعمل.

إن مفتاح كتابة رسائل المتابعة المهنية هو مخاطبة الشخص مباشرة، باستخدام اسمه الأول إن أمكن. بعد ذلك، اشرح بوضوح سبب مراسلتك وماذا تريد منهم أن يفعلوا.

بالطبع، أنت ترسل متابعة لأنك تريد الرد (أليس كذلك؟)، ولكن في متابعة مهذبة، لا تحاول ممارسة أي ضغط على الشخص. اجعلها رسمية وعملية، كما نفعل في هذا المثال!

عزيزي [ اسم المستلم ] ,

أنا على ثقة من أن هذه الرسالة الإلكترونية وصلتك بحالة جيدة.

أكتب إليك هذا لمتابعة اتصالاتنا السابقة بخصوص [ الموضوع/المشكلة ] . أتفهم أنك مشغول، وربما كان هناك خطأ أو تأخير.

إذا كانت هناك تطورات جديدة أو كانت هناك حاجة إلى مزيد من المعلومات لإحراز التقدم، فيرجى إبلاغي بذلك. أنا متحمس للمساعدة أو توضيح أية استفسارات لتسريع هذه العملية.

إنني أتطلع إلى ردك المثمر في أقرب وقت ممكن.

نقدر تفهمك وتعاونك كثيرًا.

مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]

متابعة البريد الإلكتروني بعد عدم الرد

ماذا يحدث إذا تجاهل شخص ما بريدك الإلكتروني؟ تعد رسالة المتابعة الإلكترونية هذه بعد عدم الرد أقوى قليلاً من مثال البريد الإلكتروني المهذب أعلاه - ولكنها تفعل نفس الأشياء. أولاً، نخاطب الشخص بأدب، ثم نلخص الموقف ونصف الحل الذي تريده (إجابة في معظم الحالات!)

حتى لو كنت تشك في أن شخصًا ما يتجاهل بريدك الإلكتروني عن قصد، فليس من الاحترافي أن تقول ذلك. بدلاً من ذلك، حافظ على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمتابعة إيجابية وودودة قدر الإمكان. هذا هو أفضل نهج عند المراسلة للأعمال. لماذا؟ نظرًا لأنه من المرجح أن تحصل على رد إذا كنت ودودًا ودافئًا بدلاً من الجدال والعدوانية، فسوف تحصل على رد.

عزيزي [ اسم المستلم ] ,

آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. إنني أتواصل معك لمتابعة رسالتي الإلكترونية السابقة التي أرسلتها في [ التاريخ ] . يبدو أن رسالتي قد ضاعت في صندوق الوارد الخاص بك.

للتذكير، أتواصل معك بشأن [ موضوع البريد الإلكتروني ] . سأكون ممتنًا للغاية لو تفضلتم بتزويدني بتحديث أو أي معلومات ضرورية تتعلق بهذا الأمر.

شكرًا لك على اهتمامك وأتطلع إلى الاستماع إليك قريبًا.

مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]

لطيف متابعة البريد الإلكتروني

المثالان أعلاه مثاليان للمراسلات المهنية، ولكن ماذا يحدث إذا قمت بإرسال بريد إلكتروني إلى صديق؟ استخدم قالب البريد الإلكتروني للمتابعة اللطيف هذا!

في رسالة المتابعة اللطيفة هذه، كل ما يهمنا هو حماية مشاعر الشخص. نبدأ بتحية دافئة ونتحدث بنبرة صوت ودية قبل معالجة السبب الحقيقي لمراسلتنا (لأننا نريد ردًا!). في نهاية رسالة المتابعة الإلكترونية، نقدم رسالة نهائية إيجابية وتوقيعًا مناسبًا.

عزيزي [ اسم المستلم ] ,

آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة.

أعلم أنك مشغول للغاية، ولكني أردت المتابعة بخصوص البريد الإلكتروني الذي أرسلته مؤخرًا أسبوع حول [ الموضوع/المشكلة ] واسأل عما إذا كانت لديك فرصة للنظر في اقتراحي/طلبي. أدرك مدى سهولة ترك الأمور تفلت من ضغوط المهام اليومية، وأعتقد أن التذكير السريع قد يكون مفيدًا.

إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات لتسهيل اتخاذ القرار أو لديك أي أسئلة أو مخاوف ، أرجوك أعلمني. يسعدني جدًا تقديم أي دعم إضافي أو الرد على أي أسئلة قد تكون لديك.

أتطلع إلى الاستماع إليك.

شكرًا لك على وقتك واهتمامك.

مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]

البريد الإلكتروني لمتابعة تذكير الفاتورة

هل ما زلت تنتظر أموالك؟ ثم استخدم قالب البريد الإلكتروني لمتابعة تذكير الفاتورة هذا للتأكد من حصولك على أموالك.

في متابعات التذكير بالفاتورة، يجب عليك تضمين كل ما يتعلق بالمبالغ المستحقة. نحن نتحدث عن رقم الفاتورة، وتاريخ إرسال أول بريد إلكتروني، وتاريخ الدفع المتوقع، وعدد الأيام التي ظلت مستحقة الدفع.

قد يبدو هذا كثيرًا، ولكنك ستحتاج إلى التأكد من عدم إمكانية إساءة فهم البريد الإلكتروني الخاص بمتابعة الفاتورة أو تجاهله. تحقق من القالب الخاص بنا لمعرفة كيف يعمل ذلك ...

عزيزي [ اسم المستلم ] ,

آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. هذا تذكير ودي بأننا لم نتسلم بعد دفعة الفاتورة [ رقم الفاتورة ] بتاريخ [ تاريخ الفاتورة ] بمبلغ [ مبلغ الفاتورة ] . لقد انقضى تاريخ الاستحقاق كما هو موضح في الفاتورة، ونرجو منك تسوية الرصيد المستحق في أقرب وقت ممكن.

يُرجى مراجعة الفاتورة المرفقة مرة أخرى ومعالجة الدفع لتجنب أي إزعاج أو مزيد من المتابعات. إذا كنت قد قمت بالدفع بالفعل، فيرجى تجاهل هذا التذكير وقبول اعتذارنا عن أي ارتباك قد يحدث.

إذا كانت لديك أية أسئلة أو كنت بحاجة إلى أي مساعدة فيما يتعلق بالفاتورة أو عملية الدفع، فيرجى عدم التردد في تواصل معنا. نحن نقدر اهتمامك السريع بهذا الأمر.

شكرًا لك على تعاونك.

مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]

البريد الإلكتروني لمتابعة الاجتماع

الاجتماعات هي العملة الأساسية في عالم الأعمال، لذلك سترسل الكثير من رسائل البريد الإلكتروني لمتابعة الاجتماعات. باستخدام القالب الخاص بنا، ستتأكد من حصولك على أفضل انطباع.

أول شيء يجب فعله هو إرسال البريد الإلكتروني إلى أي شخص في الاجتماع. بعد ذلك، قدم مقدمة إيجابية وملخصًا موجزًا لكل ما ناقشته. الآن، قدم تفاصيل الخطوات التالية – مثل ترتيب اجتماع آخر أو إبرام صفقة.

كن دائمًا واضحًا وواثقًا في اجتماعك، واطلب رسائل بريد إلكتروني للمتابعة، وافعل ما هو أفضل لعملك.

عزيزي [ اسم المستلم ] ,

أنا على ثقة من أن هذه الرسالة الإلكترونية تجدك بصحة جيدة ومعنويات عالية.

أكتب إليك للتواصل بعد اجتماعنا المثمر الذي عقد في [ ذكر تاريخ اللقاء ] بخصوص [ اذكر الموضوع العام للحديث ] . كانت مناقشتنا حول [ أذكر موضوعًا محددًا ناقشته ] مفيدة بشكل خاص وأضفت قيمة كبيرة لاجتماعنا.

ومع تقدمنا للأمام، أردت تلخيص نقاط العمل التي اتفقنا عليها. [ قدم ملخصًا موجزًا للنقاط التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة والمهام المعينة. ]

من أجل التقدم في هذه النقاط، [ اذكر الخطوات التالية مثل جدولة اجتماع للمتابعة أو بعض المهام المحددة التي يتعين القيام بها ] .

هل تحتاج إلى ذلك مزيد من السياق أو لديك أي أسئلة أو مخاوف بشأن المسائل التي تمت مناقشتها، فلا تتردد في التواصل معنا في أي وقت.

شكرًا لك على وقتك ومساهماتك. إنني أتطلع إلى تعاوننا المستمر والتقدم في هذا المشروع.

مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]

كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا للمتابعة؟

تعد كتابة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة أمرًا بسيطًا - إذا التزمت بالهيكل الذي سنوضحه أدناه. هناك ثلاثة أجزاء لرسالة متابعة فعالة عبر البريد الإلكتروني، وسطر الموضوع، والنسخة الأساسية، وتسجيل الخروج/الخطوات التالية.

دعنا نستكشف هذه الأمور بمزيد من التفصيل، مع تقسيم كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة إلى الخطوات الأساسية:

متابعة سطر موضوع البريد الإلكتروني

يحدد سطر موضوع البريد الإلكتروني للمتابعة أسلوب رسالتك. يجب أن يكون القارئ قادرًا على اكتشاف رسالتك في صندوق الوارد الخاص به وفهم محتوى الرسالة على الفور.

يمكن أن نقضي وقتًا طويلاً في تحديد ما يجعل سطر موضوع البريد الإلكتروني جيدًا للمتابعة، ولكن من الأسهل أن نعرضه لك.

  • متابعة بريدي الإلكتروني – هل قرأته؟
  • متابعة البريد الإلكتروني – التاريخ/الوقت
  • هل قرأت بريدي الإلكتروني الأخير؟
  • الاستجابة المطلوبة – (أدخل المعلومات)
  • هل يمكنك مراجعة رسالتي الأخيرة؟

نسخة نصية للبريد الإلكتروني للمتابعة

أول شيء يجب أن تعرفه عن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمتابعة هو أنه يمكنك أن تكون مختصرًا. يتعلق الأمر كله بتذكير شخص ما بشيء ما (فاتورة غير مدفوعة أو بريد إلكتروني تم تجاهله). حتى اجتماعات المتابعة لا ينبغي أن تكون طويلة جدًا، وإلا قد تخاطر بأشخاص مملين (وهو أمر ليس جيدًا أبدًا في العمل!).

ستحتاج إلى مخاطبة الشخص باستخدام اسمه الأول والمسمى المهني. هذا يبني اتصالاً وهو احترافي ومهذب. ولا تقلق يا عزيزي؛ كلمة "مرحبًا" البسيطة جيدة في عام 2023.

بعد ذلك، قم بإضافة تحية مبهجة لضبط نغمة الرسالة. حتى لو كنت تسعى للحصول على فاتورة، فإن كونك ودودًا يعد دائمًا فكرة جيدة.

"آمل أن تكون بخير وأن تقضي أسبوعًا رائعًا."

بعد الترحيب الحار، أخبر الشخص بما تريد منه. مرة أخرى، كن واضحًا تمامًا، كما نفعل في مثال متابعة الفاتورة هذا:

"أتصل بك لأننا ما زلنا ننتظر دفع الفاتورة (الرقم). كان المبلغ الإجمالي (جنيه إسترليني/دولار/يورو) مستحقًا في (أدخل التاريخ). ولسوء الحظ، أصبح هذا المبلغ مستحقًا الآن، ونحن نطلب الدفع ك فى اسرع وقت ممكن."

هل تريد إضافة المزيد من التفاصيل؟ لا تخف من استخدام النقاط النقطية في رسائلك. إنها طريقة رائعة لنقل المعلومات المعقدة. كما أنهم أقل عرضة للتجاهل أيضًا.

متابعة تسجيل الخروج من البريد الإلكتروني/الخطوات التالية

مهما كان الغرض من رسالة المتابعة الإلكترونية، فسوف تحتاج إلى تحديد الخطوات التالية. في مثال الفاتورة الخاص بنا، يتعلق الأمر بالحصول على الدفع:

"من فضلك أخبرني اليوم متى يمكننا أن نتوقع تلقي الدفع؟"

وهذا أمر واضح تمامًا، ولا مجال لسوء الفهم. ولكن حتى لو كنت تنتظر الدفع، فيجب أن تهدف إلى إنهاء جميع رسائل البريد الإلكتروني بشكل إيجابي:

"لقد عملنا معًا لفترة طويلة ولدينا علاقة رائعة. نحن متحمسون للعمل معكم في المستقبل."

يجب عليك إضافة تفاصيل الاتصال الخاصة بك، مثل عنوان البريد الإلكتروني أو رقم الهاتف، حتى يتمكن الشخص من الاتصال بك إذا لزم الأمر.

أخيرًا، أضف توقيعًا (شكرًا، جزيل الشكر، أطيب التحيات، وما إلى ذلك) إلى بريدك الإلكتروني، وهو جاهز للإرسال!

دورة تدريبية لمتابعة البريد الإلكتروني – نصيحة من خبراء HIX.AI

لقد كتبنا الكثير من الكلمات حول رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة وجميعها مهمة للقراءة (كما تتوقع). بعد قراءة وكتابة ومراجعة الآلاف من رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة، هناك بعض المبادئ القياسية التي يمكنك اتباعها للحصول على النتيجة التي تريدها (الرد واضح!).

فيما يلي 5 مبادئ لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني بشكل أفضل من المحترفين:

  1. لا تضيع الوقت، فقط قل ما تريد بأقل عدد ممكن من الكلمات.
  2. قم بتوضيح طلباتك بعبارات بسيطة. لا تدع القارئ يبحث كثيرًا عن الطلب.
  3. حدد موعدًا نهائيًا وأضف عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء في النهاية.
  4. حفز طلباتك، واشرح ما ستفعله بالرد (وسبب أهميته).

في نهاية اليوم، سيتم نسيان رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالمتابعة بسرعة، لذا لا تقلق كثيرًا. في الواقع، إذا كنت قلقًا بشأن إنشاء رسائل بريد إلكتروني للمتابعة، فلماذا لا تدع الذكاء الاصطناعي يقوم بالعمل الشاق؟ يحتوي HIX.AI على مساعد كتابة بريد إلكتروني فائق القوة يمكنه إنتاج نسخة واضحة تمامًا يمكنك استخدامها لأي رسائل بريد إلكتروني للمتابعة.

الكتابة إلى رئيسك في العمل؟ لا توجد مشكلة، سيتم عرض طلبك بشكل صحيح. عند مراسلة العميل، سوف تحصل على رد مهذب ومهني مكتوب خصيصًا لك.

خاتمة

رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة ليست ممتعة تمامًا، ولكنها عملية. أفضل طريقة للتعامل معهم هي التفكير في النتيجة النهائية. لذا، ركز على ما تريد: الرد! نأمل، في نهاية هذه المدونة (التي أحببت قراءتها!)، أن تستفيد من تلميحات ونصائح الخبراء لدينا. سيحدث الدليل عندما تضع إصبعك على المفتاح وتكتب رسالة بريد إلكتروني للمتابعة. لذا ابدأ اليوم!

المنشورات ذات الصلة

عرض المزيد